MANUAL DE PROCEDIMENTOS PROCEDIMENTO DE APURAÇÃO DE FREQUÊNCIA

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1 22/0/203. INTRODUÇÃO A Política de Apuração de Frequência tem por objetivo estabelecer as regras para falta e atraso, além de estabelecer controles relativos à apuração de informações de frequência de colaboradores efetivos. 2. ESCOPO Falta, atraso e controle de frequência. 3. CAMPO DE APLICAÇÃO Todos os funcionários da Melhoramentos CMPC Ltda. 4. DEFINIÇÃO CLT - Consolidação das Leis do Trabalho 5. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Carta Ponto Vide Anexo I Formulário Troca de Escala Anexo II Cartão de Ponto 6. PROCEDIMENTOS 6.. Controle de Frequência É realizado controle de frequência de todos os colaboradores, com exceção dos amparados pelo Artigo 62 da CLT assim entendidos os Diretores, Gerentes, Chefes, Supervisores e Coordenadores, bem como os que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho. Página de 7

2 22/0/203 O registro do ponto deve ser feito através de cartão, com código de barras, em relógio eletrônico alocado nos departamentos. Já nas filiais comerciais, deve ser utilizado o cartão de ponto manual. Para efeito de cálculo da folha de pagamento será considerado o período do dia 6 do mês anterior ao dia 5 do mês atual. Salvo exceção, previamente comunicada a todos os funcionários Apontamento de Frequência Todos os colaboradores estão cadastrados no relógio eletrônico, exceto nas unidades comerciais, onde o registro é realizado por meio de cartão de ponto manual Apuração dos Registros Diariamente, o analista de Administração Pessoal deve realizar a coleta das marcações dos relógios, através do sistema KZREPDIMEP e exportado pelo sistema KZ Config para o sistema de ponto Antares. O arquivo é gerado em txt., através do sistema KZ Config, com a descrição Ponto, onde se define os dias que devem compor o arquivo, para posteriormente ser importado para o controle de frequência no sistema Antares. No sistema Antares, copia-se o arquivo txt. e processa a importação. Em seguida, devem-se apurar as marcações através da função Apuração do Ponto Diário e Mensal, disponibilizandoas para manutenção no Portal de RH pelos gestores Ajustes Para faltas injustificadas, serão aplicadas as medidas disciplinares cabíveis, de acordo com o Procedimento de Medidas Disciplinares. Diariamente, os gestores deverão acessar o Portal de RH e realizar as manutenções diárias, como: aprovação de Hora Extra, análise de faltas e atrasos e saídas antecipadas, incluindo as respectivas justificativas. Posteriormente, o analista de Administração Pessoal deve executar a emissão dos Espelhos de Ponto individual de cada colaborador e encaminhar para os funcionários que deverão conferir, assinar e devolver a área de no prazo de 4 (quatro) dias. Mensalmente, o Relatório de Banco de Horas e Horas Extras deve ser encaminhado aos gestores das áreas de negócio para ciência do volume de horas extras e programação de descanso. Página 2 de 7

3 22/0/203 Nos casos de ausência de marcação de ponto, deverá ser emitida a Carta Ponto assinada pelo empregado e Gestor responsável. A Carta Ponto deve ser encaminhada à Administração Pessoal em até 24 horas da data da ocorrência. Se a ausência de marcação for em decorrência de problemas técnicos do relógio (defeito ou queda de link), os horários deverão ser registrados pelo próprio funcionário em Lista Coletiva, por departamento e data. Essa lista deverá ser enviada à Administração Pessoal em até 48 horas após a ocorrência. As trocas de horário deverão ser previamente comunicadas a área de através do formulário Troca de Escala, devidamente assinado pelo funcionário e gestor responsável. Nas unidades com ambulatório médico, todos os atestados deverão ser validados pelo médico do trabalho no prazo de 24 horas após a ocorrência. Diariamente, o médico do trabalho deverá encaminhar os atestados validados a área de. Nas demais unidades, os atestados deverão ser enviados diretamente para Recursos. Todos os comprovantes para abono de faltas legais deverão ser encaminhados a área de no prazo de 24 horas após a ocorrência Conferência das Informações de Frequência em Folha de Pagamento Mensalmente e por amostragem aleatória, o analista de Administração Pessoal deve realizar a conciliação das informações de frequência apontadas no sistema KZ Config, com as informações do sistema da Folha de Pagamento (Antares), validando os cálculos e parametrizações do sistema referentes a verbas de horas extras, banco de horas, adicional noturno e de turno, descanso semanal remunerado - DSR e ausências. Os testes no Demonstrativo de Pagamentos devem ser formalizados e arquivados no movimento do Ponto, devidamente assinado e datado pelo revisor. Caso seja identificado algum lançamento indevido ou necessidade de correção, o analista de Administração Pessoal deve realizar a correção no sistema Antares no mês corrente ou subsequente, conforme solicitação do gestor responsável. Essa solicitação deve estar devidamente formalizada e aprovada. Observação: Apenas os funcionários do Departamento de possuem acesso para corrigir informações de frequência no sistema Antares. Página 3 de 7

4 22/0/ RESPONSABILIDADES E ALÇADAS 7.. Diretores e Gerentes Orientar, divulgar e praticar a Política de Apuração de Frequência; Orientar, divulgar e praticar a Política e Procedimento de Jornada de Trabalho; Aplicar as medidas disciplinares cabíveis nos casos de ausências injustificadas e realização de horas extras sem aprovação; Estabelecer e cumprir metas e orçamentos máximos a serem atingidos Chefes / Supervisores / Encarregados / Coordenadores e Líderes Orientar, divulgar e praticar a Política e Procedimento de Jornada de Trabalho; Aprovar, gerir, controlar e justificar, diariamente, todas as horas extras realizadas pela equipe, atendendo aos prazos determinados pela área de Orientar, divulgar e praticar a Política de Apuração de Frequencia; Acompanhar a evolução e divulgar para os Supervisores, Gerentes e Diretores; Validar todos os horários de trabalho praticados; Garantir a integridade de todos os documentos impressos ou eletrônicos que registram a jornada de trabalho dos funcionários. Levantar as horas extras não aprovadas e as ausências injustificadas e aplicar medidas disciplinares cabíveis aos gestores que descumprirem a política. Página 4 de 7

5 22/0/ Funcionários Comunicar previamente ao Gestor a necessidade de realização de horas extras e necessidade de ausências; Realizar apenas as horas extras autorizadas. 8. LEGENDA N/A 9. EXCEÇÕES N/A 0. VIGÊNCIA Esse procedimento passa a vigorar a partir da data de sua publicação ou da data de sua última revisão. O mesmo deve ser revisado em até 02 anos ou caso haja alguma alteração no processo. Página 5 de 7

6 22/0/203 ANEXO I CARTA PONTO Local e data Eu cod, no dia / /, não registrei o meu ponto no horário de :, por motivo Assinatura funcionário Assinatura Chefia Assinatura R.H. recebido em / / Página 6 de 7

7 22/0/203 ANEXO II FORMULÁRIO TROCA DE ESCALA Para: Adm. Pessoal data: / / De: DPA Ref.: Mudança de escala Nome: Matricula: Turma Anterior: Turma Atual: - Motivo: Período: Assinatura do empregado Assinatura da Chefia Página 7 de 7