Programa. 5S Housekeeping

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1 Programa 5S Housekeeping

2 Verdadeiro sentido do 5S É a porta de entrada para qualquer Programa da Qualidade; É o ambiente da qualidade; A maior virtude do programa não é alcançada pela maioria das pessoas;

3 Verdadeiro sentido do 5S O 5S não se resume em melhoria de aparência do ambiente de trabalho. A essência verdadeira do 5S é outra muito mais importante e profunda. Mudar atitudes e comportamentos, eliminando desperdícios.

4 Programa 5S instrumento da Gestão da Qualidade Total baseado em sensos; deve ser um processo contínuo; é um conjunto de atitudes que proporcionam mais satisfação das pessoas; cria um ambiente de trabalho mais saudável e organizado.

5 Programa 5S Os Programas da Qualidade devem ser iniciados pelo 5S, que mobiliza as pessoas em torno de objetivos simples, gerando resultados, que irão sustentar a motivação do pessoal envolvido.

6 Programa 5S A essência do 5S, em mudar atitudes e comportamentos, leva, inevitavelmente, a uma mudança interior que resultará, ao final, em uma disposição mental para a prática de um programa, onde os resultados são de médio ou longo prazo, como na Qualidade Total.

7 Programa 5S O 5S é então um processo educativo que possibilita a mudança comportamental e cultural das pessoas na organização, com o objetivo de uma vida harmoniosa no trabalho. As mudanças de comportamento e conscientização estão incorporadas à visão sistêmica. Visão sistêmica é um conjunto de partes interdependentes, que atuam visando a um objetivo comum.

8 O Processo de Mudança A técnica do 5S preconiza a eliminação dos problemas na origem, não os efeitos. O que se busca não é atenuar o efeito, porém eliminar a causa. Não se trata de limpar sempre, mas evitar que se suje. O ambiente fala, às vezes, mais forte que a sinalização, os comunicados e ordens escritas.

9 Mudança Comportamental Como conseguir Qualidade, Produtividade, Lucratividade e Comprometimento das pessoas, num ambiente sujo, desorganizado e sem respeito ao ser humano? A experiência mostra que uma excelente maneira de se iniciar um Programa de Qualidade é fazendo uma faxina no sentido físico e mental.

10 Mudança Comportamental É uma mudança de cultura que tem como base os Princípios da Qualidade Total, e para ter sucesso, deve penetrar no coração da Organização. O Programa 5S é uma Filosofia de Vida!

11 Por que mudar? No novo cenário mundial, a política de globalização exige uma maior qualidade e menor custo. A crescente conscientização da sociedade, em relação aos seus direitos, frente ao Código de Defesa do Consumidor, possibilita a exigência da qualidade do produto adquirido. Este é o motivo principal de as organizações reverem sua postura frente ao cliente, à sociedade, ao funcionário e ao acionista.

12 Por que mudar? Qualidade Custo Atendimento Inovação Fatores críticos para a sobrevivência das organizações diante da nova realidade. Além disso, a crescente exigência por uma melhor qualidade de vida do trabalhador que não só reivindica aumento salarial, mas melhores condições do ambiente de trabalho.

13 As três dimensões de atuação 3. A física está ligada às coisas materiais, aos objetos que nos cercam; 4. A intelectual, ou dos processos, diz respeito ao método utilizado para a execução de uma tarefa, à tecnologia aplicada; 5. A comportamental está ligada a nossas atitudes, à maneira que reagimos quando expostos a diferentes situações no nosso dia a dia. A parte física é a mais fácil de se entender e executar, muitas vezes, o programa se restringe a ela. É importante que as três dimensões sejam compreendidas para que todas sejam trabalhadas.

14 As três dimensões de atuação 3. Sem dúvida, o 5S deve acontecer em três dimensões distintas: física, intelectual e comportamental. Física Intelectual Comportamental 2. Física - materiais 3. Intelectual - métodos 4. Comportamental - atitudes

15 Origem do 5S Nasceu no Japão na década de 50, criado por Ishikawa ao regressar de uma viagem de estudos aos Estados Unidos após a Segunda Guerra Mundial para combater a sujeira das fábricas. Neste período faltava tudo no Japão e não poderia haver desperdício. Devido as suas características de gestão quase domésticas, esta técnica passou a ser conhecida como HOUSEKEEPING.

16 5S no Brasil No Brasil foi lançado em O Brasil é o país campeão mundial de desperdícios, estatísticas comprovam que o desperdício está incorporado na cultura nacional. O desperdício custa ao Brasil anualmente 90 bilhões de dólares, principalmente nos setores de alimentos, transporte, construção civil e industrial. No setor público, vemos muitas obras inacabadas ou destruídas pelo mau uso e pela falta de conservação e nos setores privados a situação não é menos alarmante.

17 5S no Brasil Tudo indica que essa cultura tem dias contados. Desperdício é prejuízo real para as empresas. Cabe a você antecipar esse processo. Você terá ótimas surpresas após aplicar regras muito simples para eliminar o desperdício em sua empresa: redução de custos, maior produtividade e outras vantagens que a organização do trabalho propicia.

18 Desperdício É todo e qualquer recurso que se gasta na execução de um produto/serviço além do estritamente necessário (matéria-prima, tempo, dinheiro, energia etc.). Dispêndio extra acrescentado aos custos normais do produto/serviço, sem trazer qualquer melhoria ao cliente. O 5S é também conhecido como Programa de Combate ao Desperdício.

19 Como podemos melhorar? Agora que já sabemos o que é desperdício e como localizá-lo, veremos como eliminá-lo em cinco fases, que podem ser aplicadas no trabalho, em casa e com a própria pessoa, produzindo elevado resultado no bem-estar. Estas fases compõem o Programa 5S.

20 O que é o 5S Tudo que a organização precisa para mudar é conhecer o 5S. Conjunto de cinco conceitos simples que, ao serem praticados, são capazes de modificar o seu humor, o seu ambiente de trabalho, a maneira de conduzir suas atividades rotineiras e as suas atitudes. 5S por que as cinco atividades em japonês começam com S. Os 5S foram interpretados no Brasil como sensos, para manter o nome original do Programa.

21 O que é o 5S Seiri - descarte, utilização ou seleção. Seiton - ordenação, arrumação ou organização. Seiso - limpeza ou zelo. Seiketsu - higiene, asseio, bem estar, padronização ou saúde. Shitsuke - autodisciplina, disciplina ou manutenção da ordem. Significado de senso é: aplicação correta da razão para julgar ou raciocinar.

22 O que é o 5S Uma forma simples de definir 5S é: Atividades que, praticadas por todos, com determinação e métodos, resultarão em um ambiente agradável e seguro. Apesar de o 5S ser reconhecido mundialmente como originário do Japão, a sua essência está presente em qualquer sociedade, empresa ou indivíduo que tenha em seus valores bons hábitos de higiene, segurança, ordenação, bem-estar, sensatez e respeito ao próximo.

23 O que é o 5S Atualmente outros quatro conceitos foram acrescidos, tendo-se, portanto, conhecimento da existência de 9S, embora o nome do método permaneça o mesmo. Senso de Firmeza - 6 S Senso de Dedicação - 7 S Senso de Relato com Ênfase - 8 S Senso de Ação Simultânea - 9 S

24 Conceito da Filosofia 5S Seiri - Senso de Seleção Significa utilizar os recursos disponíveis de acordo com a necessidade e adequação, evitando excessos, desperdícios e má utilização.

25 Conceito da Filosofia 5S Seiri - Senso de Seleção Cada pessoa deve saber diferenciar o útil do inútil. Só o que tem utilidade imediata deve estar na área de trabalho. Somente a quantidade certa deve estar disponível. Eliminando-se o desnecessário, podemos nos concentrar somente naquilo que é necessário, e que contribuirá realmente para o resultado final.

26 Conceito da Filosofia 5S Seiri - Senso de Seleção Freqüência de Uso de uso constante de uso ocasional raro, mas necessário Onde Guardar próximo ao ponto de utilização pouco afastado do ponto de utilização afastado do ponto de utilização

27 Conceito da Filosofia 5S Seiri - Senso de Seleção Conseqüência Diminui a necessidade de: espaço, gastos com armazenamento e transporte, e gastos com seguros; Facilita: limpeza, lay-out, controle de estoque, execução no tempo previsto; Evita: comprar materiais/componentes em duplicidade, danos a materiais ou produtos armazenados; e Traz: maior retorno do capital empregado, maior produtividade das pessoas envolvidas e máquinas.

28 Conceito da Filosofia 5S Seiri - Senso de Seleção Benefícios Menor cansaço físico em virtude de deslocamentos em espaços menores e com menos coisas; e Elimina materiais e dados fora de uso.

29 Conceito da Filosofia 5S Seiton - Senso de Ordenação Ordenar é organizar de forma sistemática, os meios de trabalho (objetos, dados e equipes), de modo a ter acesso rápido e seguro a eles para sua utilização a qualquer momento.

30 Conceito da Filosofia 5S Seiton - Senso de Ordenação Cada coisa tem o seu único e exclusivo lugar. Cada coisa, após o uso, deve estar em seu lugar. Tudo deve estar sempre disponível e próximo do local de uso. Somente a quantidade certa, na qualidade certa, no momento certo.

31 Conceito da Filosofia 5S Seiton - Senso de Ordenação Consequência Diminui a necessidade de: tempo de busca, controles complicados, estoques excessivos; Facilita: comunicação entre os integrantes da Organização, rapidez e facilidade na busca de objetos e documentos; Evita: perda de tempo na procura de materiais/componentes, danos a materiais ou produtos armazenados; e Traz: maior retorno do capital empregado, maior produtividade das pessoas envolvidas e máquinas.

32 Conceito da Filosofia 5S Seiton - Senso de Ordenação Benefícios Menor cansaço físico em virtude de deslocamentos em espaços menores e encontrar facilmente o que é necessário para a operação; e Rapidez e facilidade na busca de objetos e documentos.

33 Conceito da Filosofia 5S Seiso - Senso de Limpeza É um compromisso, assumido pelos integrantes da organização, de responsabilidade pela limpeza de todos os aspectos do ambiente de trabalho e garantia de que ele seja aprimorado continuamente. Outro aspecto a ser considerado é o relacionamento pessoal. Um ambiente onde as pessoas têm transparência de intenções e respeito pelo próximo é um ambiente limpo.

34 Conceito da Filosofia 5S Seiso- Senso de Limpeza Cada pessoa deve saber a importância de estar em um ambiente limpo. Cada pessoa na empresa deve antes e depois de qualquer trabalho realizado retirar o lixo resultante e dar-lhe o fim que foi previamente acordado. Um ambiente limpo lembra qualidade e segurança. Um bom relacionamento no trabalho dá mais satisfação a todos.

35 Conceito da Filosofia 5S Seiso- Senso de Limpeza Conseqüência Facilita a venda do produto ou serviço; Evita perdas e danos de materiais e produtos; e Quanto ao relacionamento, a regra que normalmente funciona é: Fale com as pessoas e não das pessoas.

36 Conceito da Filosofia 5S Seiso - Senso de Limpeza Benefícios Bem-estar pessoal; Maior produtividade das pessoas, das máquinas e dos materiais, evitando o retrabalho; Prevenção de acidentes; e Boa impressão aos clientes.

37 Conceito da Filosofia 5S Seiketsu- Senso de Padronização Padronizar significa manter um ambiente agradável e saudável através da manutenção do Estado de Limpeza e melhoria do relacionamento entre as pessoas.

38 Conceito da Filosofia 5S Seiketsu- Senso de Padronizar Padronizar com placas indicativas e cores as zonas de perigo, dispositivos e equipamentos de segurança. Estabelecer instruções e procedimentos para as atividades. Determinar critérios de avaliação para os pontos críticos. A padronização, ou seja, a definição de métodos de trabalho é fundamental.

39 Conceito da Filosofia 5S Seiketsu- Senso de Padronizar Conseqüência Eliminar as fontes de perigo; Cuidados com o patrimônio da empresa e consigo mesmo: manutenção da limpeza e condições de uso dos materiais; e utilização dos EPI s; Facilita a segurança e eficiência dos empregados; Traz melhoria da imagem da empresa perante o cliente; e Cria bom ambiente de trabalho, quebrando o peso da área de trabalho.

40 Conceito da Filosofia 5S Seiketsu- Senso de Padronização Benefícios Ausência de doenças e manutenção do equilíbrio físico e mental das pessoas; Elevação do nível de satisfação e motivação para com o próprio trabalho e a empresa; e Melhor imagem da organização perante os públicos interno e externo.

41 Conceito da Filosofia 5S Shitsuke - Senso de Disciplina A disciplina é o cumprimento da missão e o aprimoramento do desempenho, de modo espontâneo, sem a necessidade de coação por parte da hierarquia ou pressão de grupo de pessoas.

42 Conceito da Filosofia 5S Shitsuke- Senso de Disciplina Treinar pessoas nas atividades do 5S, na utilização de equipamentos e situações de emergência, e na prática da comunicação em geral. Administrar a utilização do espaço comum. Seguir os manuais de instrução e os procedimentos. Cumprir horários.

43 Conceito da Filosofia 5S Shitsuke- Senso de Disciplina Conseqüência Reduz a necessidade de controle; Facilita a execução de toda e qualquer tarefa/operação; Evita perdas oriundas do não-surgimento de rotinas; e Traz previsibilidade do resultado final de qualquer operação.

44 Conceito da Filosofia 5S Shitsuke- Senso de Disciplina Benefícios Previsibilidade e cumprimento dos procedimentos operacionais; Aumento considerável de auto-análise, do autocontrole e do aperfeiçoamento dos colaboradores; Melhoria contínua do entrosamento entre os níveis hierárquicos; Obtenção de produtos dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo necessidade de controles; e Melhoria contínua da capacidade criativa dos colaboradores.

45 Conceito da Filosofia 5S Shitsuke- Senso de Disciplina Este é o S mais complexo de todos, porque consagra o Programa 5S, fazendo a integração dos outros. Cada pessoa deve se sentir responsável pelo cumprimento dos padrões estabelecidos; Todos os problemas são problemas de todos. Nesse momento os empregados devem executar as tarefas como hábitos. A disciplina requer constante aperfeiçoamento. Se está bom, pode ficar ainda melhor.

46 Conceito da Filosofia 5S Shitsuke- Senso de Disciplina O 5S promove o aculturamento das pessoas a um ambiente de economia, organização, limpeza, padronização e disciplina, fatores fundamentais à elevada produtividade. O senso de Disciplina é o início e o final do 5S; início por que é a parte do comprometimento e fim por que é a outra parte, a do cumprimento.

47 Lógica da implantação do 5S Seiri Seiton Seiso Seiketsu Padronização Shitsuke Novos Hábitos e Atitudes

48 Resultado

49 Aplicabilidade do 5S No início apenas os três primeiros S eram adotados, porque são os operacionais, tendo sido incorporados depois os outros dois. A prática dos três S iniciais provocam a conscientização de cada praticante para os dois S de sustentação. Portanto ao aplicar o terceiro S, completa-se um ciclo de 5S. O primeiro ciclo exige muita orientação.

50 Aplicabilidade do 5S Conclui-se que o 5S é um Programa pelo qual realizamos um processo de Educação da Vontade. Inteligência Senso de Seleção Senso de Ordenação Vontade Senso de Padronização Senso de Limpeza Disciplina A inteligência mostra o caminho, a disciplina educa e a vontade, faz o homem caminhar.

51 Aplicabilidade do 5S A prática do 5S é o início para a implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade; contempla todos os requisitos tais como treinamento, melhoria contínua, motivação, trabalho em equipe, gerenciamento participativo. Assim uma boa prática do 5S facilita a implantação de qualquer Sistema de Gestão da Qualidade. Segundo a NBR ISO 9001:2000 no requisito 6.4, ela menciona que é necessário ter um ambiente adequado de trabalho. E uma das ferramentas apropriadas para se conseguir atingir este resultado é a implantação do Programa 5S.

52 O Programa 5S, muito mais que uma técnica, é um conjunto de atitudes que levarão a uma maior satisfação das pessoas e a um ambiente de trabalho mais agradável, no qual todos poderão realizar melhor suas tarefas diárias.

53 Objetivos do Programa 5S Aprimoramento do ambiente de trabalho. Bem-estar do funcionário. Prevenção de acidentes. Incentivo à criatividade. Melhoria da qualidade. Mudança de padrões gerenciais.

54 Objetivos do Programa 5S Mudança de padrões comportamentais. Desenvolvimento de elementos básicos da qualidade total. Conservação de energia. Aumento da produtividade. Redução de custos. Prevenção quanto à paradas por quebras.

55 Metodologia de Implantação - 5S Comprometimento da Alta Direção. Criação do time do 5S. Registro da Situação Atual. Disseminação dos conceitos do 5S. Preparativos para o Dia da Limpeza. O Dia da Limpeza. A arrumação.

56 Metodologia de Implantação - 5S Comprometimento da Alta Direção Emitir Carta de Compromisso, reforçando diretrizes e metas do Programa; Iniciar o programa pelos escritórios das Diretorias e Gerências; Divulgar por toda a empresa os resultados obtidos nos escritórios; Credibilidade ao Programa; Manter um Programa de Acompanhamento.

57 Metodologia de Implantação - 5S Time de Trabalho Possibilidade de seguir os preceitos: descartar, arrumar, limpar, criar hábitos de higiene e disciplinar; Analisar cada área da empresa, incluindo almoxarifado, escritórios, banheiros, vestiários, pátio, refeitório, recepção e áreas de produção.

58 Metodologia de Implantação - 5S Diagnóstico e disseminação dos Conceitos Fazer registro da situação atual das áreas através de fotos; Dissemine os conceitos entre todos os funcionários da empresa, através de palestras, vídeos, cursos, debate e aplicação de jogos e vivências demonstrando que todos tem hábitos a serem mudados.

59 Metodologia de Implantação - 5S Preparativos para o Dia da Limpeza Realizar uma campanha preparando para o DIA DA LIMPEZA ; Fazer o cronograma da campanha; Iniciar o processo pedindo que cada um faça um levantamento minucioso e completo do que é desnecessário; Criar expectativa e garantindo a eficácia deste dia.

60 Metodologia de Implantação - 5S Dia da Limpeza É o grande marco da implantação do Programa 5S; Todas as áreas devem para suas atividades para realizar as atividades de limpeza e organização, seguindo a metodologia dos 5S; Os resultados são imediatamente visíveis, causando satisfação e a sensação de realização de um grande trabalho em equipe; Registrar este dia é muito importante.

61 Metodologia de Implantação - 5S Arrumação Depois de ficar apenas o necessário é importante manter uma arrumação permanente; Apresentar todos os resultados da ação da limpeza: o que foi vendido com valor; o que foi recuperado e o volume de lixo retirado; Criar uma sistemática para avaliação com critérios, com um grupo de auditores internos e um sistema de compilação de resultados.

62 Pontos Importantes na Implantação do 5S Papel fundamental da liderança que deve iniciar e manter as ações do 5S comprometendo-se; A necessidade de muita paciência, persistência e flexibilidade; A necessidade de acreditar que o homem é, potencialmente, digno de confiança; A certeza de que o 5S não tem fim. Ele é causa e efeito do ser humano; 5S cria um ambiente propicio à implantação de programas de Qualidade e Produtividade;

63 Pontos Importantes na Implantação do 5S É fácil de começar, difícil de manter mas, sobretudo é altamente mobilizador do potencial humano latente nas organizações; É fácil entender o 5S - para tal é necessário perseverança, determinação, esforços constantes, capacidade de reconhecer o que é importante e prestar atenção aos detalhes; Implante o 5S gradativamente;

64 Todos devem participar - não é tarefa para apenas um ou dois, a participação cria uma nova idéia de grupo e melhora o ambiente; Faça um plano para implantação.não tenha medo de errar; Implante, não teorize; Pontos Importantes na Implantação do 5S Atue preventivamente, bloqueando as causas dos problemas; Quantifique e divulgue os ganhos do 5S; Ser simples é a coisa mais difícil do mundo.

65 Ferramentas para implantação 5S As ferramentas utilizadas no 5S são simples, de fácil entendimentos e aplicação. As mais usadas são: Brainstorming; Plano de Ação (5W2H); e Auditoria

66 Brainstorming É uma geração de idéias. As idéias devem ser analisadas pela equipe e devem ser selecionadas as mais adequadas aos objetivos a serem alcançados. Listagem de atividades a serem desenvolvidas pelo time no processo de implantação. Identificar possíveis projetos de melhoria.

67 Plano de Ação Serve para orientar as diversas etapas que deverão ser implementadas em um projeto e acompanhar o seu desenvolvimento. Muito útil para elaborar um plano de implantação ou desenvolver projetos de melhorias.

68 Plano de Ação O que Quem Quando Onde Como Custos e Benefícios

69 Auditoria Sistema que permite ouvir a opinião de gerentes e colaboradores sobre como o Programa 5S está sendo implantado na empresa. Auditar postos de trabalho para avaliar a aplicação dos 5 Sensos, objetiva detectar desvios, que devem ser encarados como oportunidades para melhoria contínua.

70 Auditoria A área auditada deve entender e participar da auditoria como uma etapa do desenvolvimento do seu trabalho. Para haver auditoria, é necessário regras e procedimentos bem-definidos, pois só assim é possível detectar desvios. Estas regras são na prática os padrões gerenciais ou técnicos adotados pela empresa.

71 Auditoria Finalidade: Verificar os resultados alcançados com a implantação do Programa 5S, bem como checar se foram desenvolvidos hábitos, comportamentos, sistemas, processos, que assegurem a manutenção e a melhoria dos resultados alcançados. Para isso avalia-se a situação do 5S nas áreas auditadas.

72 Padrão Operacional

73 Auditoria Para realizar auditoria, devem ser criados formulários de Lista de Verificação para que se possa avaliar.

74 Folha de Verificação

75 Auditoria Resultados: Deve ser realizada uma reunião entre auditores e o auditado, objetivando: relatar os aspectos positivos encontrados; comentar as anomalias encontradas, que serão objeto de melhoria; emitir lista de verificação com pontuação e definição de prioridades.

76 Ações Corretivas: Auditoria Com o relatório da auditoria, a gerência, com a sua equipe, define as ações necessárias para corrigir as não-conformidades, dando assim a continuidade a implantação do Programa. O período de auditorias deve ser definido, permitindo um tempo de transformação do ambiente.

77 Por que Auditar? Todo sistema depois de implementado tende à desorganização. A auditoria permite avaliar o estado da implementação do Programa. Permite a análise da eficácia das ações de implementação e a correção das situações nãoconformes ao padrão estabelecido.

78 Tipos de Auditoria Formal - auditores internos; Informal - gestores ou pessoas de outros setores.

79 A Manutenção e a Melhoria - 5S A manutenção dos 5S é um ponto crítico. Estabeleça atividades como: Não sujar, não desperdiçar, não descuidar do asseio pessoal; Limpar, inspecionar e manter em perfeito funcionamento os equipamentos e as ferramentas; Observar as condições de iluminação, ventilação, limpeza sanidade do ar, ruídos, higiene dos banheiros, conservação das paredes, pisos etc.

80 A Manutenção e a Melhoria - 5S Tomar ações consistentes e repetitivas visando manter a organização, arrumação e limpeza; Treinar as pessoas na utilização de padrões e listas de verificação e em pegar e guardar as coisas; Criar o hábito de praticar e cumprir as novas rotinas.

81 A Manutenção e a Melhoria - 5S A seqüência de manutenção é feita através de ciclos periódicos. Os ciclos de manutenção objetivam verificar se o padrão estabelecido está sendo mantido. Este ciclo segue um PDCA. Quando terminado um ciclo, e as atividades de manutenção do 5S já estiverem sido assimiladas e venham sendo praticadas, é hora de iniciar um novo ciclo.

82 A Manutenção e a Melhoria - 5S A cada ciclo, o trabalho vai ficando mais fácil, porque os grandes problemas vão sendo atacados, e as pessoas, em sua maioria já entendem o que deve ser feito. Entretanto, sempre restam alguns pontos que ainda não foram tocados, bem como novas idéias que deverão ser consideradas.

83 A Manutenção e a Melhoria - 5S Então inicia-se os ciclos de melhoria que objetivam modificar o padrão vigente para atingir um novo padrão. Este ciclo também segue o PDCA.

84 A Manutenção e a Melhoria - 5S PLANEJAR REVISAR Analisar resultados Lições aprendidas Revisão dos padrões Registro da situação (inicial e final); Duração do ciclo; Divulgação; Treinamento necessário; Avaliações do realizado; Elaboração de listas de verificação; Elaboração do padrão operacional; Forma de apresentação dos resultados. AVALIAR Avaliar a implantação Elaborar relatórios Mobilizar Educar e Treinar Divulgar Implementar EXECUTAR