Plataforma de Gestão do Sassmaq Rev 02 novembro/2018

Transcrição

1 Introdução O Sistema de Gestão SASSMAQ é uma ferramenta que foi especialmente projetada para facilitar a interação entre Companhias de Transporte, Organismos Certificadores e a ABIQUIM no gerenciamento de avaliações SASSMAQ. Companhia de Transporte Para a companhia de transporte, o Sistema contempla cinco (5) grandes momentos. 1. Acessar o Website Sassmaq ( para a obtenção da senha de acesso. 2. Preenchimento do cadastro e perfil da companhia e solicitação da préanálise SASSMAQ. 3. Solicitação e encaminhamento de ofertas comerciais por parte dos Organismos de Certificação. 4. Aprovação da oferta vencedora e agendamento da avaliação SASSMAQ. 5. Confirmação da avaliação realizada pela ABIQUIM com a consequente publicação como companhia avaliada SASSMAQ. Organismo de Certificação Para o Organismo Certificador (OC) o Sistema viabiliza: 1. O cadastro de responsáveis SASSMAQ; 2. O cadastro de informações referentes à qualificação de auditores SASSMAQ vinculados ao OC; 3. A revisão de avaliações realizadas; 4. O encaminhamento para a revisão ABIQUIM; 5. A correção de erros e de falhas pontuais de avaliação; 6. A aprovação final e encaminhamento para publicação pela ABIQUIM. Auditor Aprovação ABIQUIM O Sistema facilita a visualização do perfil da Companhia de Transporte, bem como o preenchimento do checklist SASSMAQ e a carga do relatório de auditoria. O Sistema viabiliza a visualização da documentação exigida da companhia de transporte e as particularidades da avaliação realizada pelo Organismo de Certificação. Pagina 1/18

2 Ícones do Sistema para a Companhia de Transporte O Sistema utiliza diversos ícones para sinalizar a necessidade de realizar uma determinada ação. Essas ações serão acionadas quando clicar o mouse. Ícone Significa Que dados ou informações fornecidas foram validadas pelo Sistema. Dados não informados. Faltam dados ou informação. Edição de informações fornecidas. Não aplicável. Excluir. Voltar. Exclusivamente na tela COMPLEMENTOS quando da inclusão de licenças e alvarás. Alertas do Sistema. Anexos utilizados quando da complementação de dados ou de informações. Lista que requer a inclusão de novas informações. Anexo de protocolos. Produtos e serviços de fornecedores. Identifica um arquivo em formato pdf Ícones específicos são também utilizados em para tratar atividades pontuais. O significado e a forma de utilização desses ícones são detalhados quando necessário para facilitar a utilização do Sistema SASSMAQ. Pagina 2/18

3 Acesso O acesso à área do Organismo Certificador é realizado após a identificação e confirmação da identidade do usuário cadastrado. Área do Organismo Certificador (OC) Na área do Organismo Certificador constam quatro (4) opções: Vamos iniciar pelo Cadastro de Auditores. Pagina 3/18

4 Auditores Ativos Esta tela mostra os auditores vinculados ao Organismo Certificador: Lembre que a situação ou status do auditor(a) é uma das principais informações mostrada nesta tela. Novo Auditor Lembre que para cadastrar um novo auditor é necessário cadastrar a Formação Educacional, certificações em Sistemas de Gestão (ISO 9000, ISO 14000, etc.), a Experiência Profissional, Auditorias Realizadas, Situação Atual do curso de qualificação SASSMAQ e Módulos SASSMAQ em que o auditor irá atuar. Utilize o botão para cadastrar um novo auditor(a). Pagina 4/18

5 Dados Gerais Inicia se pelos dados gerais do auditor(a). Formação Educacional Refere se exclusivamente ao curso de graduação. Ano de Conclusão e Certificado Lembre que é obrigatorio informar o ano de conclusão, bem como a inclusão de arquivo pdf do certificado ou diploma de conclusão. Pagina 5/18

6 Sistemas de Gestão Refere se a qualificação em Sistemas de Gestão específicos (ISO 9000, ISO 14000, OSHAS 18000). No campo código EAC lembre que é necessraio indicar a qualificação em produtos químicos ou transporte. Experiência Profissional Esta tela é utilizada para cadastrar a experiencia profissional do auditor. As informações mais relevantes deste requisito são as datas de inicio e de termino e o codigo EAC associado a empresa onde foi adquirida a experiencia profissional. Pagina 6/18

7 Auditorias Realizadas Esta tela é utilizada para registrar as auditorias que viabilizam a qualificação do auditor. Lembre que o requisito requer a realização de cinco (5) auditorias (pagina 5, Manual SASSMAQ). Cursos SASSMAQ Esta tela mostra as data de realização do curso, a nota obtida e a condição atual do auditor(a), ou seja ATIVO ou SUSPENSO. Pagina 7/18

8 Módulos Refere se aos módulos SASSMAQ em que o(a) auditor(a) poderá atuar: Perfis Pendentes de Proposta Comercial Esta tela mostra as ofertas vencedoras que aguardam o envio de proposta comercial. Numero de Controle Os primeiros seis números antes da barra / correspondem ao numero do perfil original da companhia de transporte. nnnnnn/nnnnnn ano Os segundos seis dígitos após a barra correspondem a copia do perfil do Organismo Certificação escolhido para realizar a avaliação. O ano representa a data do perfil. Pagina 8/18

9 Dimensionamento Quando clicar o aviãozinho o Sistema de Gestão SASSMAQ irá mostrar o dimensionamento realizado: Perfis de Avaliação Pendentes de Avaliação Pagina 9/18

10 Agendamento Quando clicar o ícone AGENDAR Avaliação, o Sistema mostra o detalhamento da avaliação que será realizada. Agendamento da Avaliação Quando clicar o ícone AÇÕES a direita da unidade a ser avaliada, o Sistema irá apresentar tela especifica de agendamento. As datas de auditoria serão apresentadas ao clicar o ícone +. Incluir número interno de controle do Organismo Certificador e escolher equipe. O especialista Segurança do trabalho será apresentado só quando a auditor responsável não possui a referida qualificação. Pagina 10/18

11 Confirmação de Agendamento Esta tela mostra a confirmação do agendamento que inclui as datas de realização, os dias dimensionados versus os ofertados e o registro de controle do Organismo de Certificação: Sair do Sistema Esta tela confirma a saída da área do Organismo Certificador. Pagina 11/18

12 AUDITORIA Inicio A tela mostrada a seguir será aberta logo após o acesso a tela do hot site do SASSMAQ no botão ACESSO RESTRITO. Ao preencher esta tela se dará inicio ao pedido de avaliação. O pedido inicia com o preenchimento do cadastro para a PRÉ ANÁLISE da companhia de transporte que será avaliada. Para iniciar, clique no link NÃO TEM ACESSO?, para que seja criado o usuário e senha no Sistema SASSMAQ. Clique no link Não Recebeu link de ativação caso o ACESSO ainda não tenho sido recebido Funções As principais funções disponíveis para os auditores quando da realização de uma avaliação SASSMAQ são apresentadas no lado esquerdo da tela. Pagina 12/18

13 Perfil para avaliações agendadas A tela abaixo mostra os perfis das empresas que estão pendentes de auditoria e as ações permitidas. Acesso ao Perfil O auditor poderá acessar as informações o perfil e também gerar um pdf do perfil completo, em caso de necessidade. Pagina 13/18

14 Questionário O preenchimento do questionário poder ser realizado diretamente no sistema Resumo e resultado da avaliação Pagina 14/18

15 Número de Questões Utilização de Filtro Pagina 15/18

16 Guia de Implementação do Sassmaq Preenchimento do checklist Pagina 16/18

17 Relatório da Auditoria O auditor deverá preenche os pontos fortes e pontos de melhorias da empresa Anexos de Avaliação O Auditor deverá incluir em formato.pdf em um único arquivo, o seu relatório de auditoria e lista de presença. Pagina 17/18

18 Encerramento de Auditoria e envio para Organismo de Certificação O auditor poderá encerrar sua auditora com ou sem pendências. Nesta etapa, o processo é submetido ao Organismo de Certificação para análise documental. OBS.: A auditoria só será fechada após a inclusão do Relatório de auditoria ( De acordo) do organismo certificador. Pagina 18/18

19 Finalização da auditoria Após a finalização da auditoria, o auditor deve encerrar o processo da empresa. Vide ícone específico nas legendas Analise documental do Organismo de Certificação Relatório Final de Auditoria pelo OC Após o encerramento da auditoria pelo Auditoria conforme item acima, Cabe ao revisor do organismo de certificação, acessar o processo da empresa e inserir o seu de acordo em relatório de auditoria. Para isso clique em anexo. O Organismo poderá verificar se o processo de auditoria foi realizado de acordo com o regramento do Sassmaq e se todos os documentos foram inseridos Pagina 19/18

20 Envio para Abiquim Para enviar o processo para aprovação da Abiquim, basta clicar no ícone de envio de acordo com a legenda e confirmar Emissão do Certificado Após aprovação da Abiquim, o OC poderá emitir o Certificado para a empresa respeitando o Escopo de Avaliação declado no perfil. Deve conter no mínimo as seguintes informações: CNPJ Razão Social Escopo Elementos Data da Auditoria Validade Numeração do perfil: Pagina 20/18