SAGE BUSINESS CONNECT

Transcrição

1 SAGE BUSINESS CONNECT Sage Retail, Sage Gestão Comercial Sage Fevereiro 2018

2 Sage Business Connect... 3 O que é?... 3 Instalação... 3 Licenciamento... 3 Configuração no Sage Retail / Sage Gestão Comercial... 4 Séries de documentos... 4 Delegações / Armazém default... 4 Caixas... 4 Configuração da comunicação... 5 O processo de inicialização... 7 Famílias de artigos... 8 Linhas de preços... 9 Códigos de barras alternativos Sincronização entre o Sage Retail / Sage Gestão Comercial e o Sage Business Connect Sincronização e download de entidades Upload dos documentos de venda Download do resumo de documentos de compra Download do resumo de documentos de venda Criação de clientes no front-office Talões de reembolso Envio de SAFT Pág. 2 / 18

3 Sage Business Connect O que é? O Sage Business Connect é um serviço centralizado multi-loja, com o objetivo de sincronizar dados do Sage Retail / Sage Gestão Comercial entre lojas fisicamente distantes entre si, e/ou entre lojas pertencentes a um grupo comercial e/ou quando agrupadas numa rede de franchise. A aplicação Sage Retail / Sage Gestão Comercial comunica com esta aplicação via internet, recorrendo a cloudservices para efetuar todas as operações necessárias. A sincronização de dados é feita assincronamente. A aplicação suporta a sincronização de dados, via internet, da aplicação Sage Retail / Sage Gestão Comercial entre lojas fisicamente distantes entre si. Instalação O primeiro passo a efetuar é instalar a última versão do Sage Retail / Sage Gestão Comercial. Ao instalar a aplicação, será instalado automaticamente o serviço de sincronização, no entanto, caso surja a necessidade de efetuar uma atualização do sincronizador no seu sistema, este está disponível para download no portal configuração da loja / opção Abrir Detalhes Sincronização POS O sincronizador usa o protocolo TLS 1.2. Por uma questão de segurança, garanta que tem um Sistema Operativo igual ou superior a Windows 7 / Server 2008 R2. Licenciamento Existem 2 módulos disponíveis: Vendas: Apenas as vendas são geridas no Sage Business Connect, logo, para além dos documentos de vendas, poderão ser registados documentos de compra e de stock no Sage Retail / Sage Gestão Comercial Vendas + stocks: Vendas e stocks são geridos no Sage Business Connect, isto é, para além de registadas as vendas no Sage Business Connect, também são registados os documentos de compra e de stock. Assim, no Sage Retail / Sage Gestão Comercial, os documentos de compras e stocks poderão apenas ser consultados Em empresas HeadOffice com licença Vendas + Stocks, não será possível registar vendas. Pág. 3 / 18

4 Configuração no Sage Retail / Sage Gestão Comercial Séries de documentos Cada série de documentos deverá ter configurado o nº da loja a que diz respeito de forma a ser feita automaticamente a associação das vendas à respetiva loja, quando envio para o portal. As vendas de séries que não tenham a loja configurada serão associadas à loja que efetuou o upload (loja definida na ficha da empresa). Em Diversos Configurações Séries de documentos, separador Sage Business Connect, deverá indicar que loja do Sage Business Connect irá receber os documentos de vendas enviados na inicialização e no upload dos documentos de venda: Delegações / Armazém default Para cada loja deverá existir uma delegação com o mesmo nº, ou seja, para a loja 6 deverá existir na aplicação uma delegação nº6, pois é através da delegação que será determinado o armazém de cada loja. Crie as delegações em Tabelas Tabelas Gerais Delegações e defina o armazém default em Diversos Configurações Configurações de Postos Valores por default, tendo em atenção que cada delegação terá que ter associado um armazém distinto. Todos os documentos de um dado terminal, deverão ter definido o mesmo armazém default, caso haja configurações diferentes será assumido para esse terminal o armazém de maior número. Caixas De forma a ser feita a associação à respetiva loja, na configuração do caixa deverá ser indicada a delegação. Pág. 4 / 18

5 Configuração da comunicação Na ficha da empresa da Área de Sistema, separador Sage Business Connect, sub-separador Geral terá que constar a configuração para uma correta ligação ao Sage Business Connect. Esta configuração é efetuada automaticamente quando o posto 1 entra no BackOffice. Num sistema de lojas, com bases de dados distintas, esta configuração terá que ser feita manualmente para os restantes postos. Pág. 5 / 18

6 Utilizador / Senha: Nome e password do operador criado no Sage Business Connect. Esta informação está disponível no portal Sage Business Connect em Organização Lojas - Consulte aqui as informações necessárias para ativar a sincronização com a Loja: URL do serviço: protocolo e link de acesso ao Sage Business Connect Id. Do Estabelecimento: identificação da loja no Sage Business Connect. Esta informação é obrigatória para uma loja configurada como FrontOffice para que as vendas sejam corretamente sincronizadas com o Sage Business Connect; num HeadOffice, uma vez que pode não registar vendas, o preenchimento deste campo é facultativo. Esta informação está disponível no portal Sage Business Connect em Organização Lojas - Consulte aqui as informações necessárias para ativar a sincronização com a Loja. Máquina: Nome da máquina onde se encontra instalado e a correr o serviço de sincronização. Pág. 6 / 18

7 Tipo de loja: Estão disponíveis 2 tipos: HeadOffice: normalmente o responsável pelo upload inicial dos dados (inicialização), faz download do resumo de compras e download do resumo de vendas FrontOffice: faz upload de vendas e download de entidades Para que seja possível configurar uma loja como HeadOffice, a licença terá de ser Vendas + stocks. Consulte Licenciamento para mais informações. Para gerar os ficheiros de inicialização e fazer upload para o portal, clique aqui: esta opção permite efetuar a inicialização. Deverá ter extremo cuidado ao clicar na opção uma vez que irá inicializar os dados existentes no Sage Business Connect. O processo de inicialização A inicialização é normalmente efetuada pela empresa HeadOffice e consiste basicamente no envio para o Sage Business Connect dos dados iniciais, nomeadamente países, moedas, impostos, unidades de medida, modalidades de pagamento, clientes, famílias, artigos, preços de artigos, linhas de preços, vendedores, fornecedores, caixas e stock inicial. Esta inicialização é feita automaticamente quando o posto 1 entrar no BackOffice pela primeira vez. Em sistemas de lojas com bases de dados distintas (postos diferentes de 1), o processo de inicialização deverá ser efetuado manualmente pelo utilizador opção Para gerar os ficheiros de inicialização e fazer upload para o portal, clique aqui da ficha da empresa. Se já existirem vendas registadas na empresa, deverá indicar, nas séries dos documentos, qual a loja onde serão registados os documentos no Sage Business Connect. Serão enviadas as vendas e compras registadas nos últimos 365 dias. Caso não se encontre definido na série o código da loja SBC, será mostrada a seguinte mensagem e não será efetuada a inicialização: Se todas as configurações necessárias estiverem definidas, será iniciado o processo de inicialização. Pág. 7 / 18

8 No final do processo de inicialização, será mostrada uma mensagem que informará o utilizador se o processo foi bem ou mal sucedido. Exemplo de inicialização bem-sucedida: Exemplo de inicialização mal sucedida: Famílias de artigos No portal Sage Business Connect não poderão existir artigos associados a uma família principal, isto é, tem de existir pelo menos uma família de segundo nível para associar aos artigos. Por esta razão, sempre que é feita a inicialização, caso seja detetado que a empresa tem uma ou mais famílias RAIZ (sem filhos), será criada uma família pai dessa família sendo-lhe atribuído o mesmo nome. Pág. 8 / 18

9 Imaginemos a seguinte árvore de famílias: Será criada uma nova família Perfumes que será pai da família 5 Perfumes. Linhas de preços Serão sempre definidos preços com IVA incluído. Sempre que é feita a inicialização pelo HeadOffice, é criada uma tabela de preços no Sage Business Connect por cada linha de preços existente no Sage Retail / Sage Gestão Comercial. Cada um dos preços definidos no Sage Retail / Sage Gestão Comercial será o Preço 1 de cada uma das tabelas de preços. Vão existir tantas tabelas de preços, quantas as linhas de preços definidas no Sage Retail / Sage Gestão Comercial. No exemplo abaixo, o P.Venda (1) irá corresponder à Linha de preços PVP1: Pág. 9 / 18

10 No momento da inicialização é também preenchido o campo Chave de cada uma das linhas de preços: Num FrontOffice, o campo Chave nunca é preenchido. De seguida, no Sage Business Connect, deverá indicar, para cada loja, a respetiva tabela de preços. Só deverá estar ativa uma tabela de preços por loja. Poderá ainda preencher os restantes PVP s: Pág. 10 / 18

11 Na sincronização com a loja (FrontOffice), apenas será feito o download da tabela de preços dessa loja e as linhas de preço de 1 a 5 do Sage Retail / Sage Gestão Comercial irão receber, respetivamente, os Preços de venda de 1 a 5 definidos no Sage Business Connect. Códigos de barras alternativos Sempre que existam artigos com códigos de barras alternativos com preço diferente de 0 ou descrição não vazia, esses códigos de barras alternativos serão transformados em artigos do tipo composto/conjunto cujo componente é o artigo original. Assim o novo artigo composto/conjunto, cuja referência será igual à referência do artigo original concatenada com um ponto, terá como descrição a descrição do código de barras alternativo (caso esta se encontre Pág. 11 / 18

12 preenchida), o seu código de barras será o código de barras alternativo, o preço de venda será o preço de venda do CB alternativo e terá como componente o artigo original com o preço e quantidade definida no pack. Existindo o seguinte artigo criado: Na inicialização serão criados no portal 2 artigos: Quando é feito a sincronização no portal, na aplicação o artigo original é alterado ficando sem CB alternativo e é criado o novo artigo: Com referência igual ao artigo original concatenada com um ponto e um número sequencial; Do tipo Composto/Conjunto; Com a descrição do CB alternativo caso esta se encontre preenchida no artigo original; Com código de barras igual ao CB alternativo definido no artigo original Com preço de venda 1 igual ao preço de venda do CB alternativo caso este se encontre preenchido Com um item na lista de componentes que é o artigo original Pág. 12 / 18

13 Sincronização entre o Sage Retail / Sage Gestão Comercial e o Sage Business Connect A sincronização dos dados entre a aplicação e o Sage Business Connect é feita através de um serviço que se encontra a correr no posto de trabalho e que efetua o upload e o download dos dados entre a aplicação e o Sage Business Connect. Sincronização e download de entidades Sempre que se encontre configurado o Sage Business Connect, a criação/manutenção de artigos, famílias e linhas de preços deverá ser feita no portal e enviadas as alterações para a aplicação através do processo de sincronização existente no portal. Assim, a partir do momento em que é feita a primeira sincronização no portal Sage Business Connect e sincronizadas essas entidades entre o portal SBC e a base de dados da aplicação, não poderá criar mais artigos / famílias / linhas de preços no Sage Retail / Sage Gestão Comercial. Os artigos removidos no Sage Business Connect não serão removidos do Sage Retail / Sage Gestão Comercial, mas ficarão com o estado Descontinuado. Será ainda efetuado o download de Caixas, Modalidades de pagamento e Clientes. Upload dos documentos de venda As lojas definidas como FrontOffice fazem o upload dos documentos de venda para o Sage Business Connect. Estes documentos serão posteriormente enviados do Sage Business Connect Pág. 13 / 18

14 para o HeadOffice do Sage Retail / Sage Gestão Comercial sob a forma de resumo de vendas, aquando da sincronização. Consulte Download do resumo diário de vendas para mais informações. Download do resumo de documentos de compra Os documentos de compra registados no Sage Business Connect são apenas descarregados do Sage Business Connect para o Sage Retail / Sage Gestão Comercial se o posto está configurado como HeadOffice e a licença é Vendas + Stocks Os documentos descarregados são resumos de compras agrupados por: ou Código contabilístico do artigo (campo Cód. Contabilístico da ficha de artigo no Sage Business Connect) e taxa de IVA Categoria de artigo e taxa de Iva caso o código contabilístico do artigo não se encontre preenchido. Quando é feito o download das compras, o sincronizador: Ou Cria o artigo para a movimentação: o o Cria um artigo genérico cuja referência é o código contabilístico (se esta referência não existir) e movimenta com a taxa de iva indicada Cria o artigo com a taxa de Iva e Categoria de produto (se este ainda não existir) e movimenta o artigo criado Cria uma família genérica com o código do artigo (se esta ainda não existir) e atribui essa família ao artigo Associa ao artigo o fornecedor da compra De seguida grava a compra com os seguintes dados: Fatura (FCO), Fatura simplificada (FFS), Fatura/Recibo (FFR) ou Nota de crédito (FNC). Usa um prefixo SBC + série default do HeadOffice. Por exemplo, caso tenha sido registada uma compra no SBC e a série default seja a série ABC, o documento de compra será registado na série SBCABC. Usa o armazém padrão do posto A V/ Refª é preenchida com o identificador do portal. Exemplo: 6.FCO.1; 6=Id no portal; FCO=Fatura; 1=Número do doc. conferência Download do resumo de documentos de venda Sempre que a empresa tenha licença vendas + stocks e esteja configurada como HeadOffice, será feito o download para o Sage Retail / Sage Gestão Comercial do resumo de vendas. Se serão descarregados os resumos até ao dia anterior (ontem). O resumo de vendas serão documentos de venda agrupados por Loja, Dia, Documento, Entidade/Consumidor final, que serão gravados via API numa série do tipo Documento resumo de outros documentos criados noutras aplicações e com prefixo SBC. Pág. 14 / 18

15 Os resumos já descarregados não serão alterados, isto é, na eventualidade de ser alterado um documento com data anterior e atualizado o Sage Business Connect, essa alteração não será refletida no documento resumo já descarregado para o HeadOffice; por isso, qualquer alteração terá de ser feita através de documentos retificativos (ex: notas de crédito) no dia seguinte. O documento criado contém no campo V/ Refª a identificação da loja, a data, o documento e a entidade, por exemplo FAC que corresponde ao resumo das faturas da loja 2, do dia do cliente com o NIF Caso o NIF do documento registado no FrontOffice já se encontre associado a um cliente criado na base de dados do HeadOffice, o documento será registado para esse cliente; se não existir qualquer cliente com esse NIF, será criado um novo cliente com o NIF do documento. Criação de clientes no front-office Tal como foi referido anteriormente, o portal Sage Business Connect é um serviço centralizado multi-loja; como tal, centraliza todos os dados num só local. Como sistema centralizado que é, um cliente que se dirija a duas lojas distintas mas que pertencem ao mesmo grupo comercial, não deverá ter a necessidade de fornecer os seus dados duas vezes. Para tal, a função CRICLIE da linha Sage Retail foi alterada; sempre que é executada esta função, o operador deverá solicitar ao cliente o NIF, código de cliente, telemóvel, nº de cartão ou Ao clicar em OK, será verificado se o cliente existe no portal; se o cliente existir, será carregado esse cliente; caso o cliente não exista, será criado um novo cliente no portal SBC e o operador poderá preencher os restantes dados: Pág. 15 / 18

16 Tenha em atenção que no momento em que premiu o OK no ecrã anterior, o cliente já foi criado no portal. Talões de reembolso A gestão dos talões de reembolso é feita pelo portal SBC, isto é, só poderão ser descontados talões de reembolso existentes no portal e caso a ligação esteja ativa. Sempre que um cliente apresente um talão de reembolso para liquidar determinada venda, o operador deverá inserir a série e o número do talão para que possa ser feita a consulta ao portal e obter o valor disponível do talão: Envio de SAFT Está contemplada exportação automática do SAFT e transferência do ficheiro para o portal Sage Business Connect. Para tal, terá de aceder à área de sistema, separador Sage Business Connect e preencher o sub-separador SAFT: Pág. 16 / 18

17 Neste separador deverá indicar se pretende enviar o SAFT automaticamente marcando a opção Enviar SAFT, indicando ainda o dia do mês e a hora a partir da qual será feito o envio do SAFT. Apenas será possível indicar a hora de envio do SAFT (os minutos serão ignorados). Uma vez que a data limite de envio do SAFT à Autoridade tributária é o dia 20 de cada mês, caso seja indicado um dia superior ao dia 20, será mostrada a seguinte mensagem: Sempre que se encontre definido um agendamento, a partir desse dia/hora será enviado o SAFT; em caso de falha, o sistema tenta enviar o SAFT mais 3 vezes; se mesmo assim, o envio do SAFT falhar e a opção Notificar incidentes que podem acontecer no envio do SAFT para o Sage Business Connect no arranque da aplicação se encontrar marcada, será mostrada a seguinte mensagem de alerta ao utilizador: Pág. 17 / 18

18 Esta notificação será mostrada uma única vez em cada dia. Pág. 18 / 18