Fábrica de Software Manual de Uso do SisViagem

Transcrição

1 Ministério da Educação Universidade Federal de Goiás REGIONAL JATAÍ Fábrica de Software Manual de Uso do SisViagem Jataí - GO

2 Universidade Federal de Goiás - Regional Jataí Diretor Prof. Dr. Alessandro Martins Vice-Diretor Prof. Dr. Fernando Paranaíba Filgueira Identificação Manual de Uso do Sistema de Diárias, Passagens e Transporte Instituicao Proponente: Regional Jataí UFG Departamento de Transporte Departamento de Diárias e Passagens

3 I - Primeiro Acesso O SisViagem é um sistema que gerencia a solicitação de passagens, transporte e diárias acadêmicas e administrativas da UFG. O sistema pode ser acessado através do link Para acessar o sistema é recomendada a utilização do navegador Google Chrome; em outros navegadores, algumas funções podem não funcionar corretamente. Ao acessar o sistema pela primeira vez, um alerta de segurança será mostrado pelo navegador. Para continuar, selecione a opção Avançado, à esquerda da tela, como mostrado na Figura 3. Figura 1: Alerta de Segurança Após clicar em Avançado, uma outra mensagem de alerta aparecerá e ao final desta a opção Ir para sisviagem.ufjnet.net (não seguro) ; para prosseguir basta clicar nesta opção. Figura 2

4 Após concluir as etapas anteriores, o usuário terá acesso à interface (tela) de entrada (login), Figura 3, onde o primeiro campo (informação) é referente ao nome de usuário (login) único, o mesmo usado no UFGNET. A senha (segunda informação campo) poderá ser a mesma utilizada no UFGNET, caso queira usar uma outra senha para o sistema, o usuário terá esta possibilidade. Figura 3: Tela de Entrada (Login) Caso o usuário não conste no banco de dados, a mensagem da Figura 4 será exibida; e mais informações serão passadas por após o contato. Figura 4: Usuário não cadastrado

5 Para os usuários que já constam no banco de dados ou para aqueles que foram adicionados após o contato com o administrador do sistema (fabricaswufj@gmail.com), será solicitada a confirmação dos dados pessoais, como pode ser visto na Figura 5. Caso os dados fornecidos não estejam de acordo com o do banco de dados, o usuário será redirecionado para a tela referente a Figura 3 e deve tentar novamente; na hipótese de não obter êxito, o usuário poderá entrar em contato com o administrador do sistema por . Figura 5: Confirmação dos dados pessoais

6 Figura 6: Tela principal do sistema Se os dados fornecidos na tela de confirmação, Figura 5, estiverem corretos, o usuário será redirecionado para a tela principal do sistema, Figura 6. A partir deste momento não será mais necessário confirmar os dados para acessar o SisViagem. II - Fazendo Solicitacões Após a entrada (login), o usuário deve acessar o menu lateral esquerdo na tela e clicar em Nova Requisição, como mostra a figura abaixo. Figura 7

7 Ao clicar em Nova Requisição, o usuário será redirecionado para a página em que escolherá o tipo de requisição, Atividade Administrativa ou Atividade Acadêmica (*), como demonstrado na Figura 8 e após selecionado o tipo de requisição clicar em Próximo para prosseguir. * São consideradas Atividades Administrativas, aquelas que tem relação direta com as funções administrativas exercidas pelos servidores (Técnicos-Administrativos ou Docentes) como reuniões de departamento, reuniões de conselhos, reuniões de comissões, e, outras consideradas de interesse institucional de acordo com a legislação do SCDP Sistema de Concessão de Diárias e Passagens. São consideradas Atividades Acadêmicas aquelas que tem relação direta com as atividades dos cursos ou das unidades acadêmicas como congressos, simpósios, cursos. Figura 8: Tipo de Requisição Em seguida, o usuário deverá preencher um conjunto de informações sobre a requisição. Como pode ser visto na Figura 9, o primeiro campo é referente a unidade ou departamento que a solicitação será enviada, que normalmente é o mesmo em que o usuário está vinculado. No segundo campo, estão as três possibilidades de solicitações que o usuário pode fazer (Transporte Diárias Passagens). No caso do transporte está ligada ao uso de veículo oficial em algum trecho da viagem. No caso de passagem, a opção deverá ser selecionada quando o usuário (proposto) requisitar a compra de uma passagem aérea relativa a algum trecho da viagem. No terceiro campo (Motivo da Viagem) o usuário deve selecionar o motivo da viagem, em seguida, a data em que a viagem começará e por fim escrever uma breve descrição da viagem.

8 2 3 1 Unidade ou departamento que, normalmente, o usuário está vinculado 4 Figura 9 Ao finalizar o preenchimento do formulário, o clique em Adicionar Arquivos, como mostra a Figura 10. Figura 10: Dados iniciais da requisição

9 Na tela de adição de arquivos, todos os arquivos necessários para a comprovação do motivo da viagem devem ser adicionados (sugere-se que todos os arquivos sejam no formato PDF). No campo Nome do Arquivo, o usuário deve colocar um nome que representa/descreve a atividade, não necessariamente o nome do arquivo armazenado no computador. Depois de todos os campos preenchidos, basta clicar em escolher arquivo e selecionar o arquivo desejado; em seguida, clique em Adicionar, a ordem pode ser vista na Figura Figura 11: Adicionando Arquivos Ao clicar em Adicionar a tela será recarregada e o arquivo será exibido na tabela a direita na tela, como mostra a Figura 12. Para adicionar mais arquivos basta repetir o processo anterior. Para finalizar, clique em Finalizar em azul. Figura 12: Arquivos Carregados Adicionando Trechos

10 1 Caso o usuário queira adicionar mais passageiros, além da sua própria inserção, o botão Adicionar Passageiros oferece está opção, assim como também é possível que o proposto faça solicitações para outros passageiros, preferencialmente aqueles que não possuem cadastro no sistema. Incluem neste último caso discentes, colaboradores externos como membros de bancas (concurso ou defesas) Usuário deve selecionar o tipo de veículo que usará no trecho; caso o usuário queira usar um veículo oficial, ele tem que marcar a opção Transporte, como como ser visto na Figura Os trechos podem ser de três tipos, Ida, Volta e Ida e Volta; em viagens de um dia e que o usuário utilizará o mesmo tipo de transporte, a opção Ida e Volta já preenche automaticamente o trecho de volta invertendo o destino e chegada; agora, caso o usuário queira um tipo diferente de transporte ou se a viagem tiver duração de mais de 1 (um) dia, ele deverá preencher um trecho de cada vez. Observação: o usuário pode colocar uma quantidade indetermina de trechos de Ida e de Volta. 4 Nestes campos, os usuário informará o Estado origem, Estado Destino, assim como as cidades de cada estado e a data de partida e chegada; o horário é opcional e pode ser deixado em branco. Após concluído o preenchimento deste formulário, basta clicar em Adicionar e o trecho será exibido do lado direito da tela, como mostra a Figura 13.

11 Figura 13: Trechos Adicionados Caso o usuário tenha encerrado a inserção de trechos, basta clicar em continuar e na tela seguinte em Enviar (botão verde). Pronto, as solicitações do usuário foram enviadas.

12 Visualizando Requisicões Ao termino de envio da requisição, todas as requisições serão carregadas na tela do usuário, as requisições também podem ser acessadas por meio do botão Minhas Requisições, logo abaixo de Nova Requisição, como pode ser observado na Figura 7. Na Figura 14, o campo 1 ( destacado em azul) as requisições podem ser filtradas por data de viagem; no campo 2 (destacado em em vermelho) as requisições podem ser filtradas pelo estado das solicitações caso todos os checkbox estejam marcados, todas as requisições, na data selecionada, serão exibidas. Em um exemplo, se o checkbox Transporte Aprovado for desmarcado, todas as requisições que o transporte já foi aprovado não serão exibidas; e o campo 3 mostra todas as requisições, independente de data ou estado das solicitações Figura 14 - Requisições efetuadas

13 III Análise de Requisicões Para cada requisição, existem algumas formas de análise. O sistema possui dois analisadores: a) Setor de Diárias e Passagens; b) Setor de Transportes. Apesar de existir alguns estados de solicitação (submetida, aprovada, recusada), definidas como estados definitivos (Figura 15), há também meios de adequação da solicitação que podem ser mediados por mensagens entre os aprovadores e os solicitantes. Todas estas informações podem ser vistos na Figura 15. Mensagens do proponente responsável pelas diárias. Mensagens do proponente responsável pelo transporte. Botão para apagar a Solicitação. Situação da Solicitação (submetida, aprovada o reprovada) Figura 15 IV Prestando Contas Quando houver solicitação de Diárias e/ou Passagens, após a viagem, descrita no SCDP como Missão Cumprida o usuário (proposto) deverá fazer uso do sistema para prestar contas (envio de documentos que comprovam a viagem). Para realizar esta ação, o usuário (proposto) deverá acessar o sistema como relatado anteriormente na Figura 3. Após a autenticação de usuário e senha, o usuário deverá acessar a opção Minhas requisições como mostra a Figura 16. Se a viagem tiver sido encerrada (ação realizada pelo setor de Transporte) ou quando não houver uso de veículo oficial, a requisição feita pelo usuário (proposto) terá uma opção (botão) de Prestação de Contas com realce na cor vermelha como mostra a Figura 17.

14 Figura 16 Figura 17 Ao clicar (selecionar) no botão Prestação de contas destacada por seta de indicação na Figura 17, o usuário (proposto) terá acesso uma interface (tela) de confirmação confrontando o que fora planejado com o que foi executado Figura 18. Figura 18

15 Caso haja divergência, alguma alteração naquilo que havia sido solicitado, mudança do tipo de veículo, mudança de trecho ou mudanças de datas, o usuário deverá optar pelo Sim na respectiva tela (Figura 18) e reajustar as informações. Caso não haja nenhuma incongruência, na interface (tela) seguinte (Figura 19) o usuário deverá inserir todos os documentos julgados necessários para sua prestação de contas junto ao Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP). Figura 19 É necessário ressaltar que alguns documentos, o próprio sistema irá gerar de forma automática (vide seta indicativa na Figura 19). O usuário deverá gerar estes documentos, salvá-los ou baixá-los e inseri-los da forma como se fosse um outro documento qualquer de comprovação de viagem, colocando nome (não necessariamente o nome do arquivo), descrição, escolhendo o arquivo em si e adicionando por meio das funcionalidades existentes na Figura 19 (após escolher o arquivo, clicar em Adicionar e quando encerrar a inserção clicar em Finalizar ). Caso não haja nenhuma recusa de documento ou até mesmo ausência de algum específico, a viagem do ponto de vista do sistema (SISVIAGEM) estará encerrada. É importante frisar que o SCDP e o SISVIAGEM são sistemas complementares e um não substitui o outro. Para outras informações sobre os fluxos do sistema, sobre o sistema em si, problemas decorrentes do uso, dúvidas, sugestões e outros entre em contato com os departamentos vinculados ao sistema (Setor de Transportes e Setor de Diárias e Passagens) ou diretamente com o Administrador do Sistema (Fábrica de Software). Diárias e Passagens: diariasepassagenscajufg@yahoo.com ou coadsecretariaufg@gmail.com Transportes: transportecajufg@yahoo.com.br Fábrica de Software (fabricasw.jatai.ufg.br): fabricaswufj@gmail.com