IPBrick CAFE v2.7 Manual de Administração

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1 IPBrick CAFE v2.7 Manual de Administração IPBRICK, S.A. 7 de Março de 2018

2 Conteúdo 1 Introdução 5 2 Funcionalidades 5 3 Administração do CAFE Acesso Aplicações Servidores de Autenticação Configurações Geral Servidores Definições de layout Aplicações Notícias Perfis Permissões Votações Utilizadores Links Avisos 30 2

3 Lista de Figuras 1 Autenticação Página inicial Menu de Configurações Aplicações por defeito Inserir uma aplicação Servidor por defeito Adicionar um novo servidor Configurações - Geral Configurações - Geral - Língua Configurações - Geral - Acesso Público Configurações - Geral - Módulo Pessoal Configurações - Servidores Configurações - Layout Configurações - Layout - Página principal com logótipo e notícias Configurações - Layout - Página principal sem logótipo nem notícias Configurações - Layout - Alterar configurações da barra UCoIP Configurações - Layout Configurações - Layout - Zona pessoal do utilizador sem separadores de ou layout Configurações - Aplicações Notícias Noticias - Inserir Perfis (por defeito) Permissões (por defeito) - Lista parcial Votações - Lista Votações - Respostas Votações - Inserir Users Utilizadores - Sincronizar Utilizadores - Perfis disponíveis Utilizadores - Associar Perfis Utilizadores - Bloquear Utilizadores - Desbloquear Links Links - Inserir Aviso - Serviço de MI

4 36 Aviso - Rede

5 1 Introdução A IPBrick inclui uma rede social corporativa chamada CAFE. As redes sociais têm um papel essencial na interação com o mundo que nos rodeia. Nós criamos, partilhamos e trocamos informação e ideias em comunidades virtuais e redes. O CAFE oferece este conceito à rede privada da sua organização. Todos os colaboradores podem publicar as suas fotos, comentários e ideias assim como partilhar os seus interesses, promovendo, deste modo, um ambiente de trabalho mais colaborativo. O CAFE está totalmente integrado com o iportaldoc e com as comunicações unificadas da IPBrick - Voz, Video, e Chat. Apresenta-nos as suas funcionalidades de uma maneira simples e é um espaço privado e seguro de comunicações corporativas, o qual unifica e agiliza o acesso à informação, melhorando a troca de conhecimentos, tarefas e gestão de contactos entre colaboradores. Este portal está dividido em duas áreas, nomeadamente, comunicações e aplicações. Tal permite aos utilizadores aceder a uma série de informação e recursos que estão agora dispersos por vários subsistemas, assegurando assim uma comunicação unificada facilitada. Este documento tem como objetivo ser um guia simples e eficaz orientado para o administrador do CAFE. 2 Funcionalidades O CAFE possui diversas funcionalidades, nomeadamente: Gestão de múltiplos canais, permitindo que o utilizador esteja disponível graças a vários serviços: Voz; Video; ; Chat. 5

6 Página com notícias/informações; Visualização e partilha de documentos do iportaldoc; Desenvolvimento de questionários e votações, para avaliar como se sentem os colaboradores em relação a um certo assunto; Links para todas as aplicações através de um sistema de single sign-on ; Área social com espaço para mensagens para a organização, a qual permite a publicação de emojis, gifs e videos (apenas do Youtube); Gestão de conta e perfil do utilizador. 3 Administração do CAFE Ao longo deste documento serão mostradas as funcionalidades administrativas do CAFE, a Rede Social Corporativa. 3.1 Acesso Para aceder ao CAFE terá apenas que abrir o seu navegador e digitar o endereço URL: cafe.dominio.com NOTE: Por favor substitua dominio.com pelo seu domínio! Depois será mostrado o formulário de autenticação. Digite o seu nome de utilizador e palavra-passe administrativos, por defeito. Nome de utilizador: admin Palavra-passe: Figura 1: Autenticação 6

7 Acederá então à página principal do CAFE. Figura 2: Página inicial No canto superior direito poderá encontrar o menu Configurações. Figura 3: Menu de Configurações Este menu mostra todas as opções de configuração disponíveis. Estas serão explicadas uma por uma de seguida. 7

8 3.2 Aplicações Todos os utilizadores do CAFE têm à sua disposição uma lista de aplicações disponíveis que podem adicionar à sua página inicial do CAFE. O administrador tem a capacidade de expandir esta lista, adicionando mais aplicações, que estarão disponíveis para todos os utilizadores. Para tal, só precisa de clicar na opção Aplicações do menu Configurações. Verá, então, uma página com todas as aplicações disponíveis. Figura 4: Aplicações por defeito Aqui pode ativar, desativar, editar e eliminar aplicações existentes, clicando em cada um dosicones respetivamente. Para inserir outra aplicação clique no ícone mais, no canto superior direito. 8

9 Figura 5: Inserir uma aplicação Aqui deve dar um nome à sua aplicação e digitar o seu URL. Nota: O seu URL deve começar por ou Depois pode optar por selecionar a checkbox Por omissão, se pretender que esta aplicação seja partilhada com todos os utilizadores, incluindo futuros utilizadores. Ou então pode escolher Distribuir se quiser que seja partilhada apenas com os utilizadores atuais. Independentemente destas duas opções, deve ativar a aplicação caso queira que ela apareça disponível na sua lista de aplicações. Pode também definir para quais grupos e/ou perfis é que deseja disponibilizar a aplicação como anexo na página principal dos utilizadores. Para tal, deve usar as tabelas, que se encontram no fundo da página, para selecionar o grupo ou grupos de 9

10 utilizadores e os seus respetivos perfis. Nota: Estas tabelas funcionam sob uma condição de E, e não de OU. Quando tiver terminado as suas configurações, clique no botão Inserir, no fundo da página, para que a aplicação seja adicionada à sua respetiva lista. Depois de a inserir, exatamente no mesmo sítio onde se encontrava o botão Inserir, pode encontrar outro botão chamado Distribuir, para que possa partilhar a aplicação de imediato com os utilizadores. 3.3 Servidores de Autenticação Por defeito, existe apenas um servidor inserido aqui, como pode ver na imagem abaixo. Figura 6: Servidor por defeito Contudo, esta opção permite-lhe ir buscar utilizadores a outro servidor. Para tal, deve clicar no ícone mais e uma nova página ser-lhe-á apresentada, para que preencha os campos relativos ao servidor que deseja adicionar. Atenção: A próxima imagem representa apenas um exemplo de uma introdução de um servidor. 10

11 Figura 7: Adicionar um novo servidor Os campos devem ser preenchidos de acordo com os seguintes parâmetros: Nome: O nome do seu servidor; Ativo: Selecione a checkbox se pretender ativar este servidor; Tipo: Escolha o tipo de servidor (LDAP ou AD); Servidor: O IP do servidor; Porta: A porta do servidor; Base DN: O nome da base, que representa o domínio na terminologia LDAP, onde dc=nome do domínio e dc=domínio de topo ; Campo de login do utilizador: Digite o atributo do utilizador (ex.: uid ); Campo de nome do utilizador: Digitar o nome do utilizador; 11

12 Utilizadores base DN: O ramo da árvore LDAP através do qual obtemos utilizadores, onde ou=base DN LDAP, dc=nome do domínio e dc=domínio de topo ; Grupos base DN: O ramo da árvore LDAP através do qual obtemos grupos, onde ou=base DN LDAP, dc=nome do domínio e dc=domínio de topo ; Administrador do domínio DN: Digite o nome do administrador do sistema; Palavra-passe: A palavra-passe do servidor. Neste caso, o serviço DNS é ipdocdev206.net, o qual é traduzido para o serviço LDAP como sendo dc=ipdocdev206,dc=net. Quando terminar, clique no botão Inserir. Nota: Se tiver mais do que um servidor configurado, serão todos apresentados no menu Utilizadores (ver capítulo 3.9 Utilizadores). 3.4 Configurações Existem quatro separadores relativos às configurações do CAFE: Geral, Servidores, Definições de layout e Aplicações. De seguida, iremos falar sobre cada um deles individualmente. 12

13 3.4.1 Geral Figura 8: Configurações - Geral Aqui pode alterar a língua, escolhendo de entre as que estão disponíveis (ver imagem abaixo). Figura 9: Configurações - Geral - Língua Quando seleciona a checkbox em Modo Público, o CAFE torna-se numa página de acesso público. Por essa altura, torna-se igualmente possível recuperar a palavrapasse, quando um utilizador não se lembra da mesma. Para tal, deve inserir um 13

14 alternativo em de administração. Repare que, caso esta opção esteja ativa, quando digita erradamente a sua palavrapasse, o link Esqueceu-se da palavra-passe? aparece automaticamente. Figura 10: Configurações - Geral - Acesso Público Se ativar a funcionalidade Moderador de feeds, as publicações só serão apresentadas se os administradores ou utilizadores com perfil de moderador o aprovarem. Com o Histórico de chat ativo, os utilizadores poderão ver as suas conversas antigas na janela de chat, e selecionando a funcionalidade Calendário, ser-lhes-á apresentado um calendário na página inicial, onde poderão ver os seus eventos agendados. Em Módulos Visíveis pode escolher quais dos módulos é que quer que apareçam a cada utilizador; os módulos Aplicações e Empresa aparecerão na barra lateral esquerda, enquanto que o módulo Pessoal aparecerá quando se clica na fotografia do utilizador, no canto superior direito. 14

15 Figura 11: Configurações - Geral - Módulo Pessoal Como última opção do separador Geral temos Repor a palavra chave do admin, a qual reinicia a sua palavra-passe para a que é apresentada por defeito (ver capítulo 3.1Acesso). Nota: Esta operação só pode ser efetuada por um administrador Servidores Aqui pode configurar os servidores principais, nomeadamente: Servidor de Intranet; Servidor de VoIP; Servidor de Chat; Servidor de UCoIP. 15

16 Figura 12: Configurações - Servidores Nota: Por norma, estes já vêm configurados por defeito Definições de layout Aqui pode definir todos os aspetos de layout do CAFE. 16

17 Figura 13: Configurações - Layout Layout da página inicial: Mostrar notícias na página principal; Mostrar logótipo na página principal. 17

18 Figura 14: Configurações - Layout - Página principal com logótipo e notícias Figura 15: Configurações - Layout - Página principal sem logótipo nem notícias Nota: Pode escolher um, ambos (figura 14) ou nenhum (figura 15) destes. Nas configurações da Barra UCoIP pode definir quais dos seguintes o utilizador irá visualizar: 18

19 Mostrar botão de chat; Mostrar botão de telefone; Mostrar botão de ; Mostrar botão de videoconferência; Mostrar foto dos utilizadores; Mostrar Telefone do CAFE. O administrador pode também definir se os utilizadores podem modificar as configurações da barra UCoIP e se esta barra irá aparecer organizada por grupos ou utilizadores. Figura 16: Configurações - Layout - Alterar configurações da barra UCoIP Nota: Se o administrador não permitir que os utilizadores alterem as configurações da barra UCoIP, a mesma será apresentada de acordo com a escolha do próprio administrador (por utilizadores ou grupos). 19

20 Figura 17: Configurações - Layout Nas restantes configurações de layout, o administrador pode permitir ou não que os utilizadores modifiquem as definições de layout e . Nota: Se estas checkboxes não forem selecionadas, os separadores correspondentes às suas configurações não aparecerão na área pessoal do utilizador, como mostra a imagem abaixo. 20

21 Figura 18: Configurações - Layout - Zona pessoal do utilizador sem separadores de ou layout Pode também escolher o nome para o grupo que contém os utilizadores todos assim como pode escolher o nome da aplicação e adicionar um texto e uma imagem em rodapé. No Modo de Visualização pode definir, por omissão, como os conteúdos vão ser apresentados na interface do CAFE, qual o tema, o logotipo e a imagem de fundo a 21

22 apresentar, e pode ainda alterar outros detalhes no cabeçalho, nos links e nos botões Aplicações Figura 19: Configurações - Aplicações Aqui pode configurar o iportaldoc; este permitir-lhe-á visualizar e partilhar documentos do iportaldoc. Para o configurar, deve introduzir o endereço do serviço web e as credenciais de um utilizador (preferencialmente, o nome de utilizador e palavra-passe de um administrador uma vez que este tem acesso a mais documentos do que um utilizador comum). 3.5 Notícias O administrador pode inserir notícias ou outra informação acerca da empresa. Estas serão visíveis na página de autenticação. Figura 20: Notícias Para adicionar uma notícia o procedimento é similar aos anteriores, o que significa que deve clicar no ícone mais. 22

23 Figura 21: Noticias - Inserir No formulário de inserção de notícias pode editar a data da notícia, digitar o seu título (ex.: a manchete) e, em Notícia, escrevê-la. Pode também definir para quem esta notícia estará visível, associar-lhe tags para que possa ser pesquisada e ainda escolher se a notícia aparecerá na página principal ou não. Quando terminar, clique no botão Inserir. 3.6 Perfis Neste separador pode atribuir e criar vários perfis de utilizadores. Figura 22: Perfis (por defeito) 23

24 Estes são os perfis por defeito: Administrator: O super utilizador, que tem a capacidade de configurar e editar todas as configurações disponíveis; User: O utilizador comum do CAFE, que pode publicar comentários e visualizar o seu perfil; Reader: Este perfil é passivo, uma vez que um leitor pode apenas visualizar o que é publicado no CAFE e não lhe é permitido qualquer tipo de interação. Nota: Pode alterar os nomes dos perfis por defeito escrevendo diretamente na caixa e clicando, de seguida, diretamente no botão lápis para guardar. Contudo, não pode eliminar nenhum deles. Para criar outro perfil. só precisa de clicar no ícone mais, nomeá-lo e guardá-lo. 3.7 Permissões Aqui é onde pode configurar e editar os seus perfis, o que significa que é onde pode atribuir permissões a cada perfil. Figura 23: Permissões (por defeito) - Lista parcial 24

25 Por defeito, temos três colunas com as permissões dos correspondentes três perfis que vêm de base. Se criarmos outro perfil, teremos uma nova coluna. A partir daí, podemos editar as suas permissões como bem entendermos. Nota: Pode editar todas as permissões dos perfis exceto as do administrador, e não pode eliminar nenhum dos perfis por defeito. 3.8 Votações Nesta opção, os utilizadores podem ver uma lista de todas as votações disponíveis assim como podem criar novas votações e definir se estas devem aparecer no menu lateral da página inicial do CAFE. Figura 24: Votações - Lista Para visualizar os resultados de uma votação, clique no link da pergunta e verá quem votou o quê. 25

26 Figura 25: Votações - Respostas Como de costume, para criar uma votação deve clicar no ícone mais. Figura 26: Votações - Inserir 26

27 Nesta página deve atribuir um Título à sua votação, ou seja, a pergunta que pretende fazer, e inserir as suas respetivas respostas, bem como definir para quem estará visível a votação. Pode também definir uma data de expiração (ex.: 1 dia, 1 semana, 1 mês, 1 ano, etc.) e, caso queira que esteja disponível, selecione a checkbox Ativa. Nota: Se quiser adicionar mais de que duas respostas possíveis, clique no botão + Adicionar resposta e uma nova entrada aparecerá para que a possa preencher. Quando terminar, clique no botão Criar. 3.9 Utilizadores Esta opção permite-lhe configurar utilizadores, independentemente do servidor do qual eles provêm. Figura 27: Users Aqui pode atribuir perfis a utilizadores ou até mesmo bloqueá-los. Selecionando as checkboxes referentes aos utilizadores que pretende configurar, e clicando nos botões de configuração, pode: Sincronizar utilizadores com o CAFE; Nota: Todos os utilizadores são automaticamente sincronizados aquando da 27

28 sua primeira autenticação, contudo leva algum tempo até que o CAFE faça o upload da informação dos utilizadores. De modo a acelerar este processo, é possível antecipar esta sincronização. Figura 28: Utilizadores - Sincronizar Selecione o perfil que pretende atribuir; Figura 29: Utilizadores - Perfis disponíveis Associe um ou mais utilizadores a um determinado perfil; Figura 30: Utilizadores - Associar Perfis Bloquear utilizadores para impedir o seu acesso ao CAFE; Figura 31: Utilizadores - Bloquear 28

29 Desbloquear utilizadores para restabelecer o seu acesso ao CAFE. Figura 32: Utilizadores - Desbloquear 3.10 Links Esta opção permite-lhe criar links e disponibilizá-los aos utilizadores na interface do CAFE. Figura 33: Links Para criar um link, deve clicar no ícone mais. Figura 34: Links - Inserir 29

30 Aqui deve inserir uma descrição para o link assim como o URL do mesmo, e selecionar os utilizadores aos quais pretende disponibilizar o link em questão (o qual aparecerá no lateral esquerdo da página principal do CAFE). 4 Avisos O CAFE também o avisa quando algo não está a funcionar devidamente. Por exemplo, apresenta um aviso amarelo, no topo da página, quando há um problema de ligação com o serviço de Mensagens Instantâneas. Figura 35: Aviso - Serviço de MI Caso haja um problema na rede, este aviso será apresentado a vermelho. Figura 36: Aviso - Rede 30