Administração de Telefones Móveis, Ramais e Links de internet

Transcrição

1 1. Setor: Telefonia 2. Abrangência: Grupo Cesari Página: 1 / 5 3. Tarefa: Administrar as contratações de planos telefônicos e de internet de linhas móveis e fixas do Grupo Cesari, funcionamento e disponibilização aos solicitantes. 4. Indicador: Controle de custos Telefonia, Controle de custos de ramais por setor. 5. Requisito: Não aplicável. 6. Descrição da Tarefa: Este documento normativo controlado deverá ser objeto de conhecimento, treinamento e reciclagem entre todos envolvidos direta ou indiretamente. Tais atividades serão sempre controladas e registradas em formulários próprios que deverão ser preenchidos de acordo com as instruções correspondentes. Para a execução das atividades, deverão ser consideradas e respeitadas as Normas de Segurança, de Medicina Ocupacional e de Controle de Meio Ambiente estabelecidas pela legislação em vigor. 6.1 Definições e Abreviaturas MAC: Número de identificação do aparelho permanente. IP: Número de endereço do protocolo na rede. 6.2 Administração de Contas de Telefonia e Links de Internet Negociação de valores e Avaliação de contratos; Cabe uma análise crítica ref. aos valores acordados no contrato junto as operadoras e fornecedores de Links, deve ser observado a minutagem, o tamanho da banda, a média de utilização por empresa e a necessidade para que se possa chegar a denominador comum: Valor. A responsabilidade das negociações de valores com as operadores e fornecedores de links de internet, é do setor telefonia com a aprovação da gestão do TI Controle de vencimentos de contratos e contas; Controle de vencimento de contratos é realizado eletronicamente, a partir do momento em que ele é incluído no sistema pelo setor de contratos. É recebido um robô pelo telefonia@ceslog.com.br, na qual o setor de telefonia deverá avaliar a continuidade ou não do serviço, em caso afirmativo, e providenciar a renovação, em caso negativo, providenciar o distrato do contrato. Controle das contas, são monitorados diariamente, através de planilha eletrônica. Deve ser observado os itens principais como os períodos que compreendem os fechamentos, a emissão e o vencimento da conta. Na planilha eletrônica são contempladas as informações principais, tais como localidade, empresa, fechamento, vencimento, CNPJ e os valores a serem pagos no mês, estas informações são colocadas manualmente pelo setor de telefonia (ver IT.COR.TEL.01.XX Controle de gastos Telecom) Renovações e cancelamentos de contratos As renovações de contratos são realizadas mediante necessidade da continuidade da prestação do serviço, que é avaliada pelo gestor do setor. Quando existe a necessidade da renovação de um determinado contrato, após a validação do gestor, é elaborado um aditivo, encaminhado ao setor jurídico para validação e após encaminhado ao fornecedor para que o mesmo seja assinado e devolvido com firma reconhecida. Após o recebimento deste Aditivo pela Telefonia, o mesmo é encaminhado ao jurídico para assinatura da diretoria e posterior devolução ao setor de contratos. Cancelamento de contrato é realizado quando o fornecedor está entregando o serviço aquém do

2 Página: 2 / 5 esperado, ou não existe mais a necessidade do serviço. É necessário observar o vencimento do contrato, para que o Distrato/Cancelamento, seja feito com 30/60 dias antecedentes a data do vencimento, para que não haja eventuais multas contratuais. O setor de telefonia é o responsável por administrar os prazos e providenciar os cancelamentos juntos aos fornecedores Disponibilização de ramais e telefones móveis; Para disponibilização de aparelho móveis devem ser seguidos os procedimentos conforme exposto abaixo: 1. O solicitante deve abrir um chamado ao setor de Telefonia; 2. O chamado será avaliado pela telefonia e TI; 3. Telefonia irá verificar a necessidade da aquisição de aparelhos, se for necessário irá solicitar a compra; 4. Após receber o equipamento, verificar se esta de acordo com o solicitado. 5. Testar funcionamento do aparelho. 6. Habilitar linha móvel para uso no aparelho. 7. Entregar o aparelho + linha + bateria + carregador junto com Termo de Responsabilidade de uso (F.COR.TEL.01.XX - ANEXO A) que o funcionário deve assinar no momento da entrega. O usuário é o responsável pelo uso, guarda e conservação do aparelho, de modo que qualquer dano que venha a ocorrer no aparelho entregue, será responsabilidade do usuário. Para disponibilização de Ramais devem ser seguidos os procedimentos, conforme exposto abaixo: 1. Usuário deverá abrir chamado para o setor de TI; 2. O TI irá verificar se existe ponto de rede e aparelho para ser configurado. Em caso negativo o TI irá solicitar a instalação do ponto de rede e a compra do aparelho. 3. Após a disponibilização do ponto de rede e do aparelho, o TI deverá encaminhar o chamado para o setor de telefonia, informado o MAC e IP do mesmo e solicitará a configuração do ramal. 4. Após a criação, o aparelho é instalado no local e seu funcionamento será checado com o usuário. 5. O usuário é informado que o aparelho está apto para uso; 6. São atualizados na Intranet os dados do usuário: , ramal, empresa Monitoramento de linhas; A identificação de mal funcionamento dos ramais e linhas móveis, é informada mediante abertura de chamados pelo usuário ou qualquer colaborador que relate a ocorrência. O setor de telefonia, irá providenciar o restabelecimento do ramal. Para resolução destes, segue-se o fluxo de atendimentos a chamados internos e externos (ver OUT.COR.TEL04.XX Atendimento a chamados internos e externos de telefonia) Descarte de aparelhos (Telefones móveis, baterias, fones de ouvidos, carregadores) O setor de telefonia providencia o ajuntamento de um lote para descarte, preenchendo a Declaração de Destinação Final (F.COR.TEL.02.XX - ANEXO B). Os equipamentos são descartados em fornecedores autorizados que possuem a coleta seletiva de lixo eletrônico, o Termo deve ser assinado pelo responsável pelo descarte e pelo Gestor do setor, escaneado e enviado para o setor de Meio Ambiente. Para definição de descarte de aparelhos, são levados em consideração os critérios ab aixo: 1. Funcionalidade do aparelho, não sendo mais possível o seu uso; 2. Validade do equipamento está obsoleto, ou seja, fora dos padrões de mercado; 3. Custo x benefício, não compensando o conserto do mesmo para uso.

3 Página: 3 / 5 7. Documentos Complementares: Não consta 8. Itens de Treinamento: O próprio procedimento. 9. Setores que possuem ligação direta com este Procedimento Operacional: TI, Call Center. 10. Controle de Registro Identificação Termo de responsabilidade de uso Declaração de Destinação Final 11. Histórico de Revisão: Recuperação Arquivamento Meio Forma Proteção Por colaborador Físico Pasta Telefonia Data Arquivo Eletrônico Data Revisão Histórico 24/10/ Emissão inicial do procedimento. Retenção Até o término de uso ou troca do aparelho Descarte Descarte Rede Meio Ambiente Indeterminado Indeterminado 12. Segurança do Trabalho / Meio Ambiente: Segurança do Trabalho: Rafaela Albuquerque Meio Ambiente: Suelen Lobo 13. Responsável Elaboração: Iara Fernandes 14. Responsável aprovação: Jânio Junior

4 Página: 4 / 5 ANEXO A F.COR.TEL.01.XX - Termo de responsabilidade de uso para aparelhos móveis.

5 Página: 5 / 5 ANEXO B F.COR.TEL.02.XX - Modelo de Declaração de destinação final para descarte de lixo eletrônico