PRIORIDADES EM SERVIÇOS E ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO. Professora Andréia Ribas rp_andreiaribas@hotmail.com

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1 PRIORIDADES EM SERVIÇOS E ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO Professora Andréia Ribas rp_andreiaribas@hotmail.com

2 Organização Processo de estabelecer relações entre as pessoas e os recursos disponíveis tendo em vista os objetivos que a empresa como um todo se propõe atingir.

3 FUNÇÕES E DEPARTAMENTALIZAÇÃO Uma função corresponde a um tipo de atividade laboral que pode ser identificada e se distingue de qualquer outra. A departamentalização é o processo que consiste em agrupar funções semelhantes (ou relacionadas) ou atividades principais em unidades de gestão.

4 FUNÇÕES E DEPARTAMENTALIZAÇÃO Várias razões levam as empresas a proceder à departamentalização das atividades ou funções: Volume de trabalho; Agrupamento de funções similares; Separação de funções para evitar conflitos de interesses; Necessidades de controle de funções não semelhantes.

5 A divisão do trabalho, O conteúdo da tarefa (na medida em que ele dela deriva), O sistema hierárquico, As modalidades de comando, As relações de poder, As questões de responsabilidades, etc.

6 Organização do Trabalho A organização do trabalho determina a atividade das pessoas... e cuida de pelo menos seis aspectos interdependentes, quais sejam: A repartição de tarefas no tempo (estrutura temporal, horários) e no espaço (arranjo físico); Os sistemas de comunicação, cooperação e interligação entre atividades, ações e operações;

7 Organização do Trabalho As formas de estabelecimento de rotinas e procedimentos de produção; A formulação e negociação de exigências e padrões de desempenho produtivo, aí incluídos os sistemas de supervisão e controle; Os mecanismos de recrutamento e seleção de pessoas para o trabalho; Os métodos de formação, capacitação e treinamento para o trabalho.

8 CONCEITOS: RESPONSABILIDADE AUTORIDADE DELEGAÇÃO

9 RESPONSABILIDADE Obrigação de se empenhar da melhor forma possível na realização das funções que a essa pessoa foram atribuídas.

10 AUTORIDADE Direito de decidir, de dirigir outros na execução das tarefas necessárias ao alcance dos objetivos.

11 DELEGAÇÃO Processo de atribuir a alguém a responsabilidade do exercício de uma atividade e a correspondente autoridade para o efeito.

12 Razões para que os gestores procedam à delegação de poderes: Maior rapidez na tomada de decisões; Permite o treino e desenvolvimento pessoal; Aumenta o nível de motivação; Conduz a melhores decisões e a trabalho melhor executado; Permite desempenhar tarefas e funções mais complexas.

13 Maior rapidez na tomada de decisões Pois evita que os gestores de determinado nível tenham que colocar o problema ao gestor (ou gestores) de nível superior e aguardem a decisão.

14 Permite o treino e desenvolvimento do pessoal Os gestores nunca aprenderiam a desempenhar determinadas funções se não lhes fosse dada a oportunidade de o fazerem na prática (a gestão, como a natação, não se aprende só com aulas teóricas, mas praticando).

15 Problemas no processo de delegação: Probabilidade de perda de controle se o feedback não for apropriado; Eventualidade de fracasso se o grau de responsabilidade e autoridade não for perfeitamente definido e entendido; Pode ser desastrosa se a pessoa em quem se delega não possui capacidade, aptidões nem experiência necessárias para a função ou tarefa; Problemática, se for atribuída responsabilidade mas insuficiente autoridade (direito de decidir) para desempenhar o cargo.

16 Regra básica a não esquecer A delegação faz-se sempre com uma finalidade. Assim, sempre que se delega, deve dar-se liberdade de atuação, isto é, deixar que a pessoa em quem se delega se esforce por desempenhar bem a função, e evitar excesso de paternalismo e onipresença em todos os momentos de dificuldade.

17 Princípios de organização: Unidade de comando; Paridade entre autoridade e responsabilidade; Cadeia de comando; Amplitude de controle.

18 Princípios de organização: Unidade de comando: De acordo com este princípio, cada subordinado reporta apenas a um superior. A unidade de comando permite uma melhor coordenação e entendimento do que se espera das pessoas e tende a evitar conflitos.

19 Princípios de organização: Paridade entre autoridade e responsabilidade: Significa que a responsabilidade exigida a um membro da organização não pode ser superior à que está implícita no grau de autoridade delegada.

20 Princípios de organização: Cadeia de comando: Significa que a autoridade deve passar do gestor de topo até ao último elemento da hierarquia através de uma linha clara e ininterrupta a cadeia de comando.

21 Princípios de organização: Amplitude de controle: mede o número máximo de subordinados que deve reportar a um gestor. Quanto maior for o número de subordinados supervisionados por um gestor, maior é a amplitude de controle. Podendo variar significativamente, há no entanto um número máximo de subordinados que, em cada circunstância, um gestor pode controlar.

22 A amplitude de controle depende de um conjunto de circunstâncias. Os fatores que mais afetam a amplitude de controle são os seguintes: Complexidade do trabalho: quanto mais complexo for o trabalho, mais reduzida deve ser a amplitude de controle. Similaridade de funções: a amplitude pode ser mais alargada se os empregados controlados pelo gestor executam trabalhos similares;

23 Contiguidade geográfica: quanto mais separados trabalharem menos subordinados poderão ser eficientemente controlados por um só gestor, portanto menor deve ser a amplitude do controle; Interdependência ou interligação de tarefas: quanto mais interdependentes e/ou inter-relacionadas forem as tarefas dos subordinados, maior é a necessidade de controle e, por conseguinte, menor é a amplitude;

24 Estabilidade ou instabilidade do ambiente: num ambiente instável, uma amplitude de controle revela-se mais eficiente; Competência, experiência e motivação dos empregados: a amplitude do controle necessária varia no sentido inverso do grau de competência, motivação e experiência dos subordinados.

25 A organização no trabalho não se faz apenas com procedimentos, uso correto de agenda e treinamento adequado, mas, acima de tudo, com o casamento perfeito entre o profissional e a função que ele ocupa. A respeito das prioridades e da organização do trabalho, julgue os próximos itens. ( ) A definição de prioridades e a especificação de metas em uma empresa diminuem o desperdício de tempo com atividades menores. ( ) Uma organização do trabalho embasada em atividades individualizadas e especializadas elimina a possibilidade de conflitos no trabalho. ( ) Dar a um subordinado a responsabilidade de execução de um trabalho e de decisões afins contribui para o acúmulo de atividades e sobrecarga no trabalho, principalmente porque gera possibilidade de retrabalho.

26 ( ) Se o grau de responsabilidade e autoridade não for perfeitamente definido e entendido, o processo de organização do trabalho poderá fracassar. ( ) Quanto maior for a complexidade das atividades a serem realizadas, maior será o número máximo de subordinados que deve reportar-se a um gestor. ( )Uma das melhorias ao se estabelecerem prioridades no trabalho reside na identificação antecipada da informação e dos recursos necessários para o desenvolvimento do projeto. ( ) Os empregados com metas mais claras, infraestrutura mais bem composta e esquema de trabalho definido podem usufruir de melhor qualidade de vida.

27 Quanto à organização no trabalho, às prioridades e às relações humanas, julgue os itens que se seguem. ( ) O estabelecimento de prioridades é uma das principais causas de desperdício de tempo no ambiente de trabalho. ( ) Fazer uma lista de tarefas organizadas pela ordem de importância é um procedimento que permite ao funcionário obter uma visão global do que precisa ser realizado e do grau de importância de cada uma das tarefas a serem cumpridas. ( ) Uma das causas da sobrecarga de trabalho está relacionada à ausência de estruturação das funções desempenhadas pelos trabalhadores.

28 ( ) No ambiente de trabalho, os conflitos resultantes da sobrecarga de tarefas atribuídas a alguns servidores não são solucionados por meio do planejamento e da organização do trabalho; esses procedimentos contribuem apenas para o aumento da produtividade. ( ) Definir objetivos, conceber estratégias, formular linhas de orientação, planejar tarefas e fixar alvos são instrumentos fundamentais para o estabelecimento de prioridades.