A implantação da Nota Fiscal Eletrônica NF-e e seus Benefícios à empresa e a sociedade.

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1 A implantação da Nota Fiscal Eletrônica NF-e e seus Benefícios à empresa e a sociedade. Cristiane Mamede Gislene Medrado Hapoliana Batista Lindemberg Ruiz Centro Universitário Candido Rondon Unirondon Cuiabá MT Brasil cristiane_mamede@hotmail.com gislene_medrado@hotmail.com hapoliana@hotmail.com lindemberg_ruiz@hotmail.com Resumo: A escrituração Contábil era realizada de maneira precária, com o passar do tempo as empresas foram se aperfeiçoando com a chegada da informatização. Hoje no século XXI foi implantado o mais novo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), para facilitar a vida dos contadores, fisco e empresários onde as informações são transmitidas em tempo real das operações comerciais. A pesquisa foi realizada através de artigos, revistas, e pesquisas eletrônicas. Os avanços tecnológicos nas áreas contábeis vêm sendo marcados pelo ritmo acelerado e pelas variedades de inovações tecnológicas que estão sendo introduzidas no mercado, com eletrônicos trouxe uma serie de benefícios, para o comprador, o vendedor e para as administrações tributárias. Palavra Chaves: Nota Fiscal eletrônica, Impactos Tecnológicos, Fisco, Implantação de DANFE, Secretária de Fazenda, SPED 1. Introdução A implantação da nota fiscal eletrônica NF-e, seus benefícios e os mpactos tecnológicos nas empresas, o objetivo deste trabalho é abordar os impactos da implantação da nota fiscal eletrônica (NF-e) nas empresas brasileiras. Além disso, o maior impacto na implantação desse novo sistema fora o preparo e a necessidade de qualificações técnicas das pessoas, seguidas pela redução e custo na impressão e aquisição de papel. Os avanços tecnológicos proporcionam aos usuários da contabilidade o que há de melhor. Está sendo desenvolvido de forma integrada pelas secretarias de fazendas dos estados e Receita Federal do Brasil o Projeto Nota Fiscal eletrônica (NF-e). Atualmente, as administrações Tributárias despendem grandes somas de recursos para captar, tratar, armazenar e disponibilizar informações sobre a missão de Notas Fiscais dos Contribuintes.

2 Este material de estudo esta dividido da seguinte forma: Na seção 2 temos o Referencial Teórico, 3 Estado da Arte, e na seção 4. O desenvolvimento. 2. Referencial Teórico 2.1. Legislação O princípio partiu da Emenda Constitucional nº 42, aprovada em19 de dezembro de 2003, que introduziu o Inciso XXII ao art. 37 da Constituição Federal, que determina às administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios a atuar de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais. Para atender o disposto Constitucional, foi realizado, em julho de 2004, em Salvador, o I ENAT - Encontro Nacional de Administradores Tributários, reunindo o Secretário da Receita Federal, os Secretários de Fazenda dos Estados e Distrito Federal, e o representante das Secretarias de Finanças dos municípios das Capitais. Foi discutida a criação de soluções integradas das três esferas de Governo para compartilhamento de cadastros e de informações fiscais. Em agosto de 2005, durante o II ENAT, foi assinado o Protocolo ENAT 03/2005, que definiu as bases de desenvolvimento e implantação da NF-e, sob a coordenação do ENCAT e da Receita Federal do Brasil (RFB). Assim, o projeto justifica-se pela necessidade de investimento público voltado para integração do processo de controle fiscal, possibilitando: Melhor intercambio e compartilhamento de informações entre os fiscos; Redução de custo e entraves burocráticos, facilitando o cumprimento das obrigações tributarias e o pagamento de imposto e contribuições; Fortalecimento do controle e da fiscalização; O projeto possibilitará os seguintes benefícios e vantagens às partes envolvidas: Aumenta na contabilidade da Nota Fiscal; Melhora no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos; Redução de custo no processo de controle notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em transito; Diminuição de sonegação e aumento da arrecadação; Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Receita Federal e demais Secretarias Fazenda Estaduais; Fortalecimento da integração entre os Fiscos facilitando a fiscalização realizada pelas Administrações Tributaria devido ao compartilhamento das informações da NF-e; Rapidez no acesso às informações;

3 Eliminação do papel; Aumento da produtividade da autoria através de eliminação dos passos para coleta dos arquivos; Possibilidade do cruzamento eletrônico de informações Descrição simplificada funcionamento De maneira simplificada, a empresa emissora da NF-e gerará um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial, o qual deverá ser assinado digitalmente, de maneira a garantir a integridade dos empresários e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico, que corresponderá à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), será então transmitido, pela Internet, para a Secretaria de Fazenda Estadual de jurisdição do contribuinte emitente, que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá uma Autorização de Uso, sem a qual não poderá haver o transito da mercadoria. Após o recebimento da NF-e, a Secretaria de Fazenda Estadual disponibilizará consulta, através Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados, que detenham a chave de acesso do documento eletrônico. Este mesmo arquivo da NF-e será ainda transmitido, pela Secretaria de Fazenda Estadual, para a Receita Federal, que será repositório nacional de todas as NF-e emitidas e, no caso de uma operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda Estadual de destino da operação e respectivamente, para a SUFRAMA, quando aplicável. Para acobertar o trânsito de mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulada DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum, em única via, que conterá impressos, e destaque, a chave de acesso e o código de barras linear tomando-se por referencia o padrão CODE- 128C, para facilitar e agilizar a consulta da NF-e na Internet e a respectiva confirmação de informação pelas unidades fiscais e contribuintes destinatários DANFE Documento Auxiliar Nota Fiscal Eletrônica O Danfe não é uma Nota fiscal, nem a substitui, serviço apenas como instrumento auxiliar para consultar da NF-e, pois contém a chave acesso da NF-e, que permite ao detentor desse documento confirmar a efetiva existência da NF-e, através dos sítios das Secretarias de Fazenda Estaduais autorizadas ou Receita Federal. Apesar disto, no primeiro momento de implantação do projeto, o contribuinte destinatário, não emissor de NF-e, poderá escriturar este documento, sendo que sua validade ficará vinculada à efetiva existência da NFe com autorização do uso no Banco de Dados das administrações tributárias envolvidas no processo Carta de Correção Eletrônica

4 È permitido sanar erros nos campos demográficos da NF-e, por meio de CC-e, observado o disposto no 1º-A do art. 7º, Convenio Sinief s/nº, de dezembro de Este procedimento ainda não esta disponível em virtude do leiaute ainda não esta definido. Após ter sido recebida pela Sefaz, uma NF-e não poderá sofrer alteração, podendo ser apenas objeto de cancelamento por pedido do emitente Cancelamento de NF-e Somente poderá ser cancelada uma NF-e que tenha sido previamente autorizado o seu uso pelo Fisco (protocolo de autorização d Uso) e que não tenha ainda ocorrido o fato gerado, ou seja, a saída da mercadoria do estabelecimento e durante um determinado tempo, estabelecido pela Legislação, após sua emissão e recepção pela SEFAZ. Atualmente o prazo para o cancelamento é de 2 (duas) horas após autorização de emissão dada pela SEFAZ Status de NF-e O emissor de NF-e terá a sua disposição, via tecnologia Web Service, o objetivo é certificar-se da situação de uma NF-e após o envio em formato XML, solicitando o status a SEFAZ responderá a consulta por intermédio do protocolo de transação, identificando a NF-e por sua chave de acesso e trazendo o histórico correspondendo momento de registro na base de dados. 3. Estado da Arte 3.1 Implantação da Nota Fiscal Eletrônica NF-e O processo implantação de NF-e, é composto basicamente de cinco fases e sua complexidade varia de acordo com o suporte e qualidade de notas fiscais emitidas por uma empresa. Pequenas empresas conseguem se preparar para emissão de NF em pouco tempo e com custo bastante reduzidos. Já no caso, médias e grandes empresas o processo pode levar vários meses e consumir grandes quantidade de recursos financeiros. Listamos aqui as principais etapas do processo de implantação de NF-e Definição da solução NF-e Pequenas empresas (que tenha baixo volume de emissão de notas fiscais) podem utilizar gratuitamente Software emissor disponibilizado pelas respectivas Secretarias de Fazenda. Os dados das notas fiscais podem ser digitados diretamente no site, tornando a operação de emissão de NF-e bastantes simples.

5 3.3. Mapeamento das Operações Fiscais O mapeamento das operações fiscais é uma das mais importantes no processo de implantação de NF-e. Nesta etapa, a área fiscal da empresa deve planilha todas as operações fiscais e suas respectivas tributações para que sejam validadas na fase de homologação Saneamento de Cadastro Para garantir estabilidade no processo de emissão eletrônica, deve-se levar em conta que os dados cadastrais do emitente, destinatário, local de retirada, de entrega e transportadoras estejam consistentes no sistema ERP conforme Layout do arquivo de emissão exigido pela Sefaz Aquisição do certificado digital Todos os arquivos referentes ao processo de NF-e devem ser assinados digitalmente para o processamento na Sefaz. Para que isto ocorra, emissor de NF-e deve possuir um certificado digital seja consultado quando à compatibilidade do certificado digital A1 ou A3 com o aplicativo e sistema operacional do equipamento. O credenciamento para emissão em ambiente de homologação da Sefaz origina-se antes de se iniciar o processo de emissão de NF-e, toda e qualquer empresa deve ser credenciada na UF de origem. 4. Desenvolvimento IMPACTOS DA NOTA FISCAL ELETRONICA NAS EMPRESAS BRASILEIRAS As empresas e as atividades contábeis sofreram muito com as exigências fiscais. Montanhas de papéis, guias, formulários, notas, carimbos, assinaturas, processos amarrados, idas e vindas a balcões de órgãos para solicitar e entregar documentos foram substituídos por um documento eletrônico, chamado NF-e, que elimina uma série de procedimentos; corta gastos com impressão de blocos de notas, transportes, armazenagem, digitação; agiliza trocas de informações; aumenta a confiabilidade dos dados; dispensa e guarda de documentos. Com a implantação da NF-e foram adotadas outras medidas que fizeram uma fusão de determinados órgãos, permitindo o compartilhamento instantâneo de informações sobre a movimentação de matérias-primas e mercadorias. Além disso, o fisco tem acesso em tempo real a dados contábeis das empresas, contribuindo, assim com a diminuição da sonegação fiscal. Para os profissionais da contabilidade houve impactos, pois a NF-e serve de suporte para o SPED Contábil e fiscal, facilitando e simplificando a Escrituração dos fatos contábeis, controlando eletronicamente o gerenciamento

6 de entradas e saídas de mercadorias nos postos fiscais, facilitando a localização das mesmas para fins de pagamento de impostos. Com a nota fiscal eletrônica boa parte desses cenários deixa de existir, pois ela elimina uma série desses procedimentos dispendiosos e com um custo maior, como por exemplo: não é necessário imprimir blocos de notas, nem imprimir várias vias, isto é, redução de custos na aquisição de papel; na armazenagem das notas já que só é impressa uma via por isso há uma economia de espaço e um menor uso de material para arquivamento; quanto a digitação ela reduz os erros de escriturações (provenientes dos erros de digitação) sendo necessária sua digitação uma única vez, pois será importada sua informações para os outros setores através do sistema contábil; é estabelecido um padrão, uniformização das obrigações acessórias que serão enviadas para os órgãos federais, simplificando as operações do processo de trabalho,economizando tempo da mão-de-obra utilizada. Segundo o site NF-e do Brasil, os empresários atestam benefícios na implantação da nota eletrônica com relação à redução de custos, pois, devido a sua praticidade facilita o armazenamento de notas, o papel utilizado na sua impressão e a melhora na logística empresarial. Consequentemente, muitas empresas passam aderir a nota mesmo sem serem obrigadas, ou seja, voluntariamente. Neste mesmo sítio na internet, um levantamento feito pela IOB mostrou que mais de 80% das empresas afetam mais benefícios de que dificuldades, isto é, o custo benefício da nota compensa as dificuldades inicias. As principais mudanças que ocorreram com a implantação da NF-e foi a obrigatoriedade na verificação da sua validade e sua respectiva assinatura digital. Essa verificação é obtida através da sua consulta no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica. 4.1 Vantagens e Desvantagens Com a chegada da NF-e houve uma redução significatica dos custos e aquisição de papéis nas empresas e nos orgãos públicos, um processo para ser analisado demorava vários dias, após a implantação do SPED o procedimento tornou-se rápido e eficaz. Em contrapartida as empresas tiveram que investir em equipamentos de informática para adaptação do sistema, o tempo de emissão da NF-e não é menor que o tempo gasto com a nota em papel e não há agilidade no processo de escrituração do DANFE.

7 Conclusão Neste artigo podemos compreender a importância dos impactos da tecnologia da NF-e nas empresas brasileiras, porém existiam muitos problemas no sistema de arrecadação e fiscalização tributária. Hoje em dia a secretaria da fazenda pode ter um maior controle na emissão de documentos fiscais, possililitando o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo fisco. Com os impactos e benefícios oferecidos pela a NF-e o maior benefíciario é a sociedade, podendo assim reduzir gradativamente a sonegação de impostos e aumentar a arrecadação, onde o governo poderá investir mais em serviços públicos que poderão benefíciar a população em geral. Referencias legislação,acessado em 20/05/2011 consultoriasolaris,apostila curso atualização no ICMS de Mato Grosso, Junho artigos.netsaber.com.br/.../artigo_sobre_nota_fiscal_eletronica:umatecnologiad ainformaçãocomoinstrumentodacontabilidade, acessado em 30/05/ iras,acessadoem 30/05/2011