Produção de documentos acessíveis com Microsoft Word. Gabinete para a Inclusão (GPI)

Transcrição

1 Produção de documentos acessíveis com Microsoft Word Gabinete para a Inclusão (GPI) 2013

2 Produção de documentos acessíveis com Microsoft Word Com este tutorial pretendemos orientá-lo na produção de documentos acessíveis com recurso ao Microsoft Word. As sugestões contidas neste tutorial podem ser aplicadas a qualquer tipo de documento, ex. testes, fichas de trabalho e materiais de estudo, quer sejam distribuídos em formato eletrónico ou impressos em papel, para que os mesmos sejam acessíveis a todos os estudantes independentemente da sua condição e da forma como acedem à informação, particularmente aqueles que apresentem deficiências da visão. Nota: Estas sugestões não se aplicam aos documentos que necessitem ser impressos em Braille. Nos exemplos deste tutorial foi utilizado o Microsoft Word 2010, mas os mesmos poderão ser aplicados em algumas versões anteriores do Microsoft Word, tendo em conta as alterações de botões e menus. Para que um documento Word seja mais acessível devemos ter em conta uma série de aspetos tais como: 1) Tipos e tamanhos de letra Recomendamos que utilize os tipos de letra por ex. Arial, Calibri, Verdana, ao utilizar estes tipos de letra, facilita a leitura por pessoas com baixa visão quer utilizem ou não programas de ampliação de caracteres. Sugerimos a utilização de tamanho 12 ou conforme indicação do estudante. 2) Cores e contrastes Tente sempre utilizar o melhor contraste entre a cor do texto e fundo, em algumas situações muito específicas é necessário utilizar texto em alto contraste. 3) Alinhamento do texto Utilize texto alinhado à esquerda, pois outros tipos de formatação, ex. justificado, podem dificultar a leitura, principalmente pelos espaços entre palavras. 4) Apresentação da página Na apresentação da página utilize apenas as funcionalidades de formatação do Microsoft Word, não utilize tabelas para formatar o documento, mesmo que estejam invisíveis, pois elas dificultam a leitura 2

3 por programas de leitura de ecrã (utilizados por pessoas com deficiências severas da visão) e podem induzir em erro. 5) Títulos/cabeçalhos Os títulos ou cabeçalhos são elementos importantes na estrutura de um documento pois para além de permitirem a inserção de índices automáticos etc., facilitam a navegação no documento, pois são reconhecidos pelos programas de leitura de ecrã. Defina os títulos e subtítulos nos seus documentos de nível 1 a 6, respeitando a hierarquia por ex. Título = nível 1, capítulo = nível 2, subcapítulos = nível 3 Utilize os botões ou menus do Microsoft Word para definir títulos. Nota: não utilize apenas formatação para definir títulos pois esta não é detetada pelos programas de leitura de ecrã. 3

4 Para marcar texto como título ou subtítulo, selecione o texto e pressione o botão correspondente, caso não pretenda utilizar a formatação pré-definida, clique com o botão direito do rato para a alterar. 6) Automatismos Não utilize ou desabilite os automatismos do Microsoft Word, tais como marcas e numeração, estes automatismos apesar de facilitarem a escrita ao utilizador, são um entrave à leitura por pessoas que utilizam programas de leitura de ecrã. 4

5 7) Tabelas Antes de cada tabela deve fazer referência à mesma bem como uma pequena descrição do conteúdo. As tabelas deverão ter estrutura regular, ou seja ter igual número de colunas e de linhas, de forma a permitir a leitura da esquerda para a direita e de cima para baixo. Quando não for possível colocar uma tabela regular a mesma deve ser desmontada de forma a permitir a leitura por um programa de leitura de ecrã. No caso de tabelas irregulares ou muito extensas deve-se fazer menção à sua existência e a impossibilidade de transcrição. Uma das formas que sugerimos para que os estudantes não fiquem privados da informação nelas contida, é que se faça uma descrição oral da tabela, e que no caso de ser necessário consultar dados isso seja feito por outrem. Nos casos em que a tabela ocupa mais do que uma página completa, deve-a mencionar novamente na próxima página, bem como repetir os títulos de cada coluna. 5

6 7) Texto em colunas e caixas de texto Não utilize texto em colunas, pois os programas de leitura de ecrã apenas conseguem ler a coluna da esquerda, o que muitas vezes faz com que o utilizador perca a informação das restantes colunas sem se aperceber disso. Relativamente às caixas de texto, quer para formatar a página quer para colocar conteúdo, não deverão ser utilizadas, pois todo o texto nelas contido não pode ser lido por programas de leitura de ecrã. 8) Gráficos e imagens Quando existem gráficos, estes deverão ser descritos, a descrição deverá ser colocada antes do gráfico, após o gráfico deve colocar na mesma a legenda. Quando existem imagens deverá indicar a sua existência antes da imagem, e colocar uma breve descrição da mesma e preencher o campo texto alternativo no menu formatar imagem. Para qualquer esclarecimento ou dúvida, não deixe de contactar o GPI. 6