Art. 1º Ficam estabelecidas as seguintes instruções a serem observadas no processo de utilização do Sistema de Protocolo Único - SPU:
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- Benedicto Gusmão Molinari
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1 INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 04 de 9 de outubro de D.O.E. 21/11/2007 FIXA INSTRUÇÕES RELATIVAS À TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS E A UTILIZAÇÃO DO SISTEMA DE PROTOCOLO ÚNICO SPU NOS ÓRGÃOS E ENTIDADES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DIRETA E INDIRETA. A SECRETÁRIA DO PLANEJAMENTO E GESTÃO no exercício das atribuições que lhe foram conferidas pelo Art. 82, da Lei nº , de 7 de fevereiro de 2007, e considerando, ainda, o Art. 8º, da mesma Lei, notadamente o disposto no 2º, DETERMINA: Art. 1º Ficam estabelecidas as seguintes instruções a serem observadas no processo de utilização do Sistema de Protocolo Único - SPU: Título 750 Sistemas Corporativos Capítulo 751 Sistema de Protocolo Único SPU Assunto 001 Tramitação de Processos 1. Objetivo Orientar os Órgãos e Entidades da Administração Pública, Direta e Indireta, sobre os procedimentos de cadastramento e tramitação dos processos no Sistema de Protocolo Único SPU. 2. Abrangência Órgãos e Entidades da Administração Pública Direta e Indireta. 3. Fundamentação Legal Art. 37, caput da Constituição da República Federativa do Brasil. 4. Diretrizes 4.1. É obrigatória a abertura de processo para todo documento e solicitação que gere algum tipo de parecer/análise. Caso o documento faça referência a um processo já existente não deverá ser gerada um novo processo, devendo referido documento ser anexado ao processo já existente Todo processo deve ser cadastrado e tramitado no SPU, sendo proibida a utilização do formulário Guia de Tramitação (GT) O processo receberá numeração única, de acordo com as etiquetas pré-impressas emitidas pelo SPU. Este número é o identificador do processo Os documentos que integram o processo serão numerados em ordem cronológica de emissão e acondicionados em capa padrão, conforme Anexo I desta Instrução Normativa. Na contagem dos documentos a capa será considerada, porém não numerada O estoque de capas, com modelos diferentes do estabelecido no Anexo I, deverá ser utilizado
2 até o final Cabe à unidade de Protocolo de cada órgão/entidade o registro dos dados do processo no SPU, quando da sua entrada ou saída O registro no SPU, referente à tramitação interna dos processos, é de responsabilidade das sub-unidades por onde o processo circula Durante a tramitação do processo, o seu recebimento e a sua saída devem ser registrados no SPU com despacho orientador. A conclusão deverá ser registrada de forma clara e objetiva Os pareceres, informações e despachos sobre os processos serão emitidos mediante utilização do modelo Folha de Informação e Despacho, constante do Anexo II desta Instrução Normativa Não deverá constar despacho em corpo de documentos do processo, nem em folha de despacho anterior As folhas de despacho serão numeradas e incluídas no final do processo, juntamente com a documentação pertinente Os processos originados no Poder Judiciário, os de aposentadoria oriundos do Tribunal de Contas do Estado (TCE) e da Secretaria da Educação (Seduc), e os referentes a processos administrativos disciplinares da Procuradoria Geral do Estado (PGE) não terão suas capas modificadas. 5. Procedimentos Protocolo 5.1. Receber a documentação apresentada e preencher os seguintes campos da capa do processo: a) Número do Processo: colar etiqueta pré-impressa na capa e no documento que originou o processo, registrando as informações complementares de data e hora da abertura do processo; b) Interessado: registrar o nome do órgão ou da pessoa física ou jurídica que originou o processo. Caso exista mais de um interessado registrar o nome do primeiro e, em seguida, a expressão E OUTROS ; c) Assunto: registrar o assunto principal, de forma clara e objetiva Preencher no campo Tramitação do Processo, as seguintes informações: a) Origem: preencher com o nome ou sigla do órgão/entidade que originou o processo; b) Data: preencher com dia, mês e ano em que está sendo efetivada a tramitação, no formato dd/mm/aa;. c) Destino: preencher com o nome ou sigla do órgão/entidade a qual se destina o processo; d) Responsável pelo Trâmite: registrar, de forma legível, o nome do servidor responsável pela tramitação Cadastrar os dados do processo e de sua tramitação no sistema SPU, conforme orientações a seguir: a) Selecionar no Menu das Funções Disponíveis a opção C - Cadastramento Integral ;
3 b) Preencher os dados do processo solicitados na tela Cadastramento Integral : Número: campo reservado para digitar o número da etiqueta pré-impressa; Espécie: código da espécie do documento conforme a tabela Espécie. Refere-se ao documento que originou o processo; Origem: refere-se ao local (órgão/entidade) de onde está sendo originado o documento, e não a cidade. Consultar a tabela Origem para o correto preenchimento; Documento: número e ano do documento que originou o processo. Ex.: Ofício nº 1423/2007; Cidade: código da cidade de origem do documento. Interrogar no campo e verificar a tabela Município para o correto preenchimento deste campo; Estado: sigla do Estado referente à cidade de origem do documento; Assunto: código do assunto referente ao documento, conforme a tabela Assuntos. Observar que quando o código de assunto tiver início com a letra "A" maiúscula, não existe palavra-chave. Todo código iniciado com letra "P" exige a colocação de pelo menos uma palavra-chave; Palavras-chaves: referentes ao assunto, conforme a tabela Palavra-Chave ; INTERESSADO 1 Tipo: identificação do interessado do conteúdo do documento, conforme tabela Tipo de Interessados ; Nome: o nome do interessado deve ser preenchido integralmente, se possível, sem abreviações. Quando necessário, abreviar os nomes intermediários. No caso de órgãos/entidades utilizar a sigla. Os nomes de firmas, entidades, escolas etc, devem ser escritos integralmente até onde o espaço correspondente no sistema permitir. Abreviar apenas CIA, Ltda., S/A, S/C; CGC/CPF/CGF, Rua, Número, Complemento, Bairro, Cidade, UF, CEP, Fone, Matrícula e Órgão (caso este seja servidor público): devem ser preenchidos quando as informações estiverem disponíveis no documento que originou o processo; Qtd Int1: quantidade de interessados no documento. Quando for um só interessado, deixar este campo em branco. Caso contrário, registrar a quantidade de interessados no documento; INTERESSADO 2 Tipo: identificação do interessado, conforme a tabela Tipo de Interessado ; Nome: o nome do interessado, deve ser preenchido integralmente, se possível, sem abreviações. Quando necessário, abreviar os nomes intermediários. No caso de órgãos/entidades utilizar a sigla. Os nomes de firmas, entidades, escolas etc, devem ser escritos integralmente até onde o espaço correspondente no sistema permitir. Abreviar apenas CIA, Ltda., S/A, S/C; CGC/CPF/CGF e Fone: devem ser preenchidos quando as informações estiverem disponíveis no documento que originou o processo; Qtd Int 2: qunatidade de interessados no documento. Quando for um só interessado,
4 deixar este campo em branco. Caso contrário, registrar a quantidade de interessados no documento; PRIMEIRO ANDAMENTO De: código do local que está cadastrando/enviando o processo, conforme tabela Unidades Administrativas (Obrigatório); Para: código do local para onde será enviado o documento, conforme a tabela Unidades Administrativas (Obrigatório); Motivo: código do motivo da tramitação. No caso de cadastramento, digite o código 01 conforme a tabela Motivo de Tramitação (Obrigatório). Assunto/Complemento: resumo sobre o assunto do documento. Ajuda a identificar o processo. Preencher com dados relevantes que ainda não tenham sido informados (Obrigatório); c) Teclar F2 para incluir o cadastramento e a tramitação Carimbar, numerar e rubricar os documentos recebidos e anexá-los à capa do respectivo processo Encaminhar o processo físico para o destino. Órgão/Entidade/Unidade Interna Recebedora 5.6. Receber o processo físico e registrá-lo no SPU, conforme a seguir: a) Selecionar no Menu das Funções Disponíveis a opção A Atualização de Andamentos (TRAMITAÇÃO), digitar 2 Via Terminal na janela de opção e teclar ENTER ; b) Digitar a opção R Recebimento dos protocolos e teclar ENTER para ter acesso à tela de Confirmação de Recebimento ; c) Preencher o campo Para com o código da unidade recebedora e o campo Dia com a data de encaminhamento do processo pela unidade anterior e, em seguida, teclar ENTER para ter acesso aos processos a receber na data indicada; d) Selecionar o processo a ser recebido, mediante a digitação da letra X no campo Opc e teclar F Analisar o processo e emitir parecer, utilizando a Folha de Informação e Despacho ; 5.8. Carimbar e numerar a Folha de Informação e Despacho e demais documentos pertinentes e anexá-los ao final do processo Tramitar o processo, interna ou externamente, da seguinte forma: a) Selecionar no Menu das Funções Disponíveis a opção A Atualização de Andamentos (TRAMITAÇÃO), digitar 2 Via Terminal na janela de opção e teclar ENTER ; b) Digitar a opção T Tramitação via terminal e teclar ENTER para ter acesso à tela de Atualização de Andamento Via Terminal ; c) Preencher o campo De com o código da unidade de origem e o campo Para com o código
5 da unidade de destino; d) Preencher o campo Protocolo com o número do processo e o campo Mot com o código do motivo da tramitação. Em seguida teclar F2 ; e) Digitar o texto relativo aos despachos intermediários ou conclusivos, de maneira clara e concisa, mas que possibilite o entendimento da análise/parecer e teclar F2 para concluir a atualização. Obs: Para alternar entre as telas de recebimento e tramitação, teclar F Preencher, no campo Tramitação do Processo da capa do processo, as seguintes informações: a) Origem: preencher com o nome ou sigla do órgão/entidade que está encaminhando o processo; b) Data: preencher com dia, mês e ano em que está sendo efetivada a tramitação, no formato dd/mm/aa;. c) Destino: preencher com o nome ou sigla do órgão/entidade a qual se destina o processo; d) Responsável pelo Trâmite: registrar, de forma legível, o nome do servidor responsável pela tramitação Encaminhar o processo físico para o órgão destinatário Encerrar o processo, quando for o caso, conforme orientações a seguir: a) Selecionar no Menu das Funções Disponíveis a opção A Atualização de Andamentos (TRAMITAÇÃO), digitar 2 Via Terminal na janela de opção e teclar ENTER ; b) Digitar a opção T Tramitação via terminal e teclar ENTER para ter acesso à tela de Atualização de Andamento Via Terminal ; c) Preencher os campos De e Para com o código da unidade que está arquivando o processo; d) Preencher o campo Protocolo com o número do processo e o campo Mot com o código 04 Arquivamento. Em seguida teclar F2 ; e) Digitar o texto relativo ao despacho conclusivo, de maneira clara e concisa e teclar F2 para concluir a atualização; f) Receber o processo na forma descrita no subitem 5.6. Art. 2º Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação. SECRETARIA DO PLANEJAMENTO E GESTÃO DO ESTADO DO CEARÁ. em Fortaleza, 9 de outubro de 2007 Silvana Parente SECRETÁRIA DO PLANEJAMENTO E GESTÃO
6 Anexo I a que se refere a Instrução Normativa Nº 04/07, de 9 de outubro de 2007.
7 Anexo II a que se refere a Instrução Normativa Nº 04/07, de 9 de outubro de 2007 FOLHA DE INFORMAÇÃO E DESPACHO Nº Processo: Interessado: Assunto: De Para Data do despacho (informações no rodapé) endereço do órgão/entidade CEP Cidade Ce fone, fax e Site do órgão/entidade
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