Dicas para melhor utilizar o PowerPoint

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1 Dicas para melhor utilizar o PowerPoint 01. Ao abrir um arquivo do PowerPoint, inicie a apresentação imediatamente Se você salvar seu arquivo do PowerPoint usando a opção de salvamento padrão (extensão.ppt no PowerPoint 2003 e anteriores, extensão.pptx na versão 2007 em diante), o programa sempre o abrirá na forma editável. Você pode fazer com que o PowerPoint inicie a apresentação assim que o arquivo for aberto. Para isso, proceda da seguinte forma: - no PowerPoint 2003, vá ao menu Arquivo, escolha Salvar como e, no campo Salvar como tipo: da janela que surgir, escolha a opção Apresentação do PowerPoint. Note que o arquivo ficará com a extensão.pps; - no PowerPoint 2007, clique no botão Office (no topo superior esquerdo da tela), escolha a opção Salvar como e, por fim, o item Apresentação de slides do PowerPoint. O arquivo ficará com a extensão.ppsx. Agora, faça o teste. Feche o PowerPoint e clique no arquivo criado. Note que ele abrirá imediatamente no modo de exibição de slides. Para finalizar a apresentação, clique na tecla ESC. 02. Retorne rapidamente ao início da apresentação Suponha que você tem uma apresentação com 30 slides e, lá pelo vigésimo, descobre que precisa, por algum motivo, começar a apresentação novamente. Para voltar ao início (primeiro slide), simplesmente pressione, por dois segundos, os botões esquerdo e direito do mouse simultaneamente. 03. Oculte a apresentação sem sair do PowerPoint Durante a apresentação de slides, você pode deixar a tela do PowerPoint totalmente preta ou totalmente branca. Esse recurso é útil para, por exemplo, fazer os expectadores prestarem atenção em algo diferente da apresentação. Para tal faça o seguinte: - pressione a tecla E do teclado, para deixar a tela toda preta;

2 - pressione a tecla C do teclado, para deixar a tela toda branca; - Para retornar à apresentação de onde parou, pressione qualquer tecla. 04. Use o slide em formato retrato Suponha que você necessite gerar um pôster para um evento. Você pode usar o PowerPoint para isso. Ao contrário do que muitos pensam o PowerPoint é capaz de produzir slides com a orientação retrato: - No PowerPoint 2003, vá em Arquivo / Configurar página. Na janela que surgir, escolha a orientação Retrato no campo Slides; - No PowerPoint 2007, clique no item de menu Design e no canto esquerdo escola a orientação desejada. 05. Insira imagens corretamente para evitar que o arquivo seja corrompido Muita gente costuma inserir imagens no PowerPoint usando o recurso "copiar e colar". A princípio, isso pode não trazer nenhum problema, mas se sua apresentação tem muitos slides com figuras inseridas dessa forma, pode ser que alguma deixe de ser exibida durante a apresentação ou, no pior dos casos, o arquivo pode ficar corrompido por completo. Para diminuir a chance desse problema ocorrer, insira as imagens da maneira correta: - No PowerPoint 2003, vá em Inserir / Imagem / Do arquivo. Na janela que surgir, vá ao diretório onde a figura está armazenada e selecione-a; - No PowerPoint 2007, vá ao menu Inserir e clique no botão Imagem. Na tela que surgir, vá à pasta onde a figura esta armazenada e selecione-a.

3 Se você constatar que uma imagem que você quer inserir está no formato Bitmap (.bmp), considere converter esse arquivo para um formato mais leve, como JPEG (.jpg). Dessa forma, o tamanho do arquivo do PowerPoint não ficará muito grande. 06. Crie álbuns de fotografia rapidamente O PowerPoint permite a criação de álbuns de fotografia de maneira descomplicada e em poucos minutos. Para isso: - No PowerPoint 2003, vá em Inserir / Imagem / Novo Álbum de fotografias. Na janela que abrir, clique no botão Arquivo/disco para localizar a pasta que contém as fotos. Note que você pode selecionar todas as imagens do diretório. Quando esse processo for concluído, você pode excluir ou alterar a ordem das fotografias na opção Fotografias no álbum. No campo Layout do álbum, você pode escolher se quer ver uma ou mais fotos por slide; - No PowerPoint 2007, vá ao menu Inserir, clique em Álbum de Fotografias e, por fim, em Novo Álbum de Fotografias. Clique no botão Arquivo/disco para localizar a pasta que contém as fotos. Note que você pode selecionar todas as imagens de uma só vez. Feita a seleção, você pode excluir ou alterar a ordem das fotografias na opção Fotografias no álbum. No campo Layout do álbum, você pode escolher se quer uma ou mais fotos por slide. Note que também há um botão que permitir exibir slides abaixo da fotografia e outro que faz com que as imagens fiquem todas em preto e branco. 07. Cuidado com a escolha das fontes Você criou uma apresentação muito bonita, mas ao abrir em outro computador, percebeu que uma das fontes que escolheu não é a mesma. Isso ocorre porque essa fonte não está instalada no computador em questão. Para evitar problemas desse tipo, utilize apenas fontes que você sabe serem comuns, como Arial, Verdana, Times New Roman e Tahoma.

4 08. Mude a posição dos slides rapidamente Precisa mudar a posição de algum slide? É fácil: - No PowerPoint 2003, vá em Exibir e escolha Classificação de Slides (ou clique no botão Modo de Classificação de Slides). Na tela que surgir, basta arrastar com o mouse o slide para posição desejada; - No PowerPoint 2007, clique no botão Classificação de Slides do menu Exibição. Agora, basta arrastar com o mouse qualquer slide para a posição que quiser. 09. Não insira muito texto Numa apresentação, não é conveniente exibir slides com muito texto. A melhor opção é inserir apenas tópicos que dão destaque ao que você quer abordar. No entanto, se a inserção de textos longos realmente for necessária, divida-o em vários slides, já que mantê-lo em um slide só exigirá um tamanho de fonte pequeno, coisa que pode atrapalhar a leitura de quem está longe da tela. 10. Mova itens nos slides com precisão Se você inseriu uma figura ou um objeto qualquer em um slide, pode necessitar posicioná-lo de maneira precisa. Uma das formas para isso é selecionar o item e movimentá-lo usando as teclas de seta do teclado. Todavia, essas teclas fazem com que o objeto dê pequenos "pulos" para se movimentar. Para fazer com que o item se mova de forma contínua, sem os pequenos pulos, selecione-o e utilize as teclas de seta mantendo o botão Ctrl do teclado pressionado. No PowerPoint 2003, essa mesma instrução vale para redimensionar o tamanho dos itens do slide. 11. Insira caracteres e símbolos especiais Precisa inserir caracteres ou símbolos especiais, como euro, sinal de desigualdade, copyright, entre outros? É fácil: - Na versão 2003 insira uma caixa de texto e, então, vá em Inserir/Símbolo e escolha o caractere que quiser inserir;

5 - No PowerPoint 2007, insira uma caixa de texto ou crie uma e no menu Inserir clique no botão Símbolo. Em seguida, basta selecionar o caractere desejado e clicar em Inserir. Note que essa opção somente é acessível durante a manipulação de textos. 12. Salve seus slides como imagem Vimos que o PowerPoint pode ser usado para criar um pôster ou cartaz. Nesse caso, pode ser conveniente salvar o arquivo em um formato de imagem. Para tal faça o seguinte: - No PowerPoint 2003, vá em Arquivo / Salvar como e, no campo Salvar como tipo:, escolha um dos formatos de imagem disponíveis: gif, jpeg, png, tiff ou bmp; - Na versão 2007 do software, clique no botão Office, vá em Salvar Como e selecione Outros Formatos. Depois, escolha um dos tipos de imagem disponíveis (são os mesmos da versão 2003). Note que se a apresentação tiver mais de um slide, o programa poderá perguntar se você quer salvar todos os slides como imagem ou somente o atual. 13. Use grades para posicionar melhor os itens no slide Se os slides de sua apresentação forem muito detalhados, talvez o uso de grades lhe ajude a posicionar melhor todos os itens. Para ativar essa opção, clique com o botão direito do mouse sob o slide atual e escolha a opção Grades e Guias. Na janela que surgir, escolha o espaçamento desejado e clique no botão Exibir grade na tela. Para desativar esse item, basta executar o procedimento contrário. 14. "Escreva" no slide durante a apresentação Se você quiser destacar uma palavra, uma frase ou qualquer outro item do slide durante a apresentação, basta clicar com o botão direito do mouse no slide e escolher Opções de ponteiro. Nesse menu, escolha uma caneta ou o marca-texto. Agora, você poderá "rabiscar" o slide e fazer os destaques que quiser. Note que,

6 quando você finalizar ou mudar de slide, o programa perguntará se você quer salvar esses "rabiscos". Essa dica vale para ambas as versões do PowerPoint tratadas aqui. 15. Mova slides de uma apresentação para outra Você está trabalhando em uma apresentação e se lembra de alguns slides de outro arquivo que seriam úteis. Deve ser difícil copiar de um arquivo para o outro, não? Na verdade, esse procedimento é muito simples. Em primeiro lugar, abra ambas as apresentações e: - No PowerPoint 2003, vá em Exibir e escolha Classificação de slides. Faça isso nas duas apresentações. Em seguida, vá ao menu Janela e clique em Organizar todas. Ambas as apresentações serão exibidas ao mesmo tempo, lado a lado. Agora, basta arrastar os slides que quiser de uma para a outra; - Na versão 2007, vá em Exibição e clique no botão Classificação de Slides. faça esse procedimento nos dois arquivos. Depois, ainda em Exibição, vá à área Janela e clique em Organizar todas. Note que o PowerPoint exibirá ambos os arquivos ao mesmo tempo, um ao lado do outro. Agora, basta arrastar os slides desejados de uma apresentação para a outra. 16. Inserir sons e animações 16.1 Inserir som em uma apresentação Para inserir um som (midi, wave ou mp3) numa apresentação PowerPoint proceda assim: - Abra uma apresentação em branco. - Na barra de menus clique em inserir. - Aponte o cursor sobre filmes e sons. - Clique sobre som de arquivo. - Abre-se uma caixa de diálogo com o título inserir som. - Nela selecione o arquivo de som que quer incorporar na apresentação. - Clique em OK.

7 - Aparece o ícone de um alto-falante e abre-se uma nova caixa de diálogo onde lhe é feita a pergunta se deseja que o som seja reproduzido automaticamente durante a apresentação ou apenas quando fizer clique sobre o ícone. - Responda Sim ou Não conforme preferir. - Grave a apresentação no formato.pps Inserir uma animação em uma apresentação Para inserir uma animação (gif, avi ou mpeg) numa apresentação proceda assim: - Abra uma apresentação em branco. - Na barra de menus clique em inserir. - Aponte o cursor sobre filmes e sons. - Clique sobre filme a partir de arquivo. - Abre-se uma caixa de diálogo com o título inserir filme. - Nela selecione o arquivo de animação que quer incorporar na apresentação. - Clique em OK. - A animação (filme) pode ser ou não aberta automaticamente. Na caixa de diálogo onde lhe é feita a pergunta se deseja que a animação seja reproduzida automaticamente durante a apresentação ou apenas quando fizer clique sobre ela. Responda SIM ou Não conforme preferir. - Grave a apresentação no formato PPS. 17. Outra forma de inserir som em um arquivo PPS Após a apresentação estar pronta, com animação, intervalo entre slides e tudo o mais formatado, deixa-se o primeiro slide selecionado e clica-se em Apresentação/Transição de slides (Barra de Ferramentas); Na lista de comandos, à direita, clica-se em Som/Outro som. Localiza-se a música que deve ser inserida.

8 (Atenção: nessa forma, o programa só aceita música no formato wav, que é muito grande, o que tornará o pps bem pesado. Deverá ser escolhida, de preferência, música com tamanho menor, ou previamente reduzida, utilizando-se outros recursos para tal); Em seguida é só clicar na Apresentação de Slides (Atenção: não é no Aplicar a Todos os Slides, senão a música para e recomece em cada slide). Imediatamente a apresentação com som é iniciada. Salvar a apresentação como um arquivo pps. 18. Teclas de atalho para trabalhar com Apresentações CTRL+O. Criar uma nova apresentação; CTRL+M. Inserir um novo diapositivo; CTRL+D. Fazer uma cópia do diapositivo selecionado; CTRL+A. Abrir uma apresentação; CTRL+W. Fechar uma apresentação CTRL+P. Imprimir uma apresentação; CTRL+G. Guardar uma apresentação; F5. Executar uma apresentação; ALT+F4. Sair do PowerPoint; CTRL+L. Localizar texto, formatação e itens especiais; CTRL+U. Substituir texto, formatação específica e itens especiais; CTRL+K. Inserir um hiperlink; F7. Verificar a ortografia; ESC. Cancelar uma ação; CTRL+Z. Anular uma ação; F4. Refazer ou repetir uma ação;

9 F6. Mudar para o painel seguinte (no sentido dos ponteiros do relógio); SHIFT+F6. Mudar para o painel anterior (no sentido contrário ao dos ponteiros do relógio). 19. Inserir texto Para colocar um texto numa apresentação PowerPoint clique sobre inserir e depois sobre caixa de texto. O cursor mudará para uma seta fina apontando para baixo. No local onde pretende colocar o texto clique com o botão esquerdo do mouse. Aparecerá a caixa onde poderá escrever o seu texto. 20. Como salvar um arquivo sonoro inserido numa apresentação PPS Bastará fazer a gravação (o salvamento) da apresentação PPS como Página Web. A apresentação (PPS) deverá ser aberta no PowerPoint e passará, então, a ter a extensão htm ou html. Será criada, automaticamente, uma pasta com o nome da apresentação PPS contendo todos os arquivos que compõem o PPS. Nela, além de outros arquivos aparecerá um com o nome Sound xxx, que será a música pretendida. Poderá, então, guardá-la com outro nome mais adequado Mais resumido: como salvar um arquivo sonoro inserido numa apresentação PPS Abra o arquivo PPS no PowerPoint: Arquivo/Open. Com o PPS aberto dentro do PowerPoint, clique em Arquivo/Salvar como HTML. Ao fazer o salvamento na forma descrita (ou seja, como HTML) será criada, automaticamente, uma pasta com o nome do PPS. Dentro dessa pasta estarão todos os componentes do PPS, incluindo arquivos de sons e imagens. Salve os elementos desejados. Em versões mais antigas, como a 97, a opção de salvamento com a extensão htm não está disponível.

10 20.2 Gif transparente no PowerPoint Abrir o PowerPoint. Clicar em Apresentação em branco/ok. Escolher o quadrado vazio /OK. Inserir / Figura/ do Arquivo. Escolher a Figura e clicar em Inserir. Clicar com o botão direito na figura e escolher "Mostrar barra de ferramentas da figura". Na Barra de Ferramentas da Figura, escolher o ícone que corresponde a "Definir cor transparente". O cursor se transforma numa setinha com uma espécie de canetinha. Levar o cursor até a figura e clicar na cor que deseja retirar. Clicar fora da figura e retirar a seleção. Clicar e Arquivo / Salvar como/ Salvar como gif. Inserir num normalmente. 21. Assistente de auto conteúdo Selecione Assistente de Auto Conteúdo e clique em OK. Após responder às perguntas do Assistente de Auto Conteúdo será iniciada a criação de uma apresentação. Clique em Avançar. Siga as recomendações. 22. Como usar o slide mestre O Slide mestre controla certas características de texto, a cor de plano de fundo e determinados efeitos especiais, como o sombreamento e o estilo de marcador. Cada modelo de design é fornecido com seu próprio slide mestre. Os elementos do slide mestre controlam a composição do modelo. Quando você aplica uma estrutura a uma apresentação, o PowerPoint atualiza automaticamente os estilos no slide mestre.

11 Quando o usuário desejar aplicar uma cor ou efeito no Plano de Fundo dos slides que já foram formatados com um modelo de design, deverá selecionar a opção Ocultar elementos gráficos de plano de fundo do mestre, a fim de que estes não comprometam o Fundo escolhido. O acesso ao Slide Mestre no PowerPoint é feito através do Menu Exibir utilizando a opção Slide Mestre. 23. Tema: efeitos animados Um dos maiores trunfos do PowerPoint são as ferramentas que permitem aplicar animação aos slides, ou aos objetos existentes nos slides. Um trabalho apresentado com recursos animados é mais interessante e atrativo. Se o computador for conectado a uma TV ou DataShow a apresentação, não perderá a movimentação dos efeitos aplicados. 24. Esquemas de animação Um Esquema de Animação adiciona efeitos visuais predefinidos ao texto de slides, variando do discreto ao atraente, cada esquema em geral inclui um efeito para o título do slide e um efeito aplicado a marcadores ou parágrafos de um slide. Use um desses esquemas para simplificar o design das animações, predefinindo os itens em todos os slides selecionados. Para aplicar um esquema de animação, clique no Menu Animações e escolha um esquema de animação. Você verá, então, um painel de tarefas específico: Os efeitos são classificados no Painel em categorias. Cada categoria é identificada pela própria intensidade de seus efeitos: Sutis, Moderados ou Empolgantes, o que facilita para o usuário a escolha de um esquema conforme a impressão que quer passar. Para aplicar um esquema a ser aplicado no slide atual, clique no nome do esquema desejado no Painel.

12 Assim que clicar, verá a execução do efeito no próprio painel de exibição Normal do slide. Mas fique atento se a caixa Autovisualização, na parte inferior do painel, está selecionada. Para aplicar um determinado esquema a todos os slides da apresentação, clique no botão Aplicar a todos os slides. Cada modelo de esquema pode surtir um efeito diferente na apresentação. Alguns aplicam efeitos somente aos objetos existentes nos slides, enquanto outros também animam a transição entre um slide e outro na apresentação. 25. Efeitos de transição Uma transição é um efeito de um conjunto de efeitos de exibição de transição disponíveis em alguns aplicativos do Microsoft Office, inclusive no PowerPoint. As transições especificam como a exibição muda à medida que o usuário se desloca de um item para outro. É um efeito de animação que é executado quando você muda de um slide para outro na apresentação. Para acionar esse recurso, clique no Menu Apresentações e escolha Transição de slides. Você verá um painel de tarefas na parte direita da tela: 26. Adicionar a mesma transição em todos os slides de uma apresentação Na lista do Painel de Tarefas Transição de slides, clique no efeito de transição desejado. Você verá a execução dele no slide automaticamente (se a caixa de Autovisualização estiver ativa). Clique em Aplicar a todos os slides. Adicionar transições diferentes entre slides Repita o processo a seguir para cada slide ao qual você deseja adicionar uma transição diferente. Na guia Slides, no modo de exibição normal, selecione os slides aos quais você deseja adicionar uma transição.

13 No menu Apresentações, clique em Transição de slides. Na lista, clique no efeito de transição desejado. 27. Cabeçalho e Rodapé Adicionando Cabeçalhos e Rodapés aos Slides Para adicionar, clique no Menu Exibir, clique em Cabeçalho e Rodapé. Na caixa de diálogo Cabeçalho e Rodapé, clique na guia Slide e selecione as opções. Data e Hora: Adiciona a data e a hora ao rodapé do slide. Atualizar automaticamente: Exibe e atualiza a data e a hora atuais no rodapé do slide. Clique no formato de data e hora desejado na lista Atualizar automaticamente. Esta opção só estará disponível se a caixa de seleção Data e hora estiver selecionada. Determinada(s): Exibe a data e a hora no rodapé do slide. Digite a data e a hora desejadas na caixa Determinada(s) para que a informação fique fixa. Número do Slide: Adiciona o número do slide ao rodapé. Rodapé: Adiciona à parte inferior do slide o texto digitado na caixa Rodapé. Não mostrar no slide de título: Exibe as informações de rodapé em todos os slides, menos no slide de título. Aplicar a todos: Aplica as configurações determinadas nessa guia a todos os slides da apresentação. Aplicar: Aplica somente ao slide selecionado. Adicionar Cabeçalhos e Rodapés a anotações, folhetos e a tópicos impressos Clique na guia Anotações e folhetos e selecione as opções desejadas. 28. Dicas Rápidas Abra o Power Point / Selecione apresentação em branco para criar nova apresentação ou selecione uma apresentação existente.

14 Escolha um AutoLayout / Clique em Ok. Inserir novo slide: Ctrl + M ou Menu Inserir / Novo slide Inserir texto no slide Menu Inserir / Caixa de texto ou Na barra de Desenho clicar em Caixa de texto Inserir cor no slide Menu Formatar / segundo plano / aplicar (para aplicar somente em um slide) ou Menu Formatar / segundo plano / aplicar a tudo (aplica em todos os slides de uma só vez) Para mudar a posição de um slide Menu Exibir / classificação de slide Clique no slide em que deseja mudar de posição e arraste para o local desejado. Transição de slides Menu apresentações / transição de slide/ escolha o efeito, a velocidade, tipo de avanço e som e clique em aplicar. 29. Personalizar a animação Clique com o botão direito em cima do slide 1. Clique em Personalizar animação ou Apresentações / Personalizar animação 2. Marcar os objetos a serem animados 3. Na guia Efeitos selecione os efeitos de animação e som 4. Na guia Ordem e Andamento, selecione a ordem em que cada objeto irá aparecer na apresentação 5. Selecione também a forma em que iniciará esta apresentação, se será automaticamente ou ao clicar do mouse. 6. Você poderá visualizar os efeitos antes de aplicar.

15 7. Após conferir, clique em OK. ou 1. Clique em Efeitos de animação na Barra de Ferramentas (desenho de uma estrela amarela) ou Menu Apresentações / Predefinir animação 2. Selecione um objeto ou texto de cada vez e aplique um efeito (Ex: efeito carro, efeito deslocamento, efeito piscar uma vez, efeito texto a laser...). 30. Excluir um slide: Selecione o slide Clique no menu Editar Clique em Excluir slide 31. Inserir botões de ação: Às vezes devemos inserir botões de ação para facilitar a movimentação dos usuários pelos slides de uma apresentação. Para inserir botões de ação faça o seguinte: Clique na opção Apresentações Botões de Ação. Clique sobre o botão desejado e arraste o ponteiro do mouse até o local desejado e, em seguida, solte-o. Leve o ponteiro do mouse para a área do slide e defina o tamanho do botão. Observe que o botão de ação aparecerá na tela, bem como a caixa de diálogo Configurar Ação. Clique no botão Hiperlink para e escolha a opção desejada. Você pode definir um link para um site da Internet, para isso escolha a opção URL. Se você desejar ativar um programa a partir da sua apresentação escolha a opção Outro arquivo... Para testar se o hiperlink criado está funcionando, clique na opção Exibir Apresentação de slides. Ao aparecer o slide com o botão de ação, clique sobre ele e observe o resultado da ação.

16 Obs: O ponteiro do mouse quando está posicionado sobre o botão de ação aparece no formato de uma mão. A mão significa que existe um link. Para reeditar um hiperlink dos botões de ação clique com o botão direito do mouse sobre o botão já inserido. Clique na opção Hiperlink e, em seguida, na opção Editar Hiperlink. Para retirar um hiperlink, escolha a opção Remover Hiperlink. Profª Élida Tavares