PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO

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1 Página 1 de OBJETIVO Estabelecer as diretrizes básicas pertinentes a Guarda de Documentos de Terceiros. 2. APLICAÇÃO Este procedimento aplica-se aos processos da guarda de documentos de terceiros, gerenciados pela empresa. 3. DEFINIÇÕES Arquivamento: Arquivar é o processo de guardar a informação em seu endereço adequado (previamente estabelecido). Descarte: Eliminação física de documentos desprovidos de valor administrativo ou histórico, por meio de fragmentação. Empréstimo: Empréstimo de documentos, cujo uso é de interesse específico e de necessidade comprovável para um determinado usuário ou gerência, ficando sob a sua guarda por um período indeterminado. Indexação: Processo que compreende a análise do conteúdo e a definição dos termos que traduzem os assuntos do documento de modo a permitir sua rápida recuperação. Método de arquivamento: O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Descreve a ordem e a forma em que os documentos deverão ser ordenados. Ex.: ordem alfabética, numérica, cronológica, por matrícula, por grupo etc. Suportes de arquivamento: Material de consumo adequado para comportar documentos específicos, analisando as condições físicas que apresentam e facilidade de manuseio dos arquivos/documentos. Temporalidade: Descreve o prazo de guarda que o documento permanecerá em cada fase de arquivamento. Transferência: È o ato de transferir documentos da fase corrente à custódia e responsabilidade do arquivo geral.

2 Página 2 de DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES 4.1 Recolhimento dos Documentos Motorista Conferente de Documentos a) Receber a solicitação do cliente para a realização do recolhimento dos documentos; b) Agendar com o cliente data para a realização do recolhimento; c) Informar ao cliente a necessidade do mesmo relacionar os documentos a serem retirados, seja através do FOR-OPR Guia Documental ou qualquer outro documento definido pelo cliente; d) Repassar ao motorista a programação; e) Realizar o recolhimento propriamente dito; f) Gerenciar os riscos dos transportes e responsabilizar-se pelos mesmos; g) Receber a documentação juntamente com o FOR-OPR Guia Documental em 2 vias, ou documento definido pelo cliente, quando necessário; h) Conferir os documentos transferidos estão de acordo com o FOR-OPR Guia Documental ou documento definido pelo cliente, quando não há relação recebida do cliente; i) Caso os documentos relacionados no FOR-OPR Guia Documental ou documento/registro definido pelo cliente, estejam em descordo com os transferidos, o responsável deverá informar ao cliente as anomalias e quando for o caso, realizar as devidas correções no FOR-OPR- 048 Controle de Entrada de Documentos; j) Assinar o FOR-OPR Guia Documental ou documento definido pelo cliente, quando necessário; k) Devolver ao cliente 01 via do FOR-OPR Guia Documental ou documento definido pelo cliente assinada, quando necessário; l) Arquivar 01 via do FOR-OPR Guia Documental ou documento definido pelo cliente por ordem cronológica, quando necessário; m) Reservar em local identificado como ENTRADA DE NOVOS DOCUMENTOS ; n) Encaminhar os documentos para organização ou guarda documental, dependendo do caso.

3 Página 3 de 10 Notas: Existem casos que os clientes poderão autorizar a retirada dos documentos sem relação prévia. Nestes casos, a PRÓ-MEMÓRIA, fará a relação dos documentos no momento da entrada destes em suas dependências, através do FOR-OPR- 048 Controle de Entrada de Documentos, ficando o cliente ciente da situação e acatando as informações a serem repassadas. Existem casos que a Pró-Memória é a elaboração da relação de documentos retirados, não havendo necessidade de conferência na entrada. Neste caso, o documento deverá ser mantido em sacos lacrados para garantir a rastreabilidade, enquanto o recolhimento não se realiza. Existem casos que a documentação é cadastrada no software gestor de arquivo dentro das instalações do cliente, não havendo necessidade de conferência na entrada. Neste caso, o documento deverá ser mantido em sacos lacrados para garantir a rastreabilidade, enquanto o recolhimento não se realiza. 4.2 Organização Documental (Serviço opcional) Digitador a) Receber a documentação a ser organizada dos diversos clientes; b) Organizar os documentos de acordo com o método de arquivamento específico para cada documento, cliente ou requisito contratual; c) Gerenciar e responsabilizar-se pelos riscos da organização; d) Acondicionar os documentos em suportes específicos, quando necessário ou requisito contratual; e) Identificar as caixas-arquivo com a numeração correspondente; f) Reservar em local identificado como DOCUMENTOS PARA DIGITAÇÃO ; g) Indexar os documentos no FOR-OPR Inventário de Caixas ou documento definido pelo cliente, ou cadastrar os documentos no software gestor do arquivo; h) Enviar para local de armazenagem.

4 Página 4 de Guarda dos Documentos Auxiliar de Serviços Gerais a) Acondicionar os documentos em caixas-arquivo no formato (360x245x135mm), e subseqüente em caixa tipo contêiner mediando 48 x 35 x 25cm, quando necessário e possível; b) Identificar as caixas-arquivo individualmente com a numeração correspondente; c) Armazenar os documentos no respectivo espaço físico (estante, prateleira) definitivo; d) Gerenciar e responsabilizar-se pelos riscos do armazenamento. Notas: A definição da especificação, gramatura e tamanho das caixas-arquivo será responsabilidade do cliente. Na eventualidade das caixas-arquivo não suportarem a documentação, esta poderá ser acondicionada diretamente em caixas de armazenamento, observando-se a arrumação mais econômica. 4.4 Descarte dos Documentos (Serviço opcional) Digitador a) Agendar com o cliente data para a realização da seleção dos documentos; b) Realizar a seleção propriamente dita; c) Relacionar os documentos que serão descartados no FOR-OPR Guia Documental em 02 vias ou documento definido pelo cliente.

5 Página 5 de 10 d) Encaminhar o FOR-OPR Guia Documental ou documento definido pelo cliente, ao cliente documentação para ciência e aprovação. e) Receber o FOR-OPR Guia Documental ou documento definido pelo cliente assinada, autorizando o descarte. f) Caso o responsável reprove algum documento relacionado, deverá manter arquivada a documentação no acervo em seu local de origem. g) Encaminhar os documentos a serem descartados para o local designado para armazenamento, caso haja, ou reservando em local identificado como DOCUMENTOS A SEREM DESCARTADOS ; h) Acompanhar o carregamento dos documentos para descarte. i) Gerenciar e responsabilizar-se pelos riscos do descarte. 4.5 Empréstimo de Documentos Motorista/Motoboy a) Receber a solicitação através de diferentes canais de informação (fax, , software gestor do arquivo); b) Informar ao cliente a necessidade do mesmo relacionar as pessoas autorizadas em solicitar documentos, assim como, atualizar a relação sempre que necessário. c) A relação deverá ter as seguintes informações: Nome do usuário autorizado/credenciado; Nome do setor pelo qual o usuário está lotado; d) Caberá a PRÓ-MEMÓRIA a verificação quanto aos usuários autorizados/credenciados. e) Quanto houver solicitações de usuários não autorizados/credenciados, caberá a PRÓ-MEMÓRIA informar ao cliente a necessidade de atualizar os autorizados/credenciados a solicitar documentos. f) Caberá ainda a PRÓ-MEMÓRIA informar ao usuário solicitante que o mesmo não possui autorização/credenciamento. A PRÓ-MEMÓRIA deverá ainda informar a este usuário não autorizado/credenciado que o mesmo deverá requerer que um usuário autorizado/credenciado realize a solicitação dos documentos necessários ou solicitar credenciamento/autorização ao setor competente.

6 Página 6 de 10 g) Pesquisar o(s) documento(s) solicitado(s) no FOR-OPR Inventário de Caixas ou no software gestor de arquivo, dependendo da situação; h) Verificar se o(s) documento(s) solicitado(s) foi(ram) arquivado(s). No caso de arquivado e não localizado caracteriza-se serviço não conforme e deve ser tratado conforme POP-SGQ-003 Tratamento de Serviço Não-Conforme; i) Caso seja(m) localizado(s) o(s) documento(s) solicitado(s) elaborar o FOR-OPR Ficha de Empréstimo de Documentos ou gerar o empréstimo no software gestor de arquivo, dependendo do caso; j) Arquivar a Guia Fora no local onde foi retirado o documento para empréstimo; k) Imprimir a ficha de empréstimo ou documento/registro definido pelo cliente em 02 vias; l) Reservar os documentos em local definido como SAIDA DE DOCUMENTOS PARA EMPRÉSTIMO ; m) Registrar a saída dos documentos no FOR-OPR Controle Diário de Expedição; n) Enviar ao requerente o(s) documento(s) solicitado(s), juntamente com 02 vias da ficha de empréstimo ou documento/registro definido pelo cliente; o) Receber 01 via do FOR-OPR Ficha de Empréstimo de Documentos ou gerar o empréstimo no software gestor de arquivo, assinada pelo cliente; p) Registrar os empréstimos no FOR-OPR Controle de Prazo de Atendimento; q) Enviar mensalmente para o cliente, o FOR-OPR-047 Pesquisa de Atendimento para coleta de dados referente a pesquisa de satisfação; r) Gerenciar e responsabilizar-se pelos riscos dos empréstimos. s) Receber e arquivar cronologicamente uma via da ficha de empréstimo; t) Receber a pesquisa de atendimento e enviar a área qualidade mensalmente. Notas: Caso não seja(m) localizado(s) o(s) documento(s) solicitado(s) é comunicado imediatamente ao requerente, justificando o motivo da não recuperação do(s) mesmo(s). Possíveis Justificativas: - Documento NÃO existente no acervo, ou; - Documento emprestado anteriormente. Existem solicitações onde não há necessidade de empréstimo do documento original e o atendimento é realizado via fax, digitalização/envio do documento via ou repasse das informações desejadas ao requerente, via telefone ou pessoalmente. A PRÓ-MEMÓRIA, ao disponibilizar os documentos, deverá conferir se o material está de acordo com o registro de empréstimo. Caberá ao usuário autorizado/credenciado, ao receber o documento solicitado, apor data e hora do recebimento do documento. Esse registro servirá de testemunho quanto ao atendimento dentro do prazo pré-estabelecido.

7 Página 7 de 10 Os documentos serão emprestados sempre que possível no seu suporte de acondicionamento original. Nos casos em que estes suportes estiverem dilacerados, rasgados, rompidos, fragmentados entre outros, a PRÓ-MEMÓRIA fará quando possível pequenos reparos para que seu manuseio não desenvolva outras ações de degradação do documento, além da higienização do suporte. 4.6 Devolução de Documentos a) Receber do cliente o(s) documento(s) emprestado(s); b) Reservar em local identificado como DOCUMENTOS DEVOLVIDOS ; c) Dar baixa do empréstimo no software gestor do arquivo, quando for o caso, ou no controle individual por cliente, para aqueles documentos não cadastrados no software gestor do arquivo; d) Retirar a Guia Fora do respectivo local de armazenagem do documento devolvido; e) Anotar na Guia Fora os dados quanto a devolução; f) Rearquivar o documento devolvido no seu respectivo local de armazenagem. Nota: Caberá ao responsável, no ato da devolução, a conferência do material emprestado. Caso a documentação devolvida esteja incompleta, o responsável deverá fazer uma observação no Guia Fora e manter como material emprestado até a efetiva devolução. 4.7 Devolução Definitiva de Documentos aos Clientes (Serviço opcional) Motorista

8 Página 8 de 10 a) Receber a solicitação do cliente para realizar a devolução dos documentos; b) Agendar com o cliente data para a realização da devolução; c) Repassar ao motorista a programação; d) Preencher o FOR-OPR Guia Documental; e) Enviar a documentação juntamente com o FOR-OPR Guia Documental em 2 vias, ou documento definido pelo cliente; f) Receber do cliente 01 via do FOR-OPR Guia Documental ou documento definido pelo cliente assinada; g) Arquivar 01 via do FOR-OPR Guia Documental ou documento definido pelo cliente; 4.8 Elaboração do Relatório Mensal de Atividades a) Mensurar mensalmente os dados e repassar as informações para o Relatório Mensal de Atividades. b) Encaminhar via o Relatório Mensal de Atividades para a gerência da empresa. c) Efetuar ajustes no Relatório Mensal de Atividades, quando necessário. 5. INSPEÇÃO Essa atividade é orientada pelo POP-OPR-007 Inspeção de Serviços e Produtos.

9 Página 9 de REGISTROS REGISTRO ARMAZENAMENTO PROTEÇÃO RECUPERAÇÃO RETENÇÃO DISPOSIÇÃO Na pasta do mês correspondente ao Físico: após a Ficha de Empréstimo de Documentos FOR-OPR-014 empréstimo no arquivo da unidade atividade. devolução do documento emprestado Eletrônico: Software Gestor de Arquivo Eletrônico: Última Atualização Substituir Físico: Na pasta do Físico: Inventário de Caixas FOR-OPR-017 Cliente no arquivo da unidade responsável Eletrônico: Rede ou Software Gestor de Arquivo Eletrônico: Última Atualização Substituir Guia Documental FOR-OPR-010 Na pasta do Cliente no arquivo da unidade atividade Relatório Mensal de Atividades (Eletrônico) Na pasta Relatórios no arquivo da unidade atividade Manter o registro físico em pasta Inspeção de Documentos FOR-OPR-018 Na pasta do Cliente no arquivo da unidade atividade Manter o registro físico em pasta , fax (referente a solicitações) Na pasta do Cliente no arquivo da unidade atividade Pesquisa de Atendimento FOR-OPR-047 Na pasta do mês correspondente ao empréstimo no arquivo da unidade atividade. Mensal na área operacional 03 meses na Área da Qualidade

10 Página 10 de 10 REGISTRO ARMAZENAMENTO PROTEÇÃO RECUPERAÇÃO RETENÇÃO DISPOSIÇÃO Na pasta do mês Guia Fora correspondente ao empréstimo no arquivo da unidade Manter na caixa Durante 06 meses após a devolução do documento. atividade. Na pasta do mês Controle Diário de Expedição FOR-OPR-046 correspondente ao empréstimo no arquivo da unidade Durante 03 meses após a devolução do documento. atividade. Controle de Prazo de Atendimento FOR-OPR-049 Eletrônico: Rede Eletrônico: Última Atualização Substituir 7. DESCRIÇÃO DA ÚLTIMA REVISÃO Item Descrição da Alteração / Revisão 4 Alteração da descrição das atividades, com detalhamento para melhor compreensão de todos os envolvidos. 6 Inclusão de novos registros na tabela e alteração de prazos de retenção. 8. APROVAÇÃO Jacqueline D. Inácio APROVADO POR: