Tutorial para inclusão de unidade de ensino

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1 Tutorial para inclusão de unidade de ensino Conteúdo 1 Cadastro de Unidade de Ensino Guia Unidade de Ensino Dados do Boletim Cobranças Cantina Cadastro de Cursos Guia Curso Guia Legislação Guia Histórico Cadastro de Séries Guia Dados da Serie Guia Grade Curricular Guia Avaliações Nota Conceito Boletim Financeiro Fim do Período Acesso de colaborador à NOVA UNIDADE Ultramax Sistemas 1

2 1 Cadastro de Unidade de Ensino Toda vez que uma nova unidade da instituição for criada é necessário cadastrar além da unidade: os cursos, as turmas e as séries. Dessa lista o primeiro item a ser executado é a criação da unidade, para isso, siga os passos a seguir: a) Acessar a área Administrativa; b) Selecionar a opção do menu TABELAS; c) Selecionar o ícone UNIDADES DE ENSINO, ; d) Clicar o botão ; e) Aparecem 4 guias, que serão descritas a abaixo: Guia Unidade de Ensino Nessa guia é feita a caracterização da instituição, ou seja, são adicionados os dados que identificam a UNIDADE, veja abaixo a descrição de cada item apresentado na guia: Ultramax Sistemas 2

3 CÓDIGO (obrigatório): nesse campo, colocam-se APENAS números, seguindo um padrão determinado pela instituição para identificação das unidades. ATENÇÃO: não podem existir duas unidades com a mesma identificação; DESCRIÇÃO (obrigatório): texto que irá aparecer toda vez que a unidade deve ser selecionada pelos usuários; NOME FANTASIA (obrigatório): nome comercial da instituição, forma como ela é conhecida pelo público; RAZÃO SOCIAL (obrigatório): é o nome devidamente registrado na junta comercial, informação utilizada na emissão de documentos da instituição; CNPJ (obrigatório): Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, nesse campo digite apenas números; TELEFONE: número do telefone principal da unidade que está sendo cadastrada; CEP: digite o CEP da Unidade que está sendo cadastrada (coloque apenas números), e clique em BUSCAR ENDEREÇO, e os campos LOGRADOURO, BAIRRO, CIDADE e ESTADO serão preenchidos automaticamente; LOGRADOURO (obrigatório): rua da Unidade que está sendo cadastrada se localizada (preenchido automaticamente); NÚMERO (obrigatório): deve ser digitado; COMPLEMENTO: informações adicionais sobre a localização da unidade; BAIRRO: bairro onde a Unidade que está sendo cadastrada se localizada (preenchido automaticamente); CIDADE (obrigatório): cidade onde a Unidade que está sendo cadastrada se localiza (preenchido automaticamente); ESTADO (obrigatório): estado onde a Unidade que está sendo cadastrada se localiza (preenchido automaticamente); UNIDADE INATIVA: essa opção deve ser selecionada APENAS se a unidade não estiver funcionando. Ultramax Sistemas 3

4 1.2 Dados do Boletim Nessa guia, no campo Nome da unidade no boletim (1) digite o nome como deve aparecer no cabeçalho de impressão do boletim. 1.3 Cobranças Na guia Cobranças são colocadas informações IMPORTANTES para a emissão do boleto, como pode verificar na imagem a seguir: OBSERVAÇÃO: Embora, seja possível incluir essas informações, mesmo que algum campo não tenha sido preenchido, é NECESSÁRIO incluir todas elas, pois são informações de cobrança, inclusive para pagamentos em ATRASO. QUALQUER INFORMAÇÃO OMITIDA PODE INTERFERIR DIRETAMENTE NO VALOR DE COBRANÇA. 1.4 Cantina Se a Instituição fez a opção de uso do nosso Sistema de Automação da Cantina (UltraPDV), essa guia deve ser utilizada, caso contrário não será necessário. Ultramax Sistemas 4

5 Na tela apresentada no campo Senha para integração dos sistemas (1), deve ser criada uma senha SEGURA, pois é essa senha que irá habilitar a integração dos Sistemas Gestão Escolar e Cantina. Na opção Exigir digitação de senha por parte do consumidor (2), se ela for selecionada, todas às vezes que o consumidor (aluno ou colaborador), fizer uma compra para ser cobrado pelo sistema, ele deve digitar a sua senha como forma de autorização para desconto em folha de pagamento (colaborador) ou por emissão de boleto (aluno). Após a inclusão de todas as informações clicar no botão, para salvar as informações. OBSERVAÇÃO: Somente após digitar TODAS as informações de TODAS as guias clicar no botão INCLUIR; Se a qualquer momento que clicar no botão INCLUIR aparecer a mensagem CORRIJA AS MENSAGENS E TENTE NOVAMENTE, verifique nas guias UNIDADE DE ENSINO e DADOS DO BOLETIM se os campos * OBRIGATÓRIOS, foram preenchidos. Ultramax Sistemas 5

6 2 Cadastro de Cursos O cadastro de Novos Cursos, quando realizado, o curso cadastrado será para todas as unidades, ou seja, o cadastro de cursos não é para unidade, mas para Instituição como um todo. Para cadastrar esse novo curso siga os passos descritos a seguir: a) Acessar a área Administrativa; b) Selecionar a opção do menu TABELAS; c) Selecionar o ícone CURSOS, ; d) Clicar o botão ; e) Aparecem 3 guias, as quais serão descritas a abaixo: Guia Curso Nessa guia é feita a caracterização do curso, veja abaixo a descrição dos itens: CÓDIGO (obrigatório): esse campo é cadastrado, seguindo um padrão determinado pela instituição para identificação dos cursos. ATENÇÃO: não podem existir dois cursos com o mesmo código; NOME (obrigatório): Nome comercial do curso; ÁREA DE ENSINO (obrigatório): selecione na caixa de listagem a área de conhecimento do curso; NÍVEL (obrigatório): selecione na caixa de listagem o nível escolar do curso; NR. MÁXIMO DE TRANCAMENTOS: número máximo de vezes que o aluno pode trancar a matrícula e reiniciar o curso; Ultramax Sistemas 6

7 STATUS (obrigatório): tem duas opções ATIVO: quando o curso está aberto e INATIVO: quando o curso não acontecendo; PERIDIOCIDADE DA AVALIAÇÃO (obrigatório): indica o período de inclusão de médias, para o curso; OPÇÃO PARA CURSAR AS DISCIPLINAS: indica se o curso pode ser feito por matérias individuais ou se todas as matérias devem ser cursadas ao mesmo tempo (pela grade) CURSO ANTERIOR: quando houver pré-requisito para esse curso, indicar qual é nesse item; CURSO POSTERIOR: no caso de existir a opção de rematrícula indicar qual curso vem na sequência; RESPONSÁVEL: responsável na escola pelo curso; COORDENADOR: coordenador do curso (o coordenador e o responsável podem ser a mesma pessoa); TIPO DE CONTRATO COM ALUNO (obrigatório): informa se a matricula desse curso é para o curso inteiro independente de sua duração, ou se o contrato será anual. TÍTULO PROFISSIONAL: qual a titulação que o aluno receberá ao término do curso; OBSERVAÇÕES: se houver informações adicionais sobre o curso essas podem ser colocadas nesse campo Guia Legislação Nessa guia são inseridas informações legais referentes aos dados de registro do curso na DE. Nenhum dos dados dessa guia são obrigatórios, são apenas de caráter informativo. Ultramax Sistemas 7

8 2.3 - Guia Histórico Nessa guia são colocadas informações sobre o conteúdo do curso, essa informação também tem caráter apenas informativo. Após a inclusão de todas as informações clicar no botão, para salvar as informações. OBSERVAÇÃO: Se a qualquer momento que clicar no botão INCLUIR aparecer a mensagem CORRIJA AS MENSAGENS E TENTE NOVAMENTE, verifique se todos os campos * OBRIGATÓRIOS da guia CURSO, foram preenchidos. Ultramax Sistemas 8

9 3 Cadastro de Séries O cadastro de SÉRIES é feito por UNIDADE, ou seja, o cadastro de série quando feito para uma unidade não é válido para Instituição como um todo, mas apenas para a unidade selecionada (1), como mostra a imagem a seguir. Para cadastrar esse novo curso siga os passos descritos a seguir: a) Acessar a área Administrativa; b) Selecionar a UNIDADE (1) em que a serie deve ser criada; c) Selecionar o PERÍODO LETIVO (2); d) Selecionar a opção do menu TABELAS (3); e) Selecionar o ícone SÉRIES, ; f) Clicar o botão ; g) Aparecem sete guias, as quais serão descritas a abaixo: Guia Dados da Serie CURSO (obrigatório): Selecione na lista o curso para o qual a série está sendo cadastrada; NOME (obrigatório): Nomeação da série que irá aparecer para os usuários (professores, alunos e colaboradores), por exemplo: 1 o A Ultramax Sistemas 9

10 MÉDIA PARA APROVAÇÃO (obrigatório): nesse campo deve ser informada a média mínima de aprovação para nessa serie. Independente da Instituição, avaliar por nota ou por conceito, esse item deve ser informado com um valor numérico. VERIFICAÇÃO FINAL PELO TOTAL DE PONTOS: essa opção se SELECIONADA leva em conta para aprovação o total de pontos (e não pela média final arredondada), se NÃO selecionada considera para aprovação a média final arredondada. Existe diferença porque em algumas situações o total de pontos não atinge o total necessário para ser aprovado no período, mas como a média é arredondada ele pode ficar com média final azul. Se essa opção estiver marcada e acontecer essa situação, o sistema irá deixar essa disciplina como Não Aprovada e a média final não será arredondada. CONFIG. DE FALTAS (obrigatório): na caixa de listagem são apresentadas duas opções: POR DISCIPLINA que considera a proporção de faltas em relação a quantidade de aulas na disciplina por serie, ou seja, o aluno pode ser reprovado por falta na disciplina apenas, e a opção POR DIA DE AULA a porcentagem de faltas será calculada em relação ao total de aulas na série. % DE FREQUÊNCIA MÍNIMA PARA APROVAÇÃO (obrigatório): porcentagem de presenças mínimas por ano para que o aluno não fique retido por falta na série. SEQUÊNCIA DA SÉRIE NO CURSO (obrigatório): esse campo é preenchido automaticamente, ele indica qual serie está sendo cadastrada, para o curso selecionado no primeiro item dessa guia. DURAÇÃO DO CURSO (MESES) (obrigatório): digitar a quantidade de meses (em número), a duração do curso NESSA SERIE. QTD MÁXIMA DE DISCIPLINAS PARA DEPENDÊNCIA (obrigatório): indica, para ESSA SERIE, quantas dependências o aluno pode levar para a próxima série, para ter aprovação parcial., essa opção deve ser selecionada apenas se for a ÚLTIMA SÉRIE do curso. DOCUMENTOS EXIGIDOS: selecione na lista apresentada quais documentos são obrigatórios para efetuar a matricula NESSA SERIE. Na caixa de listagem REPLICAR DOCUMENTOS EXIGIDOS: escolher a opção que mais se encaixa na situação desse curso. Ultramax Sistemas 10

11 3.2 - Guia Grade Curricular A guia Grade Curricular, permite selecionar as matérias (componentes curriculares), da serie em questão). No item (1) selecione a matéria que deve compor a grade e clique no botão ADICIONAR (2), para colocar a carga horária clique onde indica o item (3). Repita esses três passos para cada componente da grade curricular dessa série. Se a disciplina que compões a grade trabalhar com FRENTES diferentes (por ex: Matemática: Matemática1 e Matemática2) siga os passos descritos a seguir, para configurar essas FRENTES: a) Na lista de disciplinas criada, clicar na matéria que tem FRENTE para ser adicionada, para selecioná-la; b) Na caixa de disciplinas selecionar a FRENTE desejada (1) e clicar ADICIONAR (2); Na lista de disciplinas criadas a frente (1) deve aparecer da seguinte forma: Ultramax Sistemas 11

12 3.3 - Guia Avaliações Usamos essa guia para criar as configurações dos períodos letivos da série criada, para essa configuração proceda como descrito abaixo: a) Clicar na guia AVALIAÇÕES; b) Clicar no botão ADICIONAR PERÍODO (1); c) Irá aparecer a janela apresentada abaixo, nessa janela em Nome (1) digite nessa caixa o nome que será dado ao período (Ex: 1 0 Semestre, 1 0 Bimestre), na caixa INÍCIO (2) selecione no calendário ou digite a data de início desse período, faça o mesmo na caixa FIM (3) para configurar a data de encerramento do período, na caixa ENCERRAR DIGITAÇÃO DE NOTAS (4) selecione no calendário ou digite a data máxima para entrega de notas do período criado, e no último item CONFIGURAÇÕES (5) é configurado como será considerada a nota de recuperação (para configurar esse item leia as instruções que aparecem nessa guia em INSTRUÇÕES (6)). Para os outros períodos nessa série, clicar novamente no botão ADICIONAR PERÍODO, e seguir os passos descritos no item C. 3.4 Nota Conceito Essa guia deve ser usada apenas se em sua Instituição a nota, no boletim, deve aparecer por conceito, caso contrário não configurar essa guia. Para configurar siga as instruções a seguir: Ultramax Sistemas 12

13 a) Selecione a guia NOTA CONCEITO; b) Clique no botão ADICIONAR CONFIGURAÇÃO (1), para ampliar a janela (conforme mostra figura abaixo) c) Em NOTA DE (2), colocar de 0,0 a 10,0 qual o limite inicial ao qual se encaixa o conceito; d) Em NOTA ATÉ (3), colocar de 0,0 a 10,0 qual o limite final ao qual se encaixa o conceito; e) Em CONCEITO (4), colocar a letra ou texto que representa essa faixa de notas determinado nos itens anteriores; Exemplo: 3.5 Boletim Nessa guia configuramos informações que irão aparecer na impressão do boletim, como descrito após a figura abaixo: Ultramax Sistemas 13

14 a) Selecionar a guia BOLETIM; b) Em Modelo de Boletim (1), na caixa de listagem escolher a opção de formato de apresentação das notas, no boletim, por exemplo: se a escola tem 4 bimestres e faz recuperação apenas no 2 0 e no 4 0 bimestres, escolha a opção 4 períodos de avaliação com recuperação no 2 0 e no 4 0 bimestre, campo obrigatório; c) Deixe as opções Emitir gráfico com a evolução do aluno os bimestres (2) e Emitir gráfico comparativo da nota do aluno em relação a nota média da turma (2), somente se quiser que esses gráficos apareçam na impressão do boletim. d) Em ARREDONDAMENTO campos obrigatórios: no Tipo de arredondamento para as médias dos bimestres (3), e Tipo de arredondamento da média final do período/ano (4), definem-se as regras de arredondamento das médias digitadas. Conforme apresentado a seguir: 2 Decimais: essa opção deve ser usada se a média após calculada não sofrer arredondamentos, ou seja, se a Média calculada for 5,12 essa é a nota que irá aparecer no boletim; Exemplos Média Média Arredondada (aparece no Calculada boletim) Decimais Múltiplo de 0.25: use essa opção se as médias forem apresentadas com 2 casas decimais e arredondada de 0,25 em 0,25; Exemplos Média Média Arredondada (aparece no Calculada boletim) Decimal: essa opção deve ser usada se a média após calculada sofrer arredondamentos para apenas 1 casa decimal; Exemplos Média Média Arredondada (aparece no Calculada boletim) Decimal Múltiplo de 0.5: use essa opção se as médias forem apresentadas com apenas 1 casa decimal e arredondada de 0,5 em 0,5, ou seja, arredonda com uma casa decimal, sendo sempre que múltiplos de 0.5, mas arredondando para cima quando for.2 ou.7 exemplo: média calculada 3,25, Média arredondada que irá aparecer no boletim 3,5; Exemplos Média Média Arredondada (aparece no Ultramax Sistemas 14

15 Calculada boletim) Decimal Múltiplo de 0.5 (.2 para cima e.7 para cima): arredonda com uma casa decimal, sendo sempre que múltiplos de 0.5, mas arredondando para cima quando for.2 ou.7; Exemplos Média Calculada Média Arredondada (aparece no boletim) decimal - múltiplo de 0.5 (arredondar para 5.0 somente se 4.9 ou acima): Exemplos Média Calculada Média Arredondada (aparece no boletim) Decimal - Múltiplo de 0.5 (.4 para cima e.7 para cima): Exemplos Média Calculada Média Arredondada (aparece no boletim) Ultramax Sistemas 15

16 3.6 Financeiro Na guia Financeiro configuramos informações referentes às cobranças e impressão de boletos para fazer essas configurações siga os passos a seguir: a) Selecionar a guia FINANCEIRO; b) Clicar no botão ADICIONAR RECEITA (1), para ampliar as informações da janela; c) Selecione na caixa de listagem CONTA CONTÁBIL(2) o tipo de conta que está sendo criada para gerar posterior cobrança; d) No item VALOR TOTAL (3) digite o valor toda dessa conta sem descontos; e) No campo NR. PARC. SUGERIDO (4) coloque a quantidade de parcelas que deve ser cobrada dessa Conta Contábil; f) Em NR. PARC. MÁXIMO (5)::insira a quantidade máxima de parcelas que essa Conta Contábil pode ter; g) OBRIGATÓRIO (6) essa opção deve ficar seleciona SOMENTE se a Conta Contábil criada não tem bolsa ou isenção de pagamento; h) Em CONTA CORRENTE (7) escolha na caixa de listagem a forma de recebimento ao qual a Conta Contábil criada deve ser relacionada para envio de cobrança; i) Os itens identificados como (8), (9) e (10) devem ser selecionados apenas se as contas criadas permitirem esse tipo de ação (desconto ou multa); 3.7 Fim do Período Na guia FIM DE PERÍODO (1) colocamos informações sobre a recuperação final, depois de selecionar a guia, a opção mais importante é: POSSUI RECUPERAÇÃO FINAL (2), quando selecionar essa opção, na guia AVALIAÇÃO (3), deve ser criado um PERÍODO, recuperação, caso contrário será considerada a média do último período criado como NOTA DE RECUPERAÇÃO FINAL. Ultramax Sistemas 16

17 As outras duas opções: POSSUI EXAME FINAL e POSSUI CONSELHO DE CLASSE, dessa guia são meramente informativas não interfere no calculo das médias finais ou de recuperação. Após a inclusão de todas as informações clicar no botão, para salvar as informações. OBSERVAÇÕES: 1) Se a qualquer momento que clicar no botão INCLUIR aparecer a mensagem CORRIJA AS MENSAGENS E TENTE NOVAMENTE, verifique se todos os campos * OBRIGATÓRIOS da guia SERIE, foram preenchidos. 2) ANTES de configurar qualquer guia do CADASTRO DE SERIE, lembre-se de selecionar a UNIDADE DE ENSINO Ultramax Sistemas 17

18 4 Acesso de colaborador à NOVA UNIDADE Após criar uma nova UNIDADE DE ENSINO, é necessário, que habilite quais colaboradores terão acesso a essa nova unidade, para isso siga as orientações a seguir: a) Selecionar o menu TABELA; b) Selecione o ícone COLABORADOR ; c) Selecionar na lista no nome do colaborador d) Selecionar a guia DADOS DO COLABORADOR; e) Na caixa UNIDADES QUE TRABALHA, selecione a Unidade que foi criada; f) Clicar no botão para salvar as alterações. Para habilitar outros colaboradores clique no botão, e repita os passos c, d, e, f. Ultramax Sistemas 18