Desenvolvimento de Fornecedores do Sistema Sebrae

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2 Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas - Sebrae Desenvolvimento de Fornecedores do Sistema Sebrae Brasília DF 2

3 2017 Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas SEBRAE Todos os direitos reservados A reprodução não autorizada desta publicação, no todo ou em parte, constitui violação aos direitos autorais (Lei n 9.610). INFORMAÇÕES E CONTATOS Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas SEBRAE Unidade de Gestão Estratégica SGAS 605 Conjunto A Asa Sul Brasília/DF CEP Tel.: Conselho Deliberativo Nacional Presidente Robson Braga de Andrade Diretoria Executiva Diretor-Presidente Guilherme Afif Domingos Diretora-Técnica Heloisa Regina Guimarães de Menezes Diretor de Administração e Finanças Vinícius Lages Unidade de Administração e Suprimentos Gerente - André Luís da Silva Dantas Adjunto - Renata Barbosa de Araújo Duarte Responsável - Dival Schmidt 3

4 Sumário Objetivo... 5 Resultados:... 5 Ações Estratégicas:... 6 INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES:

5 Usuário Final Gestores de projetos e gestores de contratos Objetivo Assegurar o melhor desempenho da entrega ao Sebrae, pelos fornecedores de bens e serviços, promovendo oportunidades de ganhos de produtividade, aumento do nível da qualidade e acessibilidade a novos mercados. Resultados: Os resultados a serem alcançados no âmbito do Projeto de Desenvolvimento de Fornecedores são vinculados ao seu usuário-final. Considerando as empresas fornecedoras, os resultados estão focados na promoção da capacidade de desempenho superior dos fornecedores de bens e serviços do Sebrae, medido por meio da avaliação de escopo em suas quatro dimensões que consolidam as obrigações contratuais do fornecedor, conforme abaixo: Qualidade Prazo Suporte Sustentabilidade Qualidade percentual de entregas dentro das características e dos requisitos do produto e/ou do serviço estabelecidos em contrato. Prazo percentual de entregas dentro do prazo mínimo estabelecido em contrato. Suporte percentual de conformidade relativo ao cumprimento de requisitos pré-operacionais para o fornecimento, estabelecidos em contrato, mais especificamente o cumprimento das obrigações da empresa contratada. Sustentabilidade percentual de conformidade em relação às obrigações contratuais vinculadas a atuação sustentável, nas dimensões ambiental, econômica e social. O PDF contribui para o alcance da meta vinculada ao indicador Índice de Satisfação com os Fornecedores, o qual responde ao objetivo estratégico Ampliar e Fortalecer a rede de fornecedores, conforme abaixo: 5

6 Tema Fornecedores de bens e serviços Indicador Índice de Satisfação com os Fornecedores (Sustentabilidade, Qualidade, Prazo, Suporte) Meta ,0 8,5 Ações Estratégicas: Processo do PDF Simplificado O Projeto de Desenvolvimento de Fornecedores atua em duas abordagens: Assegurar o melhor desempenho da entrega ao Sebrae, pelos fornecedores de bens e serviços. Promover oportunidades de ganhos de produtividade, aumento do nível da qualidade, desenvolvimento de práticas sustentáveis e acessibilidade a novos mercados. FASE I: Essa mensuração identifica a conformidade das entregas constantes das cláusulas de fornecimento de cada contrato, que são processadas através da análise e avaliação da Planilha de Escopo (função detalha a seguir). A ferramenta (plataforma/software da operação do PDF) tem como alicerce dois instrumentos: 1) Planilha de Escopo (PE) que relaciona todas as cláusulas de fornecimento, classificadas por dimensões norteadoras das avaliações, indicadas a seguir. Sustentabilidade Inserir nesta dimensão cláusulas relacionadas as dimensões da ambiental, econômico e social/cultural, que estejam explicitadas no contrato aos quatro posicionamentos considerados fundamentais: compras sustentáveis, consumo consciente, práticas de ecoeficiência, práticas de responsabilidade social e ética nos negócios. Qualidade Inserir nesta dimensão cláusulas relacionadas as entregas dentro das características e dos requisitos do produto e/ou do serviço estabelecidos em contrato (percentual, quantidade, módulo); as exigências quanto a conformidade relativo ao cumprimento de requisitos pré-operacionais para o fornecimento, estabelecidos, mais especificamente o cumprimento das obrigações da empresa contratada e, as condições exigidas quanto a falhas, defeitos e informações, conceitos, citações e referências incorretas. 6

7 Prazo Inserir nesta dimensão cláusulas relacionadas às entregas dentro dos prazos estabelecidos, sejam de parciais ou totais, vinculados a cada evento. Suporte Inseri nesta dimensão cláusulas relacionadas ao atendimento das demandas, agregadas de orientações e consultorias para assegurar o que efetivamente atenderá a necessidade relacionada ao produto/serviço adquirido. Assegurar atendimento pleno, reposição de equipamentos, serviços complementares como garantias adicionais e mesmo seguro quando envolver riscos ao Sebrae, seja de acidentes ou de interrupção dos serviços. Na PE é avaliada cada cláusula utilizando quatro intervalos de frequência, de 0 a 4, onde 0 é o grau onde a demanda não é atendida (total inconformidade), variando em gradientes até alcançar o nível 4, quando a demanda é plenamente atendida. A avaliação é necessariamente realizada a partir de evidências objetivas e comprováveis. Importante ressaltar que a elaboração e avaliação do contrato, utilizando a PE, é responsabilidade e atribuição do gestor de contrato, contando sempre com a disponibilização de consultoria interna do gestor do PDF local. 2) Plano de Melhorias instrumento onde são recomendadas, para ação imediata, as correções e os ajustes necessários, objetivando assegurar a melhor performance das entregas, direcionada para: Melhorias na ação do fornecedor, sempre interativas, através de reuniões de relacionamento, por meios virtuais e/ou presenciais. Melhorias no processo de gestão do gestor do contrato. Gestão por indicadores, item fundamental para medição de resultados ao longo da vida do contrato. O ciclo do PDF na fase I é ilustrado abaixo, pelo modelo operado pelo Sebrae Nacional, em integração com a Unidade de Gestão Financeira - UGF responsável pela gestão orçamentária. 7

8 FASE II: Compreende o processo de mensuração relacionado ao segundo vetor do objetivo do PDF de promover oportunidades de ganhos de produtividade, aumento do nível da qualidade e acessibilidade a novos mercados e a práticas sustentáveis. Trata das iniciativas que apoiarão o fornecedor, a partir da identificação das melhorias (quando se recomenda o início desta fase II) alinhadas ao seu perfil, conhecidas através da aplicação de diagnósticos (MPE Radar da Inovação Comércio Brasil), que identificarão gaps em gestão, inovação e mercado. A entrega dessa fase II é o Plano de Desenvolvimento em Empreendedorismo e a os encaminhamentos, quando couber, para o atendimento Sebrae. Regras: Repasse de recursos da Contribuição Social do Sebrae NA (CSN), no percentual de 70% do valor total do projeto, limitado a R$40.000,00 (quarenta mil reais) para 14 UF, devendo o estado prever a contrapartida, mínima de 30%, necessária em seu PPA para esta finalidade Repasse de recursos da Contribuição Social do Sebrae NA (CSN), no percentual de 70% do valor total do projeto, limitado a R$40.000,00 (quarenta mil reais) para 10 UF, devendo o estado prever a contrapartida, mínima de 30%, necessária em seu PPA para esta finalidade. O estado obrigatoriamente deverá prever a contrapartida necessária em seu PPA para esta finalidade, no nível mínimo de 30% do valor total da proposta. Os recursos repassados por meio de CSN deverão ser executados em 12 meses, após a aprovação da DIREX. Os recursos de CSN serão disponibilizados conforme IN 37/20 - Execução Orçamentária e Financeira e suas alterações. Para o recebimento da CSN o Sebrae/UF deverá enviar projeto ao Sebrae/NA com o detalhamento das iniciativas, de acordo com os critérios e procedimentos descritos na IN 47/02 Processo Decisório da Diretoria Executiva; 8

9 A prestação de contas dos recursos da CSN pelos Sebrae/UF seguirá os critérios e procedimentos contidos na IN 37/20 - Execução Orçamentária e Financeira e suas alterações; A operacionalização da estratégia se dará por meio do projeto nacional, gerido e estruturado pela Unidade de Administração e Suprimentos do Sebrae NA, e por projetos de gestão operacional, geridos e estruturados no Sistema de Gestão Estratégica (SGE) pelos Sebrae/UF que aderiram a estratégia nacional. INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES: 1) Integração do PDF ao Projeto de Sustentabilidade Interna PSI Na dimensão sustentabilidade, uma das quatro integrantes do PDF, será explicitada aos fornecedores a necessidade de adequação e atendimento, com relação aos posicionamentos considerados fundamentais. Posicionamento PSI + PDF Compras sustentáveis Consumo consciente Práticas de ecoeficiência Práticas de responsabilidade social Ética nos negócios Para apoiar a integração, o material abaixo apoia a compreensão e a forma de identificar as medidas consideradas iniciais para a prática sustentável, no âmbito da cadeia de fornecimento. Conheça sua cadeia de suprimento: Se antes a empresa apresentava a demanda para um potencial fornecedor e esperava que ele fosse capaz de cumprir com o acordo, hoje a preocupação inclui o "como" o parceiro irá cumprir o acordo. Estender essa preocupação para toda a cadeia de fornecedores requer inteligência estratégica e capacidade de desenhar e representar os processos. "Além disso, é na interface com parceiros de negócios que reside uma gama de oportunidades de negócios em sustentabilidade e inovação. Estabeleça critérios: Como em qualquer processo de negociação, o que se obtém não é o que se quer, mas o que se negocia. A empresa que representa o elo principal da cadeia de valor tem poder para estabelecer padrões e requisitos mínimos para que uma outra empresa seja fornecedora. Uma grande rede de 9

10 supermercados pode exigir aos produtores rurais que não utilizem agrotóxicos nos produtos, estabelecendo essa medida como padrão mínimo. A competitividade se encarrega de garantir os melhores fornecedores. Avalie seus fornecedores: Programas de avaliações periódicas evitam transtornos como a queda da qualidade do produto e adoção de medidas prejudiciais à revelia do padrão exigido pela empresa. "Alguns temas que frequentemente surgem como relevantes para serem monitorados nas cadeias são relativos a condições de saúde e segurança no trabalho, grau de dependência do fornecedor em relação à empresa cliente, cumprimento da legislação por parte do fornecedor e combate ao trabalho infantil ou análogo ao escravo. Desenvolva ações de capacitação: Se há escassez de fornecedores no mercado, uma saída é trabalhar ações de formação, capacitação e inovação junto aos atuais parceiros da empresa. "Junto aos processos de gestão de risco, a empresa deve ser estimulada a criar um plano de relacionamento com fornecedores, distribuidores e clientes, de modo a olhar para sua cadeia do ponto de vista da oportunidade e enxergar nos desafios da sustentabilidade as oportunidades de parcerias para inovação e criação de novos produtos e serviços. Coopere com os concorrentes: Se existem interesses comuns entre empresas que fazem parte da mesma indústria, é possível colocar a concorrência de lado e implementar medidas conjuntas. Ações colaborativas têm apelo positivo junto ao público e podem aumentar o padrão da gestão sustentável das cadeias de valor, estimulando a inovação e a melhoria de processos e produtos. Fonte: 2) Benefícios: Impactos da Simplificação FASE I Comparativo entre a atual operação e a simplificação do processo do PDF. Objetivo: assegurar o melhor desempenho da entrega ao Sebrae, pelos fornecedores de bens e serviços. Atual Simplificação Benefícios Aplicação PDF em contratos existentes. Planilha de escopo preenchida por facilitador. Ferramentas em planilha Excel. Aplicação plena do PDF desde o início do contrato. Planilha de Escopo descentralizada - preenchida pelo Gestor de Contrato. Plataforma (software) amigável integrando todas as fases. Planilha de escopo preenchida na fase de contratação. 100 % de monitoramento da performance. Assegura gestão e monitoramento permanente. Otimização do tempo e Internalização do processo pela organização. Redução de volume/esforço. Geração de relatórios. Análises de indicadores. 10

11 Atores do processo: Gestor Estadual Facilitador (orientador do Gestor de Contrato). Reunião de Relacionamento. Mínimo de 4 agendas entre gestor de contrato fornecedor (participação do facilitador). Plano de melhorias: as ações corretivas para o gestor do contrato. Atores do processo: Gestor do PDF (Nacional e Estadual) e Gestor do Contrato. Comunicação virtual com fornecedor. Agenda presencial de acordo a complexidade do contrato. Ferramenta única direcionada à eficiência da gestão e ações corretivas junto aos fornecedores. Eliminação de intermediação. Eliminação/Redução de custos. Sistematizar a relação Gestor do contrato x Fornecedor. Reduzir reuniões presenciais. Consolidação das ferramentas. Redução de esforço. Segurança e confiabilidade na execução do contrato. FASE II Comparativo entre a atual operação e a simplificação do processo do PDF. Objetivos: Promover oportunidades de ganhos de produtividade, aumento do nível da qualidade e acessibilidade a novos mercados. Avaliar o perfil do fornecedor na aplicação de diagnósticos, identificando demandas/gaps em: gestão, inovação e mercado. Atual Simplificação Benefícios Aplicação individualizada Aplicação de diagnósticos Racionalização, redução de dos diagnósticos radar da consolidados: inovação tempo/esforço e qualificação. inovação e MPE Brasil gestão e mercado Transposição dos dados da Dados da Fase I gerados Integração das fases em único Fase I, gerados automaticamente aplicativo (plataforma). manualmente. Ampliação da base de Atendimento com soluções Sebrae para pequenos negócios. Atendimento estendido com critérios diferenciados para não clientes Sebrae. clientes. Ampliação da atuação do Sebrae/consultoria. Acesso a novos mercados. Agrega-se aos benefícios elencados, a oportunidade de desenvolver inovações que possibilitem ampliar o portfolio do Sebrae em temas de alta relevância para os pequenos negócios: atuar de forma eficiente e com eficácia nas com relações como fornecedores e como clientes. Além de proporcionar a conectividade com a temática Sustentabilidade, essencial para posicionamento competitivo em negócios. 3) Inovações no PDF Simplificado Criação do produto PDF Integração com o PSI 11

12 Criação do produto PDF - Formatação do produto para integrar o portfólio de produtos e serviços do Sistema Sebrae. Iniciativa contributiva para fortalecer o atendimento aos pequenos negócios, ensejando possibilidades de monetização. Integração com o PSI - Integração com o Projeto de Sustentabilidade Interna PSI. FASE I: Plano de Melhoria e FASE II: Diagnósticos, considerando as três dimensões da sustentabilidade. 4) Macroprocesso PDF Considerando a aplicação das duas fases, o ciclo do PDF pode ser visualizado conforme figura abaixo: 12