Manual de Formatura/ Colação de Grau. ULBRA Manaus

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1 Manual de Formatura/ Colação de Grau ULBRA Manaus Prezado Formando, A Colação de Grau é um ato oficial, público e obrigatório da Universidade e, como tal, integra as atividades do curso e do calendário acadêmico. Este manual de Formatura/ Colação de Grau disponibilizado a todos os formandos no Site do CEULM ULBRA, visa orientar e facilitar as ações do acadêmico nas diversas etapas que precedem e envolvem a formatura/colação de Grau. As informações constantes neste manual, conforme o Estatuto e Regimento da Universidade, bem como, das resoluções do CONSEPE e CONSUN, dão plenas condições aos acadêmicos de realizarem a solenidade de Colação de Grau de maneira tranquila e inesquecível, se seguidas todas as orientações do documento. Primeiro passo: 1. Dos Prazos e Procedimentos Acadêmicos 1.1. Para constar como formando e ser incluído no ato solene de Colação de Grau, o acadêmico deverá seguir rigorosamente os prazos estabelecidos pela Universidade, como os que seguem: Conforme calendário acadêmico, embasado na Resolução CONSEPE (de...), no início do semestre que antecede ao semestre de formatura, o acadêmico formando deverá protocolar na Central de Atendimento ao Aluno a Solicitação de Estudo de Currículo para Colação de Grau nos prazos que seguem: De 1 a 31 de março para os formandos do segundo semestre do mesmo ano. De 1 a 31 de agosto para os formandos do primeiro semestre do ano subsequente. Não poderá participar do ato de Colação de Grau, nem simbolicamente, o acadêmico que, mesmo tendo seu nome incluído no convite, não realizar a solicitação do estudo de currículo para Colação de Grau no prazo estipulado, não regularizar a vida acadêmica, não vencer com

2 grau e frequência satisfatórios todo currículo em vigor (disciplinas, carga horária e horas complementares) e não cumprir todos os compromissos administrativos advindos da Secretaria Geral. 2. Da Escolha da Comissão de Formatura 2.1. A escolha da Comissão de Formatura é realizada pela turma de formandos mediante votação, em reunião pré-agendada e divulgada no curso, devendo ser registrada em ata (modelo disponível no site do CEULM ULBRA, no link: FORMATURA A Coordenação do Curso integra a Comissão de Formatura, como membro nato. A Comissão de Formatura é a ligação entre formandos, Coordenação de Curso, ACS, NOAP e os demais setores do CEULM ULBRA. Suas atribuições encontram-se especificadas ao longo deste manual. 3. Das Atribuições da Comissão de Formatura 3.1. Do Agendamento do Ato Solene de Colação de Grau Imediatamente após a eleição e registro da Comissão de Formatura, esta deverá se dirigir à Central de Atendimento ao Aluno, para solicitar o agendamento de formatura da turma que representam, e deverão preencher o formulário de agendamento disponível na Central de Atendimento ao Aluno e protocolar o pedido. Definida a data, o pedido será encaminhado à ACS para fins de publicação da data. O retorno para esta solicitação deverá ser acompanhado e verificado pela comissão de formatura diretamente na Central de Atendimento ao Aluno. A Comissão de Formatura deverá realizar a solicitação de agendamento para a Formatura num prazo máximo de cinco meses antes do tempo previsto para colação de grau, na Central de Atendimento ao Aluno. A Comissão de Formatura deve informar a ACS, através do Formulário de Solicitação de Data de Colação de Grau, o nome da Cerimonialista / Produtora de Eventos (se houver) escolhida dentre

3 as cadastradas no CEULM ULBRA, podendo haver impugnação se houver algum impedimento da empresa para com o CEULM ULBRA Da Escolha do Paraninfo, Homenageados, Orador, Juramentista A turma de formandos terá o direito de escolher três nomes de homenageados para o ato solene de Colação de Grau. Para tanto a Comissão de Formatura, deverá organizar com a turma de formandos uma votação, elegendo o professor paraninfo da turma, professor homenageado e funcionário homenageado. A indicação de mais um nome para professor homenageado não é necessária, e se a turma achar por bem incluir o nome de mais um professor homenageado, esta deverá solicitar por escrito para fins de aprovação, com a devida antecedência, ou seja, antes do envio da ficha de colação de grau. Os nomes indicados pelos formandos deverão ser encaminhados por escrito para Coordenação do Curso, NOAP e Direção do Campus. No mesmo processo de votação, serão escolhidos os acadêmicos que representarão a turma na solenidade de Colação de Grau no que diz respeito ao discurso e juramento (orador e juramentista). Fica aberta a possibilidade de indicar um colega para ler uma breve mensagem aos pais e pessoas especiais. Após a eleição e definição dos nomes, a Comissão de Formatura encaminhará por escrito os nomes escolhidos na votação à secretaria do curso, para serem incluídos na ficha de Colação de Grau. A ficha deverá ser entregue até o dia 30 de abril (formandos do primeiro semestre), e até o dia 30 de setembro (formandos do segundo semestre) pelo Coordenador de Curso, em duas vias, na Central de Atendimento. Havendo para tanto um modelo institucional de ficha de colação de grau para este fim específico, devendo este ser preenchido e encaminhado de forma indispensável para o andamento do processo. Cabe à Comissão de Formatura observar o prazo para a escolha e entrega dos nomes Da Responsabilidade da Comissão de Formatura pelo Envio dos Discursos e Cópia dos Convites para Análise Discurso do Orador:

4 O orador elabora seu discurso com no máximo três (3) páginas (fonte arial 12 espaçamento entrelinhas 1,5), e com antecedência submete à aprovação da Coordenação do Curso e ACS, até 15 dias antes do ato solene de Colação de Grau. Homenagem aos pais e pessoas especiais: O acadêmico escolhido para realizar a homenagem terá de realizá-la de forma sucinta, não ultrapassando meia página de texto escrito (fonte arial 12 espaçamento entrelinhas 1,5), para não tomar espaço maior que o do orador da turma Da Confecção dos Convites Se houver convite, a primeira providência da Comissão de Formatura, após definir o modelo dos convites e dos textos, será submetê-lo à apreciação e à aprovação da Coordenação de Curso e ACS num prazo máximo recomendável de noventa dias antes da colação de grau, através de encaminhamento de um modelo impresso ou via à Coordenação de Curso e ACS. Após a análise e correção, a Comissão de Formatura recebe um parecer escrito ( ) para as possíveis modificações e ou aprovação. Após realizarem todas as correções apontadas, a Comissão de Formatura reenvia o modelo a ser impresso e aguarda o retorno (por e- mail) da Coordenação de Curso. O modelo do convite inclui itens obrigatórios exigidos pela Universidade conforme anexo. Estes itens deverão ser observados pela Comissão de Formatura e pela Coordenação de Curso. A Comissão de Formatura é responsável pela expedição dos convites, devendo esta entregar 02 (dois) exemplares à Coordenação de Curso, até 30 dias antes da Colação de Grau, sendo estes destinados, ao Coordenador do Curso e a Direção do Campus, para efeitos de arquivamento e notificação às autoridades da Universidade e da comunidade. 4. Da Solenidade A solenidade de Colação de Grau é um ato institucional. Portanto, o acadêmico deverá seguir as normas da Universidade e o protocolo desta Do local da Solenidade de Colação de Grau Todas as colações de grau ocorrem em um dos auditórios do CEULM ULBRA. As turmas com mais de 40 acadêmicos formandos poderão solicitar a Colação de Grau fora das dependências da Universidade, desde que

5 seja enviado um pedido escrito, com a lista de nomes (completos) dos acadêmicos formandos. Esta solicitação será avaliada pela Coordenação de Curso, ACS e NOAP, com a aprovação final da Direção do campus. Nesta mesma solicitação deverá constar por escrito que a Comissão de Formatura está ciente de que o aluguel de auditório fora das dependências da Universidade será por conta dos formandos e que a cerimônia somente poderá se realizar em formato de auditório, sendo vedada, em local com formação de mesas para jantar Do Período de Realização da Colação de Grau Solene e de Gabinete No primeiro semestre, as solenidades de Colação de Grau são realizadas no mês de agosto, e as formaturas de gabinete também no mês de agosto. No segundo semestre, aquelas ocorrem nos meses de janeiro e março e estas no mês de abril. O agendamento deve seguir procedimentos descritos no item atribuições da Comissão de Formatura. Os formandos que por algum motivo não puderem fazer parte do ato solene de Colação de Grau deverão: Protocolar na Central de Atendimento ao Aluno um pedido para colar grau em gabinete juntamente com uma justificativa escrita para ser avaliada, sendo deferida ou não pela Coordenação de Curso. Caso o acadêmico formando não realizar sua justificativa escrita não poderá colar grau em gabinete naquele semestre, ficando assim para o semestre seguinte. A Universidade realizará formaturas em conjunto com outros cursos com as turmas que possuírem menos de 15 (quinze) acadêmicos formandos Do Protocolo O protocolo da solenidade é da Universidade e o cumprimento do mesmo é de responsabilidade da Coordenação de Curso. O ato litúrgico ou Culto de Formatura é parte integrante da solenidade de Colação de Grau, e é de responsabilidade da Capelania. Toda e qualquer mudança no protocolo, sugerida pela comissão de formatura, deve ser submetida à apreciação e aprovação da Coordenação de Curso, da ACS e NOAP, sendo esta encaminhada por escrito na central de atendimento. 5. Dos Cerimonialistas e ou Produtoras de Eventos Somente serão aceitos os Cerimonialistas / Produtoras que possuírem cadastro e autorização da Universidade a realizarem as Colações de Grau do CEULM ULBRA.

6 O CEULM ULBRA possui um regulamento que acorda a conduta dos Cerimonialistas / Produtoras com a Universidade e a parceria existente entre ambas. Este regulamento é entregue a todos os Cerimonialistas (Produtoras de Eventos) que possuem autorização para realizarem as Colações de Grau do CEULM ULBRA, as quais declaram estar cientes do mesmo. À Comissão de Formaturas é facultado contratar Cerimonialista (Produtora de Eventos) para decoração do ambiente, telão, som, iluminação extra, mimos, etc. A vestimenta da equipe diretiva e professores (Direção, Coordenação de Curso, Professores, Ensino, Pesquisa e Extensão) fica a cargo da Universidade. 6. Das Atribuições e Responsabilidades Compete à: Coordenação Administrativa (ass.adm@ulbra.br) Responsabilizar-se pela limpeza, organização dos auditórios, sinalização do campus, bem como a disponibilização do som e telão da Universidade caso os acadêmicos queiram utilizar. Realizar a vistoria (escrita e assinada) dos locais que serão utilizados pela Cerimonialista / Produtora, se houver, como Auditório, corredores de passagem e de entrada. Verificar se os pagamentos e taxas estão de acordo. Liberar o Auditório e sala para arrumação e preparo dos alunos no dia da Colação de Grau. Organizar o plantão de auxiliares se necessário, orientar vigilância para iluminação do campus. Coordenação de Curso Orientar os formandos sobre a constituição da Comissão de Formatura. Orientar com a devida antecedência, a Comissão de Formatura, quanto à solicitação de estudo de currículo para Colação de Grau, à escolha de homenageados, orador, juramentista, bem como quanto prazos estabelecidos. Realizar reuniões com a Comissão de Formatura com frequência, acompanhando os trabalhos desta. Garantir e responsabilizar-se pelo cerimonial de Colação de Grau, acompanhando a organização do evento (composição da mesa, pontualidade, solenidade do ato), não permitindo alterações das normas da Universidade e dirigindo as atividades de Colação de Grau.

7 Enviar à Central de Atendimento ao Aluno a ficha de Colação de Grau com as informações ali solicitadas, juntamente com a relação nominal dos prováveis formandos até o final dos meses de abril e de setembro, conforme o semestre de formatura. A central de atendimento deverá ser informada de qualquer alteração ocorrida no processo. Obs.: O modelo da ficha de Colação de Grau poderá ser retirado com na secretaria de curso, ACS ou Site do CEULM ULBRA, item Formaturas. Enviar os convites de formatura à Direção e a ACS - 15 dias antes da data da Colação de Grau. Assessoria de Comunicação Social ACS ( acsmao@ulbra.br ). Elaborar a planilha de formaturas e divulgar no site da ULBRA Manaus. Organizar todo processo de formatura, e no caso de contratação de Cerimonialista / Produtora pelos formandos, enviar a esta, mensagem institucional (atualizada), hino nacional e hino da ULBRA para edição da solenidade de Colação de Grau. Fazer a composição do cerimonial (protocolo) e enviar uma cópia à secretaria geral, para realização do ensaio com os formandos, viabilizando assim a correção de qualquer inconsistência nos dados. Contatar com as produtoras para realização de reuniões institucionais. Acompanhar as principais reuniões marcadas pelas Comissões de Formatura e Coordenações de Curso, realizando ata de todas as reuniões que participar. Coordenar as solenidades de Colação de Grau. Agendar com cada turma de formandos a data para o ensaio de formatura, sendo aquela marcada na semana que antecede a data da solenidade de formatura. Levar consigo o protocolo de formatura, e a lista dos nomes dos formandos, para conferência de pronúncia. Realizar o ensaio juntamente com Secretaria Geral. Secretaria (secretariamao@ulbra.br ) Receber solicitação de agendamento das solenidades de Colação de Grau e encaminhar para a ACS. Preparar e expedir a documentação do formando. Observar e respeitar os prazos e normas estabelecidos pela instituição. Elaborar a ata de Colação de Grau e realizar a leitura da mesma, assessorando na execução do evento. Capelania (capelania.ceulm@ulbra.br) Organizar e executar os cultos de formatura. Realizar o momento litúrgico durante a solenidade de Colação de Grau. Entregar a bíblia aos formandos.

8 Elaborar a mensagem a ser colocada nos convites de formatura e enviar aos formandos num prazo de noventa dias antes da Colação de Grau. 7. Normas gerais a serem observadas Os formandos devem estar atentos quanto ao espaço disponível para o ato solene de Colação de Grau, para controle do número de convidados. O tempo máximo do ato solene de Colação de Grau será de duas horas. O chamamento dos formandos para o ato solene de Colação de Grau será feito exclusivamente por um funcionário da Universidade. Os discursos (paraninfo e orador) não devem exceder o tempo máximo de 10 minutos ou o tamanho de 3 páginas (fonte arial 12, espaçamento normal). O uso de bebidas alcoólicas não é permitido na Universidade, observância válida também para as atividades que antecedem ao ato de Colação Grau. No dia da colação de grua, os formandos deverão estar presentes na Instituição com uma hora de antecedência do início da solenidade, para que possam em tempo vestir-se e ficarem preparados para o cerimonial, evitando assim qualquer imprevisto. Os alunos, após vestidos para a solenidade, devem permanecer no local a eles reservado. A pontualidade do evento é indispensável em respeito aos convidados, e prova de responsabilidade da Universidade.

9 ANEXO 1. ITENS OBRIGATÓRIOS PARA CONVITES. CAPA: Identificação da Universidade LOGOMARCA; EXPEDIENTE dos convites de formatura com: as autoridades da CELSP, Reitoria e CEULM ULBRA; Data, horário e local do culto; Data, horário e local da Colação de Grau; Mensagem da capelania; Nome do professor paraninfo, professor homenageado, funcionário homenageado; Juramento e nome do juramentista; Nome do orador de turma; Nome de todos os professores do curso, inclusive os professores do ciclo básico.

10 Expediente dos convites de formatura COMUNIDADE EVANGÉLICA LUTERANA SÃO PAULO Presidente - Adilson Ratund Vice-Presidente - Jair de Souza Júnior UNIVERSIDADE LUTERANA DO BRASIL Reitor - Marcos Fernando Ziemer Pró-Reitor de Planejamento e Administração Romeu Forneck Pró-Reitor Acadêmico - Ricardo Willy Rieth EXPEDIENTE DO CAMPUS Diretor Valdemar Sjlender Coordenação de Ensino Sônia Maria Lemos Coordenação de Extensão, Pesquisa e Pós Grad. Fernanda Lúcia Pereira Costa Coordenação de Curso - XXXXXX Coordenação do NOAP Luciana Berté Sjlender Capelania Rev. Pastor Gerson Dietter Prates Coordenação Administrativa Célia Regina Dutra Pessoa

11 FORMULÁRIO PARA AGENDAMENTO DE FORMATURAS CURSO: TURMA: DATA DA COLAÇÃO DE GRAU: / /. LOCAL: HORÁRIO: COORDENADOR/A DO CURSO: COMISSÃO DE FORMATURA: ( NOME, TELEFONE E ) RESPONSÁVEL PELA COMISSÃO DE FORMATURA: ( NOME,TELEFONE E )

12 CERIMONIALISTA / PRODUTORA CONTRATADA OU EM NEGOCIAÇÃO: Manaus, de de 20. ASSINATURA DO/A COORDENADOR/A DO CURSO: ASSINATURA DA/O RESPONSÁVEL PELA COMISSÃO DE FORMATURA: ESPAÇO RESERVADO PARA O RESPONSÁVEL PELO RECEBIMENTO NOME FUNÇÃO DATA DO RECEBIMENTO: / /. VISTO E PARECER DO DIRETOR:

13 FICHA DE COLAÇÃO DE GRAU 1. Curso: 2. Data da Formatura: 3. Horário: Local: Salão de Atos - ULBRA Culto: Salão de Atos ULBRA Dia: Hora: 4. Paraninfo: 5. Homenageados: Professor homenageado (01 nome): Funcionário homenageado (01 nome): 7. Orador(a) da turma: 8. Juramentista: 9. Homenagens: - Aos pais/ pessoas especiais: - Outra (se houver, encaminhar solicitação por escrito para autorização antecipada e anexar à ficha de colação de grau):

14 10. Comissão de formatura: Assinatura Presidente Comissão

15 FICHA COLAÇÃO DE GRAU CURSO: Relação de Formandos (em ordem alfabética): Atenção: para inserir os dados nesta planilha ecxel é só clicar duas vezes em cima da planilha, digitar os dados, clicar na planilha Word e salvar nos vossos arquivos. Nº NOME COMPLETO Nº ACADÊMICO TELEFONE ALUNOS QUE FARÃO COLAÇÃO DE GRAU SOLENE ALUNOS QUE FARÃO COLAÇÃO DE GRAU DE GABINETE Manaus, de de NOME COMPLETO DO COORDENADOR Coordenador (a) do Curso de XXXXXXXXXXXX