INTRODUÇÃO 01/05/17 GERENCIAMENTO DE PROJETOS. PROFª MSc. HELOISA F. CAMPOS GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES PLANEJAR AS AQUISIÇÕES

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ SETOR DE TECNOLOGIA UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ INTRODUÇÃO 2 O gerenciamento de aquisições do projeto inclui os processos para comprar ou adquirir os produtos, serviços ou resultados necessários de fora da equipe do projeto para realizar o trabalho. GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES Prof.ª: MSc.: Heloisa Fuganti Campos 2017 PROCESSOS 4 Gerência de aquisições Planejar compras e aquisições Planejar contratações Solicitar respostas de fornecedores Selecionar fornecedores Administração de contrato Encerramento de contrato PROCESSOS 5 PLANEJAR AS AQUISIÇÕES 6 Planejar as aquisições: documentação das decisões de compras do projeto; Realizar as aquisições: obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e contrato; Administrar as aquisições: gerenciamento das relações de aquisição e realização de mudanças e correções; Encerrar as aquisições: finalizar todas as aquisições do projeto. PROFª MSc. HELOISA F. CAMPOS O que significa planejar aquisições? Identificar necessidades do projeto que podem ser melhor atendidas com aquisição de produtos; Decidir entre fazer ou comprar ; Identificar potenciais fornecedores; Definir como serão os processos de aquisição. 1

2 7 8 Análise de fazer ou comprar : Comprar quando se deseja diminuir riscos a restrições do projeto; Melhor fazer se: Existem instalações ociosas ou força de trabalho disponível; Deseja-se reter o controle; O trabalho envolve informações ou procedimentos proprietários. Você está tentando decidir entre locar ou comprar um item para o seu projeto. O custo diário da locação é $120. Para comprar o item, o custo do investimento é $ e o custo diário é $ 20. Quanto tempo será necessário para que o custo da locação seja igual ao custo da compra? 9 10 $ 120D = $ $20D $ 120D - $20D = $1.000 $100D = $1.000 D = 10 E então? Você compraria ou alugaria? Se você acha que precisará do item durante mais de 10 dias, deve considerar a compra para reduzir o custo. Outras considerações: Grau de risco a ser aceito pela empresa; Situação da economia; Evolução tecnológica; Fluxo de caixa da empresa;... TIPO DE CONTRATOS CUSTOS REEMBOLSÁVEIS Em geral existem 3 tipos de contratos: Custos reembolsáveis (CR) Tempo e material (T&M) Preço fixo (F) Os custos do fornecedor são reembolsados, acrescidos de um valor adicional; Os custos são desconhecidos; O comprador tem maior risco de custos; O comprador sabe o que é necessário, mas não sabe como fazer; O fornecedor descreverá o trabalho detalhado; Projetos de pesquisa e desenvolvimento, projetos de tecnologia da informação... PROFª MSc. HELOISA F. CAMPOS 2

3 TEMPO E MATERIAL (T&M) PREÇO FIXO Geralmente usado para valores e períodos reduzidos; O preço do contrato baseia-se em um custo por hora ou por item e tem elementos de um contrato de preço fixo e um contrato de custos reembolsáveis; Ex. Contrato = $ 100 por hora + despesas ou materiais ao preço do custo; Ex. $5 por metro linear de madeira. Tipo de contrato mais comum no mundo; Um preço é acordado para todo o trabalho; O comprador tem o menor risco de custos, desde que o escopo seja completamente definido; O fornecedor tem o maior risco de custos; Ex. Contrato = $ É o processo de obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato. Nesse processo a equipe receberá licitações ou propostas e aplicará critérios de seleção previamente definidos para escolher um ou mais fornecedores que sejam qualificados para realizar o trabalho Selecionar fornecedores: Receber e analisar as propostas, e selecionar um fornecedor; O fornecedor escolhido pode com base nos métodos: Ser solicitado a assinar um contrato padrão; Ser solicitado a fazer uma apresentação e, se tudo funcionar, passar para as negociações; Os fornecedores podem ser solicitados a fazer apresentações e o selecionado passar para as negociações; O comprador pode negociar com um ou mais fornecedores. ADMINISTRAR AS AQUISIÇÕES Negociação - Objetivos: Obter um preço justo e razoável. Táticas de Negociação Ataques Se você não está ciente dos detalhes da sua própria empresa, talvez fosse melhor sair do negócio! Insultos pessoais Se você não entende o que está fazendo, deveria tentar encontrar outro emprego! Prazo O nosso voo sai hoje às 5 da tarde e nós precisamos concluir as negociações antes disso. Autoridade limitada Eu não posso aprovar uma redução de seis meses no cronograma. Só fui autorizado a oferecer três meses. Pessoa ausente Só o meu chefe pode aprovar essa solicitação. Por que não concordamos em fazer somente? Eu posso aprovar. É o processo de gerenciar as relações de aquisição, monitorar o desempenho do contrato e fazer mudanças e correções conforme necessário. PROFª MSc. HELOISA F. CAMPOS 3

4 ADMINISTRAR AS AQUISIÇÕES ENCERRAR AS AQUISIÇÕES Ações que precisam ocorrer: Revisar faturas; Concluir o controle integrado de mudanças; Documentação; Fazer e gerenciar as mudanças; Autorizar pagamentos; Interpretar o que o contrato significa; Solucionar controvérsias; Realizar reuniões; Comunicar o desempenho. É o processo de finalização de cada aquisição do projeto. O encerramento é feito quando: Um contrato termina; Um contrato é rescindido antes que o trabalho seja concluído. ENCERRAR AS AQUISIÇÕES 21 Trabalho a ser realizado durante o encerramento dos contratos: Verificação do produto; Encerramento financeiro; Atualizar os registros no sistema de gerenciamento de registros; Relatórios de desempenho finais do contrato; Arquivo do contrato; Auditorias de aquisições; Lições aprendidas; Aceitação formal e encerramento. Durante qual dos processos abaixo, a negociação ocorre? a) Planejar as Aquisições b) Realizar as Aquisições c) Administrar as Aquisições d) Encerrar as Aquisições Durante qual dos processos abaixo, a negociação ocorre? a) Planejar as Aquisições b) Realizar as Aquisições c) Administrar as Aquisições d) Encerrar as Aquisições Negociação ocorre durante o processo de realizar a aquisição PROFª MSc. HELOISA F. CAMPOS 4

5 O comite está discutindo sobre os fornecedores em potencial que submeteram suas respostas. Um membro do comité argumenta sobre um dos fornecedores enquanto outro membro do comité quer que o projeto seja adjudicado para outro fornecedor. Em qual dos processo de aquisição isto se enquadra? a)planejar as Aquisições b)realizar as Aquisições c)administrar as Aquisições d)negociar Contratos O comite está discutindo sobre os fornecedores em potencial que submeteram suas respostas. Um membro do comité argumenta sobre um dos fornecedores enquanto outro membro do comité quer que o projeto seja adjudicado para outro fornecedor. Em qual dos processo de aquisição isto se enquadra? a)planejar as Aquisições b)realizar as Aquisições c)administrar as Aquisições d)negociar Contratos Com que tipo de projeto o fornecedor está MAIS ciente sobre o escopo do projeto? a) Preço fixo b) Custo mais remuneração fixa c) Tempo e Material d) Ordem de compra Com que tipo de projeto o fornecedor está MAIS ciente sobre o escopo do projeto? a) Preço fixo b) Custo mais remuneração fixa c) Tempo e Material d) Ordem de compra OBRIGADA! heloisacampos@ufpr.br PROFª MSc. HELOISA F. CAMPOS 5