Aula 03 CLASSIFICAÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Transcrição

1 Aula 03 CLASSIFICAÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Na prática, não existe uma classificação rígida, permitindo aos autores e principalmente as empresas classificar seus sistemas de diversas maneiras. A ênfase dada está na relação dos níveis hierárquicos com a necessidade de informações (Rezende 1999). Genericamente, (Figura 06) os sistemas de informação podem ser classificados em operacional, gerencial e estratégico (Bio, 1993; Oliveira, 1988; Stair, 1998; Laudon E Laudon, 1999). Figura 01 - Sistemas de informação empresarial SIE SIG SIO Fonte: Adaptado de Rezende e Abreu (2001). 27

2 3.1 Sistemas de informação operacional Para Cautela (1991), um sistema operacional compõe-se de uma série integrada de programas de controle, que são planejados a fim de aumentar a eficácia total de uma operação. Também chamados de sistemas de apoio às operações empresariais, sistemas de controle ou sistemas de processamento de transações (SPT). Contemplam o processamento de operações e transações rotineiras quotidianas, em seu detalhe, incluindo seus respectivos procedimentos. Controlam os dados detalhados das operações das funções empresariais imprescindíveis ao funcionamento harmônico da empresa, auxiliando a tomada de decisão do corpo técnico das unidades departamentais (Rezende e Abreu, 2001). Para Stair (1998), um sistema de processamento de transações é um conjunto organizado de pessoas, procedimentos, banco de dados e dispositivos usados para registrar transações de negócios completadas. Segundo o mesmo autor, uma transação é qualquer troca relacionada com negócios, como pagamentos a empregados, vendas a clientes e pagamentos a fornecedores. Como exemplos, enquadram-se nessa classificação os pormenores e minúcias dos sistemas de: Planejamento e controle de produção: o nome do produto, a data da produção; Faturamento: o item de venda, o preço, a data do faturamento, o valor do item; Contas a pagar e a receber: o valor do título, a data do vencimento; Estoque: o código do material, o tipo do material; Folha de pagamento: o salário, o provento, o nome do funcionário; Contabilidade fi scal: o valor do lançamento, a natureza. 28 Nos sistemas de informação operacional, as informações são apresentadas no menor nível, ou seja, analítica, detalhada e normalmente apresentada no singular. Esses sistemas são os mais estudos e trabalhados em geral. Eles são a parte central da maioria dos sistemas de informação nas empresas, contemplando todos os componentes básicos de funcionamento operacional das mesmas (Rezende e Abreu, 2001). Segundo Bio (1991), uma informação operacional, gerada por um sistema qualquer, tem por finalidade simplesmente permitir que determinadas operações continuem acontecendo dentro do ciclo operacional da empresa. Para muitas organizações, o sistema de processamento de transações está intimamente interligado com as atividades da rotina diária que ocorrem no curso normal dos negócios (Stair, 1998). Segundo esse mesmo autor, os sistemas

3 de processamento de transações são fundamentais para assegurar o movimento normal das operações comerciais, preservando o fluxo de caixa e a lucratividade e dar apoio ao sucesso da organização, ou seja, um sistema de processamento de transações dá suporte à eficiência gerencial. Segundo Stair (1998), as características de sistema de processamento de transações são: Grande quantidade de entradas; Grande quantidade de saídas, inclusive arquivos de dados e documentos; Necessidade de processamento eficiente para lidar com grande quantidade de entradas e saídas; Capacidades de entradas e saídas rápidas; Alto grau de repetição no processamento; Computação simples; Grande necessidade de armazenamento; Necessidade de edição para que todos os arquivos estejam precisos e atualizados; Necessidade de auditorias para assegurar que toda a alimentação de dados, processamento, procedimentos e saídas estejam corretos, precisos e válidos; Alto potencial de problemas relacionados com segurança; Impacto do sistema sobre um grande número de usuários; Impacto grave e negativo sobre a organização em caso de pane do SPT ou falha de operação Atividades de Processamento de Transações Além de terem características comuns, todos os sistemas de processamento de transações têm atividades em comum. Coleta de dados: Em alguns casos, a coleta de dados é um processo manual, como a coleta manuscrita de pedidos ou alterações de estoque. Em outros casos, a coleta de dados é um processo automatizado através de dispositivos especiais de alimentação como dispositivos de ponto de venda e terminais. Manipulação de dados: É um processo de execução de cálculos e outras transformações de dados relacionados a uma ou mais transações empresariais. As manipulações dos dados podem incluir a sua classificação, disposição dos arquivos em categorias, duplicação da informação, execução de cálculos, sumário de resultados e armazenamento de dados e informações nos baços de dados da organização para processamento adicional. Armazenamento dos dados: Após completar a manipulação de dados, a transação de dados é armazenada pelo SPT. Envolve a colocação dos dados da 29

4 transação em um ou mais bancos de dados. Uma vez armazenada no banco de dados, essa informação pode sofrer um processamento por outros sistemas em uma forma mais útil para os administradores que se depara com problemas menos estruturados. Produção de documentos: Uma outra atividade fundamental do SPT é a produção de documentos. A produção de documentos envolve a saída de registros e relatórios. Podem ser impressos em papel ou exibido em telas de computadores. Para Stair (1998), os objetivos de um sistema de processamento de transações (SPT) são: Processar dados gerados por e sobre transações Manter um alto grau de precisão Assegurar a integridade dos dados e da informação Produzir documento e relatórios em tempo Aumento da eficiência no trabalho Ajuda no fornecimento de mais serviços e serviços melhorados 3.2 Sistemas de informações gerenciais Também chamados de sistemas de apoio à gestão empresarial ou sistemas gerenciais. Contemplam o processamento de grupos de dados e transações operacionais, transformando-os em informações agrupadas para a gestão. Trabalham com os dados agrupados (ou sintetizados) das operações das funções empresariais da empresa, auxiliando a tomada de decisão do corpo gestor ou gerencial das unidades departamentais, em sinergia com as demais unidades (Rezende e Abreu, 2001). Segundo Stair (1998), a principal finalidade de um sistema de informação gerencial é ajudar uma organização a atingir suas metas, fornecendo aos administradores uma visão das operações regulares da empresa, de modo que possam controlar, organizar e planejar mais eficaz e eficientemente. Segundo esse mesmo autor, a principal diferença entre os relatórios gerados pelo sistema de processamento de transações e os gerados pelo sistema de informação gerencial (SIG), é que os relatórios gerados pelo SIG dão suporte a tomadas de decisões gerenciais dos níveis mais altos de gerenciamento, onde as próprias decisões tendem a ser menos estruturadas e menos rotineiras. Para Bio (1991), as informações de natureza gerencial destinam-se a alimentar processos de tomada de decisão. As decisões inerentes ao processo de planejamento, a formulação, ao acompanhamento de políticas e a interpretação de resultados requerem informações adequadas. 30

5 Como exemplos, Rezende e Abreu (2001), enquadram nessa classificação os grupos de informação dos sistemas de: Planejamento e controle de produção: total da quantidade produzida; Faturamento: valor faturado do dia, acumulado do mês; Contas a pagar e a receber: títulos apagar do dia, número de inadimplentes; Estoque: percentuais de estoque distribuídos por grupos de materiais; Folha de pagamento: valores acumulados de salários e de encargos sociais; Contabilidade fi scal: acumulados de impostos a recolher por mês e ano. Nos sistemas de informação gerenciais, as informações são apresentadas agrupadas, tais como totais, percentuais, acumuladores, plurais, etc Saídas de um sistema de informações gerenciais A saída da maioria dos sistemas de informações gerenciais é uma coleção de relatórios que são distribuídos aos administradores das empresas. Segundo Stair (1998), esses relatórios podem ser classificados em relatórios programados que são produzidos periodicamente ou de forma programada, diária, semanal, quinzenal ou mensal; relatório indicador de pontos críticos, um tipo de relatório programado, resume as atividades críticas do dia anterior; os relatórios sob solicitação são desenvolvidos para dar certas informações a pedido de um administrador, esse relatório é gerado para dar uma informação solicitada; os relatórios de exceção são relatórios produzidos automaticamente quando uma situação é incomum ou requer algum ato administrativo. Em suma, esses relatórios ajudam os administradores e executivos a tomar decisões melhores e no momento adequado. Para Stair (1998), as características de um sistema de informações gerenciais (SIG) são: Produzem relatórios programados, sob solicitação e de exceção. Geram relatórios de saída com formatos fixos e padronizados administradores diferente podem usar o mesmo relatório para diversas finalidades. Produzem relatórios impressos e em tela de computador. Usam dados internos armazenados no sistema de computador Tem relatórios desenvolvidos e implementados por sistemas de informação pessoais. Necessitam de solicitações formais do usuário. 31

6 3.2.2 Aspectos Funcionais do Sistema de Informação Gerencial Muitas organizações estão estruturadas por funções empresariais, além disso, cada uma das áreas funcionais dentro da organização contém os vários níveis de administração (estratégico, tático, operacional). Cada uma dessas áreas exige diferentes informações e suportes para a tomada de decisão, elas também compartilham algumas informações comuns necessárias. Usando uma abordagem funcional, a informação é desenvolvida para os administradores das áreas funcionais atravessando todos os níveis da administração dentro de cada área funcional. Cada área funcional recebe relatórios dando informações que se focalizam nas necessidades específicas daquele grupo. Quando uma abordagem funcional é adotada, é necessário ligar os vários sistemas de informações gerenciais, caso contrário, a organização teria uma coleção de sistemas separados e ineficazes. Um meio de unificar e integrar os vários sistemas são através de um banco de dados compartilhado. O uso do banco de dados comum serve para integrar os vários SIGs funcionais como também pode ligar os SPTs da organização com os vários SIGs funcionais. A integração pode levar à redução dos custos, relatórios mais precisos, dados mais seguros e aumento da eficiência da organização. 3.3 Sistemas de informação estratégicos Também chamados de sistemas de informação executivos ou sistemas de suporte à decisão estratégica, ou ainda, são conhecidos por uma sigla em inglês EIS ou Executive Information Systems. Contemplam o processamento de dados das operações operacionais e transações gerenciais, transformando-os em informações estratégicas. Trabalham com os dados no nível macro, filtrados das operações das funções empresariais da empresa, considerando, ainda, o meio ambiente interno e/ou externo, visando auxiliar o processo de tomada de decisão da alta administração. Habitualmente, trabalham com muitas informações gráficas, amigáveis e normalmente on-line, observando as particularidades de cada empresa e, ainda, com opção de descer no nível de detalhe da informação (Rezende e Abreu, 2001). Segundo Stair (1998), um sistema de suporte a decisão (SSD) é um conjunto organizado de pessoas, procedimentos, software, banco de dados e dispositivos utilizados para dar suporte à tomada de decisões especificas de um problema. O foco de um SSD está na eficácia da tomada de decisões em face de problemas comerciais não-estruturados ou semi-estruturados. Segundo o mesmo autor, esses sistemas destinam-se a estruturar melhor os problemas, de modo a ajudar no processo decisório, assim eles devem ser 32

7 projetados, desenvolvidos e usados para auxiliar a organização a atingir as suas metas. Dessa maneira esses sistemas oferecem o potencial de gerar maiores lucros, menores custos e melhores produtos e ou serviços. O SSD, embora seja parcialmente destinado aos níveis mais elevados de gerência, são utilizados em todos os níveis. Quando os gerentes de todos os níveis se defrontam com problemas pouco menos estruturados, não rotineiros. Os SSD destinam-se a estruturar melhor os problemas, de modo a ajudar no processo decisório. EX. Um SSD pode ser utilizado para prever como um aumento no preço do papel poderia afetar o lucro global de um jornal. O mais importante é que um SSD deve auxiliar aqueles que têm de tomar as decisões, de todos os níveis, em todos os aspectos da tomada de decisão. As características de um sistema de suporte à decisão (SSD) são: Manipular grande volume de dados. Obter e manipular dados de fontes diferentes. Proporcionar flexibilidade de relatórios e de apresentação. Possuir orientação tanto textual quanto gráfica. Executar análises e comparações complexas e sofisticadas utilizando pacotes de software avançados. Executar análises de simulação e por metas. ANÁLISE DE SIMULAÇÕES: é o processo de fazer modificações hipotéticas aos dados do problema e observar os impactos nos resultados. ANÁLISE DE ATINGIMENTO DE METAS: é o processo de determinação dos dados do problema requeridos para certo resultado. Como exemplos, enquadram-se nessa classificação, com base nas informações operacionais e gerenciais, as relações, influências e decisões entre: Quantidade produzida com pedidos em negociação; Valor do faturamento com contas a pagar; Datas do planejamento de compras com quantidade de estoque; Valores da folha de pagamento, encargos sociais versus fluxo de caixa; Valor da receita da empresa versus receita do concorrente; Quantidade de linhas de produção e tecnologia versus satisfação do cliente e dos funcionários; Custos em relação ao retorno, com orçamento e análise financeira; Valores da análise interna com a concorrência, mercado e perspectivas. 33

8 Nos sistemas de informação estratégicos, as informações são apresentadas de forma macro, sempre relacionado com o ambiente interno (funções empresariais) e/ou externo da empresa. Em geral, sistemas de informação estratégicos fornecem vantagens de mercado significantes, embora temporárias, principalmente pelo aumento de custo de entrada de novos competidores. Como recursos de um SSD podem-se observar as seguintes características: Suporte a definição de uma visão geral (visão como um todo). Suporte ao planejamento estratégico (determinação dos objetivos de longo prazo pela análise de pontos fortes e das fraquezas da organização, pela previsão de tendências futuras e pelo desenvolvimento de projetos de tendências futuras). Suporte a organização e de pessoal (criação de novos departamentos ou a redução de carga horária) (analisar impactos sobre o pessoal, possíveis aumentos de salários, modificações dos benefícios e novas normas de trabalho). Suporte ao controle estratégico (monitoramento e gerenciamento da operação geral da empresa, perseguição de metas em cada área principal, funções empresariais). Suporte ao gerenciamento de crises (desastres maiores, furacões, inundações). 3.4 Sinergia de informações O conceito genérico de sinergia é coerência, integração, relação horizontal e vertical. Também pode ser vista como a multiplicação da combinação de recursos, planos com o mesmo objetivo e direção. Os recursos e as informações utilizadas conjuntamente produzem um efeito maior. Segundo Bueno (2000), sinergia é o ato ou esforço simultâneo na realização de uma função. Relacionado com os conceitos de planejamentos estratégicos, sistemas de informação e gestão de tecnologia da informação, sinergia é a coerência de informações, idéias, planos, direcionamentos, ações, com relações efetivas entre os níveis superiores, médios e baixos (Rezende e Abreu, 2001). Segundo esse mesmo autor, com relação a sistemas de informação, a sinergia de informações deve estar coerente com seus respectivos níveis de informação, ou seja, a integração vertical e horizontal entre: Nível de macroinformação (incluindo ambiente externo e/ou interno da empresa) para o sistema de informação estratégico; Nível de agrupamento ou grupo de informações para o sistema de informação gerencial; 34

9 Nível de detalhe da informação para o sistema de informação operacional. Para Aaker (2001), sinergia significa que o todo é maior que a soma de duas partes. Nesse contexto, significa que duas estratégias funcionando juntas serão superiores as mesmas duas operando independentemente. 3.5 Modelo convencional dos sistemas de informação empresarial As principais características do modelo convencional de sistemas de informação são suas relações de interdependência entre os níveis dos sistemas, das informações e hierárquicos. Onde estes níveis estabelecem uma relação de sinergia e coerência em todos os sentidos, vertical e horizontal. (Figura 01). Os dados que gerarão informações devem ter sido planejados, selecionados e amplamente discutidos com toda a empresa, a fim de que realmente possam auxiliar seus usuários e/ou clientes nos processos decisórios e fundamentalmente focados nos negócios empresariais (Rezende e Abreu, 2001). O modelo convencional contempla os três níveis dos sistemas de informação, ou seja, é dividido em estratégico (SIE), gerencial (SIG) e operacional (SIO), com seus respectivos objetivo e foco. Ainda os níveis da informação (macro considerando o ambiente externo e interno, em grupos e no detalhe). Os níveis hierárquicos, que utilizam essas informações tendo como base os dados das funções empresariais (produção, materiais, comercial, financeira, recursos humanos e jurídico-legal). Em sua base de dados estão armazenados todos os dados detalhados das funções empresariais, contemplando inclusive o ambiente externo. Esta base de dados dá condição de disponibilizar as informações detalhadas, agrupadas e macro (considerando a relação com o ambiente interno e/ou externo) para manipulação e uso do corpo técnico, gestor e alta administração da empresa. A maioria das empresas encontra muitas dificuldades na integração dessas várias bases de dados de seus respectivos sistemas. Somente com uma base de dados única da execução das funções empresariais da organização é possível gerar informações oportunas. Para a efetivação dessa base de dados única, será necessário elaborar na empresa uma real e completa administração de dados. A atividade de administração de dados requer envolvimento da empresa toda, para fins de estruturar, organizar, definir e armazenar os dados detalhados do ambiente externo e interno da organização. A forma piramidal retrata o grande volume de informações e respectivos clientes e/ou usuários em sua base e a diminuição destas, por meio de seleção, nivelamento e refinamento em sua camada superior. 35

10 Figura 01 - Modelo convencional de sistemas de informação Níveis Hierárquicos Níveis de Informação Sinergia Alta Administração Macro (MAIE) SIE Corpo Gestor Em Grupos SIG Corpo Técnico No Detalhe SIO Bases de Dados das FUNÇÕES EMPRESARIAIS Fonte: Adaptado de Rezende e Abreu (2001). Apesar, porém, de ser chamado de convencional, muitas empresas ainda não têm este modelo em pleno funcionamento, mesmo utilizando-se dos recursos da tecnologia da informação. A maior dificuldade das empresas está localizada no funcionamento efetivo dos sistemas de informação gerenciais e estratégicos, principalmente no que tange à organização das informações do ambiente interno e/ou externo. 3.6 Gestão da tecnologia da informação Pode-se conceituar a tecnologia da informação como recursos tecnológicos e computacionais para geração e uso da informação. Esse conceito enquadra-se na visão de gestão da tecnologia da informação e do conhecimento. Outro conceito de tecnologia da informação pode ser todo e qualquer dispositivo que tenha capacidade para tratarem dados e ou informações, tanto de forma sistêmica como esporádica, quer esteja aplicada ao produto, quer esteja aplicada ao processo (Cruz, 1998). Complementando esses conceitos, a tecnologia da informação está fundamentada nos seguintes componentes: Hardware e seus dispositivos e periféricos; Software e seus recursos; Sistemas de telecomunicações; Gestão de dados e informações. 36

11 Todos esses componentes interagem e necessitam do componente fundamental que é o recurso humano, embora conceitualmente esse componente não faça parte da tecnologia da informação, sem ele esta tecnologia não teria funcionalidade e utilidade. (Stair, 1998). Para entender a complexidade e às necessidades empresariais, atualmente não se pode desconsiderar a tecnologia da informação e seus recursos disponíveis, sendo muito difícil elaborarem sistemas de informação essenciais da empresa sem envolver esta moderna tecnologia. Em muitas empresas a tecnologia da informação muitas vezes tem dado excessiva atenção para as tecnologias aplicadas à informática, tal como hardware, software e seus periféricos. Muitas vezes, se esquecem de sua principal finalidade e utilidade, que é o desenvolvimento e a melhoria dos sistemas de informação, para auxiliar a empresa em seus negócios, processos e atividades. (Rezende e Abreu, 2001). A Tecnologia da Informação não deve ser trabalhada e estudada de forma isolada. Sempre é necessário envolver e discutir as questões conceituais dos negócios e das atividades empresariais, que não podem ser organizadas e resolvidas simplesmente com os computadores e seus recursos de software, por mais tecnologia que detenham. Em conseqüência das questões dos negócios empresariais, aparecem as questões comportamentais necessárias para a utilização efetiva dessas tecnologias. Todos os componentes da Tecnologia da Informação interagem e necessitam do componente fundamental que é o recurso humano, embora conceitualmente esse componente não faça parte da Tecnologia da Informação, sem ele esta tecnologia não teria funcionalidade e utilidade. Para a efetiva gestão da Tecnologia da Informação é fundamental a análise de viabilidade (custos, benefícios mensuráveis e não mensuráveis e respectivos resultados), considerando ainda, as ópticas da realidade econômica, financeira e político-social da empresa com as tecnologias disponíveis no mercado. 37