Serviços Partilhados para um Estado Inteligente espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados.

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Manuela Borba Delgado
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2 O que se pretende com os Serviços Partilhados OE1. Objetivos estratégicos Aumentar a eficácia dos serviços prestados Foco na criação de valor através da atuação em três vertentes: Abrangência do modelo, privilegiando a dimensão dos serviços partilhados nas áreas de finanças, RH e TIC; e a centralização, no caso das Compras Públicas e do PVE; Adequação dos instrumentos, de modo a que os mesmos evoluam de acordo com as necessidades dos clientes; Universalidade, aumentando a abrangência de atuação na Administração Pública. OE2. OE3. Contribuir para a redução da despesa pública Através da eficácia e eficiência dos serviços prestados, assegurar a contribuição para a redução da despesa pública, promovendo a utilização racional de recursos públicos comuns e a prestação de serviços partilhados. Promover a excelência operacional e qualidade do serviço Assegurar a excelência da operação e a qualidade dos serviços prestados, suportada pelo aumento da eficiência dos processos. OE4. Desenvolver capacidades e competências críticas Desenvolver as capacidades críticas na organização, nomeadamente, a cultura organizacional, as competências e desempenho dos colaboradores, os processos, bem como a gestão eficiente dos meios e recursos que permitem atingir os objetivos definidos espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 2

3 Como dinamizar os Serviços Partilhados na AP? O Papel da espap Papel Mobilizador Papel Coordenador Papel Inovador A espap como um Indutor de Mudança Positiva 2014 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 3

4 O Desafio de um Estado Inteligente Estado Inteligente = Informação clara de Recursos Disponíveis Estado Inteligente = Posicionamento Adequado dos Recursos Estado Inteligente = Definição de Prioridades / Recursos Estado Inteligente = Flexibilidade de Objectivos / Recursos Estado Inteligente = Roadmap de uma Estratégia Estado Inteligente = Roadmap de Contextos Operacionais 2014 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 4

5 O Desafio de um Estado Inteligente Balanço de Recursos Inteligente Cadeia de Valor Orçamental Inteligente Interopabilidade de Processos Inteligente Articulação de Sistemas Inteligente Monitorização e Avaliação Inteligente Responsabilização Colaborativa Inteligente 2014 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 5

Principios do Estado Inteligente Agimos de modo a assegurar um legado para as gerações futuras, através da racionalidade da gestão e proteção dos

Somos uma organização que aprende e evolui, procurando inovar e optimizar os serviços prestados, numa perspetiva de melhoria contínua.

dos nossos serviços. Pautamos a nossa conduta pela ética e honestidade e desenvolvemos as nossas relações com base na confiança.

6 Principios do Estado Inteligente Agimos de modo a assegurar um legado para as gerações futuras, através da racionalidade da gestão e proteção dos recursos comuns. Somos uma organização que aprende e evolui, procurando inovar e optimizar os serviços prestados, numa perspetiva de melhoria contínua. Em tudo o que fazemos, temos como princípio a criação de valor para o Estado e a prevalência do interesse público, através da eficácia e eficiência dos nossos serviços. Pautamos a nossa conduta pela ética e honestidade e desenvolvemos as nossas relações com base na confiança. Prestamos serviços de excelência e qualidade, orientados às necessidades dos nossos stakeholders e à eficácia, racionalidade e eficiência da gestão de recursos públicos, assumindo um compromisso partilhado com os resultados espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 6

Roadmap para um Estado Inteligente 1 Definir a estratégia 2 Planear

estratégico Indicadores e metas Portefólio de iniciativas 6

Plano estratégico Mapa estratégico Balanced scorecard Resultados 3

operacional 5 Acompanhar progresso Desempenho Plano de atividades

resultados Execução Resultados Processos Recursos Processos

7 Roadmap para um Estado Inteligente 1 Definir a estratégia 2 Planear a estratégia Missão, valores e visão Linhas estratégicas Mapa estratégico Indicadores e metas Portefólio de iniciativas 6 Aprender e melhorar Rever estratégia Rever operações Desempenho Plano estratégico Mapa estratégico Balanced scorecard Resultados 3 Alinhar a organização Unidades orgânicas Colaboradores Plano operacional 5 Acompanhar progresso Desempenho Plano de atividades Orçamento 4 Planear as operações Acompanhar atividade Medir resultados Execução Resultados Processos Recursos Processos Iniciativas 2014 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 7

Plataforma para um Estado Inteligente Construção dum Sistema Interoperável centrado na Cadeia de Valor Administração Pública Inteligente espap Ministério das Finanças SP Finanças SP Recursos

8 Plataforma para um Estado Inteligente Construção dum Sistema Interoperável centrado na Cadeia de Valor Administração Pública Inteligente espap Ministério das Finanças SP Finanças SP Recursos Humanos Compras Públicas SP PVE DGO IGF SG DGAEP INA... Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) 2014 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 8

9 NÍVEL SETORIAL NÍVEL OPERACIONAL NÍVEL ESTRATÉGICO Reuniões semanais de CD (3ªf) Conselho Diretivo (CD) Planeamento e coordenação global de operações reunião quinzenal Comité de Planeamento e Operações (CPO) CPO Estratégico CPO Operacional Plano de ação global Dashboard de programas e projetos Comunicações transversais Execução Orçamental (Receita, Despesa Projetos) Dashboard de indicadores Gestão de programas Gestão da Procura Monitorização do Scheduling PMO Global (PMOG) Program Management Office Comités Operacionais das Áreas (CO) CO SP-Fin CO SP-RH CO SP-CP CO SP-VL CO SP-TIC CO SP-PMO PMO s por Programa PGRF PGRH PGTIC PGRCIC PGAQ PGCPVE Gestão projetos Reuniões de UO GPDO GAJ DAG DGCSI DSPF DSPRH DCP DVEL DSI DITIC 2014 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 9

10 Métricas de um Estado Inteligente Objetivos operacionais OO1. Consolidar os Serviços Partilhados na Administração Pública OO2. Qualificar o Sistema Nacional de Compras Públicas OO3. Aumentar a eficácia da gestão do Parque de Veículos do Estado OO4. Garantir o envolvimento dos Actores nos Serviços Partilhados OO5. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações OO6. Reduzir tempos de resposta a clientes OO7. Assegurar a satisfação dos organismos cliente OO8. Aumentar a qualidade dos serviços prestados 2014 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 10

11 Juntos, partilhamos eficiência espap Av. Leite de Vasconcelos, 2 Alfragide AMADORA PORTUGAL Tel.: (+351) Fax: (+351) cc@espap.pt

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