MANUAL DO USUÁRIO. Versão Rua César Fontenele, 445 Amadeu Furtado Fortaleza - Ceará. Suporte:

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1 MANUAL DO USUÁRIO Versão Rua César Fontenele, 445 Amadeu Furtado Fortaleza - Ceará Suporte: giietecnologia@gmail.com Skype: ernesto.vieira.magalhaes

2 1. Descrição do Sistema: Sistema ideal para pequenos e médios comerciantes optantes pelo Simples, que não são obrigados a emitir Cupom Fiscal. O Sistema é composto pelo Sistema de Gestão que administra os Cadastros, Controle de Estoque e Financeiro, Relatórios e Utilitários e o Sistema PDV que faz a parte de Frente de Loja administrando as Vendas e o Caixa. Informações do sistema: Sistema de Frente de Loja composto pelos sistemas: Sistema de Gestão de Comércio: - Cadastro de Clientes - Cadastro de Fornecedores - Cadastro de Centro-de-custo - Cadastro de Grupos de Produtos - Cadastro de Produtos - Movimentação de Estoques - Movimentação Financeira - Conta Corrente de Clientes - Relatório: Movimentação de Estoques, Movimentação Financeira, Listagem dos Produtos e Reposição de Produtos. Sistema PDV (Atendimento ao Cliente): - Abertura do Caixa - Atendimento ao Cliente (Vendas) - Sangria / Retiradas do Caixa - Fechamento do Caixa 2. Instalação: Vendas.exe - Cadastros, Controle de Estoques, Relatórios e Utilitários. PDV.exe - Frente de Loja para o Atendimento ao Cliente com o Fluxo de Caixa Instalação do Sistema: PRIMEIRA INSTALAÇÃO Depois que baixar os arquivos em uma pasta de sua preferência, siga os passos abaixo: a) Criar uma pasta no disco C: do seu PC com o nome SISVEN b) Descompactar os arquivos contidos no arquivo SisVen.zip essa pasta c) Copie a Logomarca da sua empresa (em formato GIF ou JPG) para a pasta C:\SISVEN d) Abra o Windows Explorer e navegue até a pasta C:\SISVEN e) Execute o Programa Ativar.exe f) Clique com o botão direito do mouse no arquivo Vendas.exe g) Após abrir as diversas opções vá em "Enviar para..." e clique em "Área de Trabalho (criar atalho) como mostra a Figura abaixo. Repita itens f e g para o programa PDV.exe Pronto. O Sistema está instalado e os atalhos foram criados na área de trabalho para você chamar o sistema.

3 Acesso ao Sistema: Usuário: ERNESTO (digite e tecle Enter) Senha: 1234 (digite e tecle Enter) Depois que entrar no sistema abra o "Usuários do Sistema" na aba "Utilitários" do Menu Suspenso e Cadastre os Usuários que terão acesso ao sistema. Abra também "Dados da Empresa" da aba "Utilitários" do Menu Suspenso e altere os dados da Empresa, inclusive a Logomarca.

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5 1. Implantação: Ao Instalar o Sistema no seu computador, o Banco de Dados estará vazio, exceto duas tabelas: Tabela de Usuários que conterá o Usuário ERNESTO cadastrado para você entrar pela primeira vez no sistema e cadastrar o(s) seu(s) próprio(s) Usuários e suas Senhas. Depois disso você poderá excluir o Usuário ERNESTO; e Tabela de Centro-de- Custo que vem com os registros Compra que é usada para registrar as compras de Fornecedores e Venda que é usada pelo programa PDV ao registrar as vendas ao Consumidor Final. Agora vamos aos Cadastros por ordem de prioridade: 1.1. Cadastro de Grupos de Produtos: Essa tabela armazena os Grupos de Produtos (ou Categorias) que facilitam na busca de um Produto quando necessário: - Para Inserir um novo Grupo clique no botão [+] - Digite a Descrição e tecle Enter e o foco do formulário irá para o botão de Gravar - Para Alterar ou Excluir um Grupo, digite o seu código no campo Código e tecle Enter. Depois Altere a Descrição no campo, tecle Enter e Gravar. Ou simplesmente clique no botão Excluir para apagar o registro da tabela.

6 1.2. Cadastro de Produtos: Essa tabela armazena os Produtos que sua empresa comercializa. - Para Inserir um novo Produto clique no botão [+] - Selecione o Grupo a que o Produto irá compor - Digite as Informações do Produto, teclando Enter para mudar o foco de cada campo do formulário até chegar ao botão de Gravar. - Para Alterar ou Excluir um Produto, digite o seu código no campo Código e tecle Enter. Depois Altere a(s) Informação(ões) no(s) campo(s), teclando Enter até chegar ao botão Gravar. Ou simplesmente clique no botão Excluir para apagar o registro da tabela. Atenção: Ao clicar Enter no campo Código com ele em branco, abre-se um formulário para pesquisar o Produto. Nesse formulário tem um campo de filtro que, ao digitar informações o sistema faz uma busca rápida. Depois que o Produto estiver cadastrado, você pode adicionar uma imagem para ele. A imagem da maioria dos produtos pode ser encontrado facilmente no Google Imagem. Basta digitar o nome do produto (exemplo: Leite Ninho Nestle 500Gr JPG) e depois que o Google mostrar o resultado da pesquisa, basta clicar em Imagens para o Google mostrar somente imagens. Depois de decidir qual a melhor imagem, basta clicar nele para selecionar. Quando a janela de exibição for mostrada, basta clicar com o botão direito do mouse sobre a imagem e selecionar Salvar Imagem Como... ou simplesmente Salvar Imagem e selecionar o diretório Imagens do diretório C:\SISVEN com o nome que você quiser. A pasta (C:\SISVEN\Imagens\) é onde o sistema procura as imagens dos produtos quando ele é chamado no PDV. Para adicionar a imagem ao produto, basta digitar o seu Código e depois clicar no botão, selecionar o arquivo da imagem do produto no diretório Salvar Imagem Como... e pronto!

7 Uma das Formas de Pagamento que o programa PDV oferece é Conta Corrente que podemos comparar com o famoso Caderninho muito comum nos mercadinhos, onde são anotadas as compras fiadas. Assim, pode-se administra essas compras cadastrando esses Clientes Preferenciais no sistema e, ao efetivar as vendas no PDV (PDV.exe), selecionar essa forma de pagamento e o cliente que está comprando. E quando ele voltar para pagar sua conta entre na aba Utilitários > Conta-Corrente de Clientes do Sistema de Vendas (Vendas.exe) e selecionar o cliente para ver todas as suas compras pendentes. Abaixo, o restante dos módulos de Cadastros do Sistema Cadastro de Clientes: Essa tabela armazena os Clientes da empresa. - Para Inserir um novo Cliente clique no botão [+] - Digite as Informações do Cliente, teclando Enter para mudar o foco de cada campo do formulário até chegar ao botão de Gravar. - Para Alterar ou Excluir um Cliente, digite o seu código no campo Código e tecle Enter. Depois Altere a(s) Informação(ões) no(s) campo(s), teclando Enter até chegar ao botão Gravar. Ou simplesmente clique no botão Excluir para apagar o registro da tabela.

8 Atenção: Ao clicar Enter no campo Código com ele em branco, abre-se um formulário para pesquisar o cliente. Nesse formulário tem um campo de filtro que, ao digitar informações o sistema faz uma busca rápida Cadastro de Fornecedores: Essa tabela armazena os Fornecedores da empresa e é muito importante, pois você verá sua importância ao Movimentar o Estoque de Produtos. Porém, se você não desejar ter o controle das Entradas em Estoque agrupadas por Fornecedor, basta cadastrar um fornecedor nominado Fornecedores em Geral e direcionar TODAS as suas Compras para esse fornecedor. - Para Inserir um novo Fornecedor clique no botão [+] - Digite as Informações do Fornecedor, teclando Enter para mudar o foco de cada campo do formulário até chegar ao botão de Gravar. - Para Alterar ou Excluir um Fornecedor, digite o seu código no campo Código e tecle Enter. Depois Altere a(s) Informação(ões) no(s) campo(s), teclando Enter até chegar ao botão Gravar. Ou simplesmente clique no botão Excluir para apagar o registro da tabela.

9 Atenção: Ao clicar Enter no campo Código com ele em branco, abre-se um formulário para pesquisar o Fornecedor. Nesse formulário tem um campo de filtro que, ao digitar informações o sistema faz uma busca rápida.

10 1.5. Cadastro de Centro-de-Custo: Essa tabela armazena os Centros de Custos da empresa e basicamente só possui dois registros, explicados no início desse manual, que são as Entradas que corresponde às compras ou entradas no Estoque e as Saídas que corresponde às vendas ou saídas do Estoque. - Para Inserir um novo Centro-de-Custo clique no botão [+] - Digite as Informações do Centro-de-Custo, teclando Enter para mudar o foco de cada campo do formulário até chegar ao botão de Gravar. - Para Alterar ou Excluir um Centro-de-Custo, digite o seu código no campo Código e tecle Enter. Depois Altere a(s) Informação(ões) no(s) campo(s), teclando Enter até chegar ao botão Gravar. Ou simplesmente clique no botão Excluir para apagar o registro da tabela. Finalizadas todas essas etapas de cadastramento inicial, você já poderá começar a vender usando o programa PDV (PDV.exe). Utilize o programa de Vendas (Venda.exe) para manter os dados atualizados como preços de venda dos produtos e sempre dar Entrada em seus Estoques quando comprar. Use o módulo de Cadastro de Produtos para cadastrar novos produtos que ainda não constam no cadastro e para alterar alguma informação do produto como o seu novo preço ou a sua descrição como, por exemplo, se a lata de leite em pó era de 500Gr e passou a ter 400Gr, faça a devida atualização em sua descrição.

11 2. Manutenção dos Dados: Paralelo ao Sistema de PDV que é responsável pelo Caixa e o Atendimento aos clientes, o Sistema de Gestão de Comércio é usado para manter os dados atualizados com o Cadastro de Novos Produtos, Clientes, Fornecedores, atualização de preços, etc. Mantendo o Estoque atualizado: 2.1. Movimentação de Estoque dos Produtos: Para ter o Controle do Estoque dos Produtos da empresa, é necessário dar Entrada sempre que comprar mercadoria para vender. A saída do Estoque através de venda é feita automaticamente pelo sistema PDV. Porém, outras Saídas que não por venda como, por exemplo, produto vencido ou estragado, devem ser feitas manualmente através do Sistema de Gestão. Para dar Entrada ou Saída pelo módulo de Movimentação, siga os passos, sempre teclando Enter nos campos: Atenção: Não pode misturar Entradas e Saídas em uma Movimentação. Se vai dar entrada em Produtos faça somente entradas. Se saídas, faça somente saídas de produtos. Corpo da Nota/Entrada: - Informe a Data do movimento. - Informe o Estoque. - Informe o Número da Nota Fiscal (se for o caso) ou zero se não for. - Se tiver algum Encargo (Frete, etc.) informe. Se não, informe zero. - Informe o Valor Total da Nota. Lembrando que quando a soma do Total dos itens da nota ou da entrada o programa finaliza a entrada de itens e vai ao botão Gravar. - Selecione a Operação (Entradas ou Saídas). - Informe (ou Pesquise) o Fornecedor. Itens da Nota/Entrada: - Selecione o Grupo do Produto. - Informe (ou Pesquise) o Produto. - Informe a Quantidade. - Informe o Valor Unitário. - Informe o Valor Total. * Repita até o último item, lembrando que quando a soma dos Totais dos Itens atingir o Valor da Nota, o sistema irá fechar as entradas de itens e direcionar para o botão Gravar para o sistema processar os movimentos. Importante! Antes de iniciar o processo de Movimentação de Estoque, seja através da Nota Fiscal ou Compra de Produtos sem Nota Fiscal, se organize verificando o Valor Total e, para agilizar a digitação, procure consultar a Tabela de Produtos tomando o cuidado de anotar do lado de cada item o Código do Produto no sistema. Analise a figura abaixo e veja que algumas informações são mostradas logo depois que se digita o Código do Produto como as Datas das últimas Entrada e Saída, além do Custo Médio atual e do Saldo em Estoque atual.

12 2.2. Movimento Financeiro: Na Movimentação Financeira você terá o controle do Contas a Pagar e a Receber, que lhe ajudará no controle financeiro de sua empresa. Sempre que fizer compras, cadastre os boletos para ter todos os dias a relação dos pagamentos do dia ao emitir o relatório de Movimentação Financeira. Tecle Enter após digitar ou selecionar a informação em cada campo. * A Data é referente ao Vencimento. - Seja específico ao descrever o Histórico.

13 2.3. Conta-Corrente de Clientes: Muito comum nos mercadinhos, o caderno de fiados é e ainda será usado para registrar as compras que serão pagar, por exemplo, no final do mês quando o aposentado receber seu dinheiro. O sistema de PDV oferece essa forma de pagamento para substituir o caderninho. Mas a administração dessas contas são feitas no Sistema de Gestão, que oferece as opções de Imprimir a conta toda ou parcial (período de datas) de um cliente. Aceita também receber algum valor por conta Encerramento do Exercício: No início de cada ano novo o sistema solicita que essa função seja executada, para limpar algumas tabelas e alguns campos totalizadores do banco de dados para iniciar um novo exercício. Execute sem medo, pois apesar de algumas tabelas serem esvaziadas, o sistema faz um backup (cópia) de todo o banco para, em uma necessidade em especial, poder resgatar alguma informação para dirimir alguma dúvida.

14 3. Relatórios: O sistema possui os seguintes relatórios gerenciais: 3.1. Cadastro de Produtos: Listagem dos Produtos de um Grupo ou de todos os Grupos Movimentação de Estoques: Listagem da movimentação de Entradas e Saídas realizadas em um período Movimentação Financeira: Listagem da Movimentação Financeira referente à um período. Ideal para se ter a relação dos pagamentos a serem efetuados no dia. Basta informar a data do dia nos campos Data Inicial e Data Final Ponto de Reposição: Uma das informações do Cadastro do Produto é o Estoque Mínimo. E o sistema usa essa informação para relacionar os Produtos cujo Estoque está abaixo ou igual à essa quantidade. A relação dos produtos apresenta cada produto com o seu Estoque atual, seu Estoque Mínimo e a Quantidade de produtos a serem comprados.

15 4. Utilitários: A aba Utilitários do sistema é composta de dois itens: 4.1. Usuários do Sistema: Essa tabela armazena o registro das pessoas que têm acesso ao sistema. Além do nome completo guarda o Nome de Usuário e a Senha para serem usadas no acesso ao sistema. Importante verificar as opções de acesso: - Pode Dar Entrada - Pode Dar Saída - Tem Acesso ao Financeiro Geralmente quem dá Entrada no Estoque de produtos NÃO é a mesma pessoa que pode dar Saída. Isso nas grandes corporações Dados da Empresa: São os dados da empresa, mostrados no início desse manual (Instalação). Lembrando que a Razão Social e o Nome Fantasia da empresa só pode ser alterado quando esse módulo for acessado pela primeira vez. Os próximos acessos permitem alterar todos os dados, inclusive a logomarca, exceto esses dois campos.