7) Plano de contas - elaboração

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1 Módulo 4 7) Plano de contas - elaboração 7.1) Como medir os custos da qualidade? 7.2) Plano de contas: custos da qualidade 7.2.1) Custos da prevenção 7.2.2) Custos da avaliação 7.2.3) Custos das falhas internas 7.2.4) Custos das falhas externas 8) Conclusão 1

2 7) Plano de contas - elaboração 7.1) Como medir os custos da qualidade? As organizações medem seu desempenho essencialmente através de indicadores financeiros. É então conveniente que os custos da qualidade sejam determinados e transformados em valores monetários. Para determinação dos valores de cada um desses itens leva-se em conta, geralmente, os salários dos envolvidos nas atividades, incluindo as gratificações e encargos sociais, despesas incorridas e estimadas com material (ferramentas, matéria-prima, etc.) além de pagamentos a terceiros decorrentes da prestação de serviços. POR QUE MEDIR? A comunicação é facilitada ao utilizar uma linguagem que todos entendem (a linguagem do dinheiro) A tradução em valores financeiros choca Associa a qualidade (ou a sua falta) aos resultados operacionais da empresa Estimula a obtenção de melhorias 2

3 7.1) Como medir os custos da qualidade? A contabilidade tradicional diz que a qualidade pode ser medida em função do volume de capital desperdiçado com sucata e retrabalho, e que este procedimento é suficiente como indicador da melhoria dos sistemas da qualidade. No entanto, tal posição tem se mostrado ineficiente já que não define de maneira objetiva os pontos em que deve haver um esforço maior em termos de proposição de soluções a adotar, além da não permitir o acompanhamento do aperfeiçoamento contínuo e a eliminação dos desperdícios. 3

4 7.2) Plano de contas custos da qualidade A maioria das organizações não mede os custos da qualidade, uma vez que eles não estão incluídos nos livros razão de contabilidade geral que são utilizados para estabelecer a avaliação da conta lucros e perdas, muito embora eles possam ter um impacto significativo sobre a lucratividade das operações. Na ausência de auditorias do custo da qualidade, fica extremamente difícil para as organizações efetivamente determinarem onde tais custos surgem e como eles podem ser controlados ou reduzidos. As fontes de dados podem ser os próprios relatórios contábeis, mesmo que aparentemente as informações procuradas não estejam visíveis. O ideal é que a empresa possua relatórios de despesas por área. No entanto, caso não existam, as seguintes fontes podem ser consultadas: - Solicitações e/ou autorizações para retrabalho ou reparo - Folhas de pagamento - Reembolso de despesas decorrentes de assistência técnica para consertos - Relatórios de despesas de fabricação, sucatas, refugos, inspeção, reinspeção - Volume produzido e matéria prima consumida, etc. 4

5 7.2.1) Plano de contas: custos da qualidade Centro de custo: custos da prevenção 1) Planejamento do processo produtivo Salários, horas extras, adicional noturno, encargos sociais 1.1) Custos com o planejamento de todo o processo produtivo 1.2) Custos com a documentação do planejamento do processo produtivo 1.3) Custos com a implantação do processo produtivo, visando a melhoria do mesmo 1.4) Custos com a manutenção do processo produtivo, para prevenir falhas, visando o aperfeiçoamento do mesmo 1.5) Custos com o planejamento da avaliação dos fornecedores 1.6) Custos da avaliação dos fornecedores antes da colocação do pedido Não considerar as despesas incorridas na execução produtiva e que levaram ao erro e desconsiderar os custos com o recontrole da qualidade. O salário deve ser dividido e contabilizado de acordo com o tempo despendido. Planejamento de processo de controle de solda, pintura, limpeza, caldeiraria, etc. deve ser incluído. Relatório de horas trabalhadas do pessoal do setor de planejamento e da produção durante a implantação. Relatório de orçamento de despesas, estimativas contábeis e eventuais despesas com consultoria. 5

6 7.2.1) Plano de contas: custos da qualidade Centro de custo: custos da prevenção 2) Planejamento da qualidade no processo produtivo Salários, horas extras, adicional noturno, encargos sociais 2.1) Custos com o planejamento de todo o controle da qualidade 2.2) Custos com a documentação do planejamento do controle da qualidade 2.3) Custos com a implantação do controle da qualidade, visando a melhoria do mesmo 2.4) Custos com a manutenção do controle da qualidade, para prevenir falhas, visando o aperfeiçoamento do mesmo 2.5) Custos envolvidos na elaboração dos procedimentos de auditoria 2.6) Custos envolvidos no projeto e desenvolvimento de equipamentos para medição e controle da qualidade Não considerar as despesas incorridas na execução de tarefas produtivas. Incluir custos para analisar e diagnosticar problemas da qualidade, assim como planejar melhorias no sistema da qualidade e efetivar economias fazendo certo na primeira vez. Incluir salários do pessoal envolvido no planejamento do processo e equipamentos de medição e controle. Não incluir o custo de construção dos equipamentos ou sua depreciação. Relatório de horas trabalhadas do pessoal do setor de planejamento e da produção durante a implantação. Relatório de orçamento de despesas, 6 estimativas contábeis e eventuais despesas com consultoria, viagens, etc.

7 7.2.1) Plano de contas: custos da qualidade Centro de custo: custos da prevenção 3) Planejamento da inspeção final da qualidade Salários, horas extras, adicional noturno, encargos sociais 3.1) Custo com o planejamento da inspeção final do produto acabado 3.2) Custo da implantação da inspeção final do produto acabado 3.3) Custo com a documentação do planejamento e implantação da inspeção 3.4) Custo com a manutenção da inspeção final do produto acabado 3.5) Custos com o planejamento e implementação das instalações para a inspeção final 3.6) Custos com os equipamentos de ensaio, medição e inspeção 3.7) Custos com aferição e/ou calibração e manutenção dos equipamentos usados em controle da qualidade e na produção para avaliar a qualidade 3.8) Custos com a elaboração de procedimentos operacionais e auditoria 3.9) Custos das avaliações, auditorias e classificação de fornecedores Não considerar as despesas de execução da produção. Considerar apenas o tempo gasto no planejamento e na inspeção final. Considerar o custo com despesas de melhorias no locais das inspeções. Relatório de horas trabalhadas do pessoal do setor de planejamento e da produção durante a implantação e execução da melhoria no local da inspeção. Relatório de orçamento de despesas, estimativas contábeis e eventuais despesas com consultoria, viagens, etc. 7

8 7.2.1) Plano de contas: custos da qualidade Centro de custo: custos da prevenção 4) Treinamento da mão-de-obra para a qualidade Salários, horas extras, adicional noturno, encargos sociais 4.1) Custos com o planejamento do treinamento para a qualidade 4.2) Custos com o desenvolvimento do treinamento para a qualidade 4.3) Custos com a implantação do treinamento para a qualidade 4.4) Custos com a operação do treinamento para a qualidade 4.5) Custos com a manutenção do programa de treinamento formal Considerar somente treinamentos formais internos e externos relativos a controle da qualidade. Não incluir custos de treinamentos operacionais para melhorar habilidades ou padronização dos operadores. Não considerar despesas com a correção dos procedimentos de controle da qualidade. Relatório de horas trabalhadas do pessoal em treinamento, do pessoal que está aplicando o treinamento e da área de planejamento da qualidade. Considerar também as despesas com treinamentos externos, quando existirem. Relatório de orçamento de despesas, estimativas contábeis e eventuais despesas com consultoria, viagens, etc. 8

9 7.2.2) Plano de contas: custos da qualidade Centro de custo: custos da avaliação 1) Avaliação dos produtos adquiridos do fornecedor. salários, horas extras, adicional noturno, encargos sociais 1.1) Custos com a execução da inspeção no recebimento de materiais e insumos Considerar as horas do operador na execução da inspeção. Não considerar inspeção de equipamentos ou dispositivos de medição. Relatório de horas trabalhadas do pessoal que executa a inspeção. Relatório de orçamento de despesas, estimativas contábeis e eventuais despesas com consultoria, viagens, etc. 9

10 7.2.2) Plano de contas: custos da qualidade Centro de custo: custos da avaliação 2) Inspeção, verificação e ensaios durante a produção Salários, horas extras, adicional noturno, encargos sociais 2.1) Custos com a execução das inspeções inseridas no processo produtivo para acompanhamento da qualidade Considerar as horas do operador na execução da inspeção, inclusive supervisão, apoio administrativo e materiais consumidos ou destruídos no controle da qualidade. Relatório de horas trabalhadas do pessoal que executa a inspeção. Relatório de orçamento de despesas, estimativas contábeis com materiais necessários ao controle e eventuais despesas com consultoria, viagens, etc. 10

11 7.2.2) Plano de contas: custos da qualidade Centro de custo: custos da avaliação 3) Acompanhamento da qualidade do produto Salários, horas extras, adicional noturno, encargos sociais 3.1) Custos com a execução da inspeção final do produto acabado Considerar as horas do operador na execução da inspeção final, Inclusive supervisão, apoio administrativo e materiais consumidos ou destruídos no controle da qualidade. Não considerar as despesas com a correção do processo produtivo. Relatório de horas trabalhadas do pessoal que executa a inspeção. Relatório de orçamento de despesas, estimativas contábeis com materiais necessários ao controle e eventuais despesas com consultoria, viagens, etc. 11

12 7.2.2) Plano de contas: custos da qualidade Centro de custo: custos da avaliação 4) Avaliação dos dados de inspeção Salários, horas extras, adicional noturno, encargos sociais 4.1) Custos para avaliação dos dados, verificando se os requisitos da qualidade foram atendidos, antes da liberação para expedição Considerar as horas do operador envolvido na avaliação. Não considerar as despesas com a avaliação dos itens não conformes. Relatório de horas trabalhadas do pessoal que executa a inspeção. Relatório de orçamento de despesas, estimativas contábeis com materiais necessários ao controle e eventuais despesas com consultoria, viagens, etc. Custos da avaliação: outros centros de custos que podem ser utilizados Ensaios de despenho no campo Ensaios e liberação internos Avaliação de material de obra (estoque em campo) Processamento de dados dos relatórios de inspeção e ensaios Auditorias da qualidade do produto 12

13 7.2.3) Plano de contas: custos da qualidade Centro de custo: custos das falhas internas 1) Análise das falhas Salários, horas extras, adicional noturno, encargos sociais 1.1) Custos para analisar itens não conformes com o objetivo de descobrir as causas Não considerar os custos com divergências quando do desenvolvimento do produto. Relatório de horas trabalhadas do pessoal envolvido na tarefa de descobrir as não conformidades, além dos relatórios de despesas. 13

14 7.2.3) Plano de contas: custos da qualidade Centro de custo: custos das falhas internas 2) Retrabalho, reparo e reprocessamento Salários, horas extras, adicional noturno, encargos sociais e materiais 2.1) Custos para atender os requisitos da qualidade quando o material puder ser retrabalhado ou reparado Considerar os custos com a execução do retrabalho ou reprocessamento. Não considerar as despesas incorridas na primeira execução do processo produtivo que levou ao erro. Desconsiderar os custos com a reinspeção. Não incluir retrabalho devido a mudanças de engenharia solicitadas pelo cliente. Incluir falhas iniciais quando possível, reparos de fabricação, tempos de reinspeção e retestes, esforços para preparação de instruções para recuperação, retrabalho e reparo. Relatório de horas trabalhadas do pessoal envolvido planejamento da produção, setor produtivo custos hora/máquina, materiais (custo unitário do retrabalho) e relatório de despesas complementares, hora extra, transporte, etc. 14

15 7.2.3) Plano de contas: custos da qualidade Centro de custo: custos das falhas internas 3) Refugo e/ou sucata Salários, horas extras, adicional noturno, encargos sociais e materiais 3.1) Custos com perdas decorrentes do não cumprimento de requisitos da qualidade, eliminando produtos não conformes que não podem ser recuperados, incluindo os dispêndios com material, mão-de-obra e equipamentos envolvidos quando da produção Considerar os custos com mão-de-obra, materiais e hora/máquina (custo unitário de produção). Não incluir sucatas por produção em excesso, obsolescência ou mudanças de desenhos requeridas pelos clientes. Considerar as receitas decorrentes da eventual venda do material refugado. Relatório de horas trabalhadas do pessoal envolvido planejamento da produção, setor produtivo custos hora/máquina, materiais (custo unitário do retrabalho) e relatório de despesas complementares, hora extra, transporte etc., relatório do volume produtivo, de refugos e receitas com vendas. 15

16 7.2.3) Plano de contas: custos da qualidade Centro de custo: custos das falhas internas 4) Correção do processo produtivo Salários, horas extras, adicional noturno, encargos sociais e materiais 4.1) Custos com a redefinição do processo produtivo necessária em decorrência de erros em sua definição original e sendo sua necessidade detectada quando em funcionamento 4.2) Custos com a redefinição das tarefas da qualidade, detectados em função das falhas Não considerar as despesas com a correção dos procedimentos de controle da qualidade. Não considerar as despesas com a correção do processo produtivo, além da execução dos novos procedimentos. Relatório de horas do pessoal da área de planejamento do processo e de eventuais despesas. Custos das falhas internas: outros centros de custos que podem ser utilizados Reteste/reinspeção: custos com inspeção após recuperação do produto Modificações: tempo gasto na reavaliação de itens, projetos e especificações Atividades com materiais não conformes: custos relativos a avaliações preliminares Subclassificação: perdas por redução de preços Tempo parado: referente à perda de capacidade produtiva devido a não conformidade Refugo em decorrência da falha do fornecedor: falta de material 16

17 7.2.4) Plano de contas: custos da qualidade Centro de custo: custos das falhas externas 1) Análise das falhas salários, horas extras, adicional noturno, encargos sociais 1.1) Custos envolvidos com a busca das causas das falhas detectadas no produto após a liberação para o consumidor Não considerar os custos com divergências quando do desenvolvimento do produto. Relatório de horas trabalhadas do pessoal envolvido na tarefa de descobrir as não conformidades, além dos relatórios de despesas. 17

18 7.2.4) Plano de contas: custos da qualidade Centro de custo: custos das falhas externas 2) Refugo/itens rejeitados e devolvidos Salários, horas extras, adicional noturno, encargos sociais e materiais 2.1) Custos com a eliminação de produtos não conformes que não podem ser recuperados 2.2) Custos com a substituição do produto Considerar os custos com a mão-de-obra, material e equipamentos utilizados na produção. Considerar na substituição do produto o transporte e despesas de armazenagem e manuseio, além de considerar a perda de um produto não vendido. Considerar as receitas decorrentes da eventual venda do material refugado e o valor gasto com o ressarcimento ao cliente. Relatório de custos produtivos, do volume produtivo, de refugo e do preço de venda do produto ao consumidor. 18

19 7.2.4) Plano de contas: custos da qualidade Centro de custo: custos das falhas externas 3) Correção do processo de produção Salários, horas extras, adicional noturno, encargos sociais e materiais 3.1) Custos com a redefinição do processo produtivo necessário em decorrência de erros em sua definição original e detectado quando do seu funcionamento 3.2) Custos com a redefinição da execução das inspeções em decorrência das falhas encontradas Considerar as despesas com a correção dos procedimentos de controle da qualidade. Considerar as despesas com a correção do processo produtivo. Relatório de horas de pessoal do planejamento da produção e qualidade, além de eventuais despesas. 19

20 7.2.4) Plano de contas: custos da qualidade Centro de custo: custos das falhas externas 4) Retrabalho, reparo e reprocessamento Salários, horas extras, adicional noturno, encargos sociais e materiais 4.1) Custos para atender aos requisitos da qualidade quando o material puder ser retrabalhado ou reparado, ou componentes defeituosos substituídos. Considerar as despesas com a execução do retrabalho ou reprocessamento, além de considerar despesas com a substituição de componentes quando for necessário. Não considerar as despesas incorridas na primeira execução do processo produtivo que levou ao erro e aos custos de reinspeção. Relatório de horas trabalhadas do pessoal envolvido planejamento da produção, setor produtivo custos hora/máquina, materiais (custo unitário do retrabalho), relatório de despesas complementares, hora extra, transporte, etc. Custos das falhas externas: outros centros de custos que podem ser utilizados Reteste/reinspeção: custos com inspeção após recuperação do produto Reclamações: custos relativos à administração das reclamações de clientes Assistência técnica: correção das imperfeições, inclusive custos legais Transporte de itens rejeitados e devolvidos: custos de manusear, transportar e contabilizar Substituição na garantia: substituir item não conforme no período da garantia Erro de marketing: substituição de material devido ao erro de marketing (interpretação) 20 Erro de engenharia: substituição de material devido ao erro de engenharia (especificação)

21 7.2.5) Plano de contas: custos da qualidade Fontes A fim de operacionalizar o uso das planilhas de custos, a empresa deve se preocupar em obter os custos correspondentes determinando claramente quais são as fontes. Custos de prevenção: Relatórios de orçamento de salários do pessoal envolvido Relatórios de orçamentos de despesas Estimativas Custos de avaliação: Orçamentos operacionais Orçamentos departamentais Estimativas Relatórios de inspeção no campo Normas da fábrica Falhas de rotina Falhas de processo Relatório de custos ligados aos ensaios de desempenho no campo 21

22 7.2.5) Plano de contas: custos da qualidade Fontes Custos de falhas internas Relatórios de custos de materiais e mão-de-obra Relatórios de materiais defeituosos e recuperados Relatórios de contabilidade de custos Estimativa de custo médio de cada operação de refugo e retrabalho Estimativa de custo médio de cada operação de inspeção de materiais não conformes Relatório de vendas de materiais subclassificados Relatório de devolução e compensação de materiais subclassificados. Custos de falhas externas Relatório de materiais devolvidos Relatórios de devolução Relatórios de serviços e vendas Contatos diretos com o consumidor Contas de garantia substituição de materiais Relatório de campo substituição de materiais Política de venda erro de marketing Relatório de campo erro de fabricação e instalação 22

23 8) Conclusão Os custos operacionais totais da qualidade resultam não só dos recursos financeiros que afetam de forma direta e positiva a função qualidade, como também - e principalmente - dos custos resultantes de falhas na qualidade. Os custos totais da qualidade podem assim serem definidos como o somatório dos custos De falhas (custos de falhas internas - CFI e custos de falhas externas - CFE) e custos de controle de defeitos (custos de prevenção - CP e custos de avaliação - CA). Podem sinteticamente apresentar-se de acordo com o exposto na fórmula seguinte: COQ = CP + CA + CFI + CFE 23

24 8) Conclusão Calcular os custos de uma má qualidade é um pouco mais difícil que determinar os custos de um mau serviço, embora haja argumentos que defendem a utilização da mesma fórmula. Afinal, quando se oferece um produto ou um serviço de má qualidade, perdem-se clientes atuais e futuros. Há quatro fatores que identificam os custos de uma má qualidade: Custos de desempenho Custos de refazer ou de fracassar Custos de avaliação ou detecção Custos de prevenção Estes são os quatro fatores que devem ser analisados de modo a determinar-se os custos da má qualidade. Mas a qualidade propriamente dita não custa, se paga. 24

25 8) Conclusão Surge portanto a necessidade de determinar quanto custará ter produtos ou serviços de qualidade, analisando a sua posição nestas cinco áreas-chave: Preço Lucro Participação no mercado Custo Marketing e publicidade 25

26 8) Conclusão Outro ponto a considerar sobre os custos de uma má qualidade é o custo do cliente por realizar negócios com a empresa. Quanto tempo, esforço e dinheiro deverá um cliente gastar para fazer a primeira compra e depois regressar trazendo o produto para reparar ou ser substituído? Estes custos também deverão entrar nos cálculos. Quando se combinam todos os fatores relativos aos custos de um mau serviço ao cliente e de uma má qualidade, começa-se a perceber quão importante é oferecer o melhor dos dois. De modo geral, podemos distinguir custos da não qualidade e custos da qualidade. Os primeiros dividem-se em custos das falhas internas e das falhas externas. Os custos da qualidade são os custos de avaliação e prevenção. 26

27 Fim do módulo 4 Fim 27