- Manual do Utilizador - Relatórios de Contratação no SRVI

Transcrição

1 Dezembro de 2017

2 Índice 1 Enquadramento Credenciação no SAC Relatório de Contratação (RC) Criar um RC diretamente no SRVI Consultar um RC no SRVI Informação do RC Solicitar um pedido de reabertura do RC Editar um RC Eliminar um lote de um RC Notas finais ESPAP Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 2/26

3 1 Enquadramento É obrigação das entidades adquirentes criar e enviar à Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública (ESPAP) os Relatórios de Contratação (RC) relativamente aos contratos celebrados ao abrigo dos Acordos Quadros celebrados pela ESPAP, conforme resulta do artigo 23.º do Regulamento do Sistema Nacional de Compras Públicas (Regulamento n.º 330/2009, de 30 de Julho), e, em especial, das normas aplicáveis dos respectivos Caderno de Encargos de cada Acordo Quadro celebrado. Procedimentos adjudicados até 26 de Dezembro de 2016: A informação relativa às adjudicações resultantes dos procedimentos iniciados a partir de 1 de janeiro de 2015, e que tenham sido tramitados na Plataforma Eletrónica de Contratação Pública (PECP) do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP), foi comunicada à ESPAP pela própria PECP, fornecida pela GATEWIT. Para tal, foi criado um passo adicional nesta plataforma, na área de habilitação, onde cada entidade adjudicante terá preenchido os dados para apuramento das poupanças por parte da ESPAP. Não obstante este envio da informação directamente da PECP para o SRVI, as entidades deverão aceder ao Sistema de Recolha e Validação de Informação (SRVI), em e validar / completar a informação que consta de cada relatório. Caso esteja em falta algum relatório, deverão criar um novo e submête-lo com a maior brevidade. Procedimentos tramitados fora da plataforma Concursos ESPAP (Gatewit) ou adjudicados depois de 26 de Dezembro de 2016: Os procedimentos que tenham sido tramitados noutras plataformas electrónicas de contratação (isto aplica-se às entidades voluntárias do SNCP) ou tenham sido adjudicados depois de 26 de Dezembro (qualquer que seja sido o modo de tramitação entidades vinculadas e voluntárias) devem preencher e submeter a informação relativa às adjudicações efectuadas através do Sistema de Recolha e Validação de Informação (SRVI) em Isto aplica-se aos procedimentos das entidades voluntárias que optaram os lançar na plataforma que habitualmente utilizam bem como aos procedimentos lançados pelas entidades vinculadas 2017 ESPAP Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 3/26

4 fora desta plataforma no seguimento da perda de licença de Gatewit decidida pelo Conselho Directivo do IMPIC, IP a 12 de Dezembro de Esta situação levou a que excepcionalmente muitos procedimentos tivessem sido tramitados por vias alternativas, seja outras plataformas electrónicas de contratação que não as disponibilizadas pela ESPAP seja por . Em qualquer caso todas as entidades adquirentes, vinculadas ou voluntárias, devem submeter os relatórios de contratação relativos a todos estes procedimentos directamente no SRVI. O presente documento tem como objetivo apresentar as funcionalidades disponíveis no módulo do SRVI para a edição, consulta e reabertura de RC enviados à ESPAP via PECP, assim como para a criação de novos RC no caso de o procedimento aquisitivo não ter ocorrido na Plataforma Concursos ESPAP. O módulo de RC no SRVI permite efectuar as seguintes ações: Consultar os RC enviados à ESPAP via Plataforma Concursos ESPAP, relativos aos procedimentos criados nesta plataforma electrónica de contratação pública ; Consultar os RC criados directamente no SRVI; Pedir a reabertura de qualquer RC para editar informação; Consultar as ações realizadas nos RC e gravadas em histórico; Criar novos RC no caso de procedimentos não tramitados na PECP. Nota: Todas as imagens apresentadas ao longo deste documento são meramente exemplificativas e não contêm dados reais ESPAP Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 4/26

5 2 Credenciação no SAC Apenas poderão criar, consultar ou editar RC os utilizadores credenciados no Sistema de Autenticação e Credenciação (SAC) da ESPAP, para a área de Relatórios de Contratação/ Pedidos de Exceção. Caso os utilizadores da entidade não tenham ainda acesso à aplicação SRVI ou à área de Relatórios de Contratação/ Pedidos de Exceção nesta aplicação, deverão proceder à credenciação dos utilizadores adequados no SAC. Para tal, e consoante a situação, deverão proceder como a seguir se indica: - Novos utilizadores (se ainda não estiverem credenciados em nenhum organismo): cada novo utilizador deverá solicitar o acesso através de em "Formulário de Pedido de Credenciação" e seleccionar as aplicações pretendidas (nomeadamente SRVI- Relatórios de Contratação ), seguindo todos os passos indicados. O formulário devidamente assinado e carimbado (a impressão do formulário será o último passo do processo de pedido de credenciação) poderá ser enviado por para cc@espap.pt. Após recepção e validação do pedido a ESPAP enviará a cada utilizador um com os seus códigos de acesso. - Utilizadores já credenciados mas que pretendam ter acesso a mais aplicações (neste caso, a SRVI-Relatórios de Contratação ): deverão aceder ao SAC ( com o seu código de acesso e na sua área pessoal escolher "pedido de acesso a novas aplicações". Devem ser seguidos todos os passos indicados. O formulário devidamente assinado e carimbado (a impressão do formulário será o último passo do processo de pedido de credenciação) poderá ser enviado por para cc@espap.pt. Os códigos de acesso mantêm-se. - Recredenciação: quando um utilizador já credenciado no sistema SAC - Sistema de Autenticação e Credenciação da ESPAP pretende obter a credenciação por outra entidade deve proceder a uma recredenciação e não a nova credenciação. Assim, deve aceder ao SAC, com o código de utilizador e a palavra-chave, no endereço ( e efectuar a recredenciação em "Pedido de recredenciação". O formulário, devidamente assinado e carimbado, (a impressão do formulário será o último passo do processo de pedido de credenciação) poderá ser enviado por para cc@espap.pt. Após recepção e validação do pedido a ESPAP enviará a cada utilizador um e- mail confirmando a recredenciação pela nova entidade. Os seus códigos de acesso manterse-ão ESPAP Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 5/26

6 3 Relatório de Contratação (RC) 3.1 Criar um RC diretamente no SRVI Para aceder à área de RC no SRVI para criar um novo relatório, o utilizador deverá percorrer o seguinte caminho (depois de autenticado): Menu Principal -> Separador Relatórios de Contratação No écran de pesquisa, para criar um novo Relatório de Contratação, deve ser seleccionado o botão Novo Relatório : Para criar um novo relatório, a entidade deverá em primeiro lugar confirmar os dados de contacto que constam do RC e, em caso de necessidade, alterá-los na área Entidade/Contactos : 2017 ESPAP Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 6/26

7 As opções possíveis neste écran são: - Guardar para guardar a informação preenchida; caso não tenha sido preenchida qualquer informação na área Procedimento, o RC não é gravado; - Voltar para voltar ao écran de pesquisa; o RC não é gravado; - Submeter para submeter o RC; caso não tenha sido preenchida qualquer informação na área Procedimento, o RC não é submetido. Depois de confirmar os dados de contacto, a informação relativa ao procedimento deve ser registada na área Procedimento : 2017 ESPAP Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 7/26

8 Todos os campos relativos ao procedimento são de preenchimento obrigatório. A data de abertura do procedimento deve ser anterior à data do dia em que o relatório está a ser preenchido. A data de adjudicação deve ser posterior à data de abertura do procedimento. Depois de seleccionado o acordo quadro ao abrigo do qual foi criado o procedimento, devem ser registados os lotes do procedimento. Caso o procedimento não tenha sido feito por lotes (ou seja, tenha apenas um lote), então o RC deve ser criado com um lote único. Para iniciar o processo de registo dos lotes, deverá ser seleccionado o link Adicionar : De seguida, devem ser preenchidos os dados relativos a cada lote do procedimento: 2017 ESPAP Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 8/26

9 - Lote do Procedimento: registar a denominação ou numeração dada ao lote ou sublote do procedimento. Caso o procedimento tenha apenas um lote, poderá ser dado o nome do procedimento; - Lote do AQ: registar qual o lote do acordo quadro ao abrigo do qual foi criado o procedimento deverá ser associado um lote do acordo quadro para cada lote ou sublote do procedimento; Ex: Procedimento com apenas com um lote, lançado ao abrigo do AQ-ELE 2015 Lote 8 (Agregado) Lote do procedimento: 1 Lote do AQ: Lote 8 Agregado (BTN, BTE, MT, AT, MAT, IP) Ex 2: Procedimento com 3 lotes, lançado ao abrigo do AQ-EI 2016 Lotes 3, 5 e 9 Lote do procedimento: 1 Lote do AQ: Lote 3 Computadores Portáteis (Base).. Equipamento Lote do procedimento: 2 Lote do AQ: Lote 5 Computadores Portáteis (Leve).. Componentes Lote do procedimento: 3 Lote do AQ: Lote 9 Tablets (Ta2).. Equipamento - Mapa de quantidades: reproduzir o mapa de quantidades usado na plataforma eletrónica de contratação pública, caso aplicável; - Fornecedores: indicar quais os fornecedores convidados para o lote do procedimento, quais os que apresentaram proposta, quais os que viram a sua proposta admitida e qual o cocontratante seleccionado ESPAP Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 9/26

10 Para seleccionar os fornecedores, deve primeiro escrever o n.º de fornecedores na caixa correspondente e depois clicar em ; será exibida uma caixa com os todos os fornecedores do lote do acordo quadro que anteriormente foi associado a este lote do procedimento. Um a um, deverão ser selecionados todos os convidados, clicando em Adicionar depois de posicionar o cursor em cima de cada um que pretende indicar: Terminado o processo de selecção, o sistema fecha a caixa, e à direita deste quadrado aparecerá um ícone semelhante a uma folha com linhas. O processo deverá ser repetido para a caixa seguinte. O primeiro passo será a inserção, na caixa, do nº de fornecedores que apresentaram proposta. De seguida surgirá o ícone que permitirá a selecção, de entre todos os que foram convidados, dos que se encontram nestas condições (apresentaram proposta). O mesmo deverá ser efectuado para a caixa relativa aos fornecedores com proposta admitida. No caso de ser necessário registar uma exclusão, o respectivo motivo deve ser registado na caixa correspondente: 2017 ESPAP Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 10/26

11 Por último, a indicação do fornecedor seleccionado (o adjudicatário). Apenas será possível o preenchimento deste campo se os passos anteriores tiverem sido seguidos como descrito. O leque de opções disponíveis incluirá todos os fornecedores que tiverem indicado no campo anterior como tendo visto as suas propostas admitidas. Se tiver falhado algum destes passos, surgirá o erro fornecedor inválido. Exemplo: Neste exemplo o erro surge porque faltou a selecção do 3º conjunto (fornecedores com proposta adquirida), como os ícones o demonstram. Por fim, deverão ser preenchidos os campos para apuramento de indicadores específicos da ESPAP, de acordo com o seguinte: - Previsão de Despesa e Dados de Contrato: campos que indicam os valores de previsão para o 1.º e 2.º ano de contrato, o n.º do contrato dados pela entidade adquirente, caso exista, as datas de início e fim de contrato e o n.º de meses de contratação ESPAP Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 11/26

12 - Previsão 1º ano: valor do contrato previsto decorrer nos primeiros 12 meses do contrato (escrito ou não) - Previsão 2º ano: valor do contrato previsto decorrer nos 12 meses seguintes do contrato (escrito ou não) - Nº do contrato: nº ou referência do contrato definido pela entidade adjudicante ( Ex: Contrato Electricidade 2017 ) Se desta adjudicação resultar a celebração de mais do que um contrato (Ex: no caso de procedimentos agregados), neste campo deverá ser escrito Vários, indicando-se nos campos início e fim de vigência do contrato as datas correspondentes aos contratos celebrados (ou à maior dos contratos). Mesmo que o contrato tenha valor inferior a e a entidade tenha optado pela sua não redução a escrito 1, pode ainda assim indicar o período de vigência do contrato (data de início e de fim). Se o contrato cessar com a entrega dos produtos adquiridos (ex: entrega de mobiliário), pode ser indicado data de início do contrato a da encomenda e o fim na data estimada para a entrega dos produtos. O nº de meses de contratação é estimado automaticamente pelo SRVI, sendo apenas indicativo. De notar que são efectuadas as seguintes validações: - Caso o período contratual seja inferior ou igual a 12 meses, o valor da proposta adjudicada deverá ser exactamente igual ao valor inscrito no campo Previsão 1º ano ; - Caso o período contratual seja superior a 12 meses e inferior ou igual a 2 anos, o valor da proposta adjudicada deverá ser distribuído pelos campos Previsão 1º ano e Previsão 2º ano. O somatório destes 2 campos deverá ser igual ao valor da proposta adjudicada; 1 Cf. alínea a) do nº 1 do artigo 95º do CCP 2017 ESPAP Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 12/26

13 - Caso o período contratual seja superior a 2 anos, a soma do valor previsto deve ser inferior ao valor da proposta adjudicada (a diferença entre estes valores corresponderá ao valor da adjudicação no último ano de contrato); - Deverá sempre indicar as datas de início e de fim do contrato. Se da adjudicação resultarem múltiplos contratos poderá indicar a data do que se iniciar 1º; - Caso não seja inserido qualquer n.º ou denominação do contrato, então não é obrigatório o registo das datas do contrato. - Valor e Poupança : campos que indicam os valores da despesa prevista (valor histórico), do total da proposta (melhor proposta do AQ), o valor da proposta adjudicada (valor importado da PECP) e o valor da proposta adjudicada sem extras. - Previsão 1º ano: valor do contrato previsto decorrer nos primeiros 12 meses do contrato (escrito ou não) - Previsão 2º ano: valor do contrato previsto decorrer nos 12 meses seguintes do contrato (escrito ou não) - Nº do contrato: nº ou referência do contrato definido pela entidade adjudicante ( Ex: Contrato Electricidade 2017 ) - Valor histórico: Valor do último contrato (escrito ou não) para uma contratação com objecto semelhante ao desta ou, caso não disponham deste valor, o valor base do procedimento (ou do lote em causa, tratando-se de um procedimento com mais de um lote) ESPAP Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 13/26

14 Se o valor histórico não for comparável com o da adjudicação agora efectuada e o procedimento (ou lote) não tiver preço-base, este campo pode ser deixado em branco e no campo Observações do relatório de contratação em causa explicar esta situação. Ficando este campo em branco terá obrigatoriamente de ser preenchido o campo 'Melhor proposta do AQ". - Melhor proposta do AQ: Não é o mesmo que valor da proposta adjudicada. Chegase a este valor aplicando às quantidades que tiverem sido contratadas de cada bem e/ou serviço os preços mais baixos que se encontravam no CNCP para cada um desses bens ou serviços, no lote em causa, qualquer que fosse o fornecedor. Exemplo 1: Objecto do procedimento: Aquisição de 5000 resmas de papel fotocópia A4 80 g. Lote 1 do AQ-PECON. Valor unitário da proposta adjudicada = 2,01 (+ IVA). Valor (total) da proposta adjudicada = 5000 x 2,01 = ,00 (+ IVA) AQ-PECON - Lote 1 Papel e Economato (2015).. Papel e Economato.. Papel Co-contratante Especificações Técnicas Unidade Proposta de Preço Unitário ( ) Max One - Max One - Material de Escritório, Lda Formato A4, 80g Resma (500 fls) 2,30 Olmar - Olmar - Artigos de Papelaria, Lda Formato A4, 80g Resma (500 fls) 2,12 OHM Técnica - OHM Técnica - Representações de Marcas, Lda. Formato A4, 80g Resma (500 fls) 2,21 Inapa Portugal - Inapa Portugal Distribuição de Papel, S.A. Formato A4, 80g Resma (500 fls) 2,03 Staples - Staples Portugal - Equipamento de Escritório, S.A. Formato A4, 80g Resma (500 fls) 2,30 Uma vez que o preço unitário mais baixo que está no CNCP para o bem objecto desta adjudicação é 2,03 (para este efeito é irrelevante o cocontratante que apresenta este preço), o valor da melhor proposta do AQ = 5000 x 2,03 = ,00 (+ IVA). Deverá ser este o valor a inscrever no campo Melhor proposta do AQ ESPAP Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 14/26

15 Exemplo 2: Relatório de contratação para um procedimento ao abrigo do AQ-CR - Valor histórico O valor histórico refere-se aos valores históricos que a entidade adjudicou em contratos similares. A entidade deve indicar os montantes globais em euros de contratos de ano anterior. - Valor da melhor proposta do AQ A melhor proposta do AQ refere-se ao melhor desconto existente no Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP). Deve ser indicado um valor numérico em euros tendo em conta o preço de referência do procedimento (deduzindo o melhor desconto do CNCP) e a quantidade de litros. Informação extraída do CNCP (AQ-CR - Lote 3): Co-contratante Desconto por litro - Gasóleo Desconto por litro - Gasolina Desconto por Litro - GPL Petrogal - Petróleos de Portugal - Petrogal, S.A. 0,075 0,100 0,075 BP - BP Portugal - Comércio de Combustíveis e Lubrificantes, S.A. 0,041 0,041 0,060 Repsol - Repsol Portuguesa, S.A. 0,065 0,065 0,065 O melhor desconto para este lote é 0,075 no caso do gasóleo. Se o preço de referência for 1,02 /litro então: 1,02-0,075 = 0,945 /litro, Se a quantidade for litros de gasóleo, a Melhor proposta do AQ é Valor da proposta adjudicada A proposta adjudicada refere-se ao melhor desconto negociado e adjudicada. Deve ser indicado um valor numérico em euros tendo em conta o preço de referência do procedimento (deduzindo o desconto da proposta adjudicada) e a quantidade de litros. Exemplo de apresentação de proposta: Co-contratante Desconto por litro - Gasóleo X 0,082 Y 0,061 Z 0,075 A melhor proposta/desconto para este procedimento é 0,082 no caso do gasóleo. Se o preço de referência for 1,02 /litro então: 1,02-0,082 = 0,938 /litro, Se a quantidade for litros de gasóleo, a proposta adjudicada terá o valor de ESPAP Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 15/26

16 Exemplo 3: Relatório de contratação para um procedimento ao abrigo do AQ-ELE Apesar de só ser submetido à concorrência os valores de energia ativa, devem ser reportados no RC os valores totais incluindo tarifas de acesso às redes, taxas e outros impostos, exceto o IVA. - Observações : campo onde podem ser escritas observações. Durante o preenchimento do RC, este poderá ser gravado para ser terminado mais tarde. Para tal, deverá ser seleccionado o botão Guardar. O RC fica no estado Em preenchimento. É recomendável que o relatório vá sendo gravado à medida que é preenchido. É ainda possível limpar todos os campos preenchidos até ao momento no botão Limpar Campos. O botão Voltar volta ao écran anterior sem gravar a informação. Após verificação de todos os dados inseridos basta carregar em Submeter para o relatório ser enviado à ESPAP para validação. 3.2 Consultar um RC no SRVI Para aceder à área de RC no SRVI o utilizador deverá percorrer o seguinte caminho: Menu Principal -> Separador Relatórios de Contratação Neste écran encontram-se listados para consulta todos os Relatórios de Contratação criados pelo Organismo ou importados da PECP. A pesquisa de RC para consultar pode ser efectuada pelos seguintes campos: - Acordo Quadro celebrado pela ESPAP; - N.º Rel.: número do Relatório de Contratação; - Estado: estado do RC; - Data de Abertura: intervalo das datas de abertura do(s) procedimento(s) a consultar; 2017 ESPAP Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 16/26

17 - Data de Adjudicação: intervalo das datas de adjudicação do(s) procedimento(s) a consultar. Na lista de RC, pode ser consultada a seguinte informação: - N.º Relatório: número do RC; - Entidade: denominação da entidade a que respeita o RC; - NIF: NIF da entidade a que respeita o RC; - Acordo Quadro: abreviatura do acordo quadro a que diz respeito o RC; - Data Abertura: data da abertura do procedimento na PECP; - Estado: estado em que se encontra o RC, em tempo real, refletindo a evolução do processo este campo é preenchido pela aplicação de acordo com o seguinte: Estado do RC Descrição Em Validação Em Validação - Reabertura Em Correção O RC encontra-se em validação pela ESPAP. Neste estado, o RC não pode ser reaberto pela entidade. O RC encontra-se em validação pela ESPAP, em resultado de um pedido de reabertura por parte da entidade adquirente. Na sequência do processo de validação do RC, este foi devolvido à entidade para efeitos de correção. Nesse estado, o RC encontra-se para edição na área da entidade ESPAP Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 17/26

18 Estado do RC Descrição Válido Em preenchimento Cancelado O RC foi já validado pela ESPAP. Neste estado, tanto a ESPAP como a entidade podem solicitar no SRVI um pedido de reabertura do RC. O RC encontra-se em preenchimento pela entidade. Estado em que se encontram RC submetidos antes de 2015 e que foram cancelados por parte da entidade. 3.3 Informação do RC O RC tem três tabs de informação, sobre a entidade, sobre o RC e sobre o histórico: Tab Entidade/Contactos Página com informação relativa à identificação da entidade e dos contactos da pessoa responsável pelo envio do RC. O endereço de que consta da pessoa de contacto ( contacto ) é usado pela aplicação para o envio de notificações por para a entidade. Tab Procedimento Página que exibe o RC importado da PECP ou criado no SRVI ESPAP Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 18/26

19 Área Procedimento : Área que exibe os seguintes dados do procedimento: Data de Abertura, Data de Adjudicação, Código de Referência do procedimento, Papel no Procedimento Aquisitivo, Negociação, Identificação do AQ e Importação via PEC campo que, quando seleccionado, indica que o RC foi importado da PECP. Área Lotes : Nesta área, são exibidas as linhas que correspondem aos lotes do procedimento: A cada lote do procedimento corresponde um lote do Acordo Quadro. Esta associação é feita na PECP, no Relatório ESPAP. Exemplo: Lote do Procedimento: P02/2015.AQ [Lote AQ: 1 L1_Mobiliário administrativo escritório] Neste exemplo, o lote do procedimento é P02/2015.AQ e o lote do acordo quadro é o lote 1, L1_Mobiliário administrativo escritório. Se clicar sobre cada uma das linhas, são exibidos os dados do lote do procedimento: 2017 ESPAP Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 19/26

20 Entidades Adquirentes : campos que indicam os NIF e n.º de entidades adquirentes que participaram no procedimento, caso se trate de um procedimento de agregação; Mapa de Quantidades : mapa de quantidades importado da PECP; Cocontratantes : campos que indicam o n.º de cocontratantes que foram convidados para o procedimento, o n.º de cocontratantes que apresentaram proposta, o n.º de cocontratantes com proposta admitida e qual o cocontratante seleccionado. Ao passar o cursor sobre o n.º indicado, é exibida a respectiva lista de cocontratantes. Previsão de Despesa e Dados de Contrato : campos que indicam os valores de previsão para o 1.º e 2.º ano de contrato, o n.º do contrato caso exista, as datas de início e fim de contrato e o n.º de meses de contratação ESPAP Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 20/26

21 Valor e Poupança : campos que indicam os valores da despesa prevista (valor histórico), do total da proposta (melhor proposta do AQ), o valor da proposta adjudicada (valor importado da PECP) e o valor da proposta adjudicada sem extras. Observações : campo onde podem ser escritas observações. Tab Histórico Nesta área, são visualizadas todas as intervenções que foram feitas em cada RC. A primeira ação de cada RC é a sua importação no SRVI. Qualquer intervenção no RC cria uma nova versão, que é possível de visualizar ao clicar na coluna data/hora do RC ESPAP Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 21/26

22 3.4 Solicitar um pedido de reabertura do RC Quando um RC se encontra no estado Válido, é possível à entidade solicitar uma reabertura do RC para efeitos de correção de algum valor. Para solicitar uma reabertura, deverá ser visualizado o RC e deverá ser seleccionado o botão Solicitar Reabertura no RC : Ao solicitar a reabertura, é exibida a seguinte caixa: Nesta caixa está disponível uma área de texto para a entidade indicar quais os motivos para solicitar um pedido de reabertura. Este texto será visualizado pela ESPAP e irá constar na área de Histórico do RC. Para submeter o pedido de reabertura, seleccionar o botão Solicitar Reabertura no RC. Depois de submetido o pedido de reabertura, o RC passa ao estado Em Validação Reabertura. A entidade só poderá efectuar as correções pretendidas depois de validado o pedido de reabertura por parte da ESPAP. A entidade irá receber via uma notificação com a aceitação do pedido de reabertura, no endereço de que consta no próprio RC, na área Entidade/Contactos -> Contacto. Depois de validado o pedido de reabertura por parte da ESPAP, o estado do RC passa ao estado Em Correção ESPAP Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 22/26

23 3.5 Editar um RC Depois de aceite um pedido de reabertura por parte da ESPAP, a entidade deve aceder aos detalhes do RC e poderá editar o RC, clicando no botão Editar : Apenas é possível editar a informação relativa aos lotes do procedimento. Não é possível editar a informação relativa ao procedimento (exemplo: acordo quadro, referência do procedimento, data de abertura ou de adjudicação). Para apoio na correcção de erros que tenham sido identificados no relatório ou que impeçam a sua submissão recomenda-se a consulta do capítulo 3.1 Criar um RC directamente no SRVI, a partir da página 8 deste manual. No final da edição dos dados, o RC deverá ser Submetido de forma a ser novamente analisado pela ESPAP. 3.6 Eliminar um lote de um RC Se um relatório tiver lotes repetidos poderão eliminá-los se estiverem em modo Edição do RC, como de seguida se mostra. Num relatório de contratação que tenha um ou mais lotes, deve-se carregar no símbolo está à frente do lote que se pretende eliminar. que 2017 ESPAP Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 23/26

24 Aparece uma caixa para validação da operação: Aceitando a eliminação, o lote desaparece ficando assim: 2017 ESPAP Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 24/26

25 Depois, pode-se continuar a adicionar lotes ou a preencher informação em falta. 3.7 Notas finais Recomendamos que seja prestada especial atenção aos seguintes pontos: - devido a um bug já identificado mas ainda em fase de correcção, um relatório de contratação apenas permite que sejam gravados até 9 lotes (o 10º já não consegue ser gravado). Assim, no caso dos procedimentos multilote com mais de 9 lotes, recomendamos que seja submetido um relatório de contratação por cada bloco de 9 lotes (1 relatório para os lotes 1 a 9, outro para os lotes 10 e 18 e assim sucessivamente) - cada entidade deverá verificar se todos os relatórios de contratação disponíveis no SRVI correspondem efectivamente a adjudicações efectuadas pela entidade que representam. Caso algum relatório de contratação se refira a um lote ou a um procedimento do qual não resultou adjudicação, agradecemos que nos dêem disso nota (plataforma@espap.pt) para que o possamos eliminar do sistema; - se houver relatórios repetidos agradecemos que nos dêem disso nota (plataforma@espap.pt) para que os possamos eliminar do sistema; 2017 ESPAP Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 25/26

26 - se o relatório de contratação tem valor de adjudicação = 0,00 mas corresponde a um lote ou procedimento com adjudicação, deverão criar um novo relatório para este lote ou procedimento, indicando o valor correcto da adjudicação, e informar-nos (plataforma@espap.pt) de qual o relatório a eliminar para não haver duplicações; - no caso dos procedimentos multilote, se o relatório de contratação inclui todos os lotes com adjudicação. Caso falte algum, deverão criar um novo relatório para os lotes (ou editar o relatório e acrescentar os que faltam) ; - se no SRVI está a informação relativa a todos os procedimentos que tramitaram e adjudicaram. Se faltar, deverão criar um relatório no SRVI com toda a informação relativa a esse procedimento ESPAP Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 26/26