GESTÃO DE FORNECEDORES, MATERIAIS E SERVIÇOS PADRÃO: SELEÇÃO, QUALIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES CONTROLE DE APROVAÇÃO

Transcrição

1 1/5 CONTROLE DE APROVAÇÃO ELABORAÇÃO REVISÃO DATA APROVAÇÃO Leandro Martins Adriana Biasi/Rute Nunes 1. OBJETIVO Este documento tem por objetivo estabelecer o procedimento padrão para a seleção, qualificação e avaliação do desempenho de fornecedores na Unimed. 2. RESPONSABILIDADE A responsabilidade de realização e controle desse procedimento é do Comitê de Gestão de Fornecedores. 3. DISTRIBUIÇÃO A distribuição é realizada a todos os colaboradores da Unimed através da Intranet. 4. ABRANGÊNCIA Esse padrão se destina a todos os colaboradores da Unimed que executam atividade de aquisição, independente de área, processo ou nível hierárquico. 5. CONTROLE O controle desse padrão é realizado nas auditorias internas da qualidade, quando se verificam as evidências do cumprimento do padrão e também através das atas das reuniões setoriais, de lideranças e RACs, onde também se avaliam os indicadores relacionados ao processo de Gestão de Fornecedores, Materiais e Serviços. 6. DEFINIÇÕES Fornecedor pessoa jurídica que forneça bens, insumos ou serviços à organização. Nesse padrão, não são tratados os prestadores de serviços de saúde, assim como os médicos cooperados. Fornecedor-chave fornecedor identificado como chave pelo Comitê de Gestão de Fornecedores por se tratar de fornecedor de insumo ou serviço cuja qualidade impacta diretamente na satisfação do cliente. Seleção captação de fornecedores através dos canais de relacionamento com os fornecedores da Unimed.

2 2/5 Qualificação aprovação e cadastramento de um fornecedor a partir de critérios pré-estabelecidos pela organização. Os critérios de qualificação estabelecem os requisitos que um possível fornecedor deve atender para ser aprovado efetivamente como fornecedor qualificado da organização. Avaliação sistema de pontuação que mede a capacidade de um determinado fornecedor de prover insumos ou serviços em conformidade com requisitos de qualidade pré-estabelecidos. Comitê de Gestão de Fornecedores comitê formado por colaboradores responsáveis por definir, controlar, disseminar e avaliar esse padrão, de forma a garantir sua correta aplicação. 7. DOCUMENTOS CORRELATOS PR-GER Gestão da Documentação da Qualidade. FOR-APO Formulário para Cadastro de Fornecedores. FOR-APO Lista de Fornecedores Qualificados. FOR-APO Lista de fornecedores-chave. FOR-APO Avaliação de Fornecedores de Insumos da Farmácia. FOR-APO Avaliação de Fornecedores de Insumos e Serviços. FOR-APO Comunicação de Não Conformidade de Fornecedor. PR-GER Registro e Tratamento de Não Conformidades. 8. DESCRIÇÃO 8.1. Seleção de Fornecedores Quando existe interesse por parte da Unimed ou por parte do fornecedor, o contato é realizado através dos canais de relacionamento e, se necessário, são passadas orientações para o fornecedor acessar o site da Unimed ( onde estão disponíveis as informações sobre os documentos e dados necessários para realização do cadastro. O formulário preenchido e a documentação requerida devem ser encaminhados à Unimed para avaliação, aos cuidados do Comitê de Gestão de Fornecedores. 8.2 Qualificação de Fornecedores Critérios para Qualificação de Fornecedores A Unimed adota as seguintes critérios para qualificação de fornecedores: - Idoneidade e atendimento às obrigações legais e pré-requisitos determinados pela legislação vigente; - Não utilização de trabalho infantil e escravo, mantendo em seu quadro de fornecedores preferencialmente empresas que possuam as mesmas preocupações com responsabilidade socioambiental; - Qualidade no atendimento; - Cumprimento de procedimentos de saúde e segurança necessários às suas atividades; - Valorização de empresas que adotam programas de qualidade ou certificação;

3 3/5 - Ser pessoa jurídica e fornecer nota fiscal dos itens comercializados Documentação para Qualificação de Fornecedores O fornecedor deve enviar o Formulário (FOR-APO ), devidamente preenchido, juntamente com a documentação indicada, conforme segue: Material de consumo hospitalar, Medicamentos, Fisioterapia, Laboratório e Saneantes: - Alvará de localização. - Certificado de Regularidade do Conselho Pertinente. Órteses e Próteses: - Cartão CNPJ; - Alvará de Localização. - Certificado de Boas Práticas, se houver. - Certificado de Regularidade do Conselho Pertinente. Produtos alimentícios: - Alvará de localização. - Certificado de Inspeção Federal, Estadual ou Municipal. Material de expediente: - Alvará de Localização. Serviços Terceirizados e Diversos: - Contrato Social. - Comprovante de Recolhimento de FGTS e INSS. - Contrato de Prestação de Serviços Avaliação da Documentação para Qualificação de Fornecedores A documentação e os formulários são avaliados pelo Comitê de Gestão de Fornecedores. Para obter aprovação é necessário que o fornecedor atenda os critérios descritos em (avaliado através do FOR-APO ) e também que apresente a documentação descrita em Identificação de Fornecedores Qualificados No FOR-APO estão listados os fornecedores cadastrados da Unimed com o status de qualificado. A Unimed reserva-se o direito de adquirir produtos e serviços somente de fornecedores qualificados Avaliação de Fornecedores

4 4/5 A avaliação é realizada somente nos fornecedores identificados como fornecedores-chave, listados no FOR-APO Esse rol de fornecedores-chave foi definido pelo Comitê de Gestão de Fornecedores através de levantamento dos fornecedores utilizados em todos os departamentos da Unimed. Foram definidos como fornecedores-chave todos os fornecedores de insumos ou serviços que, de forma direta ou indireta, possam causar impacto na satisfação dos clientes da Unimed Inclusão de Fornecedores ao Rol de Fornecedores-Chave Sempre que houver necessidade de inclusão de um novo fornecedor ao rol de fornecedores-chave, essa solicitação deve ser encaminhada com justificativa para o do Comitê (gestaodefornecedores@unimed-erechim.com.br) juntamente com o FOR-APO preenchido e a documentação solicitada, conforme (casos de fornecedores não qualificados). O Comitê realiza a avaliação e define pela inclusão ou não, comunicando o solicitante Exclusão de Fornecedores do Rol de Fornecedores-Chave As solicitações de exclusão devem ser encaminhadas com justificativa para o do Comitê (gestaodefornecedores@unimed-erechim.com.br) que fará a avaliação da solicitação e definirá pela exclusão ou não, comunicando o solicitante Critérios de Avaliação de Fornecedores-Chave Os critérios utilizados pela Unimed para realizar a avaliação dos fornecedores-chave estão descritos no FOR-APO (utilizado pelas Farmácias para avaliação por entrega) ou FOR-APO , (utilizado pelas demais áreas para avaliação dos fornecedores por item de entrega, conforme segue: - quantidade do produto confere com a ordem de compra; - prazo de validade do produto; - temperatura; - integridade do produto; - prazo de entrega; - preço combinado Avaliação de Fornecedores-Chave Toda a aquisição realizada de um fornecedor-chave deve ser avaliada pelo setor que efetuou a aquisição e documentada no FOR-APO ou FOR-APO , seguindo as orientações que seguem: - 0: não cumprido - 1: cumprido parcialmente - 2: cumprido totalmente A pontuação de cada item de produto (FOR-APO Avaliação de Fornecedores de Insumos e Serviços) ou de cada entrega (FOR-APO Avaliação de Fornecedores de Insumos da Farmácia) é somada e convertida em percentual (%). As avaliações devem ser enviadas ao Comitê que tem a responsabilidade de realizar reuniões mensais com seus integrantes e atualizar as notas das avaliações no Rol de Fornecedores-Chave (FOR- APO ). O Comitê envia anualmente aos fornecedores-chave um comunicado informando o seu desempenho nas avaliações, através de carta, ou outro meio que atinja este fim. Os resultados são expressos nos seguintes conceitos:

5 5/5 Faixa Conceito Representação 85 A 1% Muito bom 70 A 84% Bom 60 A 69% Regular 40 A 59% Ruim Para os fornecedores-chave com conceito avaliado abaixo de Bom por mais de 2 meses consecutivos, o Comitê deverá abrir registro de não conformidade e tratá-la conforme PR-GER Não-Conformidades nas Avaliações As não-conformidades identificadas nas avaliações são registradas, pelo avaliador, através do FOR- APO e enviadas ao fornecedor, informando prazo para solucionar o problema. No caso da Farmácia, as não conformidades são registradas diretamente no site do fornecedor, que dá o devido tratamento conforme metodologia própria. Nos casos em que o problema não seja resolvido, o setor responsável pela avaliação comunica o Comitê, que decidirá as ações a serem aplicadas. As aquisições de fornecedores não qualificados devem ser autorizadas pelas Lideranças, em caráter emergencial. O solicitante tem prazo de 30 dias para providenciar a qualificação desse fornecedor, conforme descrito nesse padrão. 9. SÍNTESE DAS REVISÕES REVISÃO DATA MOTIVO ELABORADOR