RIO GRANDE DO SUL PREFEITURA MUNICIPAL DE VENÂNCIO AIRES CONTROLE INTERNO

Transcrição

1 01/06 1 DOS OBJETIVOS 1.1 Definir normas para elaboração dos contratos de aquisição de materiais, prestação de serviços gerais e prestação de serviços e obras de engenharia. 1.2 Normatizar os procedimentos para controle do contrato; 1.3 Normatizar procedimentos de recebimento de materiais, serviços e obras contratadas; 1.4 Instituir o fiscal de contrato; 1.5 Garantir a regularidade contratual nos pagamentos dos materiais efetivamente entregues, serviços efetivamente prestados e obras efetivamente realizadas; 2 DOS PROCEDIMENTOS 2.1 DA ELABORAÇÃO DO CONTRATO Todos os contratos referente aquisição de materiais, prestação de serviços gerais, bem como serviços e obras de engenharia serão elaborados pelo Setor de Licitações e deverão obedecer os preceitos legais instituídos pela Lei Federal nº de 21/06/1993 e alterações Nenhum contrato deverá ser firmado sem o visto da Procuradoria Jurídica do município Após a assinatura do contrato pelas partes, o Setor de Licitações enviará uma cópia para as Secretarias das quais sairão os recursos, para os Setores de Compras, de Execução de despesas e, especificamente, para o Setor de Almoxarifado quando tratar-se de contratação de materiais e bens, mantendo uma cópia em arquivo próprio.

2 02/ DO CONTROLE DO CONTRATO As Secretarias receberão cópia de todos os contratos cujas despesas saem do seu orçamento, devendo manter arquivo organizado e atualizado É responsabilidade da Secretaria controlar o prazo de vigência dos contratos, bem como, quando necessária a renovação ou a solicitação de novo contrato, fazer o encaminhamento ao Setor de Licitações com antecedência mínima de 90 dias, haja vista que, em grande parte, são precedidos de processo licitatório, o qual possui prazos legais a serem cumpridos. Parágrafo Único: No caso de contratos de obras de engenharia a responsabilidade disposta no item é do engenheiro resposável pela sua fiscalização Todos os contratos deverão indicar a Secretaria responsável pela sua fiscalização, sendo que: a) quando tratarem-se de contratação de serviços deverá ser designado, através de Portaria, servidor responsável pela fiscalização do contrato, devendo esse, preferencialmente, ser servidor de provimento efetivo. b) quando tratar-se de serviços e obras de engenharia será nomeado, através de Portaria, como fiscal de contrato o Engenheiro/Arquiteto Responsável pelo acompanhamento da obra, devendo esse, preferencialmente, ser servidor de provimento efetivo. c) quando tratar-se de fornecimento de materiais de consumo, de distribuição gratuíta e permanentes ficam automaticamente designados como fiscais do contrato o servidor responsável pelo almoxarifado e pelo patrimônio, desde que a entrega do material seja realizada diretamente nos respectivos setores.

3 03/06 d) considerando a complexidade dos materiais de consumo, de distribuição gratuita e permanentes, poderá ser nomeado, através de Portaria, como fiscal de contrato, servidor com capacidade profissional para a avaliação da sua adequação às exigências contratuais, o qual será responsável pela liquidação da despesa dando suporte técnico ao aos setores de almoxarifado e patrimônio. e) em casos específicos poderá o fiscal de contrato ser representado por uma comissão, considerando o interesse público, a complexidade da obra, o serviço, o material ou bem adquirido. 2.3 DO FISCAL DE CONTRATO Considera-se fiscal do contrato o servidor designado para acompanhar e fiscalizar a execução do contrato, de forma que permita o cumprimento das cláusulas e condições nele pactuadas, com as seguintes atribuições: participar dos atos que envolvem o encaminhamento do processo licitatório, bem como acompanhar este processo sempre que possível, principalmente realizando a leitura prévia da proposta de edital e minuta de contrato, sugerindo as alterações que entender necessárias tendo em vista o seu conhecimento sobre o objeto; abrir pasta para cada contrato e termos aditivos vinculados;

4 04/ controlar o prazo de vigência do instrumento contratual sob sua responsabilidade e comunicar o setor administrativo do órgão em que está lotado sobre a necessidade de prorrogação ou firmação de novo contrato no prazo mínimo de 90 dias para o seu término, o que não isenta este setor administrativo da responsabilidade pelo controle de prazo da totalidade dos contratos atinentes à Secretaria; verificar se a entrega de materiais, execução de obras ou a prestação de serviços será cumprida integral ou parceladamente pelo contratado no que se refere a: prazos de entrega, especificações e quantidades e outras exigências contratuais comunicar à autoridade eventuais atrasos nos prazos de entrega e/ou execução do objeto, bem como outras irregularidades cometidas passíveis de penalidade, após os contatos prévios com a contratada proceder a elaboração dos termos de notificação aos contratados, conforme dispõe o contrato manter controle atualizado dos pagamentos efetuados observando, para que o valor do contrato não seja ultrapassado receber e atestar as notas fiscais e encaminhá-las ao Setor de Execução de Despesa para formalização do processo de liquidação solicitar ao Departamento de Contabilidade, formalmente, quando do término da vigência do contrato, a liberação da garantia contratual em favor da contratada, quando existente;

5 05/ No que se refere a obras cabe ao fiscal do contrato acompanhar e fiscalizar os itens que seguem: - acompanhar o cumprimento, pela contratada, do cronograma físico-financeiro; - zelar pela fiel execução da obra, sobretudo no que concerne à qualidade dos materiais utilizados e dos serviços prestados; - receber as etapas de obra mediante medições precisas e de acordo com as regras contratuais; - apresentar, mensalmente, ou quando solicitado, relatório circunstanciado de acompanhento; - encaminhar à autoridade competente, por meio de expediente, justificado, motivado e fundamentado, eventuais pedidos de: alteração em projeto, serviço ou acréscimos (quantitativos e qualitativos) ao contrato; - modificações no cronograma físico-financeiro; - substituições de materiais e equipamentos, formulados pela contratada; - estabelecer prazo para correção de eventuais pendências na execução do contrato e informar à autoridade competente as ocorrências que possam gerar dificuldades à conclusão da obra ou em relação a terceiros; - confrontar os preços e quantidades constantes na nota fiscal com os estabelecidos no contrato; - realizar, juntamente com a contratada, as medições dos serviços nas datas estabelecidas, antes de atestar as respectivas notas fiscais através de laudos técnicos, bem como solicitar documentação exigida no contrato.

6 06/06 INÍCIO DA VIGÊNCIA: O fiscal de contrato ou comissão fiscalizadora serão nomeados através de Portaria, conforme modelo ANEXO, devendo-se indicar suplentes para fins de substituições quando necessário A Portaria de Designação de Servidor Responsável pela fiscalização do contrato ou comissão será elaborada no Setor de Licitações, devendo ficar arquivada juntamente com o Contrato e enviada cópia juntamente com o Contrato aos órgãos/setores envolvidos É de responsabilidade do Secretário Municipial do órgão de onde sairão os recursos indicar o Fiscal de Contrato ao Setor de Licitações e seu suplente, o que deve ser realizado juntamente com a solicitação de abertura de processo licitatório e/ou elaboração de contrato. 3 DAS DISPOSIÇÕES GERAIS 3.1 O Poder Executivo deverá designar fiscais de contratos vigentes já firmados até a data desta norma, especialmente os de natureza continuada. 3.5 Qualquer omissão ou dúvida gerada por esta Norma deve ser encaminhada ao Controle Interno. 3.6 As atualizações referentes a essa norma serão aplicadas a partir de 1º de outubro de 2009 ANEXOS ANEXO I MODELO PORTARIA DESIGNAÇÃO FISCAL CONTRATO ANEXO II FICHA DE CONTROLE DE FISCALIZAÇÃO DOS CONTRATOS