PARECER CREMEC N º 14/ /05/07

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1 PARECER CREMEC N º 14/ /05/07 PROCESSO-CONSULTA: Protocolo CREMEC Nº 5.313/04 INTERESSADO: DIRETORIA DO HOSPITAL SÃO JOSÉ ASSUNTO: TEMPO DE GUARDA E MICROFILMAGEM DE PRONTUÁRIOS MÉDICOS PARECERISTAS: CONS. JOSÉ ALBERTINO SOUZA CONS. DALGIMAR BESERRA DE MENEZES CONS. FRANCISCO HÉLIO CAVALCANTE FÉLIX EMENTA: O tempo de guarda dos prontuários médicos arquivados eletronicamente, e dos microfilmados, é permanente. A Res. CFM. Nº 1.639/02 autoriza a eliminação do suporte em papel de prontuários médicos, quando microfilmados ou digitalizados, decorrido o prazo mínimo de 20 (vinte) anos do último registro, salvo os definidos pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da instituição detentora do arquivo como de valor médico-científico, histórico e social, cuja manutenção do suporte em papel é permanente. DA CONSULTA A Diretora do Hospital São José, Dra. Maria Airtes Vieira Vitoriano, através de correspondência protocolizada sob o N o 5.313/04, solicita deste Egrégio Conselho parecer acerca das seguintes questões: DO PARECER 1. Qual o tempo de guarda de um prontuário médico? 2. A partir de quantos anos este prontuário pode ser microfilmado e se após a microfilmagem pode-se destruir o prontuário tradicional? 3. Em caso de óbito podemos microfilmar independente de tempo? Considerando o volume de documentos armazenados em decorrência da manutenção dos prontuários e os modernos métodos de arquivamento, o Conselho Federal de Medicina editou a Res. CFM nº 1.331/89, já revogada, que determinava: "Art. 1º - o prontuário médico é documento de manutenção permanente pelos estabelecimentos de saúde. Art. 2º - após decorrido prazo não inferior a 10 (dez) anos, a fluir da data do último registro de atendimento do paciente, o prontuário pode ser substituído por métodos de registro, capazes de assegurar a restauração plena das informações nele contida." Em 1990, a Lei 8.069/90 (Estatuto da Criança e do Adolescente ECA), em seu art. 10, inciso I, passou a estabelecer que:

2 "art. 10 os hospitais e demais estabelecimentos de atenção à saúde de gestantes, públicos e privados, são obrigados a: I manter registro das atividades desenvolvidas, através de prontuários individuais, pelo prazo de dezoito anos; (...)" Em l991, a Lei nº 8.159/1991, que dispõe sobre a política de arquivos públicos e privados assim estabeleceu: "art. 2º - consideram-se arquivos, para o fim desta lei, os conjuntos de documentos produzidos por órgãos públicos e instituições privadas em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou natureza dos documentos.... Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes. 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.... Art. 25 ficará sujeito à responsabilidade penal, cívil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social." Portanto, em decorrência do ECA, que estabeleceu a guarda obrigatória dos prontuários de gestantes pelo prazo de dezoito anos e da Lei Nº 8.159/91, que vetou a eliminação de documentos considerados de valor permanente ou de interesse público e social, a Res. CFM Nº 1.331/89 tornou-se conflitante com a legislação em vigor, já que definia o prontuário médico como documento de valor de manutenção permanente e autorizava a sua substituição por métodos de registro capazes de assegurar a restauração das informações nele contidas, após dez anos do último registro. Em 2002, o Conselho Federal de Medicina se manifestou acerca da legislação envolvendo prontuários médicos em extenso e detalhado Parecer de nº 30/02, que serviu de base para as Resoluções nº 1.638/02 e nº 1.639/02, estabelecendo o citado parecer a seguinte ementa: "(...) Os prontuários médicos atualmente existentes em papel podem ser destruídos após serem microfilmados observados os trâmites legais. As unidades de saúde deverão constituir comissão permanente de avaliação de documentos e comissão de revisão de prontuários." Acerca do CICLO VITAL DOS PRONTUÁRIOS, assim se reportou: "Os prontuários de pacientes, como os documentos de arquivo em geral, passam por estágios de evolução definidos pela Arquivologia como fase corrente, intermediária e permanente, considerando o uso para os quais documentos foram produzidos e o valor, primário ou secundário, para fins probatórios, legais ou científicos. (...) Em tese, a fase corrente terminaria no momento em que ocorresse o óbito do paciente..." Por fim, em sua conclusão, recomendou:

3 "(...) 9. O prontuário médico em suporte de papel deve ser preservado pelo prazo mínimo de 20 (vinte) anos, a partir do último registro. 10. No caso do emprego de microfilmagem, os prontuários microfilmados poderão ser eliminados, de acordo com os procedimentos previstos na legislação arquivista em vigor (Lei nº 5.433/68 e Decreto nº 1.799/96), após análise da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da unidade médico-hospitalar geradora do arquivo. 11. Considerando o valor secundário dos prontuários e o prazo estabelecido no item 9, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, após consulta à Comissão de Revisão de Prontuários, deve elaborar e aplicar critérios de amostragem para a preservação definitiva dos documentos que apresentem informações relevantes do ponto de vista médico-científico, histórico e social." Como resultado desse Parecer, o Conselho Federal de Medicina editou a Res. CFM N o 1.639/02, a qual dispõe sobre o tempo de guarda dos prontuários médicos, e que: Estabelece: "Art. 2 º - a guarda permanente para os prontuários médicos arquivados eletronicamente em meio óptico ou magnético, e microfilmados.... Art. 4 º - o prazo mínimo de 20 (vinte) anos, a partir do último registro, para a preservação dos prontuários médicos em suporte de papel". Em seu parágrafo único, determina que, findo esse prazo, a Comissão de Avaliação de Documentos definirá o que é relevante, do ponto de vista médico-científico, histórico e social, para manutenção permanente. Autoriza: "Art. 5 º - no caso de emprego de microfilmagem, a eliminação do suporte de papel dos prontuários microfilmados, de acordo com os procedimentos previstos na legislação arquivista em vigor (Lei N o 5.433/68 e Decreto N o 1.799/96), após análise obrigatória da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da unidade médico-hospitalar geradora do arquivo. Art. 6 º - no caso de digitalização dos prontuários, a eliminação do suporte de papel dos mesmos, desde que a forma de armazenamento dos documentos digitalizados obedeça à norma específica de digitalização contida no anexo desta Resolução e após análise obrigatória da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da unidade médicohospitalar geradora do arquivo". Como se vê, essa Resolução estabelece a guarda permanente para os prontuários médicos arquivados eletronicamente e autoriza a eliminação do suporte em papel, após decorrido o prazo mínimo de 20 (vinte) anos do último registro, desde que microfilmados, de acordo com a legislação arquivista, ou digitalizados, de acordo com a norma especificada em seu anexo, com a obrigatoriedade de análise da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos para definição do que seja destituído de valor de guarda permanente, dessa forma mantendo-se a preservação permanente de seu conteúdo. Do anexo dessa Resolução, constam as Normas Técnicas para o uso de sistemas informatizados para a guarda e manuseio do prontuário médico, possibilitando a elaboração e o arquivamento do prontuário em meio eletrônico, assim como os critérios estabelecidos para certificação dos sistemas de informação, objetivando a manutenção da integridade da informação, a segurança, privacidade e confidencialidade.

4 A Norma do CFM autoriza a eliminação dos prontuários em suporte de papel se microfilmados ou digitalizados, no entanto remete-se aos procedimentos previstos na legislação arquivista e esta estabelece que os originais dos "documentos em tramitação ou estudo", mesmo que microfilmados, não podem ser eliminados até "a definição de sua destinação final". As atribuições da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos são definidas no Decreto nº 4.073/02, como: "avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e eliminação dos destituídos de valor." A Lei n.º 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, estabelece in verbis: "Art.1.º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.... 6º Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados antes de ser arquivados. 7º Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda não arquivados desde que autorizados por autoridade competente. Art. 2.º Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos." O Decreto n.º 1.799, de 30 de janeiro de 1996, que regulamenta a lei anterior, estabelece in verbis: "Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.... Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor." Os prontuários médicos em suporte de papel poderão excepcionalmente ser microfilmados em qualquer época, desde que autorizados por autoridade competente; no entanto, os originais só poderão ser eliminados após decorrido um prazo mínimo de 20 (vinte) anos e análise da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. A legislação citada prevê que documentos ainda em tramitação ou estudo não poderão ser eliminados até a definição de sua destinação final, ou seja, arquivamento definitivo. Os definidos como de valor de guarda permanente não poderão ser eliminados, mesmo que microfilmados ou digitalizados. A destinação final dos prontuários médicos em suporte de papel deverá ser definida pela Comissão de Avaliação de Documentos do estabelecimento de saúde gerador do arquivo, após o prazo mínimo de 20 (vinte) anos, depois do último registro, a quem cabe dizer o que será de manutenção permanente e o que poderá ser eliminado após microfilmado ou digitalizado. O modo de eliminação deverá seguir o contido na Res. CONARQ Nº 07/97. O CRM/PB aprovou o Parecer Nº 06/2005, que aborda o assunto, tendo assim concluído: "Baseado na legislação vigente, somos de parecer que o prontuário médico em suporte de papel deve ser arquivado por pelo menos 20 anos a partir da última movimentação e a seguir microfilmado ou procedimento equivalente que mantenha as informações ad eterno..."

5 DA CONCLUSÃO Resposta aos quesitos: 1. Qual o tempo de guarda de um prontuário médico? R. VIDE EMENTA. 2. A partir de quantos anos este prontuário pode ser microfilmado e se após a microfilmagem pode-se destruir o prontuário tradicional? R. Por conveniência ou medida de segurança, poderá excepcionalmente ser microfilmado em qualquer época, desde que autorizado por autoridade competente, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final e análise da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, decorrido o prazo mínimo de 20 (vinte) anos do último registro. Se definido como de valor médico-científico, histórico e social, não poderá ser eliminado mesmo que microfilmado. 3. Em caso de óbito podemos microfilmar independente de tempo? R. Sim. Vide resposta anterior. Este é o Parecer, s.m.j. Fortaleza, 14 de maio de 2007 Cons. José Albertino Souza Cons. Dalgimar Beserra de Menezes Cons. Francisco Hélio Cavalcante Félix