Capítulo 2 Objetivos e benefícios de um Sistema de Informação

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1 Capítulo 2 Objetivos e benefícios de um Sistema de Informação 2.1 OBJETIVO, FOCO E CARACTERÍSTICAS DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO. Os Sistemas de Informação, independentemente de seu nível ou classificação, têm como maior objetivo auxiliar os processos de tomada de decisões na empresa. Se os Sistemas de Informação não se propuserem a atender a esse objetivo, sua existência não será significativa para a empresa. O foco dos Sistemas de Informação está direcionado para o principal negócio empresarial. O caso contrário seria se os esforços dos Sistemas de Informação estivessem direcionados aos negócios secundários ou de apoio. Para facilitar o entendimento desse foco, o exemplo pode ser de uma indústria que deve ter seus Sistemas de Informação direcionados ao processo fabril, efetivamente auxiliando nos processos de produção e comercialização dos referidos produtos industrializados por ela. Esse foco está intimamente relacionado com os quesitos de qualidade, produtividade, rentabilidade, perenidade e competitividade empresarial. As características atuais dos Sistemas de Informação apresentam-se principalmente da seguinte maneira: grande volume de dados e "informações; complexidade de processamentos; muitos clientes e/ou usuários envolvidos; contexto abrangente, mutável e dinâmico; interligação de diversas técnicas e tecnologias; suporte à tomada de decisões empresariais; auxílio na qualidade, produtividade e competitividade organizacional. Dessa forma, será preciso planejamento, organização e qualidade nos Sistemas de Informação para atender a todas essas características e dar conta do objetivo e foco relatados Benefícios e usos dos Sistemas de Informação O aprendizado em Sistemas de Informação ajuda tanto em termos pessoais como profissionais. De acordo com seu entendimento, ajuda também as empresas. Um Sistema de Informação eficiente pode ter um grande impacto na estratégia corporativa e no sucesso da empresa. Esse impacto pode beneficiar a empresa, os clientes e/ou usuários e qualquer indivíduo ou grupo que interagir com os Sistemas de Informação. Entre os benefícios que as empresas procuram obter por meio dos Sistemas de Informação estão: suporte à tomada de decisão profícua; valor agregado ao produto (bens e serviços); melhor serviço e vantagens competitivas; produtos de melhor qualidade; oportunidade de negócios e aumento da rentabilidade; mais segurança nas informações, menos erros, mais precisão; aperfeiçoamento nos sistemas, eficiência, eficácia, efetividade, produtividade; carga de trabalho reduzida; redução de custos e desperdícios; controle das operações etc. Diante desses itens, fica claro que os benefícios providos pelos Sistemas de Informação são muito profícuos tanto para as empresas como para as pessoas a elas vinculadas, sejam do corpo interno, sejam clientes Sistemas de informação como fatores de solução de problemas Inúmeros fatores são importantes para a solução de problemas, e a conscientização destes fatores aumentará a capacidade do gestor de analisar apropriadamente o problema e tomar boas decisões. Os fatores são objetivos ou metas de decisão, alternativas com variações aumentadas,

2 Administração de Sistemas de Informação Prof. Anderson Dias Gonçalves competição, criatividade, ações sociais e políticas, aspectos internacionais, tecnologia e pressão do tempo. O fator objetivos de decisão está vinculado com as metas da empresa que muitas vezes vão além do simples aumento do lucro ou redução de custos. Algumas empresas querem manter os níveis de produção de modo que conserve uma força de trabalho estável, contribuir para a melhoria da comunidade ou minimizar o impacto de seus processos de produção sobre o ambiente. Esses problemas multiobjetivos de tomada de decisão são geralmente mais complexos e podem ser extremamente difíceis de resolver. As alternativas aumentadas estão vinculadas a um aspecto de tomada de decisão atual em que existem mais alternativas a considerar do que há alguns anos atrás. Além disso, há uma imensa variação de cada uma das alternativas disponíveis. A competição envolve duas ou mais empresas que concorrem para atingir metas semelhantes. Conseqüentemente, está cada vez mais difícil para as empresas atingirem suas metas, pois outras concorrentes oferecem os mesmos tipos de serviços e produtos aliados a altas tecnologias, sistemas aperfeiçoados etc. Dessa forma, os gestores nunca sabem onde e quando pode aparecer uma nova competição ou concorrência. A criatividade e a imaginação na solução de problemas é um fator que pode diferenciar a empresa de seus concorrentes. Ela envolve a capacidade de originar ou gerar novas idéias ou abordagens para agregar valores aos serviços ou produtos. Em todos os níveis, as ações sociais e políticas têm um profundo impacto na solução de problemas, envolvendo outras empresas, sociedade, governo nacional e internacional. Os aspectos internacionais aparecem à medida que os negócios e os mercados mudam as relações e suas operações locais para nacionais e internacionais, e os aspectos internacionais modificam a forma de operação e competição das empresas. Além de oferecer oportunidades, os aspectos internacionais dos negócios e economias podem ser ameaçadores para algumas empresas. A tecnologia e os avanços em suas capacidades oferecem um maior número de alternativas de decisão aos negócios e às organizações de todos os portes. A pressão do tempo está vinculada com a velocidade dos acontecimentos nos negócios e de seus respectivos Impactos. Os boatos, as notícias e as informações influenciam as empresas em um padrão de tempo muito curto, fazendo com que os gestores tomem decisões rápidas Sistemas de Informação como diferencial de negócios Foi ultrapassada a Revolução Industrial e a Revolução Tecnológica. O mundo está na era da informação, em que o conhecimento fará a diferença. Quando surge a nova era do conhecimento, que tratará de manipulação, entendimento e valorização da informação. A informação e o conhecimento serão os diferenciais das empresas e dos profissionais que pretendem destacar-se no mercado, efetivar a perenidade, a sobrevivência, a competitividade e a inteligência empresarial. A utilização e a gestão da informação em seus diversos níveis (estratégico, tático e operacional) favorecerão as decisões, as soluções e a satisfação dos clientes, externos e internos. Vive-se o momento da informação, cada vez mais ágil, mais democratizada, sem barreira de distância (devidos aos recursos tecnológicos) e como fonte geradora de negócios. A informação deve ser considerada como diferencial de negócios quando proporciona alternativas de lucratividade e retornos profícuos para a empresa, seja sedimentando atuações, implementando os atuais negócios, seja, ainda, criando novas oportunidades de negócios. Para empresas que tenham o mesmo ou semelhante negócio, a informação de seu meio ambiente (interno e externo) e principalmente de seu cliente, deverá ser personalizada e diferenciada para gerar as referidas alternativas de lucratividade. 16

3 Capítulo 1 Introdução ao Sistema de Informação O ser humano é parte fundamental nesse processo, porque faz as engrenagens da empresa funcionar plenamente. Para tanto, deverão ser respeitados seus valores e considerado seu repertório individual, seu conjunto de valores, experiência e habilidades. Todavia, sua capacitação é imprescindível. A Unidade de Tecnologia da Informação deve focar seus esforços nos negócios, ou seja, na identificação, na ação, na melhoria, no crescimento e na perenidade destes, auxiliando de forma efetiva a empresa. As empresas que detiverem, organizarem, dominarem e valorizarem mais a informação e o conhecimento do meio ambiente (interno e externo) em que estiverem envolvidas terão mais condições de competitividade nos negócios CICLO DE VIDA Normalmente, um Sistema de Informação, que utiliza recursos de Tecnologia da Informação tem um ciclo de vida curto, de no máximo cinco anos, quando não sofre implementações Conceitos de clico de vida de sistema A vida dos sistemas diz respeito a sua utilização plena ou sua maturidade no atendimento de seus requisitos funcionais e na satisfação do cliente. De forma análoga à vida humana, o sistema quando não bem zelado pode morrer. O Sistema de Informação morre quando está em desuso ou foi substituído, ele morre principalmente quando se utiliza de tecnologia de software precária ou desatualizada. O sistema propriamente dito, como parte de uma função empresarial, não morre. Os Sistemas de Informação Operacionais geralmente não morrem, porém o dinamismo das informações necessárias para os Sistemas de Informação Gerenciais e os Executivos freqüentemente necessitam "vida nova", para serem implementados em novas tecnologias e exigências empresarias. Os sistemas para fins de gestão da empresa podem ter uma vida curta, principalmente se foram mal estruturados e mal construídos. Também morrem rapidamente se as informações de sua base, considerando o meio ambiente interno e externo à empresa, foram mal selecionadas, estão desestruturadas e desatualizadas ou desacreditadas. Para acompanhamento do dinamismo empresarial, é aceito o conceito de que não existe sistema pronto e acabado, pois ao longo de sua vida pode exigir: manutenção para atender a legislação; melhorias e/ ou implementações; eventuais correções de erros Fases do ciclo de vida dos sistemas de informação O Sistema de Informação tem um ciclo de vida semelhante aos seres humanos, obedecendo aos princípios vitais de concepção, crescimento e morte. O ciclo de vida natural de um Sistema de Informação abrange as fases: a) Concepção: nascimento do sistema, também chamado de projeto de sistema, normalmente emanado de um estudo preliminar e embasado em uma análise do sistema atual ou anterior. b) Construção: execução do sistema, contemplando análise do sistema e eventualmente programação, se for o caso. c) Implantação: disponibilização do sistema ao cliente e/ou usuários, após a elaboração dos testes e da documentação pertinente acabada. 17

4 Administração de Sistemas de Informação Prof. Anderson Dias Gonçalves d) Implementações: agregação de funções ou melhorias de forma opcional ou necessária. Esta implementação muitas vezes é questionada tendo em vista a implantação recém-elaborada, porém o sentido é de otimizar processos e/ou agregar valores. e) Maturidade: utilização plena do sistema sedimentado, contemplando o atendimento de todos os requisitos funcionais, com satisfação integral do cliente e/ou usuários. f) Declínio: dificuldade de continuidade, impossibilidade de agregação de funções necessárias, insatisfação do cliente e/ou usuários. g) Manutenção: elaboração de manutenções, por exigência legal ou correção de erros, visando à tentativa de sobrevivência do sistema. h) Morte: descontinuidade do Sistema de Informação. O ciclo de vida natural de um Sistema de Informação pode ser representado graficamente na Figura 2.4: 18

5 Capítulo 1 Introdução ao Sistema de Informação QUESTÕES PARA REVISÃO 1) Dê exemplos de empresas que usam os sistemas de informação nos seguintes itens: a) competição b) Criatividade e imaginação na solução de problemas c) Aspectos internacionais d) Tecnologia e avanços e) Pressão do tempo 2) Em sua opinião como os sistemas de informação podem ajudar nos negócios empresariais? 3) O que significa a frase: Estamos na era da informação.? 4) Descreva um sistema de informação com seu respectivo ciclo de vida. 19