PROGRAMA TERRITÓRIOS DA CIDADANIA. # Manual Operacional # Relatório de Execução - Data Base: 30/09/2012

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1 PROGRAMA TERRITÓRIOS DA CIDADANIA # Manual Operacional # Relatório de Execução - Data Base: 30/09/2012 Para informar os dados da Execução de sua(s) ação(ões), você deve seguir os seguintes passos: 1 Acesse o Portal dos Territórios da Cidadania; 2 Acesse o Espaço de Gestão 3 Acesse a sua lista de ações pelo menu lateral: Execução >> Execução 2012 >> Minhas ações 4 Abra uma ação clicando sobre o nome dela 5 Informe os dados da execução e anexe o arquivo de detalhamento. 6 Envie os dados para salvar. Observação importante: Preencha somente os dados de execução da ação. Não se preocupe com as metas programadas que aparecerão no formulário (meta física 1 e financeira 0,00) pois essas informações serão ajustadas posteriormente pela equipe do MDA, com base nos dados de execução. Veja a seguir como realizar cada um desses passos de forma detalhada. Qualquer dúvida no preenchimento entre em contato com a equipe do MDA: Maurício Albuquerque ou Fátima Brandalise (61) /

2 Execução das ações de 2012: Os passos a seguir descrevem como o gestor deve fazer para informar corretamente os dados sobre a execução das ações nos Territórios da Cidadania no ano de 2012, no período compreendido entre Janeiro de 2012 e Setembro de Acessando suas ações: Acesse o Portal dos Territórios da Cidadania no endereço e se autentique com e senha. Ao se autenticar, no menu superior aparecerá a opção Gestão do Programa. Clique sobre ela conforme a Figura 1 abaixo. Figura 1. Tela inicial do Portal dos Territórios após a autenticação 2

3 Preenchendo as informações sobre a execução Na tela que se abre, existe um menu lateral. Navegue pelas opções (Execução >> Execução 2012 >> Minhas Ações) conforme Figura 2, para listar as ações cadastradas no Portal sob sua responsabilidade. Figura 2. Como acessar as ações de sua responsabilidade Ao clicar sobre o nome de uma ação (veja Figura 3) da relação que aparecerá seguindo o passo anterior, será aberto o formulário para preenchimento das informações acerca da execução. Figura 3. Tela com lista de ações sob sua responsabilidade 3

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5 Para preencher os dados de execução da ação existirão duas opções: Opção 1 Preenchimento automático Para preencher as metas de forma automática a partir de uma planilha eletrônica clique no link indicado para obter o arquivo, conforme Figura 4. Preencha a planilha com os dados de execução da ação e comentários relativos à execução e salve este arquivo no seu computador. Volte ao formulário, copie os dados do arquivo e cole no campo indicado na Figura 4 (Não copie a linha do cabeçalho, só as linhas que contém dados, incluindo as linhas de código e nome dos territórios). Caso os campos não sejam preenchidos automaticamente, clique sobre o botão Preencher campos. Figura 4. Como acessar o modelo de planilha para preenchimento automático Nesse momento os dados que foram copiados da planilha eletrônica serão distribuídos para cada território que estava presente no arquivo. Então o gestor deve verificar se os dados foram distribuídos corretamente no formulário. 5

6 Opção 2 Preenchimento manual Caso o gestor opte por fazer o preenchimento manual das informações basta digitar os valores (meta física executada, valor empenhado e valor pago) diretamente nos respectivos campos. Figura 5. Preenchimento manual dos campos Os passos seguintes são iguais para ambas as formas de preenchimento, independente se a opção foi pelo preenchimento automático ou preenchimento manual. 6

7 Comentários, riscos ou restrições Para cada território e também ao final do formulário para cada ação (Figura 6), existe um campo onde o gestor pode informar riscos ou restrições que possam estar afetando a execução da ação ou informar a fase em que a execução se encontra, ou qualquer outro comentário que julgar ser importante divulgar. Figura 6. Como inserir comentários, riscos ou restrições Arquivo de detalhamento da execução Após a inserção dos dados de execução da ação, é necessário anexar uma planilha de detalhamento, informando com o maior nível de detalhe possível a execução nos territórios. Um modelo desse arquivo está disponível para fazer o download no próprio formulário (Figuras 7 e 8). Veja que é um modelo, que pode ser alterado com a inclusão ou exclusão de colunas conforme a disponibilidade de informações detalhadas. Mas o importante no formato do arquivo é que deverá conter uma aba da planilha para cada unidade da federação onde a ação tenha sido executada. O nome da aba deve ser SOMENTE a sigla da UF em letras maiúsculas. Após o preenchimento das informações, anexe o arquivo no espaço indicado na Figura 7. O arquivo será transposto para o relatório final do território da mesma forma como o gestor anexar, por isso é importante 7

8 remover colunas e / ou linhas em branco. Figura 7. Como inserir arquivo com detalhamento da execução Figura 8. Estrutura sugerida para o detalhamento da execução Ação: Produto e Unidade de Medida: Território Município(s) Meta Física prevista Meta Física Executada (Bens ou Serviços Entregues) Meta financeira prevista Meta Financeira Executada (Valor Pago) Comunidade/Localid Produto ade/projeto de Detalhado Assentamento Público Beneficiado Com quem executa (parceiro) Após esses passos, conforme Figura 9, clique em: Enviar: se todas as informações estiverem completas, inclusive com arquivo de detalhamento anexado. Salvar e enviar mais tarde: caso ainda falte algum dado a ser informado ou arquivo a ser anexado 8

9 Figura 9. Como gravar os dados inseridos No relatório que pode ser extraído clicando sobre a imagem (pdf) que aparece antes do nome da ação na lista de ações (Figura 10) é possível checar o preenchimento da execução da ação e verificar como o arquivo de detalhamento será mostrado no relatório final. Figura 10. Como gerar relatório da ação com os dados preenchidos 9

10 Cuidados na hora do preenchimento Foram implementadas críticas automáticas para se tentar evitar possíveis equívocos no preenchimento, sendo as seguintes: - Caso tenha informado qualquer dado de um determinado território deve-se preencher todos os campos daquele território. (não pode ter campo em branco num determinado território). Caso tenha esquecido de algum campo, quando enviar / salvar vai abrir uma mensagem informando que o preenchimento está incompleto no território, ou seja, tem campo em branco e não envia. - Caso a execução em qualquer das etapas seja maior que o dobro (200%) da meta prevista, ao enviar / salvar vai abrir uma mensagem avisando que a execução está alta e pedindo confirmação do valor. Se o gestor confirmar, segue adiante; se não confirmar, não envia. Como neste relatório, as metas previstas ainda não estão ajustadas, a ação sugerida é confirmar que o preenchimento da execução está correto. - É necessário anexar o arquivo de detalhamento ou indicar um link onde o mesmo possa ser acessado, para conseguir enviar. Sem isso, pode-se somente salvar e enviar mais tarde. Ao tentar Enviar sem o detalhamento, é apresentada uma mensagem informando que o arquivo ou link de detalhamento é necessário. Ao Salvar para enviar mais tarde, o sistema apenas grava os dados informados até então, mas não os envia definitivamente. Nestes casos, é necessário acessar a ação novamente, quando possível, e complementar o preenchimento para então Enviar. - Não podem existir letras e/ou símbolos como +(*& %$ nos campos numéricos. Quando enviar / salvar abrir é apresentada uma mensagem informando que existem letras nos campos numéricos e não envia. 10