SISTEMA ELETRÔNICO DE EDITORAÇÃO DE REVISTAS: SEER

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1 SISTEMA ELETRÔNICO DE EDITORAÇÃO DE REVISTAS: SEER O Sistema Eletrônico de Editoração de Revistas (SEER/OJS) foi customizado pelo IBICT, e o objetivo principal do projeto foi organizar a informação científica por meio do gerenciamento das atividades editoriais e consequentemente divulgação em meio eletrônico (MORENO, 2006). O software gerencia todo o processo editorial das publicações periódicas, utiliza o protocolo de dados OAI e tem como principal indexador o Public Knowledge Project (PKP), também desenvolvido pela Universidade British Columbia. O SEER automatiza praticamente todo o processo editorial de um periódico cientifico, sendo uma alternativa ao processo tradicional de publicação de periódicos, buscando facilitar e agilizar a troca de informações entre autores, revisores, editores e o processo de revisão dos pares. Deste modo, o SEER compreende e abrange o processo editorial, o gerenciamento da revista, o gerenciamento do pessoal, além de opções de busca (simples e avançada com operadores booleanos, diversos campos e limites), recuperação do resumo e do texto completo em PDF, HTML ou TXT, além de informar os leitores sobre as atualizações e novas edições da revista. A página de apresentação do SEER (IBICT, 2006) descreve os seguintes processos do sistema: No Processo Editorial: - Submissões: Designar editores, avaliadores e aceitar ou rejeitar submissões; edição de texto, ler prova e organizar o layout de submissões; visualizar arquivo de submissões. - Publicações: Agendar submissões editadas para publicação; organizar o Sumário para edições futuras; publicar edição; visualizar e editar edições passadas. No Gerenciamento da Revista: - Configurações: Instalar, configurar, atualizar e modificar opções da revista. - Seções: Criar e manter as seções da revista. - s: Editar os s padrão utilizados na gerencia do sistema. - Estatísticas: Visualizar as estatísticas de avaliação e publicação da revista.

2 No gerenciamento do pessoal: - Editores: Identificar editores, suas informações para contato e designá-los a Seções. - Comitê Editorial: Identificar editores/avaliadores e suas informações para contato. - Avaliadores: identificar pares avaliadores e suas informações para contato. - Editores de textos: Identificar Editores de Texto e suas informações para contato. - Leitores de provas: Identificar Leitores de Prova e suas informações para contato. - Autores: Visualizar e contatar autores cadastrados na revista. - Leitores: Visualizar e contatar leitores cadastrados para aviso por . - Usuários: Visualizar e contatar usuários cadastrados para aviso por Todas as possibilidades do SEER são exploradas pelos seus quatro atores principais: editor, autor, avaliador e leitor. A seguir apresentaremos o fluxo de serviço adotado no processo editorial do SEER, para as publicações iniciais da FCLAR.

3 Fonte: Fluxograma do site do Sistema SEER (IBICT, 2007). Para cada periódico é designado um Editor Gerente da Revista. Este Editor será o responsável pela administração da revista e pelo contato com os autores e avaliadores, podendo ser auxiliado por mais editores (editores de seção por exemplo), dependendo das especificidades de cada periódico. O Editor Gerente, através de sua senha de acesso ao sistema, controla as submissões, publicações, configurações da revista, defini seções, visualiza estatísticas, s e verifica todos os usuários cadastrados. A configuração da revista se dá em cinco passos principais: 1. Detalhes: Nome da revista, ISSN, contatos, editora e patrocinadores e sistemas de busca;

4 2. Políticas: Foco, avaliação por pares, seções, privacidade, acesso, segurança e itens adicionais na seção sobre a revista; 3. Submissões: Foco, avaliação por pares, seções, privacidade, acesso, segurança e itens adicionais na seção sobre a revista; 4. Administração: Agendamento, controle de acesso, utilização de editores de texto, editores de layout e leitores de prova; 5. Visual: Cabeçalho da Página Inicial, conteúdo, cabeçalho da revista, rodapé, barra de navegação e folha de estilo. Após todo o processo de configuração, as próximas ações serão desencadeadas pelo Autor, que se cadastra no sistema e submete artigos apara avaliação do periódico. O roteiro básico a ser realizado pelos autores consiste em realizar o cadastro, preencher corretamente o perfil e escolher a opção AUTOR. Após isto, devem ser realizados cinco passos básicos: iniciar o processo de submissão, confirmando se está de acordo com as condições estabelecidas pela revista (inclusive declaração de direito autoral); indicar a seção na qual acredita que o artigo se enquadra; indicar os metadados para indexação do artigo (preenchendo todos os campos apresentados, principalmente o resumo); realizar a transferência do manuscrito para o sistema, assim como de documentos suplementares e por fim, confirmar a submissão. Após os cinco passos, o autor deve aguardar o do editor e neste ínterim pode acompanhar todo o fluxo de seu trabalho, da submissão, aceite, avaliação, re-edição do original até a publicação. Os artigos após a submissão vão para uma fila e desta são designados aos avaliadores definidos pelo conselho ou editores da revista. A política de seleção dos artigos é definida pelos membros do conselho editorial e os editores da revista, que, posteriormente, disponibilizam no site da mesma as normas editoriais adotadas. Para a avaliação dos pares, também é definido um roteiro básico a ser seguido pelos avaliadores. O processo de avaliação é iniciado pelo editor, que envia um aos avaliadores cadastrados na revista, verificando a disponibilidade dos mesmos para a avaliação do artigo mencionado (são enviados os metadados preenchidos pelo autor ao avaliador, excetuando neste processo os metadados de identificação).

5 O avaliador, aceitando o prazo do parecer, clica na URL da submissão e indica se está disponível ou não para executar o trabalho e envia um ao editor. O passo seguinte é baixar o documento original. Após a leitura, o autor anexa a avaliação, grava o documento, alterado, ou escolhe uma recomendação ao editor, confirma todo o processo e conclui o trabalho. É possível e indicado ao avaliador que ao se cadastrar preencha suas áreas temáticas, que posteriormente são cruzados com os metadados enviados pelos autores, para facilitar e otimizar a indicação do avaliador mais capacitado ao tema do trabalho. Após todo processo de avaliação segue-se para a etapa de edição do texto e entram em cena o trabalho dos normalizadores e revisores. Com a realização das devidas correções, segue-se com o desenvolvimento do layout dos artigos e do fascículo da revista, a leitura de provas e por fim se dá a publicação do fascículo atual. Com a publicação do fascículo, inicia-se o processo de divulgação do volume, assim como os leitores cadastrados na revista recebem um indicando a publicação do novo exemplar. Todo o processo é acompanhado pela equipe de trabalho definida para cada periódico, com a supervisão do editor gerente, para garantir a qualidade da publicação e a agilidade do processo. O compromisso sério da unidade com o SEER envolverá um constante acompanhamento das revistas e a indicação de que as mesmas devem observar alguns aspectos fundamentais indicados pelo Scielo, principal referência em administração e qualidade de periódicos no Brasil. Todas as revistas observando os prazos e instruções estabelecidos pelo IBICT 1 receberão um número de ISSN. Adiantamos aqui alguns aspectos que deverão ser observados nos periódicos constantes no sistema: (1) de formato, quanto à adequação às normas; (2) de endogenia, em relação à concentração institucional e geográfica do conselho editorial e dos autores; e (3) de conteúdo, para assegurar a qualidade científica. A avaliação dos aspectos de formato inclui uma análise de um conjunto de características, baseadas em estudos e normas nacionais e internacionais sobre edição de 1 Vide a seção seguinte sobre ISSN.

6 periódicos científicos, devendo o mesmo cumprir o mínimo de 80% das características, principalmente as mencionadas abaixo. A avaliação de endogenia é feita a partir da afiliação declarada do conselho editorial, dos revisores e dos autores. A apuração de tendência à concentração institucional ou geográfica desses elementos é considerada como um resultado negativo para um periódico, sendo indicado um máximo de 40% de concentração. Estas indicações foram baseadas nas indicações para inclusão de periódicos na coleção SciELO Brasil (2007), que avaliam principalmente: Representatividade do conselho editorial, revisores e autores; Caráter científico dos artigos da revista; Processo de arbitragem por pares; Importância para o desenvolvimento da área. Outros aspectos que devem ser observados: -Caráter científico Os periódicos devem publicar predominantemente artigos originais resultantes de pesquisa científica e/ou significativas para a área específica do periódico. Os periódicos podem incluir outros tipos de contribuições, como artigos de revisão, comunicações, resenhas e estudos de caso, que não serão consideradas como artigos originais. Quantidade mínima de artigos: 8. -Arbitragem por pares A revisão e a aprovação das contribuições publicadas devem ser realizadas por pares. A revista deve especificar formalmente qual o procedimento seguido para a aprovação de artigos. -Conselho editorial A composição do conselho editorial do periódico deve ser pública. Seus integrantes devem ser especialistas reconhecidos, de origem nacional e/ou internacional, devidamente identificados na publicação. - Periodicidade A periodicidade é um indicador do fluxo da produção científica, que depende da área específica coberta pelo periódico. É também um indicador relacionado com a oportunidade e velocidade da comunicação.

7 Segundo o Scielo, a periodicidade mínima e desejada, bem como o número mínimo e desejado de artigos por ano para a área de humanas é a seguinte: Área temática Periodicidade Número de artigos por ano mínima desejada mínimo desejado Humanas semestral quadrimestral Fonte: Scielo (2007). - Pontualidade O periódico deve aparecer pontualmente de acordo com a sua periodicidade. - Resumo, palavras-chave e título em inglês Os artigos devem conter título, resumo e palavras-chave no idioma do texto do artigo e no idioma inglês (ou outra língua estrangeira), quando este não é o idioma do texto. - Normalização O periódico deve especificar a(s) norma(s) seguida(s) para a apresentação e estruturação dos textos, e para a apresentação de referências bibliográficas e descritores, de modo que seja possível avaliar a obediência às normas indicadas. Como a UNESP segue as orientações da Associação Brasileira de Normas Técnicas, a norma adotada será ABNT. - Afiliação de autores Os artigos devem conter informação completa sobre a afiliação dos autores, incluindo instituição de origem, cidade e país.

8 REFERÊNCIAS INSTITUTO BRASILEIRO DE INFORMAÇÃO CIÊNCIA E TECNOLOGIA [IBICT]. Sistema Eletrônico de Editoração de Revistas. Disponível em: < Acesso em: 04 jan MORENO, F. SEER: Sistema Eletrônico de Editoração de Revistas: apresentação geral: treinamento SEER Centro-Oeste. Disponível em: < Acesso em: 08 dez SCIELO Brasil. Procedimentos para inclusão de periódicos na coleção SciELO Brasil. Disponível em: < Acesso em: 14 jan 2007.