Manual de Procedimentos. Volume 9.4 Área Para a Qualidade e Auditoria Interna

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1 Manual de Procedimentos Volume 9.4 Área Para a Qualidade e Auditoria Interna

2 Volume: 9.4 área para a Qualidade e Auditoria Interna Índice Princípios Gerais... 3 Abreviaturas e Acrónimos... 4 Legislação Aplicável... 5 Mapa de Actualização do Documento... 6 Capítulo 1 Auditoria Interna... 7 Processo 1 Auditoria Interna... 7 Subprocesso 1.1 Planear Auditorias... 7 Subprocesso 1.2 Auditorias adicionais... 8 Subprocesso 1.3 Realizar Auditorias... 9 Subprocesso 1.4 Avaliar e Elaborar Relatórios... 9 Subprocesso 1.5 Auditorias de Seguimento Subprocesso 1.6 Auditorias de Acompanhamento Subprocesso 1.7 Apoio e Acompanhamento de Auditorias externas Mapa do Processo Capítulo 2 Qualidade Julho de 2012 Verificado por: Natália Lopes Página: 2

3 Volume: 9.4 área para a Qualidade e Auditoria Interna Princípios Gerais A Área para a Qualidade visa proporcionar um serviço independente e objectivo, destinado a acrescentar valor e a melhorar os procedimentos operacionais do IST, tendo em vista contribuir para a melhoria dos desempenhos e para um sistema de controlo eficaz de promoção da qualidade. A qualidade é uma aposta estratégica, cumprila introduz vantagens, quer ao nível do aumento da eficiência que a melhoria dos processos permite, quer pela contribuição para o reforço da confiança e da imagem dos serviços. Compete à Área para a Qualidade : Apoiar o Conselho de na manutenção e melhoria do Sistema de Controlo Interno; Gerir o ciclo de auditoria de forma pró activa e eficiente (planeamento, realização, divulgação de resultados, monitorização), num esforço de proposição oportuna e atempada de melhorias; Elaborar o relatório anual de atividades da Área; Monitorizar e Contribuir para a aplicação de procedimentos uniformes nos Órgãos Centrais e nas várias Unidades de Exploração do IST; Apoiar na elaboração de instrumentos de promoção da qualidade e uniformização; Contribuir para a melhoria de um sistema de controlo interno eficaz na globalidade do IST; Assegurar a atualização de Regulamentos e Manuais, elaborados pela Área para a Qualidade, decorrentes de futuras alterações que possam advir no âmbito das actividades desenvolvidas, nos sistemas informáticos utilizados, na estrutura organizacional do IST ou na legislação que regulamenta os mesmos. Julho de 2012 Verificado por: Natália Lopes Página: 3

4 Volume: 9.4 área para a Qualidade e Auditoria Interna Abreviaturas e Acrónimos AQAI CG IST NA UTL Área para a Qualidade Conselho de Instituto Superior Técnico Não aplicável Universidade Técnica de Lisboa Julho de 2012 Verificado por: Natália Lopes Página: 4

5 Volume: 9.4 área para a Qualidade e Auditoria Interna Legislação Aplicável Legislação Lei nº 62/2007 de 10 de Setembro Despacho nº 28567/2008 de 6 de Novembro, publicado em Diário da República, 2.ª série, nº 216. Descrição RJIES Regime Jurido para as Instituiçoes do Ensino Superior Estatutos da UTL Despacho n.º 1806/2010 de 26 de Janeiro, publicado em Diário da República 2ª série, nº 17. Despacho n.º 9467/2011 de 29 de Julho de 2011, públicado em Dirário da República, 2ª série, nº145. Despacho n.º 4207/2010 de 9 de Março, publicado em Diário da Repúblicam, 2ª série, nº 47. Estatutos do IST UTL Sistema Interno de Garatia da Qualidade Regulamento de Organização e de Funcionamento dos Serviços de Natureza de Apoio Técnico do IST Julho de 2012 Verificado por: Natália Lopes Página: 5

6 Volume: 9.4 área para a Qualidade e Auditoria Interna Mapa de Actualização do Documento Responsável O quê Quando Como Resultado/ Registo Tânia Beleza Atualização do volume Anualmente ou sempre que necessário Rever legislação e adequação dos processos Proposta de alteração/ Processo de revisão As propostas são sempre enviadas à AQAI para análise juntamente com o formulário de alteração. Julho de 2012 Verificado por: Natália Lopes Página: 6

7 Capítulo 1 Auditoria Interna A Auditoria Interna procede ao planeamento, desenvolvimento e avaliação de procedimentos e processos, de forma independente e sistemática, proporcionando valor acrescentado, através da minimização de erros e omissões e da optimização de conformidades, por forma a auxiliar a gestão da escola. Processo 1 Auditoria Interna Na sua vertente da Auditoria a Área pretende efectuar auditorias, inquéritos e inspecções com o objectivo de apreciar a legalidade dos actos e avaliar o desempenho e a gestão administrativa dos serviços. Subprocesso 1.1 Planear Auditorias Para que a auditoria possa atingir os seus objectivos, deve ser adequadamente planeada em função do tipo de auditoria a realizar e das informações previamente recolhidas, as quais permitirão estabelecer a natureza, extensão e profundidade dos procedimentos a adoptar. Com o objectivo de obter uma planificação o mais próxima possível da realidade, a AQAI anualmente deve: Elaborar o plano de atividades ; Preparar o programa de auditorias ; Avaliar, juntamente com o Vice-Presidente para a as prioridades. Julho de 2012 Verificado por: Natália Lopes Página: 7

8 Para proceder ao planeamento de uma auditoria deve o auditor: Recolher e analisar os inputs, através de entrevistas, contactos com os serviços, questionários de avaliação, documentação ou outros; Efectuar as análises devidas consoante as necessidades, orientações ou pedidos do Presidente / Vice-presidente do CG; Definir os objetivos; Identificar as necessidades da auditoria e elaborar uma chek-list; Elaborar o plano de trabalho. O planeamento da auditoria é um processo dinâmico. Assim e no decorrer da auditoria, sempre que necessário, poderão ser efetuadas alterações ao planeamento inicial. Subprocesso 1.2 Auditorias adicionais Para além das auditorias planeadas anualmente, podem, por solicitação do Conselho de, ocorrer auditorias adicionais. Nestes casos, o âmbito e a extensão dos procedimentos a realizar dependerão dos objetivos pretendidos com a auditoria. No entanto, os procedimentos a executar deverão ter sempre por base os mesmos princípios. Julho de 2012 Verificado por: Natália Lopes Página: 8

9 Subprocesso 1.3 Realizar Auditorias A realização de uma auditoria consiste, nomeadamente, na avaliação e análise do controlo existente no serviço que está a ser auditado, por forma a aferir a sua fiabilidade e grau de confiança. Na realização de auditorias a AQAI deve: Definir o âmbito de atuação; Definir a calendarização para a execução da auditoria; Definir a equipa; Recolher informações e provas documentais através reuniões e trabalho de campo; Verificar e analisar a informação recolhida e a sua avaliação face aos procedimentos existentes; Detetar erros ou incoerências (não conformidades) na informação analisada e respetivas causas; Elaborar relatórios. Subprocesso 1.4 Avaliar e Elaborar Relatórios A AQAI pode elaborar dois tipos de relatórios, intermédios e finais. Os relatórios intermédios surgem sempre que no decorrer de uma auditoria, é considerado necessário dar conhecimento imediato das constatações e evidências, antes do termo da auditoria. O relatório final ao reportar as evidências e no final de cada auditoria O relatório de Auditoria traduz a forma como foi desenvolvido o trabalho e deve evidenciar todos os aspetos que se consideram importantes apresentar. Julho de 2012 Verificado por: Natália Lopes Página: 9

10 Cada relatório deverá ser elaborado tendo em consideração objectivos de clareza, concisão e exactidão, contemplar as actividades e programas, e ainda, apresentar, correcta e imparcialmente, os factos constatados. A AQAI deve preparar um relatório que evidencie: A identificação da Unidade/Serviço auditado, seus responsáveis, data da auditoria e avaliação global face à auto avaliação efetuada (quando aplicável); As divergências entre as evidências e a opinião do auditor, devidamente detalhadas e fundamentadas; A avaliação global no que se refere à efetividade dos controlos e aderências às políticas definidas nos Regulamento e Manuais; Os comentários da unidade face aos resultados da auditoria (quando aplicável); As conclusões; As recomendações para a Unidade/Serviço no que se refere a procedimentos a adotar. Subprocesso 1.5 Auditorias de Seguimento Posteriormente ao relatório de auditoria (planeada ou adicional), pode o Presidente ou o Vice-Presidente para a solicitar à AQAI, auditorias de seguimento. Estas auditorias têm como objetivo confirmar a supressão de não conformidades constatadas na auditoria (planeada ou adicional), e verificar a correta implementação de recomendações. Nas auditorias de seguimento, deve a AQAI: Efetuar reuniões com os serviços auditados; Confirmar o fecho das não conformidades; Verificar a implementação das recomendações; Julho de 2012 Verificado por: Natália Lopes Página: 10

11 Elaborar relatório de seguimento para informar o Presidente / Vice-Presidente para a do cumprimento ou não das recomendações, bem como da sua eficácia na obtenção dos objectivos pretendidos. O acompanhamento da implementação das recomendações, estejam elas relacionadas com acções de melhoria, de prevenção ou de correcção, têm sempre como finalidade salvaguardar os ativos, garantir a legalidade, promover a eficiência das operações e assegurar que os resultados correspondam aos objetivos definidos. Subprocesso 1.6 Auditorias de Acompanhamento Pode o Presidente ou o Vice-Presidente para a solicitar à AQAI, auditorias de acompanhamento. Este tipo de Auditorias tem como objetivo confirmar a manutenção da conformidade do sistema. Subprocesso 1.7 Apoio e Acompanhamento de Auditorias Externas Pode o Presidente ou o Vice-Presidente para a solicitar à AQAI, apoio na preparação, planeamento e acompanhamento de atividades no âmbito de Auditorias Externas. Julho de 2012 Verificado por: Natália Lopes Página: 11

12 Descrição do Processo: Auditoria Interna Mapa do Processo Responsável Auditor Coordenador Equipa Auditora Identificação (processo, subprocesso).1 Planear Auditorias 1.2 Auditorias Adicionais Quando se procede / prazo Anualmente Sempre que solicitadas Como se procede Elaboração de documentos de planificação Trabalho de campo Resultado/ registo Mapas; planos, chek-list Recolha de informação e documentação Fluxo do processo Rececionado Expedido de: para: Pedidos efetuados pelo Presidente/ Vice- Presidente para a Pedidos efetuados pelo Presidente/ Vice- Presidente para a Presidente / Vice-Presidente para a Presidente / Vice-Presidente para a Quem valida Coordenador da Área Coordenador da Área Quem aprova Conselho de Conselho de Julho de 2012 Verificado por: Natália Lopes Página: 12

13 Equipa Auditora 1.3 Realizar Auditorias Sempre que planeadas ou requeridas adicionalmen te Trabalho de campo Recolha de informação e documentação Serviço auditado NA Acompanhamento do auditor coordenador Equipa Auditora Equipa Auditora Equipa Auditora 1.4 Avaliação e Elaboração de Relatórios 1.5 Auditorias de Seguimento 1.6 Auditorias de Acompanhamento Sempre que necessário reportar as evidências e no final de cada auditoria Sempre que requeridas Sempre que requeridas Elaboração de relatórios Reuniões, Verificações, elaboração de relatório; Reuniões, Verificações, elaboração de relatório; Relatórios NA Presidente / Vice-Presidente para a Relatório Relatório Pedidos efectuados pelo Presidente / Vice- Presidente para a Pedidos efetuados pelo Presidente / Vice- Presidente para a Presidente / Vice-Presidente para a Presidente / Vice-Presidente para a Responsável da equipa Responsável da esquipa auditora Responsável da esquipa auditora Auditor Coordenad or Auditor Coordenad or Auditor Coordenad or Julho de 2012 Verificado por: Natália Lopes Página: 13

14 Equipa Auditora 1.7 Apoio e Acompanhamento de Auditorias Externas Sempre que requeridas Planeamento, reuniões, acompanhamen to, preparação de documentação Acompanhamento Pedidos efetuados pelo Presidente / Vice- Presidente para a NA NA NA Julho de 2012 Verificado por: Natália Lopes Página: 14

15 Capítulo: 2 Qualidade Capítulo 2 Qualidade A Área tem um papel fundamental na melhoria contínua do sistema de controlo interno e procedimentos do IST, quer através da identificação de erros, quer através de elaboração de propostas para a sua resolução. Como um polo agregador de conhecimentos ao nível da estrutura organizativa do IST, a AQAI, tem um papel dinamizador na informação/formação das Unidades/Serviços, contribuindo para a melhoria da eficiência das suas operações. A AQAI através do seu coordenador está representada no Conselho de da Qualidade da UTL, assim como no Conselho para a da Qualidade do IST, ambos responsáveis pela instituição de um Sistema Integrado de da Qualidade, em conformidade com as orientações estabelecidas a nível nacional e internacional de garantia de qualidade do ensino superior. Julho de 2012 Verificado por: Natália Lopes Página: 15