UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA - UNEB SISTEMA DE ARQUIVO CENTRAL - SIARC PRÓ-REITORIA DE GESTÃO DE PESSOAS - PGDP CURSO GESTÃO DOCUMENTAL

Transcrição

1 UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA - UNEB SISTEMA DE ARQUIVO CENTRAL - SIARC PRÓ-REITORIA DE GESTÃO DE PESSOAS - PGDP CURSO GESTÃO DOCUMENTAL NÍVEA REGINA SALLES DA SILVA nivreg@gmail.com 2012 DOCUMENTO SUMÁRIO DOCUMENTO DE ARQUIVO IMPORTÂNCIA DO DOCUMENTO ARQUIVO IMPORTÂNCIA DOS ARQUIVOS TEORIA DAS TRÊS IDADES AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS LISTA DE TRANSFERÊNCIA (formulário)

2 DOCUMENTO É qualquer elemento pelo qual o homem se expressa, registrada em qualquer suporte. DOCUMENTOS DE ARQUIVO: são produzidos por pessoa física ou jurídica, durante o exercício de suas atividades, independente de sua natureza ou suporte onde está registrada a informação. DOCUMENTO IMPORTÂNCIA DO DOCUMENTO: 1ª FASE: USO E VALOR PRIMÁRIO. 2ª FASE: USO E VALOR SECUNDÁRIO.

3 ARQUIVO O Arquivo é um conjunto de documentos produzidos e recebidos (acumulados), em um processo natural, por uma pessoa física f ou jurídica, pública p ou privada, em decorrência de suas funções administrativas. IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO: Estudo da HISTÓRIA: Fonte de Pesquisa IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO: 1º) ADMINISTRAÇÃO Valor Primário rio do Documento: Prova Legal os direitos da instituição. 2º) HISTÓRIA Valor Secundário do Documento: Valor do conteúdo informativo para pesquisa científica e cultural.

4 ARQUIVO CORRENTE TRANSFERÊNCIA ARQUIVO INTERMEDIÁRIO RIO RECOLHIMENTO ELIMINAÇÃO ARQUIVO PERMANENTE

5

6 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS É o processo de análise e seleção de documentos de Arquivo. OBJETIVO DA AVALIAÇÃO: Os documentos são avaliados nos arquivos correntes, visando elaborar a Tabela de Temporalidade de Documentos TTD. Preservação da memória da instituição. Eliminação de documentos inúteis. VALORES DOCUMENTAIS VALOR PRIMÁRIO Valor Administrativo Valor Fiscal Valor Jurídico VALOR SECUNDÁRIO Valor Probatório Valor Intrínseco Valor Informativo/Histórico

7 ETAPAS DA AVALIAÇÃO: 1º) transferência dos documentos dos arquivos correntes para o Arquivo Central da UNEB SIARC; 2º) estrutura administrativa da instituição; 3º) identificação documental; 4º) Análise Documental. IDENTIFICAÇÃO DOCUMENTAL IDENTIFICAR A ESPÉCIE DOCUMENTAL Correspondências expedidas/recebidas Comunicações internas ou memorandos Propostas Relatórios Projetos Convênios Dossiês e Processos

8 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS Instrumento de DESTINAÇÃO FINAL, que determina prazos de transferência, recolhimento ou eliminação de documentos. ARQUIVO CENTRAL DOCUMENTOS - TTD TABELA DE TEMPORALIDADE DE UNIDADE SUB-UNIDADE PRAZO DE GUARDA (ANOS) DESTINAÇÃO FINAL SÉRIES DOCUMENTAIS ASSUNTO DATAS-LIMITE AC AI ELIMINAÇÃO / AP OBSERVAÇÕES

9 Redução da massa documental Liberação do espaço físico Eficiência administrativa Melhor conservação dos documentos de guarda permanente Ampliação à pesquisa Otimização dos arquivos da Instituição

10 LISTA DE TRANSFERÊNCIA 1 UNIDADE: Setor responsável pela documentação; 2 SUB-UNIDADE: Arquivo onde se encontra os documentos; Exemplos: a) UNIDADE: REITORIA SUB-UNIDADE: GABINETE DO REITOR ASSESSORIA ESPECIAL FORMULÁRIO RIO 1 DOCUMENTO: ESPÉCIE documental, forma as SÉRIES documentais. 2 DATAS-LIMITE: PASTA: Nº de pastas. 4 CAIXA: Nº de caixa. 5 NÚMERO DE PROCESSO (quando houver) 6 PRAZO DE GUARDA DOS DOCUMENTOS 7 OBSERVAÇÕES (se houver)

11 PARA TRANSFERIR OS DOCUMENTOS: 1 ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS NO PRÓPRIO SETOR ofax (ilegível); oxerox cópia (tendo o original); ocópias de documentos; oconvites recebidos; orequisição de material (01 ano); oprotocolo livros, fichas (01 ano); osolicitação de xerox; ocartões de natal. CUIDADOS COM OS DOCUMENTOS Não colocar grampos; Não colocar clipes; Não colocar durex; Cuidado com a água e o cafezinho!

12 PARA TRANSFERIR OS DOCUMENTOS: 2 ETIQUETA DA CAIXA UNEB REITORIA GAB.REITOR 01 ARQUIVO CENTRAL LISTA DE TRANSFERÊNCIA DOCUMENTOS DATAS- LIMITE UNIDADE SUB- UNIDADE CAIXA PASTA OBSERVAÇÕES

13 LISTA DE ELIMINAÇÃO ARQUIVO CENTRAL UNIDADE: DIRETORIA GERAL SUB- UNIDADE: GABINETE DOCUMENTOS ASSUNTOS DATAS- LIMITE QUANTI DADE OBSERVAÇÕES

14

15

16

17 COBRA CASCAVEL E ARANHA

18

19

20

21

22

23

24 ANTES DEPOIS

25