Os Desafios de Gestão. O que você vai encontrar neste artigo:

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1 O Hospital Unimed Araçatuba foi inaugurado em 2001 e sempre buscando a excelência na assistência à saúde, se destaca por ser um centro de alta complexidade em sua região. Atualmente com 13 mil m² de área construída, o Hospital investe cada vez mais em infraestrutura, mão de obra capacitada e gestão de processos para manter seu padrão de qualidade. Este padrão é comprovado pela presença no seleto grupo de hospitais acreditados pela ONA (Organização Nacional de Acreditação). Para ter uma ideia, no Brasil existem mais de 6 mil hospitais, dos quais apenas 229 possuem algum tipo de certificação. O que você vai encontrar neste artigo: Os Desafios de Gestão Estratégia adotada Resultados obtidos Próximos passos Sobre a Unimed Araçatuba Sobre o Treasy Os Desafios de Gestão Sílvia Ávalos, atual supervisora de Custos e Orçamentos do Hospital Unimed Araçatuba, conta que os desafios com o processo orçamentário surgiram naturalmente com a evolução do processo de gestão do Hospital. Atuando na área de custos desde a fundação do Hospital, Sílvia relata que no terceiro ano implantaram a metodologia de custeio por meio de planilhas, em 2009 avançaram com um software de gestão hospitalar, e em 2012 iniciaram a parceria com a empresa XHL (consultoria especialista no mercado de saúde). 1

2 Com o amadurecimento do processo de custeio, em 2014 viram como próximo passo a implantação do orçamento empresarial. No contexto de um hospital focado na gestão de processos, tentaram já iniciar o processo orçamentário com uma solução de mercado, todavia, após uma pesquisa de possíveis fornecedores na época, concluíram que as soluções disponíveis tinham custos muito elevados para a realidade do Hospital. O ERP do Hospital também contava com um módulo de orçamento, mas era muito simplista e não contemplava mesmo as necessidades iniciais do Hospital. A solução natural foi iniciar o processo orçamentário em planilhas. No primeiro ano a complexidade era baixa pois o objetivo era elaborar um orçamento global para o Hospital. Já em 2015, no segundo exercício orçamentário, precisavam aumentar a exatidão do processo e envolver os gestores no planejamento, partindo para a orçamentação por centros de custo. Segundo Sílvia, nesta época se iniciou a fase obscura do processo de planejamento do Hospital. As planilhas geravam muito retrabalho, o volume de informações era muito grande. Nosso receio era que dentro de pouco tempo aquelas planilhas não dariam conta do processo. Traduzindo o sentimento de Sílvia em números, após todos os gestores (cerca de 5 na época) enviarem as informações do orçamento da área para a controladoria, era necessário um mês de trabalho para consolidar as quase 80 planilhas envolvidas no processo, contando com a ajuda de um colaborador da área e também de um consultor alocado para dar conta da demanda. No ano seguinte já não conseguiram entregar o orçamento do primeiro semestre, o que gerou desgaste com o setor de Gestão da Qualidade do Hospital e deixou claro que a controladoria precisava buscar uma solução que simplificasse o seu processo orçamentário. Eu mesma comecei a buscar uma solução. A encontrei quando estava com uma dúvida sobre depreciação e encontrei um e-book no site da Treasy, relata Sílvia. Estratégia adotada Com a correria do dia a dia no departamento, Sílvia aproveitou o processo remoto de atendimento da Treasy e fez sua primeira reunião com nossos consultores em sua própria casa. No dia seguinte, Sílvia apresentou a solução para a diretoria e para a consultoria que estava auxiliando no processo, eles gostaram do que viram e decidiram avançar com a implantação do Treasy. 2

3 Segundo Sílvia, A implantação foi muito tranquila, contamos com a parceria entre a Treasy e a XHL. Em pouco tempo fomos nos tornando bem independentes no uso da solução e aprendendo novos recursos que facilitam o nosso dia a dia. Toda a equipe de controladoria do Hospital Unimed Araçatuba criou um relacionamento muito bom com os consultores da Treasy, sempre dispostos a ajudar. Poder contar com a flexibilidade da solução foi fundamental para o Hospital Unimed Araçatuba. Para evitar o desgaste de implantar a solução com um processo orçamentário já rodando, a controladoria optou primeiramente por manter os gestores utilizando o layout de planilhas que já estavam habituados e, ao final do processo de implantação, importavam as planilhas para o Treasy, sem necessidade de consolidação. Resultados obtidos Relata Sívia. As planilhas o pessoal não dominava, tínhamos dificuldades de envolver os gestores, o Treasy foi um achado. A mudança das planilhas para o sistema foi uma melhoria de 1.000%! Melhorou e muito as análises, os relatórios, bem como a facilidade para a controladoria e gestores manusearem o software. Sílvia Ávalos, supervisora de Custos e Orçamentos do Hospital Unimed Araçatuba Com a redução do tempo e a facilidade adicionada ao processo, o Hospital Unimed Araçatuba conseguiu envolver todos os gestores no orçamento, hoje são 27 gestores que colaboram com o processo, tornando as projeções mais precisas e os gestores mais conscientes sobre seus resultados. O trabalho de consolidação que levava um mês e precisava do apoio da consultoria, além de um profissional do time, hoje é feito em poucos dias, gerando uma redução de cerca de 50% do trabalho operacional do time de controladoria. No quinto dia útil de cada mês, 3

4 a consolidação está pronta e todos os gestores já estão com seus números em mãos. Isso aumenta o tempo que o gestor pode analisar seus números, aprender com o processo e devolver as justificativas dos desvios, ou seja, mais tempo para se dedicar às etapas do processo orçamentário, que de fato geram valor para a organização. Em janeiro de 2017 o Hospital foi acreditado nível 2 pela ONA (Organização Nacional de Acreditação). No momento, o time de controladoria pode demonstrar o excelente trabalho executado com os aprendizados dos últimos anos. Cada gestor exibiu os desvios de sua área e suas respectivas justificativas, demonstrando a maturidade do processo orçamentário e gerando elogios por parte do time de auditoria da ONA. Próximos passos Voltar para as planilhas nem pensar! Adoro o Excel, mas foi uma fase obscura para o nosso processo de planejamento e orçamento, comenta Sílvia. Sílvia já visualiza o Treasy auxiliando os próximos passos na evolução do processo orçamentário do Hospital Unimed Araçatuba. O objetivo agora é trazer todos os gestores a usarem integralmente o Treasy, abrangendo todos os recursos da solução não só na etapa de planejamento, mas também no acompanhamento e justificativa dos resultados pelos gestores, finaliza Silvia. Sobre a Unimed Araçatuba Ficha técnica Unimed Araçatuba Cidade/UF: Araçatuba SP Brasil Setor: Serviços Vertical: Hospitais e Laboratórios Número de funcionários: 501 a colaboradores Sobre o Treasy O Treasy é a solução completa de Planejamento e Controladoria, onde sua empresa pode aplicar de forma fácil e rápida todos os conceitos e metodologias abordados neste artigo. Confira alguns dos recursos que temos disponíveis para auxiliar sua empresa a melhorar continuamente seus resultados financeiros: 4

5 Orçamento Empresarial descentralizado Projeções, Simulações e Cenários Acompanhamento Planejado x Realizado x Histórico Relatórios e Análises Gerenciais Gráficos e Indicadores de Desempenho Integração com seu ERP e contabilidade No vídeo abaixo (curtinho) você pode ter uma noção de todo o potencial da solução para ajudar a tornar a Gestão do Desempenho de sua empresa best-in-class: Além do software especializado, podemos auxiliar sua empresa também com a adoção da metodologia de gestão orçamentária e implantação das melhores praticas de gestão que estão contribuindo com a melhoria contínua dos resultados financeiros de centenas de clientes em todo o Brasil. Acesse e experimente o Treasy ou nos envie um (contato@treasy.com.br) para marcar uma conversa com um de nossos especialistas e receber uma avaliação gratuita dos atuais processos de gestão de sua empresa e dicas do que pode ser melhorado! Também publicado em Medium. 5