DESCRIÇÃO DAS PRÁTICAS DE GESTÃO DA INICIATIVA

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1 DESCRIÇÃO DAS PRÁTICAS DE GESTÃO DA INICIATIVA Como é sabido existe um consenso de que é necessário imprimir qualidade nas ações realizadas pela administração pública. Para alcançar esse objetivo, pressupõe-se uma mudança nas práticas gerenciais vigentes nas organizações públicas, entre as quais, a valorização do servidor público e o seu trabalho no governo. O processo seletivo é uma iniciativa da Subprefeitura de Pirituba-Jaraguá para nomeação dos cargos em comissão dentre servidores, até o DAS-11. O critério de nomeação dos cargos em comissão sempre foi por indicação da chefia, supervisão, coordenação ou gabinete. Na prática, o critério para indicação dos cargos era ter conhecimento do serviço, ficando a nomeação quase sempre restrita à Unidade/Supervisão onde o cargo estava vago. Esta prática não dava oportunidade para todos os funcionários e não motivava o seu crescimento profissional. 1 CIDADÃOS E SOCIEDADE 1.1 Conhecimento das necessidades dos usuários, dos cidadãos e da sociedade Os usuários da iniciativa são os servidores da Subprefeitura de Pirituba- Jaraguá. As necessidades dos servidores da Subprefeitura de Pirituba-Jaraguá foram levantadas na pesquisa de clima realizada em setembro/2005. Os fatores analisados, Desenvolvimento/Reconhecimento e Credibilidade/ Motivação, permitiram avaliar o grau de satisfação da força de trabalho. Desenvolvimento e Reconhecimento: O desenvolvimento pode ser definido como um conjunto de experiências proporcionadas pela empresa que ofereçam oportunidade de melhoria de desempenho e/ou crescimento humano. O reconhecimento relaciona-se ao ato ou efeito de compreender, examinar a situação, observar, mostrar-se agradecido.

2 Credibilidade e Motivação: credibilidade é a confiança que o funcionário tem na sua chefia e nos gestores da Subprefeitura no sentido garantir respeito, ética, transparência e justiça na condução dos trabalhos e na relação com os funcionários. A motivação está diretamente ligada à credibilidade, pois envolve sua valorização na empresa, a forma como ele é reconhecido. Os critérios de promoção e preenchimento de cargos devem respeitar o desempenho dos funcionários. 1.2 Identificação dos serviços prestados Através da pesquisa de clima foi possível perceber como os funcionários percebem e reagem a um conjunto de fatores como políticas, procedimentos, usos e costumes praticados na Subprefeitura de Pirituba-Jaraguá. Nossa prática considerou principalmente fatores internos, das decisões tomadas e como o pessoal é administrado pelos seus chefes. A pesquisa foi um indicador para medir a satisfação do funcionário na Subprefeitura de Pirituba-Jaraguá. Esta iniciativa foi motivada por acreditarmos que não conseguiremos alavancar resultados positivos sem que haja engajamento dos colaboradores com a organização, e conseqüentemente com seus resultados. Neste sentido, percebemos que o resultado do fator desenvolvimento/ reconhecimento não foi favorável. Menos de 50% da força de trabalho percebe que é reconhecido no seu trabalho, comprometendo a motivação para o seu desenvolvimento profissional. Através do levantamento do número de funcionários que não tem cargo em comissão na Subprefeitura de Pirituba-Jaraguá, percebemos que mais de 50% nunca teve cargo em comissão. Considerando que 72% dos que têm cargo, buscam ascensão profissional, concluímos que 87% dos funcionários aguardam uma oportunidade de nomeação em cargos em comissão. O processo seletivo foi uma iniciativa do Subprefeito de Pirituba-Jaraguá para, motivar e identificar os servidores da Subprefeitura mais preparados para assumir a liderança dos trabalhos e melhorar o desempenho das Unidades. Esta prática considera o conhecimento técnico, práticas gerenciais, escolaridade, cursos de formação, cursos de especialização, pós-graduação, entre outros, além das exigências do cargo.

3 1.3 Canais de relacionamento com os usuários, os cidadãos e a sociedade A Supervisão de Gestão de Pessoas tem um canal aberto para os funcionários da Subprefeitura de Pirituba-Jaraguá, quer por atendimento direto na Unidade, quer por ou telefone. 1.4 Métodos para avaliar a satisfação dos usuários, dos cidadãos e da sociedade A satisfação dos servidores é medida através de pesquisa: já realizamos duas pesquisas de clima. Em relação ao processo seletivo analisamos alguns fatores como medida de desempenho: satisfação da equipe, melhoria nos resultados alcançados, satisfação do cliente quanto aos serviços prestados. 1.5 Promoção da transparência e do controle social Os procedimentos do processo seletivo são definidos pela equipe da Supervisão de Gestão de Pessoas, visando garantir a transparência, a participação e valorização das pessoas. Considera, também, os princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade, eficiência e excelência dirigida ao cidadão. As etapas e a realização do processo de forma participativa propiciam a transparência e o controle social dos nossos usuários.

4 2 PESSOAS 2.1 Formas de avaliação do desempenho, reconhecimento e incentivo para atingir resultados O processo seletivo para nomeação de cargos em comissão dentre servidores é uma inovação que propicia a motivação e participação dos funcionários no processo de seleção incentivando o seu desenvolvimento profissional e comprometimento com os trabalhos assumidos. Para dar legitimidade, transparência e garantir a lisura do processo são convidadas pessoas de outras áreas para acompanhar, corrigir a avaliação escrita, realizar as entrevistas e conferir os resultados. A equipe de trabalho é avaliada pela comissão que participa do processo seletivo, pelos coordenadores, supervisores e pelos servidores. A introdução da dinâmica de grupo no processo seletivo foi sugestão do coordenador de Administração e Finanças. Para viabilizar esta prática, foi pago um curso de aplicação de dinâmica de grupo. Fazer com que as pessoas acreditem no processo seletivo tem sido o desafio para a equipe aperfeiçoar constantemente as suas práticas de gestão. Como é sabido, os servidores reagem às mudanças, principalmente quando os critérios de nomeação não privilegiam os funcionários da área onde o cargo está vago. O entendimento de que é necessário mudar a cultura dos servidores quanto ao papel da chefia, foi um motivador para o aperfeiçoamento contínuo de todos os integrantes da equipe responsável pelo processo. Além de buscar conhecer as atribuições de cargo, procuramos nos aperfeiçoar nas técnicas de avaliação: introduzimos novos métodos de avaliação. Cada processo seletivo é um indicador de avaliação. Procuramos continuamente adequar o processo seletivo ao perfil da área, buscando através observação, atividades práticas, escritas, verbais, comportamento, escolher o melhor candidato. 2.2 Capacitação e desenvolvimento dos servidores para executar os serviços A equipe de trabalho busca capacitação constante. Como não temos verba para capacitação, o grupo de trabalho procura participar de todos os cursos oferecidos pela rede pública: Tribunal de Contas, Escola do Servidor, cursos

5 oferecidos por outras Subprefeituras. Para introduzir a dinâmica de grupo conseguimos que um dos membros de nossa equipe fizesse um curso particular. Os temas de capacitação que buscamos realizar estão relacionados com a melhoria das práticas de gestão: gestão de recursos humanos, práticas gerenciais, avaliação de desempenho, planejamento estratégico, qualidade na gestão pública, curso para auto-avaliação da gestão pública, dinâmica de grupo, curso do 5S. Para os servidores que participam do processo seletivo temos indicado curso de chefia, liderança, trabalho em equipe, práticas administrativas, atendimento ao cidadão, motivação, assim como cursos específicos para as diversas áreas: orçamento, licitação, compras, armazenamento, direção defensiva, entre outros. 2.3 Organização dos trabalhos e da equipe para estimular o melhor desempenho A organização dos trabalhos e da equipe é sempre de forma participativa tanto na elaboração do processo de seleção, como na sua efetivação. A composição da comissão que participa do processo, com representantes de todas as áreas, torna o processo transparente, e permite o controle do seu desempenho. Cada membro da comissão pode contribuir com seu conhecimento específico e observação. Por outro lado, aprendemos muito com a troca de experiências e na discussão do papel da chefia. Conhecemos as atribuições de diferentes áreas da Subprefeitura, a legislação pertinente aos processos administrativos, discussão dos comportamentos gerenciais e aspectos legais. A equipe de trabalho deve acreditar que o processo seletivo é o caminho para a profissionalização da gestão pública. A habilidade de saber ouvir, ter sensibilidade para lidar com pessoas, estar aberto a mudanças, ser imparcial e ético são fundamentais. Além disso, é importante ter uma visão geral da Subprefeitura, da sua missão em bem servir a população e da importância da chefia para o atendimento das demandas da sociedade. O conhecimento da missão da equipe e de sua importância é o fator que nos motiva a ter um melhor desempenho.

6 2.4 Fatores que afetam a motivação, a satisfação, a valorização e o bem-estar dos servidores Embora seja constituída uma comissão, que participa de todas as etapas do processo seletivo, sempre houve um questionamento sobre a credibilidade do processo. A equipe tem clareza da responsabilidade e da importância do seu trabalho para promover as mudanças necessárias na gestão pública. No entanto, nem sempre suas intenções são compreendidas. No início do processo, em fevereiro/2006, grande parte dos servidores questionava a lisura do processo seletivo. Uns porque não entendiam os critérios, outros porque tinham uma visão de chefia segundo os padrões existentes na Prefeitura, outros porque não aceitavam que pessoas de outros setores tivessem melhor desempenho. Esses fatores afetam a motivação dos membros da equipe que acreditam no processo seletivo como o caminho para o reconhecimento e motivação daqueles que estão comprometidos com o seu desenvolvimento pessoal e a gestão pública. Quando a equipe de trabalho identifica que os servidores questionam a lisura do processo seletivo e o seu resultado, são feitas reuniões com os servidores para esclarecer os procedimentos adotados. Convidamos todos a participarem da equipe que elabora e aplica o processo seletivo. A participação está sempre aberta. Acreditamos que a abertura e a participação tornam o processo mais transparente. No entanto, a cultura existente no serviço público representa o maior entrave para a instalação de novas práticas de gestão. As práticas gerenciais nas organizações públicas brasileiras ainda guardam traços do modelo autoritário de gestão, como excessiva centralização administrativa, o patrimonialismo e o clientelismo, que dificultam a implantação de práticas gerenciais de cunho mais democrático. Por outro lado, os servidores se acomodaram com as tarefas limitadas e repetitivas, a ausência de oportunidades de participação nas decisões que envolvem suas tarefas, a falta de sistemas ou práticas que avaliem e estimulem o desempenho e a produtividade individual e grupal. Esta cultura não propicia um modelo de chefia onde os valores a serem perseguidos sejam a satisfação do cidadão, bons níveis de desempenho, o desenvolvimento do potencial humano e a prestação de serviços com qualidade.

7 A criação de uma nova cultura é um processo que demanda tempo. Acreditamos que o processo seletivo para nomeação de cargos em comissão é o caminho. Introduzir lideranças empenhadas e motivadas para a melhoria da qualidade na gestão pública, deve ajudar os servidores a repensarem o seu papel e sua postura. 2.5 Mecanismos para incentivar a participação e o envolvimento dos servidores Para realização desse processo adotamos como metodologia a participação e o conhecimento da área onde o processo seletivo será realizado. Além disso, levamos em consideração o conhecimento técnico e gerencial. A participação e o comprometimento dos servidores acontecem na medida em que o grupo entende qual a importância desta prática de gestão para a melhoria dos serviços prestados ao cidadão. A construção dessa prática de gestão de forma participativa, onde todos contribuem com o seu conhecimento, acaba propiciando o comprometimento com os resultados e com a proposta de trabalho. A metodologia de envolvimento de todos os servidores de diferentes áreas no processo de formulação e implementação dessa prática de gestão é o de conciliação dos diversos conhecimentos e opiniões dos participantes. A área onde o cargo será preenchido contribui com as especificações técnicas e legislação pertinente à área. O material é fornecido aos participantes do processo seletivo que será avaliado em prova escrita. As questões gerenciais são discutidas com o grupo de trabalho e podem ser avaliadas na prova escrita ou entrevista. A dinâmica de grupo é aplicada por um técnico da área de desenvolvimento e a chefia/supervisor da área.

8 3 PROCESSOS 3.1 Identificação dos principais processos e de seus objetivos A equipe de trabalho é responsável pela definição das etapas e regras do processo seletivo, o seu conteúdo, avaliação e correção, assim como o resultado final. Elaboração do Edital: cargo, atribuições do cargo, da inscrição, da seleção, avaliação escrita, entrevista, dinâmica de grupo, da correção dos itens da seleção e do cronograma da seleção. Elaboração da avaliação escrita, entrevista e dinâmica de grupo. Correção da avaliação escrita pela comissão. Um dos membros da comissão, de posse de todas as avaliações, realiza a leitura das respostas de cada candidato que terá um número, os demais membros pontuam as respostas sem conhecer o candidato. A correção é feita com base em um gabarito previamente definido. Esta é uma etapa eliminatória, somente os candidatos que obtiverem 50% de acerto (nota 5,0), poderão participar das etapas seguintes. Realização de entrevista para aqueles que alcançaram 50% de acerto na avaliação escrita. Imediatamente, após cada entrevista, os membros da comissão avaliam as respostas de cada candidato, baseados no gabarito previamente estabelecido. Calculo da média de cada participante e classificação dos candidatos de acordo com a sua nota. A Supervisão de Gestão de Pessoas é responsável pelos processos de apoio: Formação de uma comissão que deverá participar de todas as etapas do processo seletivo: representantes da Coordenadoria e Gabinete, Supervisor/Chefia do cargo da seleção, além da equipe da Supervisão de Gestão de Pessoas; Recebimento das inscrições através de ficha de inscrição onde constam: dados pessoais, escolaridade, experiência profissional, função que exerce. Aplicação da dinâmica de grupo e avaliação escrita. Divulgação dos resultados para todas as Unidades.

9 Atendimento aos funcionários que participaram do processo seletivo: esclarecimento de dúvidas, sugestões, reclamações, sobre as etapas do processo seletivo. 3.2 Mecanismos de controle e medição do desempenho dos resultados dos processos O indicador de desempenho da implementação do processo seletivo é atingir 100% dos cargos até o DAS-11. Em cada processo seletivo o objetivo é cumprir as etapas, regras e cronograma estabelecido no Edital. O controle do processo é feito de forma contínua pelo grupo de trabalho. A abertura de participação e o canal de comunicação com os servidores têm propiciado adotar ações para melhoria dos resultados. A dinâmica de grupo é uma ferramenta de avaliação que foi introduzida este ano, onde as pessoas são observadas e suas habilidades naturais podem ser ressaltadas. 3.3 Desenvolvimento de parcerias Conforme já descrevemos, a coordenação dessa prática de gestão é feita pela Supervisão de Gestão de Pessoas em conjunto com uma comissão. Na comissão, contamos com a parceria das diversas áreas, que contribuem para dar maior transparência e controle ao processo. Os critérios de seleção dos parceiros relacionam-se às características e habilidades necessárias da equipe de trabalho. Esses parceiros são sempre indicados para a realização de capacitação dos cursos da rede pública. 3.4 Uso eficiente dos recursos disponíveis, incluindo o orçamentário Esta prática de gestão não conta com recursos financeiros. Atualmente não contamos com verba para capacitação. A Secretaria centraliza esta verba e temos dificuldade na aprovação de nossas solicitações de capacitação.

10 Assim sendo, buscamos viabilizar esta prática, através de pesquisa da equipe de trabalho, capacitação na rede pública e conhecimentos das áreas e dos servidores que possam contribuir. Não gerenciamos os recursos orçamentários, pelos motivos descritos anteriormente.

11 4 RESULTADOS 4.1 Resultados dos principais indicadores de desempenho e uso de informações comparativas A implementação desta prática de gestão na Subprefeitura de Pirituba- Jaraguá indica que já realizamos 17 processos seletivos para cargos em comissão, ou seja, atingimos 40% da nossa meta. O acompanhamento e avaliação do processo seletivo, assim como a sua melhoria contínua, são feitos pelo grupo de trabalho e os parceiros que participam do processo seletivo. A satisfação dos servidores também é verificada através de pesquisa de clima. Estamos preparando a sua aplicação, junto às áreas que tiveram o processo seletivo. Alguns fatores serão analisados: Credibilidade / motivação Desenvolvimento/Reconhecimento Relacionamento com a Chefia Conhecimento da missão, objetivos e metas da Subprefeitura Não chegamos a estabelecer metas em relação a esses resultados. No entanto, esperamos que a pesquisa de clima apresente um resultado favorável superior a 70% nos fatores descritos anteriormente. Embora tenhamos expectativas de que as práticas desta iniciativa tenham conseguido mudar a percepção dos servidores em relação ao seu papel, e a importância do seu desenvolvimento profissional, temos clareza de que este é um processo lento. A alteração de um modelo de gestão em que a lógica de ocupação dos cargos em comissão passa a exigir um comprometimento do servidor com a equipe e os resultados, não é uma mudança tão simples. No entanto, já podemos perceber que a prática do processo seletivo de forma contínua tem motivado os funcionários a investir no seu desenvolvimento profissional. A procura e a participação dos funcionários nos programas de capacitação têm aumentado consideravelmente. Além disso, os servidores têm solicitado curso de habilidades gerenciais, tendo em vista a dificuldade dos candidatos com as questões gerenciais requeridas para a ocupação do cargo.

12 4.2 Identificação de melhorias nas práticas de gestão e disseminação do conhecimento Os ocupantes dos cargos em comissão que passaram no processo seletivo têm apresentado excelente desempenho, segundo os Supervisores que receberam estes servidores. A maioria não pertencia à área, como era a prática de nomeação. No entanto, conseguiram vencer as resistências, ganhando o respeito de sua equipe e melhorando o atendimento aos seus clientes internos e externos. Os servidores estão mais abertos para participarem de programas e capacitações. Recentemente, implantamos o programa 5S e a adesão foi de quase 100%. Contamos com a participação dos servidores, tanto na capacitação como na formação de comitês: de facilitação, comunicação, auditoria. Outro exemplo de participação foi no curso de auto-avaliação da gestão pública: conseguimos a participação de supervisores de todas as Coordenadorias e representante do Gabinete. Os supervisores, sempre comprometidos com muitas demandas, dificilmente participam, principalmente Supervisores de Serviços, Obras e Fiscalização. O entendimento da importância da implantação de ciclos contínuos de avaliação e melhoria da gestão é fundamental para a busca da excelência na gestão pública.