Política de Uso de Táxi. Novembro/2015

Transcrição

1 1 Política de Uso de Táxi Novembro/2015

2 2 SUMÁRIO 03 Objetivo 03 Abrangência 03 Definições Gerais 04 Papéis e Responsabilidades 05 Considerações

3 3 1. Objetivo: Estabelecer os procedimentos e diretrizes relativos à utilização de táxi pelos profissionais da empresa. 2. Abrangência: Todos os profissionais da empresa que utilizam serviços de táxi para serviços externos ou viagens. 3. Definições Gerais: A FSB trabalha em parceria com algumas empresas de táxi e os profissionais devem fazer uso das empresas de táxi parceiras. Consulte a administração local de cada escritório para informações sobre os procedimentos relativos a Táxis. Os profissionais devem usar o serviço de pagamento eletrônico do Easy Taxi Corporativo. Não serão feitos mais reembolsos de táxi avulsos. Apenas em casos excepcionais, que forem justificados e mediantes a aprovação. Os profissionais devem sempre preencher corretamente no aplicativo o cliente responsável e a justificativa da corrida. o No caso do uso de táxi em viagens, o profissional deve informar na justificativa que é uma viagem para atender o cliente. Alguns clientes reembolsam apenas táxis em viagem, por isso a importância da informação. Para o profissional ter acesso ao sistema de serviço de táxi, será necessário solicitar ao seu gestor e, se autorizado, que faça, com cópia ao gestor, um pedido de cadastro ao financeiro local. O financeiro local então será responsável pelo cadastro e por enviar as instruções de uso. Os núcleos terão orçamentos mensais, não acumulativos, para serem gastos com táxi. Passando desse limite, o sistema bloqueará e não será mais possível solicitar táxi até o próximo mês. Necessidades especiais que justifiquem a flexibilização desse limite devem ser tratadas com o Sócio Administrativo e serão examinadas individualmente. Os Diretores de Operações serão informados semanalmente dos status de gastos dos núcleos de suas filiais através de relatório encaminhado por . Estagiários e prestadores de serviço (PJ) não estão autorizados a serem cadastrados no serviço de sistema de táxi de pagamento eletrônico da empresa. Casos específicos deverão ser tratados individualmente com o Sócio Diretor Executivo.

4 4 Reuniões Externas Os profissionais devem sempre comunicar e solicitar ao gestor imediato sobre toda e qualquer necessidade de utilização de táxi. Antes de solicitar um taxi, os profissionais devem verificar se existem outras pessoas na empresa indo para destinos parecidos para minimizar os custos. A responsabilidade da FSB é pelo transporte do escritório para o local da prestação de serviço (reunião, acompanhamento, almoço, coletiva, etc.) e pelo retorno ao escritório. Caso haja uma necessidade específica, a mesma deverá ser validada previamente pelo Sócio Diretor Executivo. Uso de táxi noturno custo FSB Para a segurança de todos os profissionais, a FSB faculta o uso de táxis após as 21h30 (vinte e uma horas e trinta minutos). Neste caso, use sempre a empresa eletrônica parceira da FSB e informe ao seu gestor por justificando o motivo da saída após o horário. É necessário escrever no campo de justificativa do aplicativo Easy Taxi quem foi o gestor que autorizou a utilização do mesmo. Reembolso O pedido de reembolso apenas está permitido para aqueles casos de uso de táxi em localidades onde não há serviço do Easy Taxi Corporativo. A Base de atendimento do serviço pode ser vista em anexo. 4. Papéis e Responsabilidades: Gestores e Diretores Estar sempre ciente sobre o uso de táxi para deslocamento dos seus funcionários. Apenas autorizar corridas que sejam de fato necessárias. Receber os relatórios mensais e atestar as despesas efetuadas pela sua área. Responsáveis pela Gestão: Informar semanalmente aos Diretores de Operações os custos de táxi dos núcleos das respectivas filiais. Atuar como fiscalizador da utilização de táxi da empresa, tomando sempre que necessário às medidas administrativas cabíveis.

5 5 Processos e Conformidade: Fazer auditorias mensais para verificar gastos abusivos e fora da política da empresa. Informar mensalmente aos sócios os custos de táxi dos núcleos e, eventuais, situações extraordinárias. 5. Considerações: Não se deve utilizar táxi da empresa para fins particulares. Caso ocorra, o profissional irá reembolsar imediatamente a empresa. Nunca deixe o táxi esperando, pois o taxímetro está rodando, mesmo com o carro parado. Casos em que isso ocorrer e não houver justificativa, a empresa poderá cobrar reembolso do profissional. A utilização para longas distâncias não é permitida. Para utilização de transporte para outros municípios, consulte o departamento administrativo para ajudá-lo na melhor opção de transporte. Nesses casos os profissionais devem usar outros meios de transporte e depois solicitar reembolso desde que o Diretor esteja ciente e autoriza previamente. As corridas são mensalmente analisadas pela área de Processos e Conformidade e qualquer profissional está passível de ter que justificar uma corrida quando necessário. Casos omissos nessa política serão tratados individualmente.

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