Estratégia de TI. A importância do pensamento estratégico para a TI. Conhecimento em Tecnologia da Informação Conhecimento em Tecnologia da Informação

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1 Conhecimento em Tecnologia da Informação Conhecimento em Tecnologia da Informação Estratégia de TI A importância do pensamento estratégico para a TI 2010 Bridge Consulting

2 Apresentação A importância do pensamento estratégico para a TI O objetivo desta publicação, principalmente, é esclarecer sobre o processo de desenvolvimento e aplicação de uma Estratégia de TI. Este é um dos processos que mais desafia o board da TI em sua fase de concepção e toda a equipe da TI em sua fase de implementação, aprendizado e adaptação, fechando em ciclo que representa a estratégia de uma organização de TI. A concepção da estratégia não pode ser vista apenas como um processo teórico, é preciso ser entendida como um processo de planejamento operacional. Os processos de desenvolvimento e implementação da estratégia devem ser vistos dentro de um único ciclo, que é alimentado por necessidades e oportunidades advindas tanto do negócio quanto do ambiente externo e por mudanças identificadas ao longo da rotina de operações da empresa. Porém, o principal desafio está na tradução da estratégia em atividades operacionais e na elaboração de uma estratégia que seja flexível e adaptável às mudanças naturais que a dinâmica de mercado impõe. Principais Abordagens Discussão sobre os principais problemas que, na maioria das organizações, interrompem o ciclo de realização da estratégia de TI. Apresentação de soluções que podem ser aplicadas ao processo de desenvolvimento da estratégia, tornando-o realmente o guia de tomada de decisões dos CIO s (Chief Informations Officer) e não apenas um documento de relatos históricos Bridge Consulting 2

3 A Estratégia: Visão Geral A estratégia nasce da necessidade que as empresas têm em se posicionar diante de um mercado que exibe certos padrões de concorrência, buscando o destaque e a vantagem competitiva que alavanquem o valor da organização. O cenário repleto de incertezas e a necessidade do encaminhamento frente à tomada de decisão levam a tendência de um pensamento estratégico. Este pensamento estratégico faz com que as organizações determinem objetivos e metas a serem alcançados. Para isto, é preciso se organizar internamente e definir as políticas organizacionais que atenderão aos objetivos estabelecidos. O ambiente ao qual a empresa pertence fornece informações importantes que guiarão o posicionamento estratégico. Este ambiente apresenta oportunidades e ameaças que devem ser aproveitadas ou evitadas pela empresa no seu processo de estabelecimento no mercado. Além disso, suas características particulares e únicas devem ser identificadas e trabalhadas para gerar a chamada competência distintiva da organização, aquilo que torna a empresa única e a fortalece no mercado. A partir do entendimento completo tanto do ambiente externo quanto das características particulares da empresa, são tomadas as decisões quanto ao posicionamento competitivo e à forma de diferenciação da organização ao longo de sua história. O acúmulo de decisões implementadas ao longo do tempo conforma a Estratégia Empresarial. Sendo assim, a estratégia é fundamental para o posicionamento e para a sustentação da vantagem competitiva de uma empresa. Porém, o processo de concepção destas decisões está cercado por incertezas e pode gerar um comprometimento difícil de ser desfeito ou podem limitar de forma crítica as futuras decisões estratégicas. Este conjunto de decisões torna o futuro da organização dependente de seu percurso. Portanto, a utilização de todos os recursos e ativos organizacionais deve ser alinhada às metas traçadas pela estratégia, para que estas possam ser atingidas de forma efetiva. Neste contexto, a Tecnologia da Informação assume um importante papel como um recurso empresarial que também deve ser pensado estrategicamente neste processo, colaborando para que a organização atinja seus objetivos de mercado Bridge Consulting 3

4 A importância do alinhamento entre as estratégias do negócio e da TI O planejamento a longo prazo diferencia muitas empresas que sobrevivem no mercado de empresas que contam com a sorte ou com reações imediatas a eventos inesperados. O planejamento estratégico torna-se importante para que a empresa esteja preparada, em um longo prazo, para adaptar-se a possíveis mudanças no ambiente (oportunidades e ameaças presentes) de forma organizada e planejada. Sem uma estratégia documentada, fica difícil equilibrar opiniões e visões diferentes em momentos onde a tomada de decisão frente a novos cenários é fundamental para a manutenção da capacidade competitiva da empresa. O fluxo de informações, cada vez mais, deve ser rápido e preciso, fazendo com que as informações corretas cheguem às pessoas certas no tempo necessário a esta tomada de decisão. Os sistemas de informação e a tecnologia em si suportam a maioria das atividades nas organizações, tornando a TI pervasiva, ou seja, presente em todo lugar, a toda hora. Atualmente, o nível de automação e integração de uma companhia é utilizado como indicador de competitividade no mercado. A TI tornou-se um ativo que, quando bem gerenciado, tem o poder de alavancar o negócio. Em uma organização onde a tecnologia suporta suas atividades e tem o poder de habilitar a concretização de certos objetivos do negócio, é fundamental que a estratégia da TI esteja alinhada à estratégia do negócio, de forma que estas apontem para a mesma direção. Hoje, frente à evolução e à dependência tecnológica, grande parte das organizações vive este cenário onde a tecnologia assume um papel diretamente estratégico. O planejamento estratégico de TI alinhado à estratégia do negócio garante que a TI está suportando e alavancando o negócio na direção correta, gerando um guia de ações que devem ser colocadas em prática para atingir os objetivos determinados. Além disto, um planejamento bem executado e divulgado garante que toda a organização compreenda o papel da TI e os benefícios que podem ser alcançados com o seu uso, extraindo o maior valor possível dos investimentos realizados nessa área. No momento do desenvolvimento da estratégia organizacional, a TI deve participar ativamente do processo de identificação das necessidades do negócio, para entender quais são os pontos de atuação possíveis à TI e então formular sua própria estratégia. A demanda por ações relacionadas à TI deve ser construída em conjunto com toda a organização e não apenas identificada de forma reativa, através de perguntas simples e diretas sobre quais os projetos desejados por cada área Bridge Consulting 4

5 Figura 1 - Construção conjunta da demanda de projetos de TI A figura representa esta construção conjunta da demanda, que tem em seu fundamento a complementaridade existente entre o negócio e a TI. Cada área possui necessidades que apenas são identificadas por quem realiza as atividades na prática. Estas necessidades são expostas ao longo do processo de desenvolvimento da estratégia do negócio. Cabe à TI, com seu conhecimento técnico, identificar pontos de oportunidade onde possa ser utilizada a tecnologia para atender às necessidades expostas. Ou seja, é papel da TI entender e traduzir os requisitos de negócio em oportunidades que possam se concretizar através dos projetos de TI, priorizados através da estratégia de TI. Assim, o entendimento sobre quais os objetivos do negócio que podem ser suportados pela TI fica mais claro e alinhado com toda a organização. Porém, para que a estratégia de TI esteja alinhada aos objetivos do negócio, como premissa fundamental é necessário que a empresa possua um planejamento estratégico organizacional definido e que o CIO participe desse processo, estando apto a estruturar sua equipe e seus recursos para atingir os objetivos que sejam suportados pela TI. Dificuldades envolvidas no desenvolvimento de uma Estratégia de TI Diante de um cenário onde a maioria dos CIOs demonstram-se insatisfeitos com a implementação de suas estratégias, é interessante que os pontos de falha sejam identificados para que sejam utilizados como insumo na sugestão de soluções. Mesmo que sejam claros os objetivos e o papel da TI na organização, a implementação da estratégia muitas vezes falha, pois os esforços de planejar e executar se tornam concorrentes e não complementares. É preciso que o planejamento estratégico de TI e o planejamento sistemático de suas operações sejam realizados conjuntamente no processo de desenvolvimento da estratégia. Esta ponte é um dos maiores desafios e um dos fatores de maior criticidade para o sucesso de realização da estratégia. Além deste fator, é importante ressaltar que a estratégia não pode ser definida de forma engessada, determinando políticas e projetos para um período longo demais. De acordo com a dinâmica do mercado, é preciso haver flexibilidade suficiente que permita repensar e adaptar os planos e objetivos para novas condições de competição. Este é um dos fatores que mais colaboram para o fracasso da implementação da estratégia. Muitas vezes, o planejamento 2010 Bridge Consulting 5

6 estratégico de TI se torna apenas um documento histórico no lugar de ser uma ferramenta dinâmica que registre o acúmulo de decisões que guie a organização de TI para o objetivo desejado. Abaixo segue uma lista com as principais dificuldades vividas no desenvolvimento de uma estratégia de TI: As características individuais de cada unidade de negócio (cada empresa de uma organização, ou cada negócio de uma empresa) não são entendidas ou respeitadas para a definição da forma como a TI deve suportar e habilitar seus processos; A falta de clareza existente na estratégia da própria organização dificulta o entendimento dos objetivos da empresa, que devem ser refletidos pela estratégia de TI. Muitas vezes, a estratégia da empresa é discutida apenas pela alta diretoria, sem uma disseminação por todas as instâncias organizacionais; As estratégias muitas vezes são documentos elaborados que apenas refletem a situação atual da empresa e não sua visão de futuro, tornando-se obsoletos num curto espaço de tempo; As estratégias são baseadas em visões simplistas e mascaradas dos reais recursos, capacitações, competências e objetivos da empresa. Isto não permite uma tradução da estratégia em operações. Muitas variáveis que influenciam o ambiente e o cenário que envolvem as escolhas estratégicas não são levadas em consideração, tornando o planejamento estratégico um documento teórico de difícil implementação; Consequência do ponto acima: a estratégia não se ajusta ao modo operante da empresa, não reflete os comportamentos e a cultura organizacional. Isto praticamente inviabiliza a tradução da estratégia em planos operacionais. O planejamento estratégico não leva em consideração o dinamismo do contexto empresarial, não estando preparado para mudanças. Então, ajustes reativos passam a ser atividades mais comuns do que ações focadas e direcionadas à implementação da estratégia. Não existe uma gestão de riscos presente no planejamento estratégico que preveja planos de emergência caso novos eventos ocorram e adaptações sejam necessárias à estratégia. O processo de desenvolvimento e implementação do Planejamento Estratégico de TI Tendo em vista todas estas dificuldades, é preciso que seja dada atenção ao processo de desenvolvimento do Planejamento Estratégico de TI. Este processo é determinante na qualidade e no grau de sucesso que terá sua implementação. Conforme já colocado, a interação com o negócio é fundamental no processo de desenvolvimento da estratégia de TI. O principal insumo que dá origem à maioria das decisões 2010 Bridge Consulting 6

7 que serão geradas a partir do Planejamento Estratégico da TI são os objetivos de negócio que deverão ser suportados pela tecnologia. Outro ponto importante diz respeito à construção do ciclo que torna o desenvolvimento da estratégia interligado às operações, dando origem às percepções sobre a dinâmica e sobre as mudanças no ambiente que precisam ser abordadas pela estratégia. Este ciclo é representado pela figura abaixo e sintetiza o processo de desenvolvimento (ligado à estratégia do negócio) e implementação do planejamento estratégico de TI. O Planejamento Estratégico, de uma forma geral, avalia a situação atual e determina os objetivos que devem ser alcançados dentro de um período determinado. Porém, todas as grandes mudanças que possam ocorrer durante este período devem ser levadas em consideração. O Planejamento Estratégico não é apenas um documento, mas um registro histórico de acontecimentos e tomadas de decisão que guiam a organização para o objetivo determinado. Estes objetivos devem sempre ser levados em consideração na formulação dos planos táticos e priorização de projetos que reflitam as ações cotidianas da empresa. A TI está presente em todos os níveis da organização. A execução da maioria das tarefas existentes em uma empresa é habilitada por alguma tecnologia, sendo assim, a área de TI possui uma atuação onipresente na organização, devendo participar de todo o processo de concepção e implementação da estratégia. Além disso, a TI é a responsável por buscar novas tecnologias que possam apoiar e integrar os processos. Portanto, o entendimento destes é fundamental neste processo de suporte. O processo de desenvolvimento da estratégia de TI deve estar intimamente ligado ao processo de desenvolvimento da estratégia da empresa. Isto permite tanto que a TI forneça inputs para a estratégia da empresa, validando o que pode e o que não pode ser apoiado com o uso das tecnologias existentes, quanto recebe feedback do negócio, facilitando a identificação de oportunidades de ação da TI Bridge Consulting 7

8 A prospecção tecnológica é fundamental para o acompanhamento de tendências, identificando onde estas novas tecnologias podem ser utilizadas na empresa, apoiando diferentes objetivos de negócio. Antes da formulação da estratégia da TI em si, é preciso que um importante passo seja executado como premissa. A TI e o negócio precisam ter claramente definidos quais serão os objetivos e o portfólio de iniciativas de TI que irão suportar o negócio. Além disto, é preciso que se faça uma análise de viabilidade das iniciativas, uma prévia priorização de projetos associados com as iniciativas principais do negócio e uma análise dos recursos disponíveis e das aquisições e estruturações necessárias. Após este primeiro passo, tendo claros os objetivos a serem suportados pela TI, a estratégia que será utilizada pela TI no cumprimento destas metas pode ser estabelecida. É preciso que seja feita uma análise de gap entre a situação existente e os recursos, habilidades e equipe necessários à execução dos projetos determinados. Uma vez que estes gaps são identificados, os investimentos e os projetos internos à TI para cobri-los devem ser descritos. O Catálogo e o Portfólio de serviços devem ser revistos para se enquadrarem nas atuais e futuras necessidades do negócio. Após estas diretrizes mais gerais, devem ser pensados os planos táticos da TI que determinam políticas e ações mais detalhadas e mais próximas à forma de operação rotineira da TI. Para que o planejamento estratégico de TI tenha sucesso, é preciso que haja um significativo alinhamento entre os esforços destinados ao planejamento estratégico a longo prazo e ao planejamento e execução das operações diárias. Esta parte do processo de realização da estratégia, caracterizada como Tradução na figura acima, ainda apresenta-se muito deficiente nas empresas e, muitas vezes, é o elo do ciclo que se rompe, impedindo a concretização da estratégia de longo prazo. O monitoramento das atividades rotineiras através de indicadores e ferramentas de controle gerencial deve ser executado para que as mudanças no ambiente tanto interno quanto externo à organização possam ser percebidas e incorporadas à estratégia. Para isto, a estratégia de TI deve ser flexível e permissível a mudanças, desde que estas mudanças sejam no sentido de aproximar a empresa aos objetivos já determinados. Uma constante mudança de objetivos estratégicos pode prejudicar o rumo e a estruturação da empresa, que não terá o tempo suficiente para incorporar cada ação implementada, assim como dificultará o amadurecimento do posicionamento no mercado desejado para a empresa. Portanto, o ciclo descrito representa o processo que deve guiar a concepção e a concretização do Planejamento Estratégico da área de TI. Em resumo, podemos definir estas atividades em seis grandes etapas: Etapa 1: Identificação do real papel da tecnologia da informação para a empresa; Etapa 2: Entendimento dos objetivos e metas de negócio que devem ser suportados pela TI; Etapa 3: Elaboração de uma estratégia de TI que priorize as ações necessárias ao cumprimento das metas identificadas; 2010 Bridge Consulting 8

9 Etapa 4: Análise de gap entre a situação existente e os recursos, habilidades e equipe necessários à execução das ações determinadas; Etapa 5: Uma vez que estes gaps são identificados, os investimentos e os projetos internos à TI para cobri-los são descritos; Etapa 6: Após estas diretrizes mais gerais, são pensados os planos táticos da TI que determinam políticas e atividades mais detalhadas e mais próximas à forma de operação rotineira da TI; Etapa 7: Monitoramento das atividades e projetos tanto da TI como do negócio para a identificação de oportunidades e necessidade de mudanças e Etapa 8: Incorporação das mudanças identificadas na estratégia da TI. Conclusões Estratégia não é apenas uma atividade teórica, realizada apenas uma vez e executada ao longo de cinco ou dez anos. É preciso que haja uma forte interação com as atividades diárias da empresa e que seja um processo de planejamento contínuo e permissível a mudanças. Toda a organização precisa ter uma compreensão clara sobre qual a forma de competição e o diferencial da empresa, assim como qual o papel da TI e como esta pode contribuir para o sucesso do negócio. Tendo claro qual será esta contribuição e o papel da TI na organização, a integração com a estratégia do negócio será o principal insumo para a definição das metas e objetivos do Planejamento Estratégico de TI Bridge Consulting 9