PROCESSO DE COMPRAS Revisão: 01 Página 1 de 8

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1 PROCEDIMENTO PR 7.02 PROCESSO DE COMPRAS Revisão: 01 Página 1 de 8 1. HISTÓRICO DE REVISÕES DATA REVISÃO RESUMO DE ALTERAÇÕES 20/08/ Emissão inicial 24/09/ Adequação da sistemática do processo de compras 01/10/ Definição mais clara do registro de inspeção de recebimento. 2. OBJETIVO Descrever o procedimento interno utilizado para execução, registro e controle dos processos de compras de produtos e serviços críticos pela EXATA CARGO. 3. APLICAÇÃO Este procedimento se aplica a todos os processos de compra ou locação de: veículos e carretas; empilhadeiras e demais equipamentos de movimentação de cargas; insumos (lonas, strech, cintas, cordas, entre outros); equipamentos de proteção individual; pneus e peças para manutenção da frota. Aplicase também aos serviços contratados de terceiros de: transporte rodoviário; manutenção das instalações; manutenção de empilhadeiras; manutenção de veículos e carretas; controle de pragas dos armazéns; calibração de equipamentos de medição; atendimento emergencial e descarte de resíduos. Obs. 1 A sistemática de aquisição descrita neste procedimento, no que se refere aos registros obrigatórios de execução e controle do processo para a efetivação de qualquer compra de produtos e serviços Responsável pela implantação, adequação e melhoria do processo: 3.2. Interfaces internas REPRESENTANTE DE DIREÇÃO Todos os processos 3.3. Interfaces externa Clientes Embarcadores Prestadores de Serviços Organismos públicos e privados de controle e fiscalização 4. REFERÊNCIAS NORMATIVAS Elaboração Assistente Administrativo Ana Paula Araujo (original assinado) Aprovação Representante da Direção Ana Paula Araujo (original assinado)

2 PROCEDIMENTO PR 7.02 PROCESSO DE COMPRAS Revisão: 01 Página 2 de 8 NBR ISO 9001:2008 Sistema de Gestão da Qualidade Requisitos. Manual do Sistema de Integrado de Gestão Legislação e regulamentos vigentes, aplicáveis ao meio ambiente e aspectos de segurança e saúde no trabalho. SASSMAQ / 2005 Sistema de Avaliação de Segurança, Saúde, Meio Ambiente e Qualidade ABIQUIM 5. DEFINIÇÕES 5.1. Fornecedor: organização ou pessoa que fornece um produto ou serviço Inspeção de Recebimento: avaliação da conformidade pela observação e julgamento, acompanhada, se necessário, de medições, ensaios ou comparações com padrões. 6. DESCRIÇÃO 6.1. Processo de Compra O Analista de Compras, ao ser acionado para aquisição de qualquer produto ou serviço crítico deve iniciar a etapa de cotação de preços, com a ajuda do responsável pela área solicitante ou Assistente Administrativo junto aos fornecedores qualificados da EXATA CARGO O responsável da área solicitante deve definir os requisitos legais e/ou contratuais, quando aplicáveis, a qualquer fornecimento de produto ou serviço crítico, para assegurar que estes sejam considerados pelo Analista de Compras, na etapa cotação de preços Em casos de insuficiência de informações para uma correta aquisição, o Analista de Compras Responsável deve comunicar o responsável da área solicitante, para esclarecimentos de dúvidas e complementação das informações faltantes Quando houver a necessidade de aquisição de produtos ou serviços que não possuam fornecedores qualificados, o Analista de Compras, em conjunto com o responsável da área solicitante devem definir os critérios de seleção e avaliação, considerando, quando aplicável, requisitos legais, contratuais ou outros específicos a serem aplicados e solicitarem previamente o envio de todas as informações necessárias para cadastro do fornecedor em questão Para todos os processos de compras realizados, o Analista de Compras deve: a) verificar a situação atual de cadastro dos fornecedores que irão participar da etapa de cotação de preços para certificar que as informações disponíveis estão atualizadas e corretas; b) realizar as cotações de preços nos fornecedores qualificados. c) definir como vencedor da etapa de cotação de preços, o fornecedor que atenda a todos os requisitos especificados para a compra e que apresente condições de pagamento e preço, que melhor atendam as necessidades da EXATA CARGO. d) Encaminhar as cotações para aprovação da Diretoria, respeitando a seguinte condição. Os pedidos de compra deverão estar devidamente assinados pelo Responsável da área solicitante ou Assistente Administrativo e Analista de Compras. Os pedidos de compra deverão estar assinados pelo Gerente Geral e Gerente de Implantação (quando estiver presente em Base Guarulhos). As cotações deverão ser encaminhadas, contendo no mínimo 3 possíveis Fornecedores, contendo informações de prazo de entrega, valor unitário, valor total da compra e condições de pagamento.

3 PROCEDIMENTO PR 7.02 PROCESSO DE COMPRAS Revisão: 01 Página 3 de 8 e) O Analista de compras deverá encaminhar o Pedido de Compras ao fornecedor, formalizando a compra As aprovações dos Pedidos de Compra são registradas por com a assinatura da Analista de Compras e Diretoria no respectivo Pedido de Compra Todos os registros de Pedidos de Compras ou Contratos de Prestação de Serviço emitidos pela EXATA CARGO devem conter todas as informações e descrever de maneira clara e objetiva os requisitos especificados e aplicáveis ao fornecimento em questão Para a contratação de serviços de transporte não são emitidos Pedidos de Compra. Nestes casos, a contratação é realizada por sistemáticas e registros específicos e mais adequados definidos na EC 01 Serviços de Transportes Agregados O Assistente Administrativo deve acompanhar o faturamento, transporte e entrega dos produtos e/ou serviços solicitados, comunicando ao responsável da área requisitante a data efetiva da entrega e os possíveis atrasos O Analista de Compras deve encaminhar o Pedido de Compras ao Assistente Administrativo para realização da conferência do processo (Nota Fiscal assinada pelo recebedor da mercadoria, boleto para pagamento dentro do vencimento e pedido de compra devidamente assinado pelos responsáveis) para então enviar ao Departamento Financeiro via Malote para agendamento de pagamento ao fornecedor Verificação de Produtos e Serviços adquiridos Toda compra de produto ou contratação de serviços críticos é submetida a atividades de inspeção ou verificação de controle específica, no ato do recebimento ou ao término da prestação do serviço, pelos responsáveis das áreas requisitantes ou pelo Analista de Compras O registro das inspeções de recebimento é realizado no respectivo Pedido de Compra Os critérios de inspeção de recebimento aplicáveis a cada produto ou serviço crítico são os seguintes: CRITÉRIOS DE INSPEÇÃO DE RECEBIMENTO DE PRODUTOS E/OU SERVIÇOS CRITICOS PRODUTO / SERVIÇO CRITÉRIOS OBSERVAÇÃO ESPECÍFICA rodoviário (agregados) (redespacho) EC 01 Cumprimento de prazos estabelecidos Recebimento do comprovante de entrega Veículos e carretas EC 02 Empilhadeiras e demais equipamentos de movimentação de cargas; insumos (lonas, strech, cintas, cordas, entre outros); peças para manutenção da frota; pneus e equipamentos de proteção individual Inspeção visual Conferência quantitativa Avaliação de conformidade com o Pedido de Compra e/ou Contrato Conferência de adequação fiscal

4 PROCEDIMENTO PR 7.02 PROCESSO DE COMPRAS Revisão: 01 Página 4 de 8 Serviços de manutenção das instalações, veículos, carretas e empilhadeiras; controle de pragas do armazém; calibração de equipamentos; disposição de resíduos e limpeza das instalações Atendimento Emergencial Teste de funcionamento e/ou operação Termo e/ou registros de garantias Quando aplicável A critério da EXATA CARGO Inspeção visual Avaliação de conformidade com o Pedido de Compra e/ou Contrato Conferência de adequação fiscal Teste de funcionamento e/ou operação Termo e/ou registros de garantias Acompanhamento e/ou monitoramento de execução Avaliação de conformidade com o Pedido de Compra e/ou Contrato Conferência de adequação fiscal Acompanhamento e/ou monitoramento de execução A critério da EXATA CARGO A critério da EXATA CARGO A critério da EXATA CARGO Nos casos em que forem identificadas divergências no recebimento dos produtos ou serviços críticos, o fornecedor deve ser comunicado pelo Assistente Administrativo ou pelo Analista de Compras para solução dos problemas Sempre que necessário, o Analista de Compras deve documentar nos Pedidos de Compra emitidos outros requisitos de verificação e/ou inspeção de recebimento mais específicos e aplicáveis Responsabilidades As responsabilidades pela aquisição de produtos e serviços críticos são as seguintes: PRODUTO / SERVIÇO Veículos e carretas. Empilhadeiras e equipamentos de movimentação de cargas e insumos (lonas, strech, cintas, cordas, entre outros). Pneus e peças para manutenção da frota. Serviços de: manutenção das instalações; RESPONSABILIDADE Diretoria Assistente Administrativa e Analista de Compras. Encarregado de Tráfego e Analista de Compras

5 PROCEDIMENTO PR 7.02 PROCESSO DE COMPRAS Revisão: 01 Página 5 de 8 manutenção de empilhadeiras e manutenção de veículos e carretas Equipamentos de proteção individual. Serviços de atendimento emergencial e descarte de resíduos. rodoviário (agregados e redespacho) Serviços de controle de pragas dos armazéns Serviços de calibração de equipamentos de medição Técnico de Segurança e Analista de Compras. Rastreamento, Coletas e Entregas Responsável Técnico e Analista de Compras Auxiliar de TI e Analista de Compras Os responsáveis pela aquisição de produtos e serviços críticos devem definir as necessidades de compra e manter controle adequado, sobre o consumo e uso destes produtos e/ou serviços pela empresa pela empresa Seleção, Avaliação e Reavaliação de Fornecedores Os critérios de seleção, avaliação e reavaliação periódica dos fornecedores são os seguintes: PRODUTO / SERVIÇO CRITÉRIOS DE SELEÇÃO DE FORNECEDORES REQUISITOS OBSERVAÇÃO ESPECÍFICA Veículos e carretas EC 02 Empilhadeiras e demais equipamentos de movimentação de cargas; insumos (lonas, strech, cintas, cordas, entre outros); equipamentos de proteção individual; pneus e peças para manutenção da frota Manutenção das instalações, veículos, carretas e empilhadeiras Controle de pragas do armazém Comprovantes de disposição de resíduos gerados Licença de Operação dos destinatários finais dos resíduos Termo de compromisso ou contrato ou acordo definindo responsabilidades pela disposição de resíduos Cópia das FISPQs dos produtos utilizados Comprovantes de disposição das iscas utilizadas Licença de Operação do destinatário final das iscas utilizadas Para atividades que gerem resíduos contaminados Para atividades que gerem resíduos contaminados Para atividades que gerem resíduos contaminados

6 PROCEDIMENTO PR 7.02 PROCESSO DE COMPRAS Revisão: 01 Página 6 de 8 Calibração de equipamentos Disposição de resíduos rodoviário (agregados) rodoviário (redespacho) Atendimento Emergencial Licença de Funcionamento SIVISA Registro do Responsável Técnico Laboratório credenciado à Rede Brasileira de Calibração ou rastreabilidade dos padrões utilizados a laboratório credenciado à Rede Brasileira de Calibração Licença de Operação dos destinatários dos resíduos Termo de compromisso ou contrato ou acordo definindo responsabilidades pela disposição de resíduos EC 01 Elaboração do Plano de Atendimento Emergencial Externo Atendimento com abrangência nacional CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO E REAVALIAÇÃO DE FORNECEDORES PRODUTO / SERVIÇO CRITÉRIOS OBSERVAÇÃO ESPECÍFICA Veículos e carretas EC 02 Empilhadeiras e equipamentos de movimentação de cargas; insumos (lonas, strech, cintas, cordas, entre outros); equipamentos de proteção individual; pneus e peças para manutenção da frota Manutenção das instalações, veículos, carretas e empilhadeiras Controle de pragas do armazém produto fornecido serviço fornecido Renovação da Licença de Operação dos destinatários dos resíduos serviço fornecido Conforme legislação aplicável

7 PROCEDIMENTO PR 7.02 PROCESSO DE COMPRAS Revisão: 01 Página 7 de 8 Calibração de equipamentos Disposição de resíduos rodoviário (agregados) rodoviário (redespacho) Atendimento Emergencial Renovação da Licença de Operação do destinatário final das iscas utilizadas Renovação da Licença de Funcionamento SIVISA Renovação do registro do Responsável Técnico serviço fornecido serviço fornecido Renovação da Licença de Operação dos destinatários dos resíduos EC 01 Atualização do Plano de Atendimento Emergencial Externo Anualmente PRODUTO / SERVIÇO Equipamentos de proteção individual REGISTROS DE EXECUÇÃO E CONTROLE CRITÉRIOS CA do equipamento OBSERVAÇÃO ESPECÍFICA Válido Mapa de localização das iscas Controle de pragas do armazém Calibração de equipamentos Disposição de Resíduos rodoviário (redespacho) Cronograma de inspeções Certificado de garantia da execução dos serviços Relatório técnico dos serviços realizados Certificados de calibração dos equipamentos Certificados de calibração dos padrões utilizados com rastreabilidade a laboratório credenciado à Rede Brasileira de Calibração Comprovantes de disposição dos resíduos Comprovantes das entregas realizadas Para cada ano

8 PROCEDIMENTO PR 7.02 PROCESSO DE COMPRAS Revisão: 01 Página 8 de O desempenho de todos os fornecedores de produtos e/ou serviços críticos também é avaliado e/ou reavaliado semestralmente com base nos desvios identificados no fornecimento / prestação e nas inspeções de recebimento dos produtos e/ou serviços adquiridos. Os critérios estabelecidos para esta avaliação são os seguintes: Até 06 RNCs emitidos no semestre: manter o fornecedor qualificado, comunicar o desempenho insatisfatório ao fornecedor e solicitar o estabelecimento de ações corretivas. Acima de 06 RNCs emitidos no semestre: comunicar o desempenho insatisfatório ao fornecedor, solicitar o estabelecimento de ações corretivas e excluir ou suspender o fornecedor por tempo determinado O Coordenador de Qualidade deve avaliar semestralmente o desempenho de todos os fornecedores de produtos e serviços críticos e registrar o resultado na Lista de Avaliação / Reavaliação de Fornecedores Fornecedores selecionados antes da implantação deste procedimento são considerados como qualificados em razão de seu histórico de fornecimento à EXATA CARGO. 7. REGISTROS A responsabilidade e os critérios de identificação, armazenamento, proteção, recuperação, tempo de retenção e descarte dos registros controlados, referentes a execução das atividades do Processo de Compras executadas pela EXATA CARGO estão definidos no Anexo 4 do Manual do Sistema Integrado de Gestão Matriz de Registros Controlados. 8. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES PR 4.01 Controle de Documentos e Registros Especificações de Compras 9. REGISTROS DO PROCESSO Pedido de Compras Lista de Avaliação / Reavaliação de Fornecedores Contratos de Prestação de Serviço Registros de seleção e/ou avaliação de fornecedores