TUTORIAL UTILIZAÇÃO DE FUNCIONALIDADES AUDITOR FISCAL

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1 TUTORIAL UTILIZAÇÃO DE FUNCIONALIDADES AUDITOR FISCAL VERSÃO DO SISTEMA 3.0/2015 VERSÃO DO DOCUMENTO 1.0

2 Índice 1. OBJETIVO GERAL ACESSO AO SISTEMA AUDITOR FISCAL SISTEMA AUDITOR FISCAL - Funcionamento... 4 Cadastro de Usuários Inclusão... 5 Cadastro de Usuários Edição de dados do usuário... 6 Cadastro de Usuários Exclusão de dados do usuário... 8 Cadastro de Exceções TIPI - Inclusão... 9 Cadastro de Exceções TIPI - Edição Importação Escriturações Importação Notas Fiscais Consultas Empresas Consultas Notas Fiscais Obrigações Obrigações Acessórias Obrigações Detalhes da Validação Obrigações Cruzamentos de Informações Obrigações Cruzamentos de Informações EFD com EFD Obrigações Cruzamentos de Informações NF-e com EFD Obrigações Excluir Obrigações Relatórios Ajuda Logout

3 1. OBJETIVO GERAL O sistema Auditor Fiscal possibilita identificar divergências de informações das escriturações fiscais e contábeis através dos arquivos digitais das obrigações acessórias EFD-Contribuições, EFD-ICMS/IPI, ECD e NF-e, conforme padrão definido pelos usuários do Sistema Público de Escrituração Digital- SPED*. *art. 3º, Decreto Presidencial nº de A validação do conteúdo do arquivo com obrigações acessórias é realizada durante a importação para a base do sistema Auditor Fiscal. O sistema permite a visualização detalhada das divergências de informações e os locais do arquivo em que estas se encontram, o cadastro das exceções da Tabela de Incidência do Imposto Sobre Produtos Industrializados (TIPI), a geração de relatórios com as divergências dos arquivos, entre outras opções. A tela principal do sistema Auditor Fiscal apresenta menus que possibilitam realizar operações como importação e validação dos dados dos arquivos de escriturações fiscais e de NF-e, cadastramento de exceções para Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) da TIPI, visualização dos dados das inconformidades encontradas, confrontar dados entre arquivos através de cruzamentos de informações, realização da emissão de relatórios, consulta dos dados das empresas e NF-e importadas, entre outras opções. 2

4 2. ACESSO AO SISTEMA AUDITOR FISCAL Para realizar o acesso ao sistema Auditor Fiscal, preencher os campos da tela Entrar com o endereço de e a senha do usuário, e acionar o botão Entrar. Ao clicar no link Esqueci a Senha, é apresentada tela com a mensagem de orientação para que o usuário entre em contato com o administrador do sistema Auditor Fiscal para recuperação da senha de acesso. Teclar ESC para fechar a mensagem e retornar à tela anterior. 3

5 Importante! Ao realizar o acesso ao sistema, caso não existam arquivos importados e empresas cadastradas, é emitida mensagem de aviso orientando para importar as escriturações. 3. SISTEMA AUDITOR FISCAL - FUNCIONAMENTO Após realizar login na tela de acesso, é apresentada a tela Painel de Controle que possibilita consultar a quantidade de empresas cadastradas, a quantidade de obrigações e de notas fiscais importadas. Ao clicar na descrição Home, localizada ao lado do nome de cada tela do sistema, é realizado o retorno à tela Painel de Controle. 4

6 Cadastro de Usuários Inclusão Objetivo: permitir que o usuário com status de administrador realize o cadastro de dados dos usuários que terão permissão para acessar e realizar operações no sistema Auditor Fiscal. Acesso: selecionar a opção Usuários localizada no menu Cadastros. Após selecionar a opção Usuários, o usuário com status de Administrador deverá realizar as seguintes etapas: 1 - Acionar o botão Adicionar Usuário localizado no lado direito da tela: 2 Na sequência, são habilitados campos para informar o nome do usuário, o endereço de e a senha de acesso. 5

7 3 Para salvar as informações cadastradas e retornar à tela anterior, acionar o botão Cadastrar. Para cancelar o cadastro das informações e retornar à tela anterior, acionar o botão Voltar. Importante! O usuário cadastrado poderá alterar a senha informada pelo Administrador. As instruções para realizar este procedimento serão apresentadas no tópico a seguir. Cadastro de Usuários Edição de dados do usuário Na tela de cadastro de usuários, os usuários com status de Administrador poderão realizar a edição dos dados cadastrados dos usuários sem este status. Os usuários que não tenham status de Administrador poderão realizar a alteração somente dos próprios dados. Para a edição dos dados, o usuário com ou sem status de Administrador deverá realizar os procedimentos descritos a seguir: 1 Acionar o botão Editar Usuário localizado ao lado direito do nome do usuário. 6

8 2 Na sequência, são habilitados campos para alterar o nome e o endereço de do usuário. 3 Ao acionar o botão Alterar Senha, é apresentada tela para realizar as alterações da senha do usuário. 7

9 Importante! O botão Fechar da tela de Alteração de Senha possibilita cancelar as alterações da senha e retornar à tela de edição de dados. O botão Salvar salva os dados alterados da senha e retorna à tela de edição de dados. 4 Para salvar as alterações realizadas no cadastro do usuário e retornar à tela anterior, acionar o botão Salvar. Para cancelar o cadastro das alterações e retornar à tela anterior, acionar o botão Voltar. Cadastro de Usuários Exclusão de dados do usuário Na tela de cadastro de usuários, o usuário com status de Administrador poderá realizar a exclusão dos dados dos usuários cadastrados através das seguintes etapas: 1 Acionar o botão Excluir Usuário localizado ao lado direito do nome do usuário. 2 Na sequência, é apresentada tela com mensagem solicitando a confirmação ou cancelamento da exclusão do usuário, através dos botões descritos a seguir: 8

10 Botão Excluir realiza a exclusão do usuário e retorna à tela anterior. Botão Cancelar cancela a exclusão e retorna à tela anterior. Cadastro de Exceções TIPI - Inclusão Objetivo: realizar o cadastro das exceções da Tabela de Incidência do Imposto sobre Produtos Industrializado (TIPI) para as NCM. Este cadastro é utilizado para a validação dos dados dos arquivos de escriturações fiscais. Acesso: selecionar a opção Exceções TIPI localizada no menu Cadastros. Se houver NCM com exceções de TIPI já cadastradas pelo usuário, serão apresentadas ao acessar a tela de cadastro de exceções da TIPI, conforme exemplo da tela a seguir. 9

11 Antes de iniciar o procedimento do cadastro de exceções, é necessário consultar os itens da tabela TIPI informando o código de NCM através do campo Filtro de NCM. Após realizar a consulta, o grid da tela apresenta os dados dos itens de NCM sem exceções, conforme código informado no campo Filtro de NCM. Atenção! Se houver itens da NCM consultado com exceções-padrão já cadastradas pelo governo federal, serão apresentadas abaixo das NCM consultadas sem exceção. Com as NCM consultadas, é possível dar sequência no cadastro de exceções através dos procedimentos descritos a seguir: 1 Acionar o botão "Adicionar Exceção" localizado ao lado do código de NCM apresentado na tela de consulta. 10

12 2 Na sequência, é apresentada a tela "Incluir Exceção Para" que possibilita cadastrar os dados da exceção informando a data de início da exceção, a descrição da exceção, o percentual da alíquota de IPI e a observação da exceção. 3 O botão Cancelar cancela as informações preenchidas nos campos e retorna à tela anterior. O botão Cadastrar salva as informações de exceção preenchidas nos campos do item selecionado e retorna à tela anterior. Cadastro de Exceções TIPI - Edição A tela de Cadastro de Exceções da TIPI possibilita realizar a edição dos dados da exceção cadastrada na NCM, conforme funções dos botões descritas a seguir: Botão Editar Exceção: apresenta a tela Incluir Exceção Para para realizar as alterações de dados da exceção conforme item selecionado. Botão Excluir Exceção: exclui o cadastro de exceção do item selecionado. 11

13 Importação Escriturações Objetivo: realizar a importação dos arquivos de escriturações fiscais para a base de dados do sistema Auditor Fiscal. A validação do conteúdo dos arquivos é realizada no momento da importação dos dados. Se houver arquivos já selecionados para importação, serão apresentados no grid da tela. Atenção! São considerados para importação os arquivos de escriturações com leiautes do tipo ECD, EFD-CONTRIBUIÇÕES e EFD-ICMS/IPI. Acesso: selecionar a opção Escriturações localizada no menu Importação. Os botões localizados ao lado direito da tela possibilitam realizar a importação através das seguintes funções: Procurar Arquivos: tela de importação do Auditor Fiscal. apresenta tela que possibilita localizar e selecionar mais de um arquivo para a 12

14 Importante! O leiaute da tela apresentada para localizar e selecionar os arquivos poderá mudar conforme o sistema operacional configurado na máquina ou no servidor de rede. Exemplo: Windows, Linux, Mac, entre outros. Enviar Arquivos: envia os arquivos selecionados para a base de dados do sistema Auditor Fiscal e realiza a validação do conteúdo. Na sequência do envio, é emitida a mensagem Arquivos enviados com sucesso!. Excluir Todos: exclui todos os arquivos selecionados na tela de importação do Auditor Fiscal. Importante! É possível realizar a exclusão por arquivo através do botão Excluir, localizado ao lado do nome do arquivo selecionado para importação. Importação Notas Fiscais Objetivo: realizar a importação dos arquivos de notas fiscais eletrônicas para a base do sistema Auditor Fiscal. É possível importar os arquivos das NF-e de entrada e de saída da empresa. Se houver arquivos selecionados para importação, serão apresentados no grid da tela. Atenção! Os arquivos devem estar com extensão.xml para realizar a importação. 13

15 Acesso: selecionar a opção Notas Fiscais localizada no menu Importação. Antes de iniciar a importação dos arquivos, é necessário informar o número do CNPJ da empresa no campo CNPJ para que o sistema organize a importação e a gravação dos arquivos por CNPJ. Após informar o CNPJ, acionar os botões localizados ao lado direito da tela para iniciar o procedimento de importação: Procurar Arquivos: apresenta tela para localizar e selecionar um ou mais arquivos de NF-e (formato.xml) para a tela de importação do sistema Auditor Fiscal, conforme imagem a seguir. 14

16 Importante! O leiaute da tela apresentada para localizar e selecionar os arquivos poderá mudar conforme o sistema operacional configurado na máquina ou no servidor de rede. Exemplo: Windows, Linux, Mac, entre outros. Enviar Arquivos: envia os arquivos selecionados para a base de dados do sistema Auditor Fiscal. Na sequência, é emitida a mensagem Notas enviadas com sucesso!. Excluir Todos: exclui todos os arquivos selecionados na tela de importação do Auditor Fiscal. Importante! É possível realizar a exclusão por arquivo através do botão Excluir localizado ao lado do nome do arquivo selecionado para importação. 15

17 Consultas Empresas Objetivo: realizar a consulta dos dados das empresas que foram salvos na base do sistema Auditor Fiscal no momento da importação dos arquivos. A tela de consulta possibilita editar o nome das empresas salvas na base de dados do sistema Auditor Fiscal. Esta opção pode ser utilizada para situações como organizar as consultas no sistema por nomes fantasia, ou quando houver necessidade de gerenciar a consulta das informações através de nomes das filiais, entre outras opções. Acesso: selecionar a opção Empresas localizada no menu Consultas. É possível filtrar as empresas na tela de consulta informando palavras-chave no campo Filtro de Empresas. Para acessar a tela que possibilita realizar a edição do nome da empresa, acionar o botão Editar Nome localizado ao lado do nome da empresa selecionada. Botões Cancelar e Editar: possibilitam cancelar ou salvar as alterações do nome da empresa e retornar à tela anterior. 16

18 Consultas Notas Fiscais Objetivo: realizar a consulta dos dados das notas fiscais que foram importadas para o sistema Auditor Fiscal através do menu Importação. Acesso: selecionar a opção Notas Fiscais localizada no menu Consultas. É possível consultar as notas fiscais através do preenchimento de um ou mais campos da tela, conforme orientações a seguir: Campo CNPJ: informar o número do CNPJ para localizar as notas fiscais, ou deixar o campo em branco para considerar todos os CNPJ na consulta. Campo Chave da NF-e: informar o número da chave da NF-e para localizar as notas fiscais, ou deixar o campo em branco para considerar todas as chaves de NF-e na consulta. Campo Data Inicial: informar a data de emissão para determinar o início da consulta das notas fiscais, ou deixar o campo em branco para considerar a menor data de emissão na consulta das notas fiscais. Campo Data Final: informar a data final para determinar o final da consulta das notas fiscais, ou deixar o campo em branco para considerar a maior data de emissão na consulta das notas fiscais. 17

19 Após o preenchimento dos campos, acionar o botão Buscar para gerar a consulta das notas fiscais. Botão Excluir Notas com Base no Filtro: possibilita excluir as notas fiscais da tela de consulta através dos dados informados nos campos utilizados como filtro. Atenção! As notas fiscais selecionadas para exclusão nesta tela também serão excluídas na base do sistema Auditor Fiscal. Obrigações Obrigações Acessórias Objetivo: consultar os dados das inconformidades encontradas nos arquivos de escrituração fiscal após a validação realizada pelo sistema Auditor Fiscal no momento da importação. Acesso: selecionar o menu Obrigações localizado no menu principal do sistema. 18

20 É possível filtrar os arquivos para visualização na tela de consulta através das seguintes opções: Campo Filtro de Arquivos: possibilita filtrar os arquivos importados através do preenchimento do campo com palavras-chave. Botão Todos: exibe todos os leiautes de arquivos importados. Botão ECD: exibe os arquivos importados com leiaute ECD. Botão EFD-ICMS/IPI: exibe os arquivos importados com leiaute EFD-ICMS/IPI. Botão EFD-Contribuições: exibe os arquivos importados com leiaute EFD-Contribuições. Obrigações Detalhes da Validação Objetivo: apresenta a opção que possibilita consultar os dados das inconformidades encontradas nos arquivos validados no momento da importação. Acesso: acionar o botão Detalhes da Validação, localizado ao lado direito do arquivo importado apresentado na tela. Ao acionar o botão, é apresentada tela com as inconformidades encontradas por registro do arquivo selecionado. 19

21 Cada registro apresentado na tela exibe a descrição de mensagem com as seguintes informações: 1 A quantidade de inconformidades encontradas no arquivo. 2 A quantidade de linhas do arquivo em que ocorreram as inconformidades. 1 2 Para consultar os dados detalhados das inconformidades do registro e as linhas em que ocorreram no arquivo, clicar no link da mensagem. Após clicar no link, as inconformidades são listadas abaixo do código e da descrição do registro. 20

22 Os números apresentados acima da descrição da inconformidade representam, respectivamente, a quantidade de linhas com ocorrências e o código da inconformidade. Ao clicar sobre o número de ocorrências ou sobre o código da inconformidade, serão apresentados os dados detalhados das ocorrências encontradas no arquivo. Importante! No início de cada linha é apresentado o número que indica a localização no arquivo importado. Para consultar as informações do documento fiscal de origem da linha em que ocorreu a inconformidade, acionar o botão Seta localizado ao final da linha da inconformidade. 21

23 É possível visualizar até cinco linhas de ocorrências por inconformidade. Se houver mais de cinco ocorrências, são habilitados botões de navegação para avançar e retornar entre as ocorrências. Os botões correspondentes aos formatos de arquivo Excel e PDF possibilitam gerar o relatório com os dados detalhados das ocorrências de inconformidade. O formato do arquivo final corresponde ao ícone selecionado. 22

24 Ao acionar um dos botões para gerar o relatório, é apresentada tela para determinar o local de gravação (destino) do arquivo com os dados das inconformidades. Importante! O leiaute da tela apresentada para selecionar o local de gravação do arquivo poderá mudar conforme o sistema operacional configurado na máquina ou no servidor de rede. Exemplo: Windows, Linux, Mac, entre outros. Atenção! O relatório em formato.pdf poderá ser visualizado em nova página do browser (navegador da internet) antes de selecionar o local de gravação do arquivo, caso o browser esteja configurado para realizar esta ação. 23

25 Obrigações Cruzamentos de Informações AUDITOR FISCAL VERSÃO 3.0 Objetivo: realizar o confronto de informações entre arquivos importados para verificar se existem inconformidades entre campos de mesmo conteúdo. Por exemplo, se um dos campos de CNPJ de determinado registro dos arquivos comparados estiver sem informação ou com informação diferente, a inconformidade é apresentada na tela do sistema. É possível realizar o confronto de arquivos com leiaute EFD e NF-e, conforme será visto a seguir. Obrigações Cruzamentos de Informações EFD com EFD Objetivo: realizar o cruzamento de informação dos dados entre os arquivos de escrituração fiscal de leiaute EFD. Acesso: acionar o botão Cruzamento com EFD-ICMS/IPI e/ou Cruzamento com EFD- Contribuições, localizado ao lado direto do arquivo importado apresentado na tela. Atenção! O nome do botão poderá mudar conforme o leiaute do arquivo selecionado na tela de consulta. Exemplo: caso o arquivo selecionado seja do leiaute EFD-Contribuições, o botão deverá exibir o nome EFD-ICMS/IPI, indicando que executará o confronto dos arquivos EFD-ICMS/IPI com o arquivo EFD-Contribuições selecionado na tela. Após acionar o botão, é apresentada tela com os arquivos encontrados para o cruzamento de informações conforme o arquivo selecionado na tela de consulta. 24

26 Abaixo da lista de arquivos apresentada para o cruzamento, são habilitados campos de seleção que possibilitam determinar se o cruzamento de informações deverá desconsiderar o cadastro de participantes (0150) e o cadastro de itens (0200). Os botões localizados ao lado direito dos arquivos listados para o cruzamento possibilitam gerar o arquivo nos formatos PDF ou Excel. Após acionar um dos botões, é apresentada tela para determinar o local de gravação do arquivo (destino) com os dados do cruzamento. Importante! O leiaute da tela apresentada para selecionar o local de gravação do arquivo poderá mudar conforme o sistema operacional configurado na máquina ou no servidor de rede. Exemplo: Windows, Linux, Mac, entre outros. 25

27 Atenção! O relatório em formato.pdf poderá ser visualizado em nova página do browser (navegador da internet) antes de selecionar o local de gravação do arquivo, caso o browser esteja configurado para realizar esta ação. Atenção! Caso não existam arquivos com o mesmo período de apuração para cruzamento, é emitida mensagem de aviso de que não foi encontrado arquivo correspondente para o período. Obrigações Cruzamentos de Informações NF-e com EFD Objetivo: realizar o cruzamento de informação dos dados do arquivo de NF-e com o arquivo de escrituração fiscal EFD. Acesso: acionar o botão Cruzamento com NF-e, localizado ao lado direito do arquivo importado apresentado na tela. 26

28 Após acionar o botão, é apresentada tela que possibilita determinar o local de gravação (destino) do arquivo com o resultado do cruzamento das informações. Importante! O leiaute da tela apresentada para selecionar o local de gravação do arquivo poderá mudar conforme o sistema operacional configurado na máquina ou no servidor de rede. Exemplo: Windows, Linux, Mac, entre outros. Atenção! O relatório em formato.pdf poderá ser visualizado em nova página do browser (navegador da internet) antes de selecionar o local de gravação do arquivo, caso o browser esteja configurado para realizar esta ação. 27

29 Atenção! Caso não exista NF-e importada para o CNPJ e para o período de apuração do arquivo selecionado é emitida mensagem de que não foi encontrada nota fiscal para o cruzamento de informações. Obrigações Excluir Obrigações Objetivo: após executar as correções nos arquivos de escrituração fiscal de origem, o arquivo importado e validado no sistema Auditor Fiscal poderá ser excluído da base. Acesso: acionar o botão Excluir Obrigação localizado ao lado direito da obrigação apresentada na tela. Na sequência, é apresentada tela com mensagem solicitando confirmação ou cancelamento da exclusão do arquivo através dos botões descritos a seguir: Botão Excluir: exclui o arquivo selecionado e retorna à tela anterior. Botão Cancelar: cancela a exclusão e retorna à tela anterior. 28

30 Relatórios Objetivo: gerar relatórios com os dados dos arquivos validados pelo sistema Auditor Fiscal conforme opções apresentadas no menu Relatórios : - Totalização do ICMS por CFOP; - Totalização do ICMS por CFOP e Documento; - Abertura de Crédito por Natureza; - Abertura de Crédito por Tipo de Alíquota; - Abertura de Crédito por CST; - Abertura de Crédito por Documento. Atenção! Para gerar o relatório através das opções Totalização do ICMS por CFOP e Totalização do ICMS por CFOP e Documento, os arquivos com leiaute EFD-ICMS/IPI devem estar importados na base de dados do sistema Auditor Fiscal. Para gerar o relatório das opções Abertura de Crédito por Natureza até Abertura de Crédito por Documento, os arquivos com leiaute EFD-Contribuições devem estar importados na base de dados do sistema Auditor Fiscal. Para a geração do relatório, deve-se realizar os procedimentos descritos a seguir: 1 Selecionar uma das opções de relatório no menu Relatórios. 29

31 Na sequência, é apresentada tela que possibilita realizar as configurações para a geração do relatório conforme opção selecionada. 2 Informar os campos Data Inicial e Data Final com o período inicial e final de apuração dos arquivos importados. 30

32 3 Selecionar uma ou mais empresas para a geração do relatório através da caixa de seleção apresentada antes do nome de cada empresa listada na tela. É possível filtrar as empresas para seleção informando o nome ou o CNPJ no campo Filtro de Empresas. 4 Os botões localizados ao final da tela possibilitam gerar o relatório nos formatos de arquivo Excel ou PDF. 5 Após acionar um dos botões, é apresentada tela para determinar o local de gravação do arquivo (destino) com os dados do relatório. 31

33 Importante! O leiaute da tela apresentada para selecionar o local de gravação do arquivo poderá mudar conforme o sistema operacional configurado na máquina ou no servidor de rede. Exemplo: Windows, Linux, Mac, entre outros. Atenção! O relatório em formato.pdf poderá ser visualizado em nova página do browser (navegador da internet) antes de selecionar o local de gravação do arquivo, caso o browser esteja configurado para realizar esta ação. Atenção! Caso não existam dados para o período de apuração informado nos campos Data Inicial e Data Final, é emitida mensagem de aviso de que nenhum dado foi encontrado. Ajuda Objetivo: o botão Ajuda, localizado no meu superior da tela, possibilita acessar o tutorial do sistema Auditor Fiscal para realizar a leitura do conteúdo. É possível efetuar a impressão do conteúdo ou a gravação do tutorial em formato de arquivo PDF. 32

34 Acesso: acionar o botão Ajuda para visualizar o conteúdo do tutorial através de nova página do browser (navegador da internet): Ao posicionar o mouse sobre a página do tutorial, é exibido o display com botões que realizam as seguintes funções: 33

35 1- Os quatro primeiros botões possibilitam ampliar ou reduzir a área de visualização da página do tutorial. 2- O penúltimo botão possibilita salvar o tutorial no formato de arquivo PDF em máquina local ou no servidor de rede. Ao acionar o botão, é apresentada tela para determinar o local de gravação do arquivo (destino) com o conteúdo do tutorial. Importante! O leiaute da tela apresentada para selecionar o local de gravação do arquivo poderá mudar conforme o sistema operacional configurado na máquina ou no servidor de rede. Exemplo: Windows, Linux, Mac, entre outros. 3- O último botão possibilita realizar a impressão do tutorial. 34

36 Ao acionar o botão, é apresentada nova janela no browser (navegador da internet) que possibilita informar a quantidade de páginas e o dispositivo para a impressão do tutorial. Atenção! O leiaute ou a apresentação da tela poderá mudar conforme o tipo de browser (navegador de internet) utilizado pelo usuário. Nesta imagem é utilizado como exemplo a página de impressão do navegador Google Chrome. Logout O botão Logout, localizado no menu superior da tela, possibilita sair do sistema Auditor Fiscal e retornar à tela principal de acesso, conforme imagens a seguir. 35

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