Microsoft Lync Manual de Instalação e Uso

Transcrição

1 Microsoft Lync Manual de Instalação e Uso

2 Sumário Introdução_... 3 Detalhamento_... 5 Importação_... 8 Funcionalidades na Intranet_ Geração de nova senha Lembrete de expiração da senha Consulta histórica de conversações Instaladores_ Windows Vista e Windows XP Windows 7 ou superior Windows Mobile Requisitos para o Lync Requisitos para o Lync Utilizando o Lync Utilizando o Lync

3 Introdução A XP Investimentos autoriza o uso de três canais para a evidenciação da intenção dos clientes na execução de negócios via agentes autônomos, que são: a troca de s, conversações telefônicas e troca de mensagens via ferramentas de comunicação instantânea. Para esta última modalidade, a XP disponibilizou há alguns anos o XPMSN, aplicação que permite ao agente autônomo se comunicar com qualquer cliente que utilize Microsoft Messenger (ferramenta de comunicação instantânea líder de mercado), gravando em um banco de dados centralizado todas as conversações para possível necessidade de evidenciação futura.

4 Introdução No início de 2013, entretanto, a Microsoft, após comprar a Skype, anunciou a descontinuação do Messenger, unificando sua estratégia para uso doméstico na ferramenta Skype. Essa decisão também selou o fim da ferramenta XPMSN, que deixará de funcionar em setembro de Após estudos com outras ferramentas de mercado, a XP definiu o Microsoft Lync (ferramenta corporativa da Microsoft para comunicação instantânea) como a substituta do XPMSN. A partir de setembro de 2013, o Compliance deixará de reconhecer confirmações originadas pelo XPMSN, restringindo-se ao Lync e outros canais autorizados de confirmação. Obs: Para as gravações anteriores a setembro de 2013 será mantida na Intranet funcionalidade específica para consulta de conversações.

5 Detalhamento Para fins de padronização, os agentes autônomos serão identificados no Microsoft Lync como: Onde: Primeironome = primeiro nome do usuário; CódigoAssessor = código único vitalício do assessor na XP: Annnnn; Este novo código de contato precisará ser aceito pelos clientes em suas ferramentas de comunicação instantânea no lugar da identificação anterior. A partir da aceitação pelo cliente, o funcionamento será similar às ferramentas anteriores.

6 Detalhamento O Microsoft Lync permite ao agente autônomo conversar com clientes que utilizam as seguintes ferramentas: Microsoft Lync Microsoft Messenger (descontinuado) Skype (para clientes migrados do Messenger ou clientes que tenham associado suas contas nativas Skype a um Windows Live ID) ( GoogleTalk

7 Detalhamento O Microsoft Lync 2013 exige como requisito mínimo o sistema operacional Windows 7 para sua execução. Para sistemas operacionais mais antigos deve ser utilizada a versão Microsoft Lync Além da versão desktop ainda existem versões mobile disponíveis para os sistemas operacionais: ios (iphone/ipad), Android e Windows Phone. Este manual descreve detalhes de cada versão em capítulos específicos.

8 Importação Visando a auxiliar na migração dos usuários do XPMSN, a XP desenvolveu um aplicativo para a importação automática dos contatos do XPMSN para o Microsoft Lync. O usuário pode realizar o download da aplicação através do link:

9 Importação Após o download o usuário deve descompactar os arquivos em um diretório qualquer e executar o aplicativo através de um duplo clique no arquivo ImportadorDeContatos.exe.

10 Importação Após a execução, a seguinte tela será exibida:

11 Importação Inicialmente, o usuário deve inserir os dados Usuário e Senha do XPMSN na seção Origem :

12 Importação Para que a importação tenha sucesso, o usuário precisa estar logado com sua conta no Lync. Neste caso, o aplicativo deve preencher automaticamente o campo Usuário, na seção Destino : Obs: Caso a informação de usuário não apareça espontaneamente na seção Destino, o usuário deverá reiniciar o Lync e fazer login com sua conta padrão. Feito isto, deverá clicar em Sincronizar com o Lync (no Importador) ou reiniciar o Importador de Contatos. Com os dados corretamente preenchidos, o usuário poderá clicar em Importar e aguardar a conclusão da operação. Concluída a importação, o usuário pode voltar ao Lync e procurar pelo grupo Contatos importados do Messenger. Caso os contatos não tenham sido copiados, repita os passo anteriores.

13 Funcionalidades na Intranet O Lync é a ferramenta oficial da Microsoft para comunicação instantânea em ambientes corporativos. Tendo em vista a estrutura desconectada da rede dos escritórios com a rede XP, foi necessário o desenvolvimento de algumas funcionalidades na Intranet para viabilizar o uso da ferramenta:

14 Funcionalidades na Intranet Geração de nova senha funcionalidade que permite ao agente autônomo gerar uma nova senha para seu usuário do Lync Esta funcionalidade deverá ser chamada na primeira execução do Lync, nos casos de senhas expiradas e nos casos de esquecimento de senha (imagem seção 1);

15 Funcionalidades na Intranet Lembrete de expiração de senha seguindo as boas práticas de segurança, a senha do Lync expirará regularmente, sendo necessária a sua alteração. A Intranet XP enviará um aviso para o do agente autônomo quando a senha estiver próxima de expirar. Após receber esse aviso o agente autônomo deve acessar a Intranet para alterar a sua senha tão logo possível, sob pena de não conseguir acessar a ferramenta Lync (imagem seção 2);

16 Funcionalidades na Intranet Consulta histórica a conversações funcionalidade que permite ao agente autônomo consultar o histórico das conversações realizadas através de filtros de período e conta destino (imagem seção 3);

17 O Microsoft Lync possui diversos instaladores voltados para cada tipo de sistema operacional. Abaixo, segue um breve descritivo dos passos para a instalação da ferramenta em cada um destes sistemas: 1. Sistemas Operacionais Windows XP e Windows Vista Realize o download do Lync através do link: Descompacte o arquivo baixado e execute o instalador LyncSetup.exe.

18 1.3 - A tela abaixo será exibida. Desmarque o checkbox Ajudar a aperfeiçoar a qualidade e a confiabilidade do Lync permitindo que a Microsoft colete informações sobre como eu uso o Lync (Sujeito à política do administrador) e clique em Instalar.

19 1.4 - Encerre as aplicações listadas na imagem (caso estejam em execução) abaixo e clique em Sim.

20 1.5 - Marque a opção Usar o Microsoft Update para procurar atualizações (recomendado) e clique em OK.

21 1.6 - Aguarde a finalização do processo de instalação.

22 1.7 - Marque a opção Iniciar o Lync e clique em Fechar.

23 1.8 - Geração da senha de acesso à ferramenta. Após a instalação, o agente autônomo deve gerar sua senha de acesso na Intranet, através do menu Administração > Administração Lync. Após clicar em Gerar Senha, uma nova senha enviada para o cadastrado do agente autônomo.

24 1.9 - Acessando o Microsoft Lync Para acessar o aplicativo, abra o menu Iniciar > Todos os Programas > Microsoft Lync > Microsoft Lync 2010.

25 1.9 - Acessando o Microsoft Lync Após carregar a tela de login do aplicativo, insira o endereço de entrada primeironomedoassessor.códigod oassessor@agenteinvest.com.br e clique em Entrar.

26 1.9 - Acessando o Microsoft Lync Digite novamente o endereço de entrada em Nome do usuário, insira a senha e clique novamente em Entrar. É possível marcar o checkbox Salvar minha senha para que a mesma não seja solicitada nos próximos acessos.

27 Adicionando contatos e grupos. Para adicionar um novo contato do Lync, insira o endereço do contato (contato Lync, XPMSN, Skype ou GoogleTalk) em Localizar um contato e clique no sinal de + destacado na imagem abaixo. Em seguida, selecione Todos os contatos ou Adicionar a Novo Grupo para concluir a adição do contato.

28 Adicionando contatos e grupos. Para adicionar um novo grupo no Lync, clique com botão direito do mouse em Todos os Contatos e clique em Criar novo Grupo. Em seguida, digite o nome do novo grupo e pressione Enter.

29 2. Sistemas Operacionais Windows 7 e superiores Realizar o download do aplicativo através do link: Executar o arquivo baixado lyncentry.exe.

30 2.3 - A tela abaixo será exibida. Marque o checkbox Aceito os termos deste contrato e clique em Continuar.

31 2.4 - Clique em Instalar Agora.

32 2.5 - Aguarde a finalização do processo de instalação do aplicativo.

33 2.6 - Clique em Fechar.

34 2.7 - Geração da senha de acesso à ferramenta. Após a instalação, o agente autônomo deve gerar sua senha de acesso na Intranet, através do menu Administração > Administração Lync. Após clicar em Gerar Senha, uma nova senha será enviada para o e- mail cadastrado do agente autônomo.

35 2.8 - Acessando o Microsoft Lync Para acessar o aplicativo, abra o menu Iniciar > Todos os Programas > Microsoft Office 2013 > Lync 2013.

36 2.8 - Acessando o Microsoft Lync Após a tela de login do aplicativo ser carregada, insira o endereço de entrada primeironomedoassessor.códigod oassessor@agenteinvest.com.br e clique em Entrar.

37 2.8 - Acessando o Microsoft Lync Em seguida, insira a Senha e clique novamente em Entrar. É possível marcar o checkbox Salvar minha senha para que a mesma não seja solicitada nos próximos acessos.

38 2.9 - Adicionando contatos e grupos. Para adicionar um novo contato do Lync, clique no ícone destacado na imagem seguinte, selecione Adicionar um Contato de Fora da Minha Organização e escolha uma das opções listadas.

39 2.9 - Adicionando contatos e grupos. Em seguida, digite o endereço do contato (contato Lync, XPMSN, Skype ou GoogleTalk), escolha um grupo para alocar o contato, defina a relação de privacidade e clique em OK.

40 2.9 - Adicionando contatos e grupos. Para adicionar um novo grupo no Lync, clique no ícone destacado na figura abaixo, depois selecione Criar um Novo Grupo. Em seguida, digite o nome do novo grupo e pressione Enter.

41 3. Sistemas Operacionais Mobile Para a instalação do Microsoft Lync, devem ser observadas as configurações do dispositivo para a escolha da versão Lync 2010 ou Lync Abaixo, seguem os requisitos mínimos para cada versão: Requisitos do Microsoft Lync Requisitos para dispositivos iphone e ipad: Celular digital iphone 3GS ou iphone 4 com Apple ios 4.2 ou a versão superior; Celular digital ipad com Apple ios 4.2 ou a versão superior.

42 Requisitos para dispositivos com sistema operacional Windows Phone: Windows Phone 7.5, codinome Mango ou a versão mais recente; O dispositivo Windows Phone precisa ter as atualizações mais recentes disponíveis na Microsoft - consulte "Histórico de atualização do Windows Phone" em O dispositivo precisa ter 12 MB de espaço em disco disponível Requisitos para dispositivos com sistema operacional Android: Sistema operacional Android 2.3 ou versão mais recente.

43 Para maiores informações sobre os pré-requisitos, acesse o link: Requisitos do Microsoft Lync Requisitos para dispositivos iphone e ipad são necessários: Dispositivo iphone 4 com Apple ios 6 ou a versão mais recente; ipad 2 ou versão mais recente de dispositivo com Apple ios 6 ou versão mais recente; Dispositivo ipad mini com Apple ios 6 ou a versão mais recente.

44 Requisitos para dispositivos com sistema operacional Windows Phone: Windows Phone 8 codinome Apollo ou a versão mais recente O dispositivo com Windows Phone precisa ter as atualizações mais recentes disponíveis na Microsoft. Para detalhes, consulte o histórico de atualização do Windows Phone 8 em O dispositivo precisa ter 12 MB de espaço em disco disponível Requisitos para dispositivos com sistema operacional Android: Android versão 4.0 ou superior; CPU de 1.2 GHz dual core ou superior.

45 Para maiores informações acesse Utilizando do Lync Após o download e instalação do aplicativo Lync 2010, insira o login e senha do Lync, e clique em Entrar, aguardando a conexão com o servidor.

46 Obs: Após o download e instalação do aplicativo Lync 2010, insira o login e senha do Lync, e clique em Entrar, aguardando a conexão com o servidor.

47 No primeiro acesso, será exibida a tela de apresentação abaixo. Após clicar em Avançar, o usuário deve digitar o número do celular, e, em seguida, Avançar, seguido do botão Concluído.

48 Na sequência, será exibida a tela abaixo com os contatos e grupos do usuário. Selecione o usuário com o qual deseja iniciar um chat, e, em seguida, clique no ícone correspondente ao chat, destacado na imagem. Importante: Não é possível adicionar contatos pelo smartphone, porque esta funcionalidade é restrita aos desktops.

49 Em seguida, o chat será iniciado, conforme a imagem abaixo:

50 3.4 - Utilizando do Lync Após o download e instalação do aplicativo Lync 2013, insira o login e senha do Lync, e clique em Entrar, aguardando a conexão com o servidor. Clique em Avançar e digite seu número de celular, seguido novamente de Avançar.

51 Na tela seguinte, clique em Concluído. Os contatos e grupos do usuário serão exibidos conforme a imagem abaixo: Importante: Não é possível adicionar contatos pelo Smartphone. Somente os usuários e grupos já adicionados via computador serão exibidos.

52 Para iniciar um chat, selecione o usuário desejado e clique no ícone de chat, conforme a imagem abaixo: O chat será iniciado conforme a figura acima.