Manual Administrador - Mídia System

Transcrição

1 Manual Administrador - Mídia System Logo após cadastrarmos sua Empresa em nosso sistema, será enviado um confirmando as informações de acesso do Administrador do sistema. Obs: Caso não tenha recebido este , verifique na pasta Lixo Eletrônico, pois ele pode ter sido reconhecido como um spam. Se mesmo assim não tiver recebido, entre em contato com nossa empresa para que possamos re-encaminhar o .

2 Depois de recebido e conferido os dados de acesso, acesse ao seu site e clique no ícone Mídia System, na área destinada ao Administrador, para realizar o login. Obs: Caso ainda não esteja lincado em vosso site essas áreas, por gentileza nos informar para que possamos lincar. Essa será a tela inicial do sistema, logo depois de realizado o login:

3 A ordem de utilização do sistema é a mesma ordem dos ícones. O primeiro ícone é Estrutura. Nesta opção será possível criar um modelo de pastas para organizar os arquivos de seus clientes. Obs: Lembrando que este ícone é apenas um modelo das pastas que serão aplicadas posteriormente em seus clientes, portanto aqui não será possível enviar nenhum arquivo. Nesta opção poderá ser criada uma nova estrutura, alterar ou excluir as estruturas já existentes por padrão no sistema.

4 Para adicionar uma nova Estrutura clique em Estruturas - Adicionar, insira o Nome da Estrutura e clique em continuar. Logo em seguida clique em Estrutura - Adicionar Pasta, insira o Nome da pasta que deseja e escolha o tipo da pasta e salve.

5 Existem três tipos de pastas: Nesta pasta somente será possível visualizar os arquivos disponíveis. Nesta pasta será possível visualizar e enviar arquivos ao Escritório. Nesta pasta será possível visualizar, enviar e remover os arquivos. Obs: Todas as pastas criadas por padrão no sistema são as que serão somente possíveis visualizar os arquivos. Obs: Caso a estrutura seja modificada depois de já ter cadastrado o cliente, terá que ir ao menu superior Arquivos, clicar no Cliente, excluir a Estrutura (caso já tenha adicionado ela, certifiquese que não haja nenhum arquivo dentro desta estrutura, pois serão excluídos automaticamente) e adicionar a Estrutura novamente.

6 No próximo ícone, menu superior Clientes, será possível cadastrar todos os clientes do Escritório, para que possam ter acesso aos arquivos destinados a estes. Antes de começar a cadastrar seus clientes, verifique caso desejar o menu Grupos - Editar, nesta opção poderá ser criados Grupos para organizar seus clientes e ficar mais fácil a localização. Para adicionar um Grupo clique em Grupos - Editar (Por padrão já há um grupo chamado Clientes) clique em Grupos - Adicionar, digite o Nome do Grupo e Salve.

7 Assim que criar o Grupo, clique em Clientes - Novo Cliente para cadastrar seu cliente. Selecione o Grupo em qual ele fará parte, insira o Nome do Cliente, Documento (CPF/CNPJ), e Senha. Deixe selecionada a opção Enviar um informando a senha para que assim que cadastrar seu cliente, ele receba as informações em seu . Clique em Continuar, na próxima janela você poderá adicionar o endereço e telefone do cliente, caso não queira, clique em Finalizar. Ainda na mesma tela aparecerá uma opção Editar Usuários de Acesso, nesta opção poderá ser criados mais usuários de acesso para este mesmo cliente. Sendo assim, ele terá mais de um administrador, para que possam acessar/utilizar o Sistema.

8 Para adicionar mais de um Usuário de Acesso ao mesmo cliente, Selecione o Cliente, depois clique em Editar Usuários de Acesso, na próxima tela aparecerá o principal em cima terá a opção Adicionar Usuários, clique nesta opção. Insira o , senha e os diretórios permitidos para este usuário ter acesso e salve o novo Usuário.

9 No próximo ícone, menu superior Arquivos, é por onde será possível enviar arquivos para seus clientes.

10 Ao cadastrar seus Clientes no sistema, eles aparecerão automaticamente no ícone superior Arquivos. A primeira opção é Enviar Arquivo para Múltiplos Clientes. Nesta opção poderá enviar o mesmo arquivo para vários clientes, como por exemplo, informativos. Estes arquivos ficarão disponíveis dentro da pasta Arquivos Gerais, dentro de cada cliente cadastrado.

11 Para o envio de arquivos para um cliente apenas, basta clicar em cima do cliente desejado. Dentro da pasta de cada Cliente existem apenas duas pastas padrões: - Arquivos expirados onde ficarão os arquivos que já expiraram a data de download (mesmo expirando o arquivo estará disponível para download); - Arquivos gerais onde ficarão os arquivos que são enviados na opção múltiplos clientes. Obs: Os alertas de Arquivos Expirados são enviados novamente em cinco, três e um dia antes de expirar, caso o cliente ainda não tenha feito o donwload.

12 Antes do envio do arquivo, aplique uma estrutura em seu Cliente clicando em Aplicar Estrutura, escolha as Estruturas que deseja e clique em Aplicar Estrutura. Aplicado a Estrutura, selecione a pasta para qual deseja enviar o arquivo para seu cliente e clique em Arquivos Enviar.

13 Assim que clicar em Arquivos Enviar a opção 1 é colocar Data de Expiração nos arquivos que irá enviar (Não é obrigatório selecionar essa opção). Na opção 2 selecione os arquivos que serão enviados (poderá ser enviado até 20 arquivos de 10MB cada um). Obs: Espere que todos os arquivos carreguem para que depois libere a opção de Enviar arquivos para o Cliente agora.

14 Após enviado o arquivo, será disparado um para seu Cliente. (Somente os usuários de acesso com permissão nesta pasta receberão este ). Também será enviado um , para cada Administrador que tiver a permissão de receber alerta de inclusão de arquivos deste cliente.

15 O próximo ícone, menu superior Relatórios, é a opção de verificar o relatório de movimentação do Sistema. Existem cinco relatórios. Enviados ao Cliente: Relatório dos arquivos enviados do Escritório para Cliente; Enviados pelo Cliente: Relatório dos arquivos enviados do Cliente para o Escritório; Com expiração: Relatório dos arquivos com expiração enviados do Escritório para o Cliente; Downloads Realizados: Relatório dos arquivos que foram realizados por todos os seus Clientes; Ações Realizadas: Relatório das ações realizadas pelos Administradores do Sistema.

16 O próximo ícone, menu superior Configurações, nesta opção poderá alterar algumas configurações no sistema e cadastrar mais funcionários do Escritório para Administrar o sistema. A primeira opção é Configurações gerais, nesta opção poderá definir: - Se enviará ou não o Aviso dos arquivos com Expiração; - Se expirar o arquivo, o que será feito com este, se irá mover para pasta de Arquivos Expirados, se irá mantê-lo na pasta Original e marcá-lo como expirado ou se não fará nada. - Se excluirá o arquivo automaticamente após cinco, dez, vinte ou trinta dias após a expiração, independente da pasta onde estiver anexado.

17 Clicando em Minha Senha, poderá alterar sua senha de acesso ao Sistema. Na opção Usuários, poderá adicionar mais funcionários do Escritório ao sistema. Para cadastrar clique em Usuários Adicionar. Insira o Nome, e Senha do funcionário para que ele possa ter o acesso. Selecione quais Alertas este Funcionário receberá, e clique em Continuar.

18 Na próxima tela você definirá quais opções será permitido a ele no sistema. Selecione as opções e clique em continuar. Na última tela selecione quais pastas ele terá acesso. São duas opções: Permitir todos os diretórios de todos os clientes: Poderá enviar arquivos em qualquer diretório e em todos os clientes. Alguns Clientes: Poderá definir em quais clientes e qual estrutura de pastas do cliente que este Funcionário poderá acessar. (Esse procedimento terá de ser feito individualmente em todos os clientes)

19 Para finalizar o cadastro clique em Finalizar edição das permissões deste usuário. No ícone do menu superior Ajuda, são algumas perguntas e respostas sobre funções do sistema, onde explica detalhadamente cada função do Sistema. Para sair do sistema com segurança, clique no menu superior Sair.