LEGALE - PÓS GRADUAÇÃO DIREITO ACIDENTÁRIO

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1 LEGALE - PÓS GRADUAÇÃO DIREITO ACIDENTÁRIO Gestão Empresarial 4 Professor: Rogério Martir Doutorando em Ciências Jurídicas e Sociais, Advogado militante e especializado em Direito Empresarial e Direito do Trabalho, Professor Universitário, Pós Graduação e de Cursos Preparatórios Para Carreiras Jurídicas, Sócio da Martir Advogados Associados - Consultoria Jurídica Empresarial e para o Terceiro Setor, Consultor da Revista Filantropia e Autor de Diversas Obras Jurídicas pela Editora Saraiva. 1

2 Arquivamento Digital PJE Processo Judicial Eletrônico. O papel foi eliminado dos fóruns trabalhistas, que atualmente conta apenas com documentos digitais. O mesmo procedimento deve ser seguido pelos escritórios de advocacia. A necessária modernização. 2

3 Arquivamento Digital O Poder Judiciário Trabalhista se encontra nas nuvens, podendo ser acessado de qualquer lugar do mundo, desde que exista internet. Essa concepção hoje é a mais segura, prática e eficiente modalidade de arquivamento digital. Existem algumas empresas que prestam estes serviços, disponibilizando este produto no mercado a um custo atrativo, principalmente se levarmos em consideração o custo de manter um servidor físico no escritório. 3

4 Arquivamento Digital No tocante a organização dos arquivos impera a simplicidade que já conhecemos em nossos computadores, só que com uma nova roupagem. Simplicidade esta que chega a tornar desnecessário até mesmo um programa de gestão de processos nos moldes que conhecemos. Assim, passamos a exemplificar de forma bem objetiva como seria uma arquivamento processual digital, assim como demais dado e informações: 4

5 Arquivamento Digital 1 Primeiro cria-se uma pasta mãe dentro da àrea de compartilhamento das nuvens ou ainda diretamente no ambiente on-line : ARQUIVO 2 Dentro desta pasta uma nova pasta para cada cliente. 3 Dentro da pasta cliente informações e os processos. 5

6 Arquivamento Digital A ARQUIVO B C D 6

7 Arquivamento Digital Dados Cliente Relatório A Representação Processual 001 João da Silva 002 José Souza 7

8 Arquivamento Digital Arquivo PJE Atualizado João da Silva W - Contestação Documentos Digitalizados Estratégia 8

9 Arquivamento Digital Distribuição do Ônus Probatório Estratégia Possibilidade de Êxito Objetivo Processual Cálculos / Acordo Tratativas com a Parte Contrária 9

10 Estrutura Física do Escritório / Arquitetura / Lay-out Sempre que possível é importante pensar no inegável efeito de um escritório fisicamente planejado para com os cliente e até mesmo para a equipe de trabalho. Importante que exista uma recepção confortável e que transmita imponência, tranquilidade e segurança ao cliente. Um sala de reuniões formatada para esta finalidade é o que há de melhor dentro do contexto do lay-out ideal para o escritório. 10

11 Estrutura Física do Escritório / Arquitetura / Lay-out Parece uma coisa sem significado real, mas o banheiro / lavabo que será utilizado pelo cliente deve ser impecável, pois transmite sensações de confiança e organização por parte do escritório. Quanto as áreas de trabalho estas devem ser confortáveis, bem iluminadas e com a mínima estrutura para os profissionais exercerem suas atividades. Importante ainda que exista uma copa para o bom e necessário cafezinho, tanto para a equipe quanto para o cliente. Um bom café ajuda a fechar o negócio. 11

12 Constituição de uma Pessoa Jurídica Assim que possível é importantíssimo constituir uma Sociedade de Advogados e, consequentemente, uma Pessoa Jurídica. Os grandes clientes exigem a emissão de Nota Fiscal e outras garantias formais que apenas uma Pessoa Jurídica pode oferecer. Não existe nada de prejudicial na abertura de uma Pessoa Jurídica, só a favor, o custo com contador e questões burocráticas se compensa com a profissionalização do negócio. 12

13 Constituição de uma Pessoa Jurídica A tributação completa na emissão das notas fiscais fica no patamar de 13,33%, enquanto que dependendo dos valores emitidos de recibos pela pessoa física pode levá-la a ter que recolher 27,5% de Imposto de Renda. No Simples Nacional fica em menos de 7% A informalidade tributária, principalmente quanto ao Imposto de Renda Pessoa Física está com os dias contados diante da facilidade em cruzar informações por parte da Receita, por isso é importante se preparar. 13

14 Constituição de uma Pessoa Jurídica O contrato social de uma sociedade de advogados dever ser registrado perante a OAB e no site da instituição ( entrando em Comissões e depois Sociedade de Advogados poderão ser encontradas todas as informações necessários, não sendo necessário neste primeiro momento o auxílio do contador. 14

15 Constituição de uma Pessoa Jurídica O segundo passo após o registro da sociedade é a solicitação de um CNPJ (Receita Federal) e inscrição perante os demais órgãos o que poderá ser realizado por um contador que também passará a representar contabilmente a sociedade (obrigação legal). O escritório / consultoria que vive na informalidade está fadado ao insucesso, aos pequenos clientes e aos pequenos honorários. 15

16 Constituição de uma Pessoa Jurídica Além da profissionalização do escritório e maior facilidade na hora de compor os sócios e sua participação, a constituição da Pessoa Jurídica trará distinção entre os sócios e a sociedade que passará a ter vida própria inclusive gozando de diverso incentivos do mercado (linhas de crédito / cartão corporativo / descontos em seguros, planos de saúde, compra de veículos e outros) 16

17 Fluxo de Caixa e Planejamento É de extrema importância existir um controle dos valores que entram e saem do caixa do escritório e ter a real visão do quanto se gastou e qual foi o lucro dentro do mês. No âmbito negocial é inadmissível não ter estas precisas informações em mãos, pois torna-se impossível a análise dos caminhos que devem ser seguidos e falhas que devem ser sanadas. No mínimo o escritório deve ter um caixa diário, seja ele como for (eletrônico / manuscrito) com os campos de entrada e saída, sendo lançado neste tudo que entra e tudo que sai por menor que seja o valor. 17

18 Fluxo de Caixa e Planejamento Sem a real visão do fluxo de caixa é impossível saber qual a despesa do escritório e as vezes os estacionamentos, almoços e cafezinhos no decorrer do mês podem estar comprometendo sensivelmente o lucro do escritório. O ideal, a título de planejamento financeiro, para um escritório de pequeno a médio porte é trabalhar com a margem de 40% de despesas e 60% de lucro, isso por se tratar do seguimento de serviços. Exemplificando: um escritório com dois sócios uma secretária e um estagiário com uma renda bruta de R$ ,00 (avulso e carteira), seria R$ 8.000,00 de despesas e R$ ,00 de lucro, sendo R$ 6.000,00 para cada sócio. 18

19 Fluxo de Caixa e Planejamento Trabalhando o planejamento nesta proporção é possível crescer com segurança e considerável estabilidade. Importante ainda que cada sócio contribua com um fundo de caixa, reserva para eventuais necessidades urgentes, ou ainda investimentos no escritório. Também dentro deste planejamento financeiro fica fácil vislumbrar a entrada de novos sócios que iram trazer divisas e participar dos lucros (60%) já em um bolo mais robusto. 19

20 Fluxo de Caixa e Planejamento Conforme a renda bruta for crescendo é possível flexibilizar estar porcentagens, sendo natural o crescimento das despesas e diminuição da porcentagem dos lucros (Ex: renda bruta R$ ,00 / 60% despesas R$ ,00 / 40% Lucro R$ ,00 / 4 sócios R$ ,00) Importante possuir uma conta bancária exclusiva para depósito dos honorários e emissão das cobranças dos mesmos. Hoje é possível via site do banco a emissão on-line destas cobranças. É necessário também desenvolver um sistema de prestação de contas para com o cliente em face dos reembolsos de despesas e eventuais custas processuais que passem pelo caixa. 20

21 Concluindo o Raciocínio sobre a Organização e Administração do Escritório É necessário organizar e administrar o escritório, pois não há como se tornar grande com pensamentos pequenos e atos menores ainda. O sucesso vem com o profissionalismo e com o investimento, tanto o intelectual quanto o financeiro. E quando não se tem o fator financeiro a criatividade deve imperar. 21