MANUAL DO EXPOSITOR. Cronograma de Montagem e Desmontagem

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1 MANUAL DO EXPOSITOR Evento: III MCCRC Multiprofessional Critical Care Review Course Data: 15 a 17 de maio de 2014 Local: Mercure Gran Hotel Parque Ibirapuera Av. Sena Madureira, 1355 Horário: 8h00 às 18h00 Organizadora: Associação de Medicina Intensiva Brasileira Rua: Arminda, 93 7º andar Vila Olímpia - São Paulo - SP Contato: Gisele Cardoso gisele.cardoso@amib.org.br Tel.: Montadora Oficial: ESTANDE Feiras e Congressos Ltda Rua Bica da Pedra, 250 CEP Vila Anglo Brasileira Tel.: Contato: Francisco atendimento@estandefeiras.com.br Cronograma de Montagem e Desmontagem Montagem das 08h00 às 16h00 A exposição será entregue pela montadora oficial aos expositores para entrada dos materiais promocionais no dia às 16h00. Os expositores terão das 07h00 às 08h00 do dia para finalizar a montagem de seu stand.

2 Desmontagem A retirada dos produtos por parte das empresas expositoras deverá ser feita após às 18h00 do dia 17 de maio de A desmontagem dos estandes será dia 17 de maio a partir das 18h00 até às 22h00. Observação: Todo o material referente á montagem e decoração deverá ser retirado das dependências do Mercure Gran Hotel Parque Ibirapuera no prazo máximo de 2 horas após o evento, ficando o expositor ciente de que arcará com as penalidades, caso não seja cumprido o acima exposto. Especificações da Montagem - Projeto Especial: Montagem de stand (tipo lounge) com as seguintes características: m dois (02) logotipos aplicados. aplicado. IMPORT ANTE: Todo o transporte, montagem e desmontagem, sob a responsabilidade do expositor, deverá respeitar os limites acima especificados. Os possíveis danos, devidamente comprovados, causados pela equipe do expositor à estrutura do Mercure Gran Hotel Parque Ibirapuera, deverão ser indenizados pelo expositor no prazo de até 48 (quarenta e oito) horas, após a apresentação do orçamento de recuperação.

3 A montagem é padrão AMIB para todos os estandes, não será permitido fazer furos, aplicar tintas, colas ou outros materiais no stand, pisos, instalações e estrutura do Mercure Gran Hotel Parque Ibirapuera. Danos causados à estrutura do local, mesmo que acidentais, serão cobrados do expositor que se obriga a saldá-los no ato da apresentação da respectiva conta.

4 Normas do Mercure Gran Hotel Parque Ibirapuera 1. É proibido realizar pinturas e ou trabalhos de marcenaria sem prévio consentimento, assim como pregar / colar / parafusar / grudar qualquer tipo de material decorativo no Lobby, paredes e portas de salas e ou qualquer local do Hotel. É de responsabilidade do cliente providenciar material suficiente para proteger as instalações do hotel. 2. Não é permitida a utilização de qualquer estrutura física do hotel tais como teto, parede, portas, para segurar, apoiar ou pendurar equipamentos, itens de decoração ou para qualquer outro fim. Todas as montagens e estrutura de eventos deverão ser apoiadas diretamente no piso das salas de eventos. 3. A decoração do hotel é de exclusiva propriedade do mesmo e não poderá ser removida ou alterada. 4. Todos os materiais deverão ser entregues com nota fiscal especificando a data e o nome do evento em questão. O endereço para entrega e entrada de materiais é: Rua Dra. Neide Aparecida Sollitto, 372. CEP: Vila Clementino. Toda entrada para materiais, bebidas e / ou produtos destinados á realização de Eventos deverá ser relacionado em formulário próprio do hotel (enviar lista antecipadamente - não recebendo -será relacionado na hora o que acarretará em demora e antes de seu preenchimento não será autorizado à entrada). O Hotel não se responsabiliza por materiais e equipamentos não declarados na entrada. 5. Todo o material deixado ou esquecido nas dependências deverá ser retirado logo após o término do evento, após este prazo o Mercure Grand Hotel Parque do Ibirapuera não se responsabilizará por danos ou armazenamento destes. 6. O Empreendimento não se responsabiliza por furtos e/ou perdas de objetos deixados nas suas dependências, tais como, mas não limitadamente, celulares, laptops, câmeras fotográficas, canetas, calculadoras, brindes, materiais de apoio, entre outros. 7. O Empreendimento não se responsabiliza por danos causados por casos fortuitos e/ou de força maior, tais como, mas não limitadamente, falta de energia, queda de energia, quebra ou falha nos equipamentos (de sua responsabilidade), entre outros.

5 8. Períodos em que ocorram eventos de empresas diferentes simultaneamente, a Contratante tem conhecimento de que haverá limitações quanto ao volume de som. 9. A Contratante deve obedecer aos limites impostos pelo Empreendimento quanto à intensidade sonora dos eventos. Em caso de descumprimento, a Contratante tem conhecimento de que deverá diminuir ou até mesmo desligar o som, sob pena do desligamento do som, interrupção ou até mesmo cancelamento do evento, por culpa exclusiva da Contratante. OBSERVAÇÔES GERAIS 10. Não é permitido trazer quaisquer tipos de alimentos ou bebidas sem prévia autorização por escrito do Empreendimento. Normas TécnicasSIOSDO E VENTO 1) Som e Luz Todo som produzido no estande não deverá exceder a volume normal da voz. É também proibido o uso de qualquer aparelho de amplificação para a emissão de mensagens de vendas ou promoções. De acordo com a lei nº 5988 que regulamenta os direitos autorais, toda empresa que utiliza música ao vivo e\ou mecânica deverá recolher o tributo através de guia própria fornecida pelo ECAD. Este tributo pode ser recolhido através de qualquer agência da Caixa Econômica Federal. Mais informações, contatar a representação do ECAD. Escritório Central de Arrecadação e Distribuição Avenida Paulista, andar Bela Vista São Paulo SP Fone: (11) Fax: (11) Ecadsp@ecad.org.br 2) Técnicas de Demonstração

6 Serão permitidas todas as técnicas de demonstração válida, desde que desenvolvidas estritamente na área locada, e deverão estar de acordo com a RDC nº 096/08 e limitado ao interior de cada estande; 3) Atendimento no estande Durante todo o período de funcionamento, o EXPOSITOR deverá manter em seu estande, pelo menos um funcionário capacitado a prestar informações sobre os produtos expostos. Horário de chegada do pessoal deverá antecipar-se de 45 minutos ao da abertura de Evento. 4) Taxas de Prefeitura do Município de São Paulo De acordo com a legislação (Leis e de 30/12/2002) a PROMOTORA apresenta relação das empresas participantes no evento e anexa cópia do comprovante de recolhimento. As taxas seguintes são de arrecadação obrigatória e a PROMOTORA não se responsabiliza por eventuais multas referentes à não arrecadação. Os valores devem ser recolhidos diretamente no site da Prefeitura de São Paulo e uma cópia do comprovante de pagamento (DAMSP) enviado à Secretaria Executiva do evento até a data limite de 20 de Junho de Instruções: Acessar o link: - TFA (Taxa de Fiscalização de Anúncios), taxas a serem recolhidas: 1 Cód referente a anúncios e/ou logomarcas veiculados no estande durante a exposição; 2 Cód referente a folhetos ou programas impressos distribuídos no estande.

7 - TFE (Taxa de Fiscalização de Estabelecimento) Cód exposições, feiras e demais atividades exercidas em caráter provisório Valor arrecado para 01 (um) dia de exposição. Obs.: É de responsabilidade do EXPOSITOR efetuar o pagamento até 30 de Abril e enviar cópia do comprovante de pagamento ao Organizador, quanto pelos órgãos competentes, todos os documentos e taxas legais necessárias, durante o período a locação, sendo de sua inteira responsabilidade a regularização e/ou pagamento de multa no caso de autuação de qualquer órgão, por falta de quaisquer documentos necessários. 5) Prestadores de Serviços Contratados É de livre escolha do organizador a contratação de seus prestadores de serviços, porém não isenta o mesmo da responsabilidade quanto ao cumprimento integral do presente manual de Orientação. O Hotel não aluga moveis e utensílios, toalhas, cinzeiros, transformadores de energia, extensões, fitas adesivas, ferramentas em geral, pilhas, baterias, etc. para os eventos. LIMPEZA Os estandes serão entregues limpos às empresas expositoras. O hotel responsabiliza-se apenas pela limpeza dos corredores entre os estandes. A limpeza no interior dos estandes será de responsabilidade dos organizadores ou do expositor. SINALIZAÇÃO Não será permitida a exposição de posters, banners, folhetos ou similares nas áreas comuns: colunas, paredes e teto Mercure Gran Hotel Parque Ibirapuera. Todas identificações e operações devem se restringir ao horário e à área locada

8 Alimentos e Bebidas Os serviços de alimentos e bebidas são fornecidos exclusivamente pelo Mercure Gran Hotel Parque Ibirapuera, poderão ser solicitados pelo telefone (11) com Cláudia Spicciati, assistente de eventos - H0578-SB4@accor.com.br 6) Energia Elétrica VOLTAGEM 220 Volts o hotel não disponibiliza de transformadores. Cada estande terá direito ao consumo de 1KVA, não sendo suficiente a energia elétrica básica para o funcionamento dos equipamentos elétricos do seu estande, o expositor deverá solicitar energia elétrica adicional, será cobrado o valor de R$ 150,00 por KVA excedente e deverá ser solicitado à organizadora até o dia 20/04/2014 através do formulário nº 2, enviar para comercial@amib.org.br, ou fax (11) ATENÇÃO: Aconselhamos verificar com antecedência o consumo de cada equipamento ou produto, pois solicitações de última hora não serão garantidas pelo evento. Todos os trabalhos serão acompanhados e inspecionados pela gerência de manutenção do Hotel. AS NORMAS DE SE GURANÇA 7) Extintores de Incêndio É obrigação exclusiva do EXPOSITOR a colocação no seu estande de extintores de incêndio, com carga compatível com os produtos expostos e com os materiais utilizados na montagem em números e posições adequadas, a fim de garantir segurança de suas próprias instalações, dos estandes contíguos, do Mercure Gran Hotel Parque Ibirapuera e do público, cabendo a ele qualquer responsabilidade, ocasionados pela falta destas providências. 8) Área de Circulação

9 As vias de circulação não poderão ser utilizadas para depósito de materiais, ferramentas e produtos a serem instalados nos estandes. Toda operação deverá ser realizada exclusivamente dentro dos limites do estande do expositor. 9) Segurança É da responsabilidade do Hotel somente a segurança das áreas comuns contra riscos de incêndio e similares, e apoio emergencial em situações extraordinárias. A PROMOTORA/ORGANIZADORA e HOTEL não serão responsáveis por danos ou prejuízos causados a pessoas e/ou produtos durante o Evento, incluindo furto, roubo, sabotagem, deficiências ou interrupções de energia elétrica e sinistro de qualquer espécie. Não será permitido o armazenamento de produtos que possam colocar em risco a segurança e o bem estar dos participantes do evento (produtos tóxicos, inflamáveis, explosivos, motores de combustão interna, etc.). É proibida a utilização de qualquer explosivo, gases não liquefeitos, tóxicos e combustíveis. Fica entendido que é de responsabilidade do Expositor ou seus prepostos, quaisquer acidentes que sejam causados a partir de sua presença, de seus funcionários ou de qualquer outra pessoa a quem ele tenha facilitado ou permitido ingresso ao Evento, inclusive nos períodos de montagem e desmontagem. São responsabilidade e atribuição da empresa expositora providenciar seu próprio seguro contra quaisquer riscos, em especial com relação ao seu pessoal funcional em serviço III MCCRC Multiprofessional Critical Care Review Course, assim como referência ao estande, bens, produtos, equipamentos e materiais expostos e/ou utilizados na sua área ou estandes. Expositor

10 A Promotora poderá vetar, a seu critério e a qualquer momento, o acesso ou a permanência de segurança de expositores no centro de convenções, ainda que tenham sido credenciados, em caso de suspeita de conduta irregular. PRO VIDÊNC IAS PREPARAT IVAS 10) Credenciais Crachás de Expositor: Cada empresa terá direito a 6 crachás, estarão disponíveis, no dia 15 de Maio de 2014 a partir das 08h00, na Secretária do evento. Por gentileza enviar a relação dos nomes através do comercial@amib.org.br Obs.: Não será permitida a permanência de nenhum funcionário sem credencial durante a realização do evento. A Comissão Organizadora do Evento poderá arbitrar sobre os casos omissos neste Manual, para que sejam garantidas as condições de segurança e o perfeito funcionamento do Evento.al do Expositor IMPORTANTE: Informamos também que os custos por qualquer dano ou prejuízo causado por ocasião da montagem/ desmontagem de estande e/ou atividade diretamente ligada aos expositores será repassada aos mesmos. SERVIÇOS DISPONIBILIZADOS PELO Mercure Gran Hotel Parque Ibirapuera Ponto de Taxi Localizado junto a entrada principal do hotel. Estacionamento

11 O hotel disponibiliza de serviço de vallet na entrada principal, administrado pela empresa Estapar. FORMULÁRIO Nº 1 DATA LIMITE: EVENTO: III MCCRC Multiprofessional Critical Care Review Course TERMO DE RESPONSABILIDADE O expositor e/ou montador/decorador, independentemente da ordem de nomeação, assumem civil e criminalmente através deste termo de responsabilidade, que a montagem do estande obedece e está absolutamente de acordo com as instruções e regras contidas no Manual do Expositor deste evento, que é parte integrante do Contrato de Participação, tendo sido lido, compreendido, concordando com todas as cláusulas e condições. A não observância implicará ao EXPOSITOR, multa de 20% sobre o valor da área locada, conforme firmado no Contrato de Participação na Exposição. Dados Gerais do Expositor Razão Social: Nome Fantasia: Responsável: Endereço: CEP: Cidade: UF: Pais: Tel.: Fax: CNPJ: Inscrição Estadual: Dados Gerais do Montador / Decorador ESTANDE Feiras e Congressos Ltda Rua Bica da Pedra, 250 CEP Vila Anglo Brasileira

12 Tel.: Contato: Francisco - .: atendimento@estandefeiras.com.br Enviar para: AMIB - comercial@amib.org.br FORMULÁRIO Nº 2 DATA LIMITE: EVENTO: III MCCRC Multiprofessional Critical Care Review Course SOLICITAÇÃO DE ENERGIA ELÉTRICA ADICIONAL (OBRIGATÓRIO) Dados gerais do expositor: Razão Social: Responsável: Tel.: ( ) Fax.: ( ) Número do Stand: 1. A energia elétrica será de 220 Volts 2. Caso o expositor necessite de 110 v deverá dispor de transformador para sua utilização; 3. Todo expositor (Montagem Básica e Área Livre) terá direito ao consumo de 1KVA, não sendo suficiente a energia elétrica básica para o funcionamento dos equipamentos elétricos do seu estande, o expositor deverá solicitar energia elétrica adicional, o qual deverá pagar uma taxa; 4. Os serviços de instalação elétrica só poderão ser executados após recebimento deste formulário acompanhado do comprovante de pagamento; Após recebimento do formulário será emitido boleto bancário para pagamento. Consumo de Eletricidade Discriminação Quantidade KVA - CONSUMO Valor un./kva Total a pagar

13 220 V R$ 150,00 Responsável pela Informação: Data: / / Assinatura: Enviar para: Enviar para: AMIB - comercial@amib.org.br FORMULÁRIO Nº 3 DATA LIMITE: EVENTO: III MCCRC Multiprofessional Critical Care Review Course SOLICITAÇÃO DE CRACHÁ EXPOSITOR Dados gerais do expositor: Razão Social: Responsável: Tel.: ( ) Fax.: ( ) Número do Stand: Relacionamos abaixo os nomes das pessoas que estarão trabalhando no stand durante o evento para emissão dos crachás de expositores: Nome Cargo/Função RG: RG: RG: RG:

14 Responsável pela Informação: Data: / / Assinatura: Enviar para: AMIB - comercial@amib.org.br FOMULÁRIO Nº 4 DATA LIMITE: EVENTO: III MCCRC Multiprofessional Critical Care Review Course FORMULÁRIO DE ENTRADA DE EQUIPAMENTOS DATA DE ENTRADA: HORA: Razão Social: Endereço CEP: Cidade Estado CNPJ: I.E.: Tel.: Nome(s): R.G.(s): Nome(s): R.G.(s): DESCRIÇÃO DO EQUIPAMENTO: Responsável pela Informação: Data: / / Assinatura:

15 FOMULÁRIO Nº 5 DATA LIMITE: EVENTO: III MCCRC Multiprofessional Critical Care Review Course FORMULÁRIO DE SAÍDA DE EQUIPAMENTOS DATA DE SAÍDA: HORA: Nome da Empresa (Razão Social): Endereço CEP: CNPJ: I.E.: Tel.: Nome(s): R.G.(s): Nome(s): R.G.(s): DESCRIÇÃO DO EQUIPAMENTO: Responsável pela Informação: Data: / / Assinatura:

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