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1 EXCEL PARA TODOS 1

2 AULA 01 OPERAÇÕES BÁSICAS E RÉGUA DE FORMATAÇÃO 1. Operações Básicas Muitas dessas operações você já faz e utiliza normalmente, tanto nas suas tarefas diárias quanto com o uso do Excel. De toda forma, é importante falarmos sobre elas para que, no decorrer do curso, não seja esse um ponto de dúvida ou incompreensão. Os primeiros símbolos básicos de que trataremos são os Sinais de Operação, ou seja, símbolos que nos permitem realizar contas no Excel. Vamos a eles: No arquivo de Excel disponibilizado para os exercícios, você terá oportunidade de utilizar esses sinais na aba Operações Básicas Aluno. Vamos tentar? Para isso, peço que você inclua na célula que está em cinza, uma fórmula que realize as operações básicas com o uso dos símbolos acima. IMPORTANTE: Toda fórmula no Excel inicia com o símbolo de Igualdade (=). 2

3 OPERAÇÕES BASICAS ADIÇÃO 10 5 SUBTRAÇÃO 10 5 MULTIPLICAÇÃO 10 5 DIVISÃO 10 5 PORCENTAGEM 10 5 POTENCIAÇÃO 4 2 É SUA 1ª VEZ NO EXCEL? Bom, então vale mais algumas dicas: Chamaremos de célula a cada quadradinho do Excel. As células têm nome: Na barra de cima, pode-se ver que as colunas são nomeadas por letras; Na barra lateral, pode-se ver que as linhas são nomeadas por números; Logo, um quadradinho leva a letra da coluna e o número da linha, por exemplo, a primeira célula em cinza se chama E3. Para realizar uma operação básica, basta levar o cursor até uma célula, incluir um símbolo de igualdade sem os parênteses (=) e selecionar com o cursor do mouse as células que você deseja utilizar. Por exemplo, na célula E3, para realizar uma adição, vamos Incluir o símbolo de igualdade (=); Selecionar em seguida a célula C3; Incluir o símbolo de adição (+); Selecionar a célula D3; Clicar na tecla ENTER em seu teclado. Espero que o resultado tenha sido 15, correto? 3

4 Vamos conferir se suas fórmulas estão corretas? Segue abaixo um quadro com as fórmulas utilizadas e outro com as respostas encontradas. OPERAÇÕES BASICAS ADIÇÃO 10 5 =C3+D3 SUBTRAÇÃO 10 5 =C4-D4 MULTIPLICAÇÃO 10 5 =C5*D5 DIVISÃO 10 5 =C6/D6 PORCENTAGEM 10 5 =C7% POTENCIAÇÃO 4 2 =C8^D8 OPERAÇÕES BASICAS ADIÇÃO SUBTRAÇÃO MULTIPLICAÇÃO DIVISÃO PORCENTAGEM % POTENCIAÇÃO Outros símbolos importantes, principalmente mais à frente quando formos utilizar as fórmulas do Excel, são os Sinais para Condições: 4

5 No Excel disponibilizado para os exercícios, você terá oportunidade de utilizar esses sinais na aba Operações Básicas Aluno. Vamos tentar? Para isso, peço que você inclua na célula que está em cinza, uma fórmula que realize as comparações entre as duas células utilizando os sinais acima. MAIOR QUE 10 5 MENOR QUE 10 5 DIFERENTE DE 10 5 MAIOR OU IGUAL A 10 5 MENOR OU IGUAL A 10 5 IGUAL A 10 5 Vamos conferir se suas fórmulas estão corretas? Segue abaixo um quadro com as fórmulas utilizadas e outro com as respostas encontradas. MAIOR QUE 10 5 =C10>D10 MENOR QUE 10 5 =C11<D11 DIFERENTE DE 10 5 =C12<>D12 MAIOR OU IGUAL A 10 5 =C13>=D13 MENOR OU IGUAL A 10 5 =C14<=D14 IGUAL A 10 5 =C15=D15 MAIOR QUE 10 5 VERDADEIRO MENOR QUE 10 5 FALSO DIFERENTE DE 10 5 VERDADEIRO MAIOR OU IGUAL A 10 5 VERDADEIRO MENOR OU IGUAL A 10 5 FALSO IGUAL A 10 5 FALSO 5

6 2. Formatando a sua Planilha. Como dissemos no início do curso, o Excel foi feito com um universo muito rico e amplo de opções. Se você está iniciando agora seu uso, julgamos importante saber utilizar a régua principal, referente à formatação. Na prática, temos visto que é a barra com maior utilização nas empresas e que, embora bem intuitiva, tem um leque de opções maior que à primeira vista. Mas que barra é essa que estamos tratando? Bom, se seu Excel é uma das versões mais recentes, ela se parecerá com essa: Vamos entrar em cada espaço dessa barra, começando pela da Fonte: Ele é similar ao utilizado no Microsoft Word, por isso, muitos já utilizaram essas opções. Vamos ainda assim explicar um pouco cada uma delas: Seleção da Fonte: você pode selecionar diversas fontes já disponíveis. Seleção do tamanho da fonte: seleção manual do tamanho da fonte. Ajuste de tamanho da fonte: ao clicar no da direita, diminui a fonte. O da esquerda aumenta a fonte. 6

7 Permite os seguintes efeitos rápidos: N-negrito, I-itálico e S- sublinhado. Opções da borda: você pode selecionar diversas opções de borda em suas células. Permite alterar a cor das células e das fontes. 7

8 Para facilitar ainda mais o seu aprendizado, segue um resumo do que aprendemos: ANOTAÇÕES: 8

9 Agora é hora de testar se você realmente assimilou o que aprendemos até agora. Abra nosso arquivo de exercícios >> aba Formatação Aluno e vamos utilizar algumas dessas opções no texto. As sugestões de ajustes estão na Coluna D: Negrito Itálico Sublinhado Borda ao redor da célula Borda Inferior Espessa Borda Superior Simples e Inferior Dupla Cor da linha - Vermelho Mudar tema para tonalidade azul e cor da fonte para verde Selecionar Fonte Arial Tamanho 14 Ajustar tamanho Ao final do exercício, suas células devem ficar parecidas com a apresentada abaixo: Negrito Itálico Sublinhado Borda ao redor da célula Borda Inferior Espessa Borda Superior Simples e Inferior Dupla Cor da linha - Vermelho Mudar tema para tonalidade azul e cor da fonte para verde Selecionar Fonte Arial Tamanho 14 Ajustar tamanho 9

10 Vamos agora ao próximo bloco, dedicado ao Alinhamento: Para alinhar o texto em cima, no meio e abaixo, nas células selecionadas. Permite inclinar o texto em diversas direções: visualizado. Essa opção é utilizada para ajustar a célula, aumentando o tamanho da linha de forma que todo texto possa ser Alinhar o texto a esquerda, centralizado ou à direita, nas células selecionadas. Pouco utilizado, mas útil quando precisamos aumentar/diminuir o recuo, sendo recuo parecido com um parágrafo, ou seja, mantém um espaço entre o texto e o início da célula. Quando queremos juntar (mesclar) duas ou mais células, transformando-as em uma única célula. 10

11 E mais uma vez, para facilitar o seu aprendizado, segue um resumo do que acabamos de aprender: ANOTAÇÕES: 11

12 HORA DE PRATICAR Já sabe o que vem agora, não é? Vamos praticar, pois Excel só se aprende na prática. Para que o curso seja efetivo, é necessário que você se esforce e utilize o que está sendo visto. Para começar, ainda em nosso arquivo de exercícios, vamos abrir aba Formatação Aluno e vamos utilizar algumas dessas opções que acabamos de ver no texto GAPE - Capacitação e Desenvolvimento. As sugestões de ajustes estão na Coluna D: Alinhar a Direita Centralizar Alinhar a Esquerda Alinhar em cima Alinhar no meio GAPE Alinhar embaixo Inclinar texto no sentido Anti-horário Empresa Quebrar que tem texto por missão desenvolver o ambiente empresarial brasileiro Centralizar Empresa que tem por missão desenvolver o ambiente empresarial brasileiro 12

13 Ao final, suas células devem ficar parecidas com as células apresentadas abaixo: Alinhar a Direita Centralizar Alinhar a Esquerda Alinhar em cima Alinhar no meio Alinhar embaixo GAPE Inclinar texto no sentido Anti-horário Empresa que tem por missão desenvolver o ambiente empresarial brasileiro Quebrar texto Empresa que tem por missão desenvolver o ambiente empresarial brasileiro Centralizar ANOTAÇÕES: 13

14 Vamos a mais uma área da barra de formatação, dessa vez, dedicada ao campo Número: Aqui pode-se escolher diversos formatos para a célula que definirão como serão apresentados os números/textos contidos na célula. Formatação rápida para dinheiro, percentagem e separador de milhares. Aumentar ou diminuir as casas decimais. 14

15 Novamente, para ajudar no seu aprendizado, segue um resumo dessas configurações que acabamos de aprender: E para testar essas novas propriedades, vamos abrir a aba Formatação Aluno do arquivo que disponibilizamos para sua atividade da unidade 1 e utilizar algumas dessas opções. As sugestões de ajustes estão na Coluna D: Transformar em data Moeda 1 Percentagem Separador de milhares Ao final, suas células devem ficar parecidas com a apresentada abaixo: 15/10/2015 Transformar em data R$ ,00 Moeda 100% Percentagem ,00 Separador de milhares 15

16 Vamos a mais uma área na barra de formatação, dessa vez dedicada ao Estilo. Sua opção mais importante, Formatação Condicional, será apresentada com mais detalhe ao finalizarmos o tópico sobre fórmulas. Precisaremos dominar esse assunto, para tirar melhor proveito das opções dessa formatação. Como as outras duas opções não são muito usuais, podemos prosseguir elas. O próximo espaço é dedicado a opções de Células. Se você já é um usuário regular do Excel, provavelmente você utiliza essa opção de outra maneira, então, apresentaremos as duas para que todos possam selecionar qual achou mais fácil/cômoda. Utilizada para incluir células, linhas e colunas. 16

17 Em geral, uma outra forma muito utilizada é clicar com o botão direito do mouse e selecionar essa mesma opção em Inserir : Utilizada quando queremos excluir células, linhas e colunas. 17

18 Da mesma forma, também é muito utilizado clicando com o botão direito do mouse e selecionar essa mesma opção em Excluir : Para abrir opções de formatação das células. 18

19 Formatando células: Altura da Linha/Largura da Coluna: ao clicar em uma dessas opções pode-se indicar o tamanho (em número) da linha/coluna. Isso também pode ser acessado clicando-se com o botão esquerdo do mouse: Auto ajuste: pode-se clicar nessas opções para que as linhas ou colunas se ajustem ao tamanho que permita melhor visualização dos dados incluídos nas células. Também pode ser feito dando-se um duplo clique sobre os limites das letras (se quiser ajustar linhas) ou números (se quiser ajustar a coluna). Duplo clique com o mouse aqui Renomear planilha: utilizada para você incluir o nome nas abas, que ficam localizados na parte inferior da sua planilha do Excel. Uma outra maneira é dar um duplo clique no nome da aba e escrever normalmente. 19

20 Ocultar e Reexibir: com o uso regular do Excel, muitas vezes você precisará mostrar algumas abas e poderá esconder outras que não servirão ao público que você mostrará ou enviará a planilha. Ao clicar nessa opção, você pode ocultar a aba atual ou reexibir abas anteriormente ocultas. Também pode-se acessar essa opção clicando com o botão esquerdo nas abas do Excel e selecionando a opção: Para ajudar no aprendizado, segue um resumo do que vimos a pouco: 20

21 Para testar as opções que acabamos de aprender, sugerimos que você salve a planilha de exercícios. Agora abra a aba Formatação Aluno e utilize livremente algumas dessas opções. Feche SEM SALVAR e reabra para os demais exercícios. Finalmente, vamos ao último espaço dedicado à Edição da sua planilha. Há aqui uma série de opções que podem ser acessadas também por outras vias, fique à vontade para escolher a mais cômoda. Incluir rapidamente a fórmula soma e outras fórmulas, como média, máximo e mínimo. Permite realizar classificações crescentes ou decrescentes, por exemplo, de nomes, além de permitir filtrar para realizar pesquisas de dados específicos. 21

22 A partir de agora vale à pena pararmos e irmos com bastante calma. Estamos chegando ao final desse capítulo 1 e esse é o Gran Finale, é a cereja no bolo. É importante que você compreenda bem essas funções, pois elas possuem utilidade vastíssima. Então, se preferir, dê uma pausa rápida para um café, um lanche, um alongamento ou revisar o que já fizemos juntos até aqui. Queremos que você tenha o máximo de aproveitamento de tudo o que foi aprendido, especialmente do que está por vir. Para começar, vamos clicar no ícone Classificar opções que aparecem: e nos deter nas escrito Essas opções servem para ordenarmos os dados da planilha por ordem crescente ou decrescente. Essa mesma opção, quando células que contenham números, continuam exercendo a mesma função, porém o que está mudará para: 22

23 Com o objetivo de garantir o entendimento, vamos testar o que acabamos de ver! Abra novamente o arquivo que estamos trabalhando e no final da aba Formatação Aluno há uma lista pequena de nomes, idades e alturas: Aluno Idade Altura Bruna 14 1,68 Mariana 15 1,70 Marilene 13 1,64 Rafael 16 1,60 Daniel 20 1,70 Alberto 17 1,65 Vanessa 18 1,70 Utilizando o que aprendemos agora, gostaria que você brincasse com essa planilha fazendo o seguinte: 1. Ordenação por nome, de forma crescente; 2. Depois, ordenação por idade, do mais velho para o mais novo; 3. Por fim, ordenação de altura, do mais baixo para o mais alto. Se tudo deu certo, você terá observado tabelas semelhantes às abaixo: 1. Aluno Idade Altura Alberto 17 1,65 Bruna 14 1,68 Daniel 20 1,70 Mariana 15 1,70 Marilene 13 1,64 Rafael 16 1,60 Vanessa 18 1,70 23

24 2. Aluno Idade Altura Daniel 20 1,70 Vanessa 18 1,70 Alberto 17 1,65 Rafael 16 1,60 Mariana 15 1,70 Bruna 14 1,68 Marilene 13 1,64 3. Aluno Idade Altura Rafael 16 1,60 Marilene 13 1,64 Alberto 17 1,65 Bruna 14 1,68 Daniel 20 1,70 Vanessa 18 1,70 Mariana 15 1,70 Se você teve dificuldades ao ordenar quando clicou sobre o título (por exemplo, aluno) e depois na opção de classificar e apareceu a mensagem e você clicou em Expandir a seleção, está correto, porque o Excel entende que, ao classificar, você continua querendo manter a ordem dos demais dados, por exemplo, o Rafael tem de continuar com 16 anos e 1,60 de altura. Caso você tenha optado pela opção debaixo (Continuar com a seleção atual), seus dados foram ordenados na primeira coluna, mas sem alterar as demais. O que 24

25 está errado, pois agora o mesmo Rafael teria 17 anos e 1,65m, ou seja, envelheceu e cresceu apenas com um erro. Essa última opção permite que você possa fazer várias classificações simultâneas, por exemplo, ordenar por nome, depois por idade e depois por altura. Vamos utilizar as mesmas ordenações do exemplo anterior para fazermos juntos. Selecione toda tabela: Agora clique na opção Personalizar Classificação e você verá a seguinte tela: Vamos adicionar níveis, ou seja, criar regras de acordo com o exercício anterior: 1. Ordenação por nome, de forma crescente; 2. Depois ordenação por idade, do mais velho para o mais novo; 3. Por fim, ordenação de altura, do mais baixo para o mais alto. 25

26 Com isso, após adicionar cada nível, você deverá ter uma tabela como mostra a figura abaixo: E, ao clicar em OK, você terá: Aluno Idade Altura Alberto 17 1,65 Bruna 14 1,68 Daniel 20 1,70 Mariana 15 1,70 Marilene 13 1,64 Rafael 16 1,60 Vanessa 18 1,70 Vamos à opção de Filtro: Ao selecionar sua tabela e clicar nessa opção, o título da sua tabela ficará com um símbolo : 26

27 Se você já sabe utilizar essa opção, o filtro não trará tanto prazer assim. Agora, se você é um iniciante e nunca utilizou ou viu essa opção, você sentirá uma sensação de poder! Ok. Ok... Vamos deixar a brincadeira de lado e trabalhar essa descoberta: volte para o arquivo que estamos trabalhando e vá na aba Formatação Aluno, nessa seleção da tabela que estávamos utilizando anteriormente e clique na opção filtrar. Pronto, deverá ficar igual à tabela apresentada acima. Agora clique no símbolo da primeira coluna e você verá a tela abaixo: Lá embaixo, clique em Selecionar Tudo para desmarcar o que já está preenchido e depois clique somente em Alberto e dê Ok: 27

28 Ao voltar para a planilha, você verá apenas a seleção que você escolheu: Também é possível retornar à seleção original. Para isso, clique novamente no em seguida, em Selecionar Tudo: e Vamos continuar explorando as opções juntos. Clique no analisar a opção de Filtro de Número: da coluna idade e vamos 28

29 Elas são ótimas para que você possa selecionar apenas o que se encaixar em um perfil pré-selecionado. Por exemplo, digamos que de todos esses alunos, nós só queiramos ver os que possuem idade maior ou igual a 18 anos: Ao clicar em OK, só aparecerão os nomes dos alunos maiores de 18 anos: Aluno Idade Altura Daniel 20 1,70 Vanessa 18 1,70 Fantástico, não é? Nós estamos apenas na unidade 1 e já aprendemos recursos que vão facilitar nossas vidas para realização de operações básicas, apresentação de planilhas com apelo visual e a classificar e filtrar dados que vão nos ajudar muito, quando estivermos manipulando uma grande quantidade de dados. Tomando como base uma tabela pequena como essa do nosso exercício, não se tem a dimensão da importância desses filtros. Agora imagine que, ao invés de 7 alunos, você estivesse filtrando na base de alunos de uma escola com 500 estudantes, apenas os que possuem idade superior a 18 anos? 29

30 Com os filtros você terá acesso a esses dados de forma rápida e poderá apresentar uma informação sem perda de tempo, otimizando o seu trabalho e aumentando a sua produtividade. Agora vamos à última opção desse último bloco de formatação, o Localizar e Selecionar: Importante recurso quando você precisa localizar palavras na aba selecionada e, se for o caso, substituí-la por outra. Vamos testar?! Clique na opção Localizar e encontre a palavra Arial : Isso te levará até a palavra que se encontra na célula D6: 30

31 Para substituir a palavra Arial por Calibri, você pode clicar na aba Substituir por dessa mesma tela: Ao clicar em Substituir por, a palavra será trocada: A opção substituir também pode ser acessada diretamente na opção: 31

32 Mais uma vez, com o intuito de facilitar o seu aprendizado, um resumo do que acabamos de aprender: ANOTAÇÕES: 32

33 FECHAMOS COM CHAVE DE OURO. Bom, chegamos ao final do nosso primeira aula. Espero que você tenha aproveitado e se dedicado bastante, assim como nossa equipe, quando montou esse curso para você. Em poucas palavras, nesse capítulo você pôde: Aprender os símbolos operacionais básicos que utilizaremos no Excel; Aprender e explorar a barra de formatação, muito útil para trabalhar os dados iniciais, destacá-los e apresentá-los de forma mais profissional; Aprender a utilizar a classificação e os filtros para facilitar a visualização e análise dos dados. Esperamos ansiosos por você no próximo capítulo: Introdução a Fórmulas. É hora de unirmos diversos dados de diferentes locais para construir uma análise e gerar informação. Forte Abraço! 33