FACULDADE PITÁGORAS DISCIPLINA: GESTÃO DE PROJETOS. Prof. Msc. Carlos José Giudice dos Santos

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1 FACULDADE PITÁGORAS DISCIPLINA: GESTÃO DE PROJETOS Prof. Msc. Carlos José Giudice dos Santos

2 ÁREAS DE CONHECIMENTO Nós já sabemos que o Guia PMBOK é dividido em 10 áreas do conhecimento relacionadas ao processo de gerenciamento, a saber: 1. Integração; 6. Comunicações; 2. Escopo; 7. Recursos Humanos; 3. Tempo; 8. Riscos; 4. Custo; 9. Partes interessadas; 5. Qualidade; 10.Aquisições. Na apostila anterior vimos a Integração e o Escopo. Nesta apostila vamos abordar a Qualidade e as Comunicações.

3 QUALIDADE [01] Para o PMBOK (2013), gerenciar a qualidade do projeto inclui todos os processos e atividades da organização executora que determinam as políticas de qualidade, objetivos e responsabilidades, visando garantir que o projeto satisfaça as necessidades planejadas. O gerenciamento da qualidade do projeto trabalha para garantir que os requisitos do projeto, incluindo os requisitos do produto, sejam cumpridos e validados. O gerenciamento da qualidade é responsável por três processos, e está presente em três grupos de processos: 1) Planejamento; 2) Execução; e 3) Monitoramento e Controle.

4 QUALIDADE [02] O gerenciamento da qualidade ajuda na melhoria contínua de todos os processos de interesse da organização. Isto significa ter um trabalho de qualidade não somente nos processos, mas também ter um produto final do projeto com qualidade reconhecida. O grande desafio da área de gerenciamento da qualidade é conhecer uma imensa gama de ferramentas de controle da qualidade, e saber decidir qual ferramenta usar para controlar a qualidade antes das entregas. Deve ficar claro que o gerenciamento da qualidade depende dos requisitos do projeto, e que nenhuma entrega pode ser realizada sem o devido controle da qualidade.

5 QUALIDADE [03] Dentro do grupo de processos de planejamento, a área da qualidade é responsável pelo processo: 1) Planejar o gerenciamento da qualidade. Dentro do grupo de processos de execução, a área da qualidade é responsável pelo processo: 1) Realizar a garantia da qualidade. Dentro do grupo de processos de monitoramento e controle, a área da qualidade é responsável pelo processo: 1) Realizar o controle da qualidade.

6 A QUALIDADE NO PLANEJAMENTO [01] O único processo de responsabilidade da área da qualidade dentro do grupo de processos de planejamento é planejar o gerenciamento da qualidade. De acordo com o Guia PMBOK, planejar o gerenciamento da qualidade é o processo de identificação dos requisitos e/ou padrões de qualidade do projeto e suas entregas, além da documentação de como o projeto demonstrará conformidade com os requisitos de qualidade relevantes. É necessário entender o que o PMBOK quer dizer quando relaciona qualidade com identificação de requisitos. Para entender isso, vamos a um exemplo.

7 A QUALIDADE NO PLANEJAMENTO [02] Suponha que uma fábrica (montadora de carros) tem demanda para o projeto de um carro para uso urbano diário, com um nível de conforto acima da média para quatro pessoas, uma autonomia superior a 10 Km com um litro de gasolina e preço entre 40 e 50 mil (R$). Compare os dois carros a seguir: 1) Bentley Continental GT: motor V8 de 4 litros, biturbo, com tração integral nas quatro rodas, câmbio automático de 8 marchas, interior manufaturado à mão, utilizando couro selecionado e madeiras nobres. 2) Volkswagen UP TSI 1.0: motor de 3 cilindros, 1 litro, turbo, com tração dianteira, câmbio manual de 5 marchas, interior utilizando tecidos e plásticos.

8 A QUALIDADE NO PLANEJAMENTO [03]

9 A QUALIDADE NO PLANEJAMENTO [04] Comparando os dois carros, principalmente pelas fotos anteriores, podemos dizer que o Bentley é, inegavelmente, um dos carros com maior nível de qualidade em todo o mundo. Entretanto, por mais que nos agrade a sua qualidade, ele não atende aos requisitos do projeto, e qualidade para o PMI é atender aos requisitos do projeto. O único requisito do projeto que o Bentley atende (com muita folga) é o conforto para quatro pessoas. Não é um carro para uso urbano diário - é muito grande e com certeza, chama muito a atenção. Seu motor de 500 cavalos de potência não consegue fazer 10 Km com um litro de gasolina, e o seu preço superior a 2 milhões de reais vai encontrar poucos clientes (comprei um na semana passada quando fui pegar a chave para ligar, acordei!).

10 A QUALIDADE NO PLANEJAMENTO [05] Assim, voltando ao mundo real, o produto que tem qualidade para atender aos requisitos do projeto que usei como exemplo é o VW UP TSI. É um carro para uso urbano diário, tem conforto razoável para 4 pessoas (normais), tem autonomia superior a 10 Km por litro de gasolina e custa pouco mais de 40 mil. A qualidade é algo mensurável, ou seja, ela pode ser medida com exatidão. Então, planejar o gerenciamento da qualidade é desenvolver, a partir do PGP, dos registros das partes interessadas, da documentação dos requisitos e outros fatores de entrada, um plano de gerenciamento da qualidade que permita verificar e controlar a qualidade das entregas e permitir a melhoria contínua dos processos.

11 A QUALIDADE NO PLANEJAMENTO [06] Para planejar o gerenciamento da qualidade do projeto, podemos utilizar diversas ferramentas e técnicas. Por exemplo: análise custo-benefício (restrições conflitantes), diagramas de causa e efeito, fluxogramas, diagramas de pareto, diagramas de dispersão, benchmarking, experimentos, amostragem estatística, entre outros. A principal saída desse processo como já vimos antes, é plano de gerenciamento da qualidade do projeto (o famoso PGQ).

12 A QUALIDADE NA EXECUÇÃO [01] O único processo de responsabilidade da área da qualidade dentro do grupo de processos de execução é realizar a garantia da qualidade. De acordo com o Guia PMBOK, realizar a garantia da qualidade é o processo de auditoria dos requisitos de qualidade e dos resultados das medições do controle da qualidade, com o objetivo de garantir o uso de padrões de qualidade e de definições operacionais adequados. O principal benefício desse processo é o aprimoramento dos processos de qualidade. Este processo tem como entradas: 1) O PGQ; 2) Plano para melhorias no processo; 3) Métricas da qualidade; 4) Medições do controle da qualidade; 5) Documentos do projeto.

13 A QUALIDADE NA EXECUÇÃO [02] A quarta entrada desse processo (medições do controle de qualidade) tem uma grande importância pelo fato de ser a chave desse processo (auditoria). Ela é um feedback da qualidade das entregas e das melhorias nos processos. Um fato importante deste processo de realizar o controle da qualidade, é que uma de suas saídas, talvez a principal, é a solicitação de mudanças. As outras saídas são atualizações (no PGP, nos documentos do projeto e nos ativos de processos organizacionais). A garantia da qualidade contribui para manutenção de um status de certeza da qualidade, uma vez que elimina ou impede defeitos ou imperfeições nos processos.

14 A QUALIDADE NA EXECUÇÃO [03] Resumindo, o processo de realizar a garantia da qualidade é garantir que os processos e entregas estão em conformidade com os padrões especificados (no planejamento daí o PGP como entrada deste processo). Se não houver conformidade, o controle de qualidade vai dar o feedback necessário para que seja realizada a garantia da qualidade como planejado. Garantir a qualidade é fundamental!

15 A QUALIDADE NO MONITORAMENTO [01] O único processo de responsabilidade da área da qualidade dentro do grupo de processos de monitoramento e controle é controlar a qualidade. De acordo com o Guia PMBOK, controlar a qualidade é o processo de monitoramento e registro dos resultados da execução das atividades de qualidade para avaliar o desempenho e recomendar mudanças que sejam necessárias. O objetivo desse processo é identificar possíveis causas do baixo desempenho (da qualidade) dos processos ou das entregas, recomendando ações corretivas necessárias e, principalmente, validar a conformidade das entregas e do trabalho do projeto.

16 A QUALIDADE NO MONITORAMENTO [02] Nesse processo há mais um fator a ser destacado: o gerente do projeto valida a entrega e a conformidade da entrega de acordo com os padrões de qualidade estabelecidos. Entretanto, quem valida a qualidade final da entrega são as partes interessadas. Em outras palavras, a aceitação final da qualidade da entrega depende das partes interessadas e não do gerente. Este processo de controle da qualidade tem várias entradas importantes: 1) PGP; 2) Métricas da qualidade; 3) Listas de verificação da qualidade; 4) Dados de desempenho do trabalho; 5) Entregas; 6) Solicitações de mudanças aprovadas; 7) Documentos do projeto e 8) Ativos de processos organizacionais.

17 A QUALIDADE NO MONITORAMENTO [02] Em relação às entradas deste processo, reflita um pouco sobre cada uma delas. Se possível, discuta com os colegas. O processo de controle da qualidade utiliza várias ferramentas de controle e gestão da qualidade, além da inspeção e da amostragem estatística. As principais saídas desse processo são: 1) Medições do controle da qualidade; 2) Alterações validadas; 3) Entregas validadas; 4) Informações sobre desempenho do trabalho; 5) Entregas validadas. As atualizações do PGP, dos documentos do projeto e dos ativos de processos organizacionais também são saídas desse processo.

18 A QUALIDADE NO MONITORAMENTO [03] Resumindo, o processo de controle da qualidade tem a obrigação de verificar o cumprimento dos requisitos das partes interessadas. Para que isso aconteça, dois grupos de ações importantes são necessárias: 1. Prevenção: Tem o objetivo de manter os erros fora do processo; 2. Inspeção: Tem o objetivo de manter os erros fora do alcance do cliente. Não podemos esquecer que a qualidade é uma das peças-chave das restrições conflitantes.

19 COMUNICAÇÕES [01] Para o PMBOK (2013), o gerenciamento das comunicações do projeto inclui todos os processos necessários para assegurar que as informações referentes ao projeto sejam planejadas, criadas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas, monitoradas, controladas e finalmente, colocadas à disposição de maneira oportuna e apropriada. Cabe aqui uma pergunta que devemos tentar responder para percebermos a importância das comunicações em um projeto: O que um gerente de projetos faz a maior parte do seu tempo durante um projeto?

20 COMUNICAÇÕES [02] A resposta é simples: durante um projeto, o gerente de projetos passa a maior parte do seu tempo (em geral mais de 90%) se comunicando, principalmente durante os processos de execução. Essa comunicação acontece principalmente com as equipes envolvidas no projeto, com as partes interessadas e até mesmo com a comunidade ou sociedade se houver necessidade. A importância da comunicação se faz presente principalmente quando existe entre as equipes envolvidas no projeto, diferenças culturais ou de nível de conhecimento. As comunicações também são muito importantes quando se lida com as partes interessadas, principalmente quando há interesses divergentes.

21 COMUNICAÇÕES [03] As comunicações estão presentes em três grupos de processos, a saber: Dentro do grupo de processos de planejamento: 1) Planejar o gerenciamento das comunicações; Dentro do grupo de processos de execução: 1) Gerenciar as comunicações; Dentro do grupo de processos de monitoramento e controle: 1) Controlar as comunicações.

22 AS COMUNICAÇÕES NO PLANEJAMENTO [01] De acordo com o PMBOK (2013), dentro do grupo de processos de planejamento, a área de comunicações é responsável em planejar o gerenciamento das comunicações. Para o PMI, planejar o gerenciamento das comunicações é o processo responsável por desenvolver um plano de comunicação do projeto com uma abordagem apropriada, tendo como base as necessidades de informação, os requisitos das partes interessadas e os ativos organizacionais disponíveis. Toda comunicação oficial em um projeto deve ser formal, mas há muitos casos em que a comunicação pode ser informal.

23 AS COMUNICAÇÕES NO PLANEJAMENTO [02] A habilidade de comunicação é uma das mais importantes características do gerente de projetos. São fatores que dependem da habilidade de comunicação: Saber escutar de modo ativo, sabendo quando intervir para opinar ou ressaltar um determinado ponto de vista; Saber utilizar as informações para aumentar o conhecimento das equipes; Levantar dados para fundamentar opiniões e decisões; Administrar as expectativas das equipes e das partes interessadas; Saber encorajar para manter a motivação das equipes;

24 AS COMUNICAÇÕES NO PLANEJAMENTO [03] Saber orientar para aumentar o desempenho do trabalho; Saber fazer a leitura da linguagem não verbal das pessoas envolvidas no projeto. É necessário destacar que a área de comunicações é estratégica. Isso significa que muitas pessoas não dão a devida importância que essa área merece. O principal benefício do processo de planejar o gerenciamento da informação é a identificação da melhor abordagem para que os requisitos de comunicação do projeto sejam atendidos. As entradas desse processo são o PGP, o registro das partes interessadas, os fatores ambientais da empresa e os ativos de processos organizacionais.

25 AS COMUNICAÇÕES NO PLANEJAMENTO [04] As principais ferramentas e técnicas utilizadas no processo de planejar o gerenciamento da comunicação são a análise dos requisitos de comunicação, a utilização das tecnologias da comunicação e o uso de modelos e métodos que permitam identificar a melhor abordagem para que exista uma comunicação eficaz entre todos envolvidos no projeto. Para o PMI, a comunicação é eficaz quando as informações são fornecidas no formato correto, na hora certa, ao público certo e com o impacto necessário para surtir os efeitos desejados (por exemplo, fundamentar tomadas de decisão).

26 AS COMUNICAÇÕES NO PLANEJAMENTO [05] A comunicação precisa ser eficaz, mas também precisa ser eficiente. Para o PMI, uma comunicação eficiente é aquela que fornece apenas as informações que são estritamente necessárias para a execução das atividades do projeto. Existem diversos fatores que podem afetar a comunicação, e por este motivo, devem ser cuidadosamente analisados. Estes fatores podem ser colocados sob a forma de perguntas. Por exemplo: Quem precisa de informação? Qual tipo de informação determinada pessoa ou setor necessita?

27 AS COMUNICAÇÕES NO PLANEJAMENTO [06] Quando as informações serão necessárias? Onde as informações devem estar armazenadas? Em que formato as informações devem estar armazenadas? Como a informações armazenadas podem ser recuperadas? Como as informações devem ser tratadas em relação ao grau de sigilo? Como devem ser tratados os entraves à comunicação (por exemplo, fuso horário, barreiras linguísticas, barreiras culturais)? Neste processo há apenas duas saídas, que são bem óbvias: o plano de gerenciamento das comunicações (PGC) e, como já vimos anteriormente, as atualizações dos documentos do projeto.

28 AS COMUNICAÇÕES NA EXECUÇÃO [01] A área de comunicações é responsável por um único processo dentro do grupo de processos de execução, que é gerenciar as comunicações. De acordo com o PMBOK, gerenciar as comunicações é o processo de criar, coletar, distribuir, armazenar e disponibilizar as informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações. O principal benefício desse processo é possibilitar um fluxo de informação eficiente e eficaz com as equipes e as partes interessadas do projeto. As entradas desse processo são o PGC, os relatórios de desempenho do trabalho, os fatores ambientais e os ativos de processos organizacionais.

29 AS COMUNICAÇÕES NA EXECUÇÃO [02] O processo de gerenciar as comunicações vai além da distribuição de informações relevantes. Este é um processo que dá oportunidade para as partes interessadas de pedir dados, informações ou esclarecimentos sobre o andamento do projeto. Em todas as atividades humanas podem existir barreiras e ruídos de comunicação, e um dos objetivos de gerenciar as comunicações é justamente eliminar tais barreiras e ruídos. Outro objetivo importante desse processo é comunicar o andamento do projeto às partes interessadas. Esta é a razão dos relatórios de desempenho do trabalho serem uma entrada desse processo.

30 AS COMUNICAÇÕES NA EXECUÇÃO [03] Entre as ferramentas e técnicas que podem ser utilizadas para gerenciar a comunicação temos as tecnologias, os modelos e os métodos de comunicação. Temos também os sistemas de gerenciamento das informações, que podem utilizar todas as ferramentas e técnicas citadas no parágrafo anterior (por exemplo, cartas, ofícios, memorandos, comunicações eletrônicas, reuniões presenciais, vídeo-conferências, etc), além de programas ou aplicativos para a criação e emissão de relatórios (análise de riscos, etapas de trabalho já concluídas, resumo das mudanças aprovadas, alterações em estimativas de tempo e de custos, entre outras informações relevantes).

31 AS COMUNICAÇÕES NA EXECUÇÃO [04] A principal saída do processo de gerenciar as comunicações do projeto são as comunicações do projeto: relatórios, status, atas de reunião, documentos, etc). São também saídas desse processo as atualizações do PGP, as atualizações dos ativos de processos organizacionais e as atualizações do documentos do projeto (registro de questões, alterações de cronograma e orçamento, relatórios, entre outros documentos). É importante destacar que para um gerente de projetos experiente, a não comunicação pode ser uma forma de comunicação eficaz, dependendo da situação e dos atores envolvidos.

32 AS COMUNICAÇÕES NO MONITORAMENTO [01] Dentro do grupo de processos de monitoramento e controle, a área de comunicações é responsável pelo processo de controlar as comunicações. De acordo com o PMBOK (2013), controlar as comunicações é o processo de monitoramento e controle das comunicações durante todo o ciclo de vida de um projeto, para garantir que as necessidades de informação das partes interessadas sejam atendidas. O principal benefício desse processo é garantir um fluxo ótimo (no sentido de otimizado, eficiente) entre todos os participantes do projeto.

33 AS COMUNICAÇÕES NO MONITORAMENTO [02] As principais entradas do processo de controlar as comunicações são o PGC, as comunicações do projeto, os dados de desempenho do trabalho, os ativos de processos organizacionais e o registro das questões (basicamente os pedidos de informações e esclarecimentos pelas partes interessadas sobre as soluções para as questões apresentadas). O controle das comunicações deve garantir que a informação correta seja entregue ao público correto, e aqui temos uma atribuição importante: o responsável pelo controle das comunicações é o gerente do projeto. O gerente de projetos define aquele que vai comunicar o quê e para quem.

34 AS COMUNICAÇÕES NO MONITORAMENTO [02] Entre as ferramentas e técnicas utilizadas pelo gerente de projetos para controlar as comunicações temos o sistema de gerenciamento de informações, as reuniões e as opiniões especializadas. As saídas desse processo são informações sobre o desempenho do trabalho, as solicitações de mudanças e as atualizações (no PGP, nos documentos do projeto e nos ativos de processos organizacionais). Note que todas as recomendações de ações corretivas ou preventivas devem ser comunicadas, e isso exige controle das comunicações.

35 Bibliografia Consultada ARANHA, Frederico de Azevedo. Curso de Treinamento para certificação CAPM. Disponível no Youtube. PMI Project Management Institute. Um guia do conhecimento em gestão de projetos (GUIA PMBOK). 5. ed. SãoPaulo: Saraiva, 2013.