1. OBJETIVO Estabelecer sistemática para a solicitação e desenvolvimento de serviços de criação de peças ao Departamento de Marketing.

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1 1 de 5 1. OBJETIVO Estabelecer sistemática para a solicitação e desenvolvimento de serviços de criação de peças ao Departamento de Marketing. 2. ALCANCE Todas as áreas e empresas do Grupo Privé que utilizam dos serviços prestados pelo Departamento de Marketing. 3. DEFINIÇÕES E ABREVIATURAS Briefing: formulário para descrição detalhada da solicitação ao Marketing; OFM /OFS: Ordem de Fornecimento de Material / Serviço; Ficha Técnica Gráfica ou Ficha Técnica Promo: formulários utilizados para descrição técnica detalhada da peça criada para auxiliar cotação realizada pelo Departamento de Compras; Pedido de Compra: solicitação feita no sistema para aquisição de produto ou serviço; Ordem de Compra: Documento expedido pelo Departamento de Compras que autoriza a aquisição ou veiculação do item solicitado; Peça: material gráfico ou eletrônico que compõem determinada campanha de comunicação. 4. CONTEXTO Toda a necessidade de comunicação dos produtos e serviços ou ação promocional deve ser direcionada ao Marketing, que possui conhecimento para orientar e definir as melhores estratégias a fim de alcançar resultados assertivos. O solicitante deve procurar o Analista de Marketing responsável por sua unidade de negócio para informar sua necessidade, e este deve apresentar as melhores estratégias e orientar quanto ao preenchimento do Briefing e da emissão da OFM/OFS no sistema de Compras Solicitação de Desenvolvimento de Peças De posse do Briefing devidamente preenchido, este deve ser encaminhado ao Marketing, seja por (enviado pelo Supervisor ou Gerente da área solicitante) ou impresso, assinado pelo Supervisor ou Gerente da área solicitante, com o número da OFM/OFS aprovada no sistema, quando necessário.

2 2 de 5 O Analista de Marketing responsável deve receber o Briefing e verificar se todas as informações estão corretas. Caso seja necessário, o solicitante deve corrigir ou complementar Briefing conforme orientação do Analista de Marketing. Quando o Analista de Marketing der o aceite ao Briefing, este deve orientar o solicitante quanto ao prazo máximo de entrega da peça conforme o item 5. Lembrando que, o início do prazo de desenvolvimento de criação inicia-se na data de aceite do Briefing Desenvolvimento, Alteração e Aprovação de Peças O desenvolvimento de toda e qualquer peça ocorre em conformidade com estratégia de Marketing Corporativa, seguindo linha de comunicação pré-definida que incluem cores, imagens e textos. No prazo estipulado para apresentação da peça, o Analista de Marketing responsável deve entrar em contato com o solicitante para combinar entrega do layout, podendo ser enviado por ou retirado impresso no Marketing. É responsabilidade do solicitante, juntamente com seu superior imediato (se houver), analisar todos os detalhes referente às informações de produtos, valores, condições de venda, entre outras informações solicitadas. Se houver necessidade de alteração de layout, o solicitante deve solicitar/formalizar as alterações por e- mail, buscando registrar e resguardar os itens a serem alterados da forma correta. Cabe ao Analista de Marketing informar o prazo para devolver ao solicitante a peça alterada. É permitido, no máximo duas solicitações de alterações da peça após o layout ser entregue para aprovação. Se houver necessidade de uma terceira alteração, é solicitado um novo Briefing e passa-se a contar o prazo inicial, conforme item 5. Se as alterações solicitadas estiverem em desacordo com o Briefing, o solicitante deve realizar uma nova solicitação junto ao Marketing. Estando de acordo com a peça, a aprovação se dá através da assinatura do solicitante no Layout ou por e- mail Cotação e Definição de Fornecedor Quando o Layout gerar uma necessidade de aquisição de produtos ou serviços, após as devidas aprovação, o Analista de Criação deve encaminhar Layout e Ficha Técnica para o Analista de Mídia e Produção, que é responsável pelo controle da mídias e materiais produzidos, para que esta envie ao departamento Compras a Ficha Técnica Gráfica ou a Ficha Técnica Promo devidamente preenchida e assinada pelo Analista de Criação responsável.

3 3 de 5 Para aquisição de serviços de mídias (áudio ou vídeo), conforme item da Política de Compras, o Marketing deve auxiliar no processo de cotação através da indicação de no mínimo 3 fornecedores que atendam suas necessidades (qualidade, prazo). Se, para atendimento do Planejamento Estratégico de Marketing, a ação necessitar ser realizada por um fornecedor especifico, o Analista de Marketing deve indicar o fornecedor e detalhar o motivo no campo Observação da OFM/OFS no sistema Compras. Após cotado e definido o fornecedor, o Analista de Compras deve encaminhar a Ordem de Compra com dados e contato do fornecedor ao Analista de Mídia e Produção para envio da arte final ou da mídia Produção e Entrega do Material ao Solicitante Quando indicado pelo Analista de Criação na Ficha Técnica Gráfica ou na Ficha Técnica Promo a necessidade de prova digital ou peça piloto, o departamento de Compras ao receber o matéria deve encaminhar ao Analista de Marketing para que avaliar se está de acordo com Layout e Ficha Técnica. Caso seja reprovada, cabe ao Marketing e Fornecedor conversarem entre si para fazer os ajustes necessários. A confecção do produto/serviço só deve ser iniciada após aprovação formal da prova digital, seja por e- mail ou por assinatura na peça piloto pelo Marketing. Para serviços de mídia, é competência do Marketing a definição do conteúdo e acompanhamento da veiculação, bem como avaliação de resultados. Para serviços gráficos, o material adquirido deve ser entregue no Almoxarifado do Grupo Prive. No momento da entrega o Almoxarife deve acionar imediatamente o Marketing para que acompanhe o recebimento do material. Compete ao responsável ao Marketing conferir o material e certificar que está sendo entregue conforme serviço contratado e prova digital ou peça piloto aprovada. Caso o produto não esteja em conformidade com o produto/serviço contratado, o Analista de Marketing não deve receber o material e formalizar a devolução ao Almoxarife. É de responsabilidade do Marketing entrar em contato com fornecedor, justificar a devolução e providenciar as correções necessárias e mediante novas provas aprovadas, deve autorizar novamente a confecção. Quando os materiais entregues ao Almoxarifado estiverem em conformidade com o produto/serviço contratado, o Almoxarife deve solicitar assinatura do Analista de Marketing na nota de recebimento de mercadoria, buscando formalizar que o produto foi recebido mediante aprovação do Marketing. Após realizado processo de recebimento da mercadoria, compete ao Almoxarife entrar em contato com a área solicitante para que seja retirado o material.

4 4 de Manualização de Peças A fim de garantir a agilidade no atendimento das necessidades de seus clientes internos, o Marketing disponibiliza de layout aprovados e atualizados das peças de uso diário como notas de recibo, cartões de visita, materiais operacionais de hotelaria ou parque, entre outros. Para estas peças não é necessário solicitar novo desenvolvimento de arte ao Marketing, pois no menu na Intranet, ( acessando a pasta Marketing e a sub pasta Materiais Manualizados, onde é possível encontrar os seguintes documentos: Materiais Manualizados DA-01 Arquivo onde consta a identificação e códigos dos matérias manualizados, que deve ser consultado para identificação da peça solicitada; Ficha Técnica Gráfica Arquivo que deve ser enviado por ao departamento de Compras, juntamente com o Layout referente ao material desejado quando da elaboração da OFM/OFS; Layout Arquivo em JPG que deve ser enviado por à Central de Compras, juntamente com a Ficha Técnica. Arte Final arquivo de arte referente ao material previamente solicitado, que deve ser enviado ao Fornecedor pelo departamento de Compras após emissão da Ordem de Compra. O Materiais Manualizados DA-01 deve se consultar para identificação do material a ser adquirido devidamente codificado. Após identificação do item, a pasta Layout deve ser acessada para que o arquivo correspondente seja copiado para a máquina, e posteriormente acessar a pasta de Fichas Técnicas e copiar o arquivo corresponde para sua máquina e alterar os seguintes campos: Data: preencher com a data do dia em que o documento será enviado ao Compras; Qtd: preencher com a quantidade correspondente à solicitação feita para a compra; OFM/OFS: Preencher com numeração correspondente ao número gerado pelo sistema para a Solicitação de Compras. Após finalização do processo de cotação e negociação, a área de Compras deve acessar a pasta de Artes Finais e selecionar o arquivo correspondente ao material solicitado, confirmar a identificação com o nome e código da Ficha Técnica e Layout, salvá-la na máquina e disponibiliza-la para o fornecedor, seja fisicamente ou por meio eletrônico PRAZOS DE DESENVOLVIMENTO DE PEÇAS O desenvolvimento dos serviços de marketing seguem os prazos descritos abaixo. Lembrando que o prazo descrito representa prazo máximo de desenvolvimento da peça, podendo ser cumprido prazo inferior ao estabelecido na tabela a seguir:

5 5 de 5 Assinatura de , comunicado, impressão de materiais, item Almoxarifado Post Caneta, carimbo, cartão de visita, comunicado, EMKT, envelope, pulseira 01 dia útil 02 dias úteis 03 dias úteis Adesivo, anuncio, backdrop, banner, bloco, camiseta,cartaz, certificado, convite, crachá, cupom, displays, empenas, faixas, flyer, informativo, informativo mural, ingresso, lâmina, mochila, outdoor, painés, pasta, personalização, placa, PPT, programação, reforma de placa, shell letter, smart card, tag, tenda, urna, voucher, móbile Cárdapio, contrato, folder, form. Pesquisa, squeeze, tótem, troféu, uniforme já existente, VT, marketing Embalagem, fachada de loja, hotsite, promocional Campanha, guia, livreto, logo, manual, menuboard, revista, stand, tematização Jornais, modelos de uniformes novos, campanhas contendo três ou mais peças Anúncios, spots, jungles e outros materiais 05 dias úteis 07 dias úteis 10 dias úteis 15 dias úteis 20 dias úteis À combinar 5. RELAÇÃO DE ANEXOS / REFERÊNCIA / REGISTROS GERADOS Briefing FO-031 Ficha Técnica Gráfica FO-66 Ficha Técnica Promo FO-67 Política de Compras POP APROVAÇÕES