GESTÃO DE ALTA PERFORMANCE EM PEQUENA E MÉDIA EMPRESA

Transcrição

1 GESTÃO DE ALTA PERFORMANCE EM PEQUENA E MÉDIA EMPRESA POR QUE VOCÊ DEVE PROFISSIONALIZAR A GESTÃO DA SUA PEQUENA OU MÉDIA EMPRESA UMA PARTE DE TUDO QUE SABEMOS

2 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO 03 2 MAS POR QUE ISSO ACONTECE? 04 3 O VAZIO DEIXADO PELA FALTA DE GESTÃO 05 4 O QUE SÃO ITENS DE CONTROLE? 06 5 QUAIS ITENS DE CONTROLE EU PRECISO? 07 6 BIBLIOTECA DE ITENS DE CONTROLE RECURSOS HUMANOS E FINANCEIRO SETOR COMERCIAL / VENDAS TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO 16 2

3 1 INTRODUÇÃO NOVOS NEGÓCIOS E IDEIAS SURGEM TODOS OS DIAS E DEVIDO À INCENTIVOS GOVERNAMENTAIS OU CRESCENTE NÚMERO DE INVESTIDORES, NOVAS EMPRESAS ESTÃO VINDO AO MERCADO COM CADA VEZ MAIS FORÇA E EXPRESSÃO. MAS SABEMOS QUE PARA TRANSFORMAR UM PLANO EM SUCESSO PRECISAMOS DE MUITO MAIS DO QUE ESPÍRITO EMPREENDEDOR. Muitas empresas surgem como pequenos negócios e tem foco no resultado, na implementação de sua ideia e vê que seu primeiro grande desafio é se estabilizar perante ao cenário competitivo, mas é neste âmbito de crescimento que muitas destas companhias deixam a gestão de lado, ou não se preocupam em aplica-la corretamente. O serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) destaca que praticamente 25% dos novos negócios deixam de funcionar menos de dois anos depois de sua criação, e se estendermos a margem para três anos de funcionamento, a estatística dobra metade das novas empresas não consegue sobreviver. 3

4 2 MAS POR QUE ISSO ACONTECE? A APLICAÇÃO DE UMA IDEIA E A TRANSFORMAÇÃO DELA EM PRODUTO OU SERVIÇO PODE LEVAR OS DONOS OU PRESIDENTES DE NOVAS EMPRESAS A ALCANÇAREM O QUE CONSIDERAM SUCESSO, E COM BASE NA LUTA PARA ESTABELECIMENTO E MANUTENÇÃO DA POSIÇÃO DO MERCADO, MUITAS VEZES ESQUECEM DE OLHAR PARA O FUTURO E PLANEJAR CAUTELOSAMENTE SEUS PRÓXIMOS PASSOS. Falando de outra forma, esses empreendedores chegam a um patamar onde não sabem o que fazer, exceto o que eles já têm feito mas isso em um âmbito de crescimento pode ser perigoso. As mesmas atitudes que fizeram você sair do papel, não vão garantir que você atinja novos patamares, e é necessário um posicionamento diferente para momentos diferentes na vida do seu negócio. 4

5 3 O VAZIO DEIXADO PELA FALTA DE GESTÃO Como podemos perceber, o planejamento é essencial para que um projeto seja transformado em realidade, mas a manutenção do resultado desse projeto precisa da administração certa, e é justamente por isso que tantas empresas sofrem durante os primeiros anos de existência. A falta da gestão deixa um espaço que não pode simplesmente ser preenchido com o resultado da empresa, e o alcance de um novo patamar justamente por que sem a direção correta, o empreendedor e a equipe não saberão para onde ir. Muitas das novas empresas que vêm surgindo, aponta o SEBRAE, são negócios familiares ou que surgem devido à uma necessidade local, e seus empreendedores não estão acostumados a gerenciar processos ou pessoas. É neste momento que é necessário procurar se profissionalizar no que diz respeito à gestão. Este e-book vai te ajudar a entender o que são itens de controle e como você pode implantar na sua empresa, e te mostrar o quão importante é medir seus resultados e métricas dos seus processos. 5

6 4 O QUE SÃO ITENS DE CONTROLE? JÁ DIZIA O CÉLEBRE WILLIAM EDWARDS DEMING: O QUE NÃO É MEDIDO, NÃO PODE SER GERENCIADO. Itens de controle, ou indicadores de desempenho como são muitas vezes chamados, se referem a uma metodologia de medir os seus processos, números e resultados. Com eles você tem uma visão ampla do que acontece no seu negócio, e consegue facilmente comunicar outros colaboradores ou gestores sobre o que está acontecendo atualmente na organização. Com essa maneira de controlar seus resultados, toda a sua equipe se torna parte da estratégia e consegue agir em conjunto, uma vez que estão cientes da situação e tem consciência do seu planejamento, atuando onde é necessário atuar e possibilitando análise concisa de dados. 6

7 5 QUAIS ITENS DE CONTROLE EU PRECISO? Os indicadores que você precisa usar vão de acordo com o seu negócio. Para algumas empresas, pode não fazer sentido usar determinados itens de controle que para outras são fundamentais, mas isso quem decide é você. É importante que você tenha em mente quais são os seus processos, de onde vem e quais são os resultados que você quer atingir. Mais importante do que medir, é saber como medir e usar as métricas corretas um indicador de desempenho, para te trazer o resultado esperado, precisa estar diretamente relacionado aos processos chave da sua empresa. Com base nisso, preparamos nas páginas a seguir um material que pode te ajudar a entender quais são os que você pode utilizar e como fazer o melhor uso de cada um deles. 7

8 6 BIBLIOTECA DE ITENS DE CONTROLE Nesta seção você vai encontrar diversos itens de controle que pode usar na sua organização. É importante entender, como dito antes, que nem todos vão ser adequados para o seu negócio portanto, escolha com cuidado e use aqueles que considerar relevantes. Para melhorar a organização, separamos em algumas categorias que você pode interpretar como os setores da sua empresa. 8

9 6.1 RECURSOS HUMANOS E FINANCEIRO TURNOVER Este indicador mostra a relação entre a média de admissões e desligamentos na sua empresa. Com ele, você pode ver quanto tempo os seus funcionários permanecem em média dentro da sua organização. Para calcular a taxa de movimentação da sua empresa, você pode usar a seguinte fórmula: (Admissões+Desligamentos)/2 Total de funcionários ABSENTEÍSMO Um indicador muito importante em qualquer organização, o absenteísmo visa medir quantas horas de trabalho foram desperdiçadas por atraso, faltas, saídas e outros motivos sejam eles justificados ou não. Entre outras palavras, é a relação entre o número de horas que deviam ser trabalhadas e o número de horas que foram trabalhadas de fato. Para este cálculo, precisamos de algumas etapas: 9

10 1 Primeiro você deve calcular qual o total de horas que sua equipe deve trabalhar no mês, e para isso, some a carga horária diária de cada membro do seu time, e multiplique pelo número de dias trabalhados. Se você tem 10 funcionários, cada um trabalha 8 horas por dia, e 22 dias por mês, seu cálculo será: (10 X 8) X 22 2 O segundo passo, é obter o número total de horas faltantes. Para isso, some todos os atrasos e faltas da sua equipe. É importante entender que precisamos obter este índice em HORAS, assim como o primeiro cálculo, para podermos comparar com precisão e coerência. Transforme os dias de falta em horas, multiplicando o número de dias pelo número de horas que deveriam ter sido trabalhadas. Some com os minutos de atraso, e você terá o segundo índice. (Dias de atraso X horas de trabalho por dia)+(minutos de atraso/ 60) 3 Agora é hora de pegar os dados calculados nos passos anteriores e aplicar a equação para saber, em porcentagem, o nível de absenteísmo da sua equipe. Para isso, considere a seguinte equação: ( Horas de trabalho perdidas ) Total de horas de trabalho no mês X

11 RETORNO SOBRE TREINAMENTO Uma métrica muitas vezes subestimada por diversas organizações, o retorno sobre treinamento é importante para entender o quão bem aplicado está sendo seu capital para treinamentos e desenvolvimento da sua equipe. Para realizar este cálculo, que é uma porcentagem, utilize a seguinte fórmula: ( Valor gasto com treinamento ) Faturamento líquido X 100 Com isso, você terá o retorno sobre investimento em treinamento da sua equipe. Aqui é importante entender que você pode aplicar este cálculo de outras formas que não apenas a empresa você pode aplicar em setores, equipes e até mesmo individualmente. 11

12 FATURAMENTO BRUTO O faturamento bruto diz respeito a todo o capital que você arrecadou com a venda de produtos ou serviços, tudo isso antes da aplicação e redução de impostos e outros fatores. O cálculo do faturamento bruto é simples: Faturamento bruto = Volume de vendas X Preço unitário FATURAMENTO LÍQUIDO Se no faturamento Bruto estávamos calculando sem os impostos e decréscimos, agora é hora de aplicar todas as taxas e ajustes para obter o faturamento líquido. Aqui entram índices como IPI e ICMS. Faturamento líquido = Faturamento bruto - Taxas e impostos 12

13 6.2 SETOR COMERCIAL / VENDAS OPORTUNIDADES CRIADAS LEADS Neste indicador estamos medindo a quantidade de chance de venda que foram feitas durante o período analisado. Com isso, para o cálculo deste item de controle você deve somar todas as oportunidades de venda que foram criadas, independente do canal pela qual vieram até a sua equipe comercial. Não existe uma fórmula para isso, basta somar, mas é fundamental você desdobrar este número e entender de onde vieram as suas chances de venda, para que assim você saiba quais dos seus canais de divulgação dão mais resultado. 13

14 TAXA DE CONVERSÃO Tão importante quanto saber a quantidade de chances que você teve de vendas, é entender quantas delas foram realmente convertidas e transformadas em novos clientes ou negócios. Para este cálculo, você vai precisar do número de oportunidades criadas e quantas vendas foram realizadas, assim vai obter a sua porcentagem de conversão através do cálculo: ( Total de vendas efetuadas ) Total de oportunidades criadas X 100 CHURN Churn é um índice pouco usado por empresas que estão começando sua caminhada, uma vez que seu foco é a geração de resultados, mas é importante entender qual a porcentagem dos seus clientes desistiu do serviço ou produto. Podemos dizer que é o índice de cancelamento, e pode-se calcular da seguinte forma: ( Número de cancelamentos ) Total de clientes na carteira X

15 TICKET MÉDIO Agora você já sabe quantas oportunidades geram, quantas delas são convertidas em vendas e quantos dos seus clientes desistem do seu negócio. É importante saber sobre os que ficam na sua carteira e quanto eles gastam, em média, com seus produtos ou serviços? Para isso, o cálculo é simples: Volume de vendas Número de clientes 15

16 6.3 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DISPONIBILIDADE TECNOLÓGICA / DE SISTEMAS Este indicador é indispensável para times de TI ou de manutenção de tecnologia / sistemas. Com ele, é possível medir a disponibilidade dos recursos tecnológicos, e você pode fazer isso calculando o tempo de Downtime, ou seja, por quanto tempo os recursos permaneceram indisponíveis. O ideal aqui é que este cálculo seja feito em horas. GRAU DE SATISFAÇÃO DOS USUÁRIOS Medir o grau de satisfação com a tecnologia usada pela sua empresa é fundamental para entender se ela está realmente ajudando a sua equipe ou burocratizando e até atrasando processos que deveriam ser mais simples. Para medir a satisfação com a tecnologia, você pode fazer da forma mais simples possível: pergunte para o seu time se eles estão satisfeitos, e mensure isso numa escala de 0 a 10, identificando quais são os pontos mais relevantes nesse processo. 16

17 RETRABALHO Indicador essencial principalmente se você trabalha com equipes de programação ou desenvolvimento mede a quantidade de horas que você precisou refazer alguma coisa que já estava pronta ou praticamente pronta. Você pode medir retrabalho de duas formas: 1 Somando o número total de horas gastas para refazer alguma coisa 2 Calculando a porcentagem de horas de retrabalho, usando a seguinte equação: ( Horas totais de retrabalho ) Horas totais de traballho dentro do período analisado X

18 NO QUE A QUALITIN PODE AJUDAR NO SEU NEGÓCIO? PROMOVEMOS A CULTURA DE ALTO DESEMPENHO ATRAVÉS DE MÉTODOS PRÁTICOS DE GESTÃO. SOMOS UMA EMPRESA GLOBAL ESPECIALIZADA EM ELABORAR PLANOS QUE SE TORNAM AÇÕES PARA ALCANÇAREM RESULTADOS, FOCADA EM AUMENTAR A PRODUTIVIDADE DOS NOSSOS CLIENTES. A Qualitin acredita no poder das pessoas e conhece as melhores práticas a serem aplicadas para fazer a diferença. Além da aplicação de métodos e conceitos, também desenvolvemos soluções de tecnologia para ajudar na implementação de nossas metodologias, e entre essas soluções está o ICG. ICG é um software para acompanhamento e gerenciamento de itens de controle, onde você pode cadastrar aquilo que deseja medir, acompanhar os resultados e fazer análises concisas de tudo que está acontecendo no seu negócio. Quer saber mais? Entre em contato e agende uma demonstração! Temos um exemplo do ICG com todos os indicadores que mostramos neste e-book. Ligue para rogerio@qualitin.com ou acesse

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