Manual. Formações Modulares Certificadas. A Relha Cooperativa de Serviços CRL. Formador/a: Ricardo Cabral. Data: 05/2013. N.

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1 Manual Formador/a: Ricardo Cabral Data: 05/2013 Formações Modulares Certificadas Área de Formação: Ciências Informáticas UFCD: 0755 Funcionalidades Avançadas N.º Horas: 25 A Relha Cooperativa de Serviços CRL Entidade formadora acreditada:

2 ÍNDICE 3 - Ficha Técnica Curso / Módulo: Objectivos Formas e vantagens de utilização Condições de utilização Introdução Conteúdos Separador Referências Índice Notas de Rodapé Citações e Bibliografia Legendas Mailings Impressão em série Bibliografia Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 2 de 28

3 1 - Ficha Técnica 1.1. Curso / Módulo: 1.2. Objectivos 1.3. Formas e vantagens de utilização Este documento foi concebido pelo Formador/a da UFCD referenciada. Pretende-se que seja usado como elemento de estudo e de apoio ao tema abordado. É um complemento da formação e da UFCD, não substitui os objectivos das sessões de formação, mas sim complementa-as. Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 3 de 28

4 1.4. Condições de utilização Este Manual não pode ser reproduzido, sob qualquer forma, sem a autorização da A Relha Cooperativa de Serviços CRL. Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 4 de 28

5 2 - Introdução Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 5 de 28

6 3 - Conteúdos Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 6 de 28

7 3.1. Separador Referências O separador Referências é constituído pelos grupos: Índice, Notas de Rodapé, Citações e Bibliografia, Legendas e Índice Remissivo. Figura 1 - Separador Referências Índice Os índices são criados escolhendo os estilos dos títulos - por exemplo, Título 1, Título 2 e Título 3 - que pretende incluir no índice. O Word procura os títulos que correspondem ao estilo escolhido, formata e avança a entrada de texto de acordo com o estilo de título e, em seguida, insere o índice no documento. O Word 2007 fornece uma galeria com vários estilos de índice que pode selecionar. Marque as entradas de índice e, em seguida, clique no estilo de índice que pretende na galeria de opções. O Word 2007 cria automaticamente o índice a partir dos títulos que marcou. Marcar entradas utilizando estilos de título incorporados 1. Selecione o título o que pretende aplicar um estilo de título. 2. No separador Base, no grupo Estilos, clique no estilo que pretende. Figura 2- Grupo Estilos Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 7 de 28

8 Por exemplo, se tiver selecionado texto ao qual pretende aplicar um estilo de título principal, clique no estilo com o nome Título 1 na galeria de Estilos Rápidos. Notas: Se não for apresentado o estilo que pretende, clique na seta para expandir a galeria de Estilos Rápidos. Se o estilo que pretende não for apresentado na galeria de Estilos Rápidos, prima CTRL+SHIFT+S para abrir o painel de tarefas Aplicar Estilos. Em Estilo, clique no estilo que pretende. Criar um índice Depois de marcar as entradas para o índice, está pronto a criá-lo. Utilize este procedimento se tiver criado um documento utilizando estilos de título. 1. Clique no local em que pretende inserir o índice, normalmente no início de um documento. 2. No separador Referências, no grupo Índice, clique em Índice e, em seguida, clique no estilo de índice pretendido. Figura 3 - Inserir Índice Nota: Para mais opções, clique em Inserir Índice para abrir a caixa de diálogo Índice. Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 8 de 28

9 Atualizar o Índice Se tiver adicionado ou removido títulos ou outras entradas do índice no documento, pode atualizar rapidamente o índice. 1. No separador Referências, no grupo Índice, clique em Atualizar Índice. 2. Clique em Atualizar só os números de página ou em Atualizar todo o índice. Eliminar um Índice 1. No separador Referências, grupo Índice, clique em Índice. 2. Clique em Remover Índice Notas de Rodapé Este grupo permite-lhe adicionar notas de rodapé ao documento. As notas de rodapé são renumeradas automaticamente à medida que move o texto no documento. Figura 4 - Grupo de notas de Rodapé Citações e Bibliografia Uma bibliografia é uma lista de fontes, normalmente colocada no fim de um documento, que consultou ou citou na criação de um documento. No Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 9 de 28

10 Word 2007, é possível gerar automaticamente uma bibliografia com base nas informações das fontes que forneceu para o documento. Sempre que cria uma nova fonte, as respetivas informações são guardadas no computador, para que possa localizar e utilizar qualquer fonte que tenha criado. Figura 5 - Grupo Citações e Bibliografia Inserir Citação Quando adiciona uma nova citação a um documento, cria também uma nova fonte que aparecerá na bibliografia. 1. No separador Referências, no grupo Citações e Bibliografia, clique na seta junto a Estilo 2. Clique no estilo que pretende utilizar para a citação e fonte. 3. Por exemplo, normalmente, os documentos de ciências sociais utilizam os estilos MLA ou APA para citações e fontes. 4. Clique no final de uma frase ou expressão que pretende citar. 5. No separador Referências, do grupo Citações e Bibliografia, clique em Inserir Citação. 6. Execute um dos seguintes procedimentos: Para adicionar as informações da fonte, clique em Adicionar Nova Fonte. Para adicionar um marcador de posição, de forma a poder criar uma citação e preencher as informações da fonte posteriormente, clique em Adicionar novo marcador de posição. Aparece um ponto de interrogação junto às fontes com marcador de posição no Gestor de Fontes Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 10 de 28

11 7. Comece a preencher as informações da fonte clicando na seta junto a Tipo de fonte. 8. Por exemplo, a fonte poderá ser um livro, um relatório ou um website. 9. Preencha as informações da bibliografia para a fonte. 10. Para adicionar mais informações sobre uma fonte, clique na caixa de verificação Mostrar Todos os Campos de Bibliografia. Gerir Fontes A lista de fontes consultadas ou citadas pode tornar-se bastante extensa. Por vezes, é necessário procurar uma fonte citada noutro documento utilizando o comando Gerir Fontes. 1. No separador Referências, no grupo Citações e Bibliografia, clique em Gerir Fontes. Se abrir um novo documento que ainda contém citações, todas as fontes que utilizou em documentos anteriores aparecem em Lista Principal. Se abrir um documento que inclui citações, as fontes dessas citações aparecem em Lista Actual e todas as fontes que citou, em documentos anteriores ou no documento atual, aparecem em Lista Principal. 2. Para localizar uma fonte específica, execute um dos seguintes procedimentos: Na caixa de ordenação, ordene por autor, título, nome do identificador da citação ou por ano e, em seguida, procure na lista de resultados a fonte que pretende localizar. Na caixa Procurar, escreva o título ou autor da fonte que pretende localizar. A lista é limitada dinamicamente para corresponder ao termo da procura. Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 11 de 28

12 Criar uma bibliografia Pode criar uma bibliografia em qualquer momento depois de inserir uma ou mais fontes num documento. Se não tiver todas as informações de que necessita sobre a fonte para criar uma citação completa, pode utilizar uma citação do marcador de posição e, em seguida, preencher as informações da fonte posteriormente. NOTA: As citações de marcador de posição não aparecem na bibliografia. 1. Clique no local em que pretende inserir uma bibliografia, normalmente no fim de um documento. 2. No separador Referências, no grupo Citações e Bibliografia, clique em Bibliografia. 3. Clique num formato de bibliografia pré-criado para inserir a bibliografia no documento Legendas O grupo Legendas, do Separador Referências, permite inserir Legendas à figuras, tabelas, equações, etc. Permite também inserir o Índice de Ilustrações e inserir referências cruzadas. Figura 6 - Grupo Legendas Inserir Legenda Adiciona uma legenda a um objeto. Uma legenda é uma linha de texto que aparece por baixo de um objeto para o descrever. Após inserir legendas nos diversos objetos que tem no seu documento, pode gerar o Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 12 de 28

13 Índice das mesmas de forma automática, através do Inserir Índice de Ilustrações, do Grupo Legendas, do Separador Referências. Procedimentos: 1. Selecionar o objeto a legendar 2. Clicar em Inserir Legenda. Na caixa de diálogo Legenda selecionar o tipo de Legenda (e.g Ilustração), se não existir o nome de legenda que pretende, pode criar o mesmo clicando em Novo nome. Figura 7- Caixa de Diálogo Legenda Inserir Índice de Ilustrações Insere um índice de ilustrações no documento, o mesmo incluí uma lista com todas as ilustrações, tabelas ou equações no documento. Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 13 de 28

14 Figura 8 - Caixa de Diálogo Índice de Ilustrações Referência Cruzada Permite fazer referência a itens como títulos, números e tabelas inserindo uma referência cruzada. As referências cruzadas são automaticamente atualizadas se o conteúdo for movido para outra localização. Por defeito, as referências cruzadas são inseridas como hiperligações. Índice Remissivo O índice remissivo consiste numa listagem alfabética de palavras/expressões existentes no documento e da indicação do Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 14 de 28

15 número(s) de página(s) em que constam. Este tipo de índice é, habitualmente, colocado no final do documento. Para construir um índice remissivo, é necessário selecionar, previamente, as expressões que se pretende incluir no mesmo. Para tal, é necessário aceder ao comando Marcar Entrada, do Grupo Índice Remissivo, do separador Referência. Essa ação fará surgir a caixa de diálogo da figura seguinte. As expressões colocadas em Entrada principal, podem ser consideradas como as entradas de Título1, ou primeiro nível, existentes nos índices de conteúdos. As palavras colocadas em Entrada secundária correspondem, em termos de nível no índice, a um nível de tipo Titulo2. Figura 9 - Caixa de Diálogo Marcar entrada de índice remissivo Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 15 de 28

16 Para inserir o índice remissivo, acede ao comando Inserir Índice Remissivo, do grupo Índice Remissivo, do separador Referências e surge-lhe a caixa de diálogo da figura seguinte. Figura 10 - Caixa de Diálogo Índice Remissivo Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 16 de 28

17 3.2. Mailings O separador Mailings é constituído pelos grupos: Criar, Iniciar Impressão em Série, Escrever e Inserir Campos, Pré-visualizar Resultados e Concluir. Figura 11 - Separador Mailings Criar Mailings No grupo criar é possível criar envelopes e Etiquetas, conforme se pode ver nas seguintes figuras. Figura 12 - Caixa de Diálogo Envelopes e Etiquetas Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 17 de 28

18 Figura 13 - Caixa de Diálogo Etiquetas Impressão em série Impressão em série é criar um documento que contém as informações iguais em cada cópia e adicionar alguns marcadores de posição para as informações que são exclusivas de cada cópia. A utilidade é quando se pretende enviar uma carta ou para um conjunto de clientes, amigos, alunos, funcionários, entre outros, com uma mensagem que é igual (standard) para todos. Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 18 de 28

19 Elementos de uma impressão em série Figura 14 - Elementos de uma impressão em série Documento Principal Figura 15 - Documento Principal de uma impressão em série Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 19 de 28

20 Informações exclusivas Quando se efetua a intercalação, é criado um novo documento para cada conjunto de informações exclusivas. As informações exclusivas substituem os marcadores de posição que foi adicionado ao documento principal. Figura 16 - Exemplos de marcadores de posição substituídos pelos nomes Ficheiro de dados Quando as informações exclusivas estão organizadas num ficheiro de dados (e.g. base de dados), pode-se controlar o sítio onde partes específicas de informações irão aparecer num documento de impressão em série Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 20 de 28

21 Figura 17 - Da base de dados para o documento Word Iniciar impressão em série 1. Antes de iniciar a impressão em série, trate de formatar o documento em que pretente utilizar a impressão em série ao seu gosto e de uma forma definitiva; 2. Agora temos duas opções: ou já possuímos uma lista com os dados que pretendemos incluir no documento, ou temos de criar uma nova. Comecemos pela segunda hipótese; 3. Criar uma lista de dados nova: i. Clique no separador Mailings; ii. Clique no botão Iniciar impressão em série iii. Escolha Assistente de Impressão em série iv. Na zona onde está escrito Passo 1 de 6 clique em cima de Iniciar o documento v. Escolha A partir de documento existente vi. Clique em seguinte; vii. Clique em Escrever uma nova lista Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 21 de 28

22 viii. Clique em criar ix. Se deseja aquelas colunas, comece a digitar os dados; x. No entanto se pretende outras colunas (títulos) clique em Personalizar colunas e escolhas as que necessita, podendo ainda acrescentar outras; xi. Clique em OK e comece a introduzir dados, e no fim clique sempre OK 4. Encontrar a lista de dados existentes: i. Escolha Seleccionar destinatários e procure essa lista no seu computador; 5. Depois de criado ou encontrado a lista de dados, só tem de posicionar o cursor no ponto onde quer inserir os dados e clicar Inserir campo de impressão em série, no separador Mailings 6. No fim e para verificar se está correcto, clique em pré-visualizar resultados e percorra os diferentes dados com as setas. Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 22 de 28

23 3.3. Separador Rever O separador Rever é constituído pelos grupos: Verificação, Comentários, Registo de Alterações, Alterações, Comparar, Proteger. Figura 18 - Separador Rever Este separador tem comandos tais como: verificar a Ortografia e Gramática no documento, colocar comentários ao longo do documento, registar alterações efetuadas no documento, comparar dois documentos semelhantes e verificar quais a diferenças e permitir proteger o documento. Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 23 de 28

24 3.4. Separador Ver O separador Ver é constituído pelos grupos: Vista de Documento, Mostrar/Ocultar, Zoom, Janela e Macros. Figura 19 - Separador Ver O separador ver permite alterar os modos de visualização do documento (Vistas de Documento), colocar régua no modo de visualização do documento, alterar o zoom de visualização do documento, alterar o modo de disposição das janelas e criar Macros. Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 24 de 28

25 3.5. Macros Pode automatizar tarefas utilizadas com frequência através da criação de macros. Uma macro é uma série de comandos e instruções agrupadas como um único comando para realizar automaticamente uma tarefa. As utilizações típicas das macros são: Aumentar a velocidade da formatação e edição de rotina Combinar múltiplos comandos; por exemplo, inserir uma tabela com um tamanho e limites específicos e com um número específico de linhas e colunas Tornar uma opção de uma caixa de diálogo mais acessível Automatizar uma série de tarefas complexas Pode utilizar a gravação de macro para gravar uma sequência de ações ou pode criar uma macro de raiz, introduzindo o código Visual Basic for Applications no Visual Basic Editor. Para trabalhar com macros no Office Word 2007, é necessário mostrar o separador Programador. Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 25 de 28

26 Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 26 de 28

27 4 - Bibliografia Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 27 de 28

28 O/A formador/a Manual_V Formações Modulares Certif icadas Página 28 de 28