SIG SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL. Prof.º Alessandro Guilherme da Silva

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1 SIG SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL Prof.º Alessandro Guilherme da Silva 1

2 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO - HISTÓRIA O Século XX é considerado aquele do advento da Era da Informação. A partir de então, a informação começou a fluir com velocidade maior que a dos corpos físicos. Desde a invenção do telégrafo elétrico em 1837, passando pelos meios de comunicação de massa, e até mais recentemente, o surgimento da grande rede de comunicação de dados que é a Internet, o ser humano tem de conviver e lidar com um crescimento exponencial do volume de dados disponíveis. 2 O domínio da informação disponível é uma fonte de poder, uma vez que permite analisar fatores do passado, compreender o presente, e principalmente, antever o futuro

3 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO - HISTÓRIA Os sistemas de informação surgiram antes mesmo da informática. Vejamos a seguir sua evolução ao longo do tempo. Antes da popularização dos computadores, os sistemas de informação nas organizações se baseavam basicamente em técnicas de arquivamento e recuperação de informações de grandes arquivos. Geralmente existia a figura do "arquivador", que era a pessoa responsável em organizar os dados, registrálos, catalogá-los e recuperá-los quando necessário. 3

4 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO - HISTÓRIA Esse método, apesar de simples, exigia um grande esforço para manter os dados atualizados bem como para recuperá-los. As informações em papéis também não possibilitavam a facilidade de cruzamento e análise dos dados. Por exemplo, o inventário de estoque de uma empresa não era uma tarefa trivial nessa época, pois a atualização dos dados não era uma tarefa prática e quase sempre envolvia muitas pessoas, aumentando a probabilidade de ocorrerem erros. 4

5 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO - HISTÓRIA A primeira geração dos sistemas de informação é caracterizada pelo surgimento dos Sistemas Operacionais ou Orientados à Operação, automatizados através de grandes computadores (em seu início) e mais à frente migrando para microcomputadores. A partir da década de 90 do século XX, com a popularização da Internet e o desenvolvimento de ferramentas, programação de computador e aplicações para os mais diversos setores nas empresas, entram em cena os ERP (Enterprise Resourse Planning, na sua nomenclatura original em inglês) ou SIG (Sistemas de Informação Gerencial). 5

6 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO - DEFINIÇÕES INFORMAÇÃO A informação é todo o dado trabalhado, tratado e com um sentido natural e lógico para quem usa. DADO Odadoéentendidocomoumelementodainformação,um conjunto de letras, números ou dígitos, que tomado isoladamente não transmite nenhum conhecimento, ou seja, não contém significado claro. 6

7 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO - DEFINIÇÕES Dados: São os componentes básicos a partir dos quais a informação é criada, exemplo: Nota fiscal 1356 emitida em 20/01/2006, cancelada em 30/01/2006 motivo atraso na entrega; Obtidos de: Sistemas Legados, Sistemas Internos, Pacotes ERPs, CRMs, Fontes Externas. Informações: São dados com significado, inseridos em um contexto, exemplo: relação de notas fiscais canceladas em Janeiro de 2006 e agrupadas por motivo/ causa. Outros exemplos: Perfil dos Clientes, Características dos Produtos, Análise dos Concorrentes; 7

8 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO - DEFINIÇÕES Conhecimento: É o que orienta as pessoas no uso da informação, para que possam trabalhar. Exemplos : Alvos no Mercado, Análise de Oportunidades (Venda cruzada por exemplo), Analise de ameaças(competitividade) Ações: Campanhas de ação, Desenvolvimento de novos produtos / serviços, Neutralização de concorrentes. 8

9 SIG ABORDAGENS TRADICIONAIS A administração científica (Taylor) focaliza a eficiência dos processos produtivos; Omodelojaponêsagregaovaloraocliente; A escola do processo administrativo (Fayol) procura definir o papel dos gerentes; O enfoque comportamental (Mayo) procura entender as pessoas e os grupos no desempenho das organizações; Busca da simplificação. A simplificação é a base da especialização. 9

10 SIG ABORDAGEM SISTÊMICA A ideia central é que elementos interagem-se para realizar objetivos; Nada é simples. Tudo depende de tudo. Tudo é complexo; Complexidade e Interdependência. O enfoque sistêmico é fruto de três linhas de pensamento: Teoria da forma (Gestalt); Cibernética; Teoria de Sistemas. 10

11 ESTRUTURA DOS SISTEMAS Entrada Processos Saída Feedback (Retroalimentação) 11

12 CONCEITO DE SISTEMAS Um sistema possui três componentes ou funções básicas em interação: Entrada: envolve a captação e reunião de elementos que entram no sistema para serem processados. Por exemplo, matérias-primas energia, dados... Processamento: envolve processos de transformação que convertem insumo em produto. Entre os exemplos se encontram um processo industrial, o processo da respiração humana ou cálculos matemáticos. 12 Saída: envolve a transferência de elementos produzidos por um processo de transformação até seu destino final. Produtos acabados, serviços humanos e informações gerenciais devem ser transmitidos a seus usuários.

13 CONCEITO DE SISTEMAS Componentes adicionais: Feedback: são dados sobre o desempenho de um sistema. Os dados sobre desempenho de vendas, por exemplo, são feedback para um gerente de vendas. Controle: envolve monitoração e avaliação do feedback para determinar se um sistema está se dirigindo para a realização de sua meta. A função controle faz os ajustes necessários aos componentes entrada e processamento de um sistema para garantir que seja alcançada a produção adequada. 13

14 TEORIA GERAL DOS SISTEMAS Teoria Autor Principais ideias Gestalt Wertheimer O todo é maior que a soma das partes As propriedades das partes são definidas pelo todo a que pertencem. Cibernética Wiener A informação é a base do controle dos sistemas. O autocontrole de um sistema depende de informações sobre seu objetivo e sobre seu próprio desempenho. Teoria Geral dos Sistemas Von Bertalanffy O desempenho de qualquer componente depende do sistema em que se insere. É necessário usar uma abordagem holística ou sistêmica em que se insere. 14

15 TEORIA GERAL DOS SISTEMAS Entradas SISTEMA AMBIENTE Saídas 15

16 TEORIA GERAL DOS SISTEMAS SISTEMA 16 FEEDBACK (Realimentação)

17 TEORIA GERAL DOS SISTEMAS É um grupo de componentes inter-relacionados que trabalham juntos rumo a uma meta comum recebendo insumos e produzindo resultados em um processo organizado de transformação; Duas ideias básicas acompanham a teoria: interdependência das partes; tratamento complexo da realidade complexa. 17

18 TEORIA GERAL DOS SISTEMAS Comunidade Concorrentes Administração Sistemas de Informação Fornecedores Recursos Econômicos Processos Organizacionais Produtos e Serviços Acionistas Instituições Financeiras Sindicatos 18

19 A EMPRESA COMO UM SISTEMA SISTEMA SOCIAL Pessoas, grupos, sentimentos e emoções, etc. SISTEMA TECNOLÓGICO Máquinas, equipamentos, conhecimentos SISTEMA ESTRUTURAL 19 Autoridade, hierarquia, normas, regulamentos

20 A EMPRESA COMO UM SISTEMA AMBIENTE EXTERNO AMBIENTE INTERNO ENTRADA Recursos Insumos Informação PROCESSAMENTO Operações Produção SAÍDA Produtos Serviços Realimentação ou Feedback

21 A EMPRESA COMO UM SISTEMA Sistema Subsistema Subsistema Direção Geral Marketing Produção Controladoria Vendas P&D PCP Logística Finanças Custos Subsistema Subsistema Subsistema

22 A EMPRESA COMO UM SISTEMA Missão AMBIENTE EXTERNO - Político - Social - Econômico - Ecológico Sistema de Informação Sistema Social Sistema de Gestão Sistema Formal Sistema Físico Crenças e Valores

23 CONCEITO DE SISTEMAS A EMPRESA Recursos Econômicos: Pessoas Dinheiro Matéria prima Máquinas Terra Instalações Energia Informação 23

24 CONCEITO DE SISTEMAS A EMPRESA Processos organizacionais: Comercializar Desenvolver Produzir e entregar produtos e serviços Dar assistência a clientes Outrosprocessos... 24

25 CONCEITO DE SISTEMAS A EMPRESA BenseServiços: Produtos Serviços Pagamentos Contribuições Informações Outrosefeitos... 25

26 APLICAÇÕES DO ENFOQUE SISTÊMICO Administração da Qualidade Total A qualidade é um problema de toda empresa Cadeia de Suprimentos O desempenho de um processo depende de toda cadeia Mudança Organizacional Administração Estratégica Qualquer mudança envolve processos, estruturas e comportamentos que precisam ser tratados conjuntamente Assegurar o desempenho da organização por meio do tratamento sistêmico entre sistemas internos e externos e suas variáveis

27 CARACTERÍSTICAS IMPORTANTES DOS SISTEMAS NAS APLICAÇÕES GERENCIAIS 1. O sistema é formado por componentes que interagem: quanto mais complexo for o sistema, maior a interação entre os componentes 2. Quando o sistema está otimizado, os componentes também o estão: não se pode considerar isoladamente cada componente e otimizá-lo separadamente 3. Todo sistema tem pelo menos um objetivo:compatibilização de metas conflitantes 4. A avaliação do desempenho de um sistema exige medida de rendimento:qualidade, quantidade, tempo e custo são padrões de controle

28 CARACTERÍSTICAS IMPORTANTES DOS SISTEMAS NAS APLICAÇÕES GERENCIAIS 5. Sistemas requerem planejamento:sistematização do processo de planejamento 6. A manutenção do nível de desempenho requer controle permanente: feedback 7. Interação do sistema com o ambiente: influências e limites

29 CONCEITO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES Definição de SIG Sistema de informações gerenciais Sistema de informações é o processo de transformação de dados em informações. Quando esse processo está voltado para a geração de informações que são necessárias e utilizadas no processo decisório da empresa, diz-se que esse é um sistema de informações gerenciais. (OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002) 29

30 30 COMPONENTES DE UM SIG

31 RECURSOS DE HARDWARE Dispositivos físicos e equipamentos utilizados no processamento de informações; Máquinas: computadores, vídeo, impressoras e scanners; Mídias: disquetes, fitas, discos óticos e papel. 31

32 RECURSOS DE SOFTWARE Todos os conjuntos de instruções de processamento da informação; Programas: dirigem e controlam o hardware (software de sistema e aplicativo); Procedimentos: conjuntos de instruções de processamento da informação que serão utilizados por pessoas. 32

33 RECURSOS DE REDE Redes de telecomunicações que consistem em computadores, processadores de comunicações e outros dispositivos interconectados por mídia de comunicações e controlados por software de comunicações; Meios de comunicação, processadores de comunicações, acesso a redes e software de controle. 33

34 RECURSOS HUMANOS Pessoas para operação dos Sistemas de Informação; Especialistas: pessoas que desenvolvem e operam os sistemas de informação (analistas, programadores e operadores); Usuários Finais: pessoas que utilizam direta ou indiretamente os Sistemas de Informação. 34

35 RECURSOS DE DADOS Dados que devem ser efetivamente administrados para beneficiar os usuários finais de uma organização; Banco de Dados: guardam dados processados e organizados; Bases de Conhecimento: guardam conhecimento em uma multiplicidade de formas: fatos, regras e exemplos. 35

36 ESQUEMA DE UM SIG Controle do Desempenho do Sistema Entrada de Recursos de Dados Processamento de Dados Saída de Produtos de Informação Armazenamento de Recursos de Dados 36

37 ATIVIDADES DE UM SIG Atividades dos Sistemas de Informação: Entrada: escaneamento ótico de etiquetas com códigos de barras em mercadorias. Processamento: calcular salário, impostos e outras deduções na folha de pagamento dos funcionários. Saída: produzir relatórios e demonstrativos de desempenho de vendas. Armazenamento: manter registros sobre clientes, empregados e produtos. Controle: gerar sinais audíveis para indicar entrada adequada de dados de vendas. 37

38 PRINCIPAIS PAPÉIS DE UM SIG Apoio às Estratégias para Vantagem Competitiva Apoio à Tomada de Decisão Empresarial Apoio às Operações e aos Processos 38

39 RAZÕES PARA O SUCESSO DE UM SIG Cinco razões maiores para o sucesso: Envolvimento do usuário; Apoio da administração executiva; Declaração clara de requisitos; Planejamento adequado; Expectativas realistas. 39

40 RAZÕES PARA O FRACASSO DE UM SIG Cinco razões maiores para o fracasso: Falta de contribuição do usuário; Requisitos e especificações incompletas; Mudanças de requisitos e especificações; Falta de apoio executivo; Incompetência tecnológica. 40

41 EVOLUÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Ferramenta integrada ao processo de gerência e portanto, um fator de melhoria ou de limitação dos próprios padrões gerenciais que a empresa consegue pôr em prática. Evolução: Manualização; Racionalização; Mecanização; Sistemas de Informação. 41

42 EVOLUÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Era do Papel(Processamento de Dados) Sistemas estanques(apenas registro para controle) Processamento em lotes Utilitários de integração(interfaces) Medo do desconhecido e Síndrome da Inutilidade Era do Suporte Eletrônico(Sistemas de Informação) Bancos de dados(maior integração entre os sistemas) Sistemas transacionais Multiprocessamento 42

43 EVOLUÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Era do Ambiente Virtual(Informações Estratégicas) Utilização das informações dos sistemas para decisões Microcomputador Notebook/ smartphone Comunicação de dados(redes) Processamento distribuído Distribuição Geográfica Distribuição Departamental 43

44 EVOLUÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Era da Globalização(Tecnologia da Informação) ATIdeveestardeacordocomoplanodaempresa Planejamento estratégico da TI Necessidades Necessidade versus ansiedade, do serviço e não do usuário Hardware Software 44 - Comprado pronto - Sob encomenda» Levantamento das necessidades» Prototipação» Testes do sistema» Implantação» Manutenção

45 EVOLUÇÃO DO PAPEL DO SIG Processamento de Dados Relatórios Administrativos Apoio à Decisão Estratégico e Usuário Final Comércio Eletrônico Processamento Eletrônico de Dados 45 Sistemas de Informação Gerencial Sistemas de Apoio à Decisão Computação do Usuário Final Inf. Executiva Sistemas Especialistas Inf. Estratégica Empresa e Comércio Eletrônicos Interconectados E-Business e E- Commerce

46 A EMPRESA E O E-BUSINESS A Internet Fornecedores e Outros Parceiros da Empresa Administração da Cadeia de Suprimentos Compras, Distribuição, e Logística Fronteira da Empresa Extranets Engenharia & Pesquisa Fabricação e Produção Contabilidade e Finanças Intranets Gerenciamento da Relação com o Cliente Marketing Vendas Atendimento ao Cliente 46 Extranets Consumidores e Clientes da Empresa

47 TIPOS DE SIG Sistemas de Informação Sistemas de Sistemas de Apoio às Apoio Operações Gerencial Sistemas de Processamento de Transações Sistemas de Controle de Processos Sistemas Colaborativos Sistemas de Informação Gerencial Sistemas de Apoio à Decisão Sistemas de Informação Executiva 47

48 TIPOS DE SIG Sistemas de apoio às operações: processam dados gerados por operações empresarias; Sistemas de apoio gerencial: fornecem informações e apoio necessários para a tomada de decisão eficaz dos gerentes. 48

49 TIPOS DE SIG Sistemas de processamento de transações: processam dados gerados por operações, atualizam banco de dados operacionais e produzem documentos empresariais. Sistemas de controle de processos: monitoram e controlam processos. 49 Sistemas de colaborativos: apoiam equipes, grupos de trabalho bem como comunicações e colaboração nas e entre empresas.

50 TIPOS DE SIG Sistemas de informação gerencial: fornecem informações na forma de relatórios e demonstrativos pré-estipulados para os gerentes. Sistemas de apoio à decisão: fornecem apoio interativo para o processo de decisão dos gerentes. Sistemas de informação executiva: fornecem informações críticas elaboradas especificamente para as necessidades de informação dos executivos. 50

51 TIPOS DE SIG Sistemas especialistas: sistemas baseados no conhecimento, fornecem sugestões e funcionam como consultores especialistas. Sistemas de administração do conhecimento: sistemas baseados no conhecimento e apoiam a criação, organização e disseminação de conhecimento empresarial. Sistemas de informação estratégica: fornecem produtos e serviços estratégicos para vantagem competitiva. 51

52 ERP ENTERPRISE RESOURCE PLANNING O ERP Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais) - é um sistema de gestão que integra as operações da empresa, seus relacionamentos com o ambiente e fornece as informações precisas, de forma rápida e intuitiva para que os gestores possam analisar as relações de causa e efeito, fazer simulações e construções de cenários, além de acompanhar o resultado das ações planejadas. 52 Os ERPs em termos gerais, são uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automação e armazenamento de todas as informações de negócios.

53 ERP ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Alguns ERPs conhecidos: Corpore RM da RM Sistemas R/3 da SAP Protheus da Microsiga EMS da Datasul Aptus ERP da Aptus Tecnologia Mult-Gestor da Multilogica Sistemas Factory da Núcleo Sistemas entre outros. 53

54 DIFERENTES ESTÁGIOS DE ERP NAS EMPRESAS NENHUMA ESTRUTURA DE ERP SISTEMAS NÃO INTEGRADOS ERP NÃO INTEGRADO OU PARCIAL UNIDADES DE NEGÓCIO USANDO ERP EMPRESA TOTALMENTE INTEGRADA COM ERP 54

55 CARACTERÍSTICAS DE UM ERP O ERP integra funções de controles financeiros, contabilidade, folha de pagamento, faturamento, compras, produção, estoque e logística. Possibilita um fluxo de informações único, contínuo e consistente por toda a empresa, o que permite administrar os negócios em uma única base de dados. É um instrumento para a melhoria de processos e das informações online e em tempo real. Permite aos gestores das empresas visualizarem as transações efetuadas, o impacto delas em cada área da empresa, desenhando um amplo cenário dos negócios 55

56 CARACTERÍSTICAS DE UM ERP O banco de dados interage com todos o aplicativos do sistema, desta forma, elimina-se a redundância e redigitação de dados, o que assegura a integridade das informações obtidas. Cada sistema de ERP oferece um conjunto de módulos (aplicativos) para aquisição. Estes são os pacotes funcionais, individualizados para cada unidade de negócio dentro da organização (financeiro, engenharia, administração de materiais, contabilidade, etc.). 56

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59 IMPLANTAÇÃO DE UM ERP Na implantação de um sistema ERP, a customização é um compromisso entre os requisitos da empresa e as funcionalidades disponíveis no sistema. A primeira medida de customização é a seleção dos módulos que serão instalados. A característica modular permite que cada empresa utilize somente os módulos que necessite e possibilita que módulos adicionais sejam agregados com o tempo. A decisão de implantação de um sistema ERP só deve ser tomada após uma análise detalhada dos processos da empresa e das funcionalidades dos sistemas ERP. 59

60 FASES DA IMPLANTAÇÃO DE UM ERP Fase 1 Raio X: Esta é a fase do projeto onde os processos e as práticasde negóciosãoanalisados.éomomentoem que a companhia é profundamente observada e quando é definida a necessidade de uma solução ERP. Fase 2 Desenvolvimento: É neste momento que uma aplicação é escolhida e configurada para uma companhia. Também são definidos o modelo de funcionamento da solução e outros aspectos do ambiente. Fase 3 Teste: Aqui a solução de ERP é colocada em um ambiente de teste. É quando os erros e falhas são identificados. 60

61 FASES DA IMPLANTAÇÃO DE UM ERP Fase 4 Treinamento: Todos os profissionais são treinados no sistema para saber como utilizá-lo antes da implementação ser concluída. Fase 5 Implementação: O software de ERP é finalmente instalado na companhia e se torna funcional aos usuários. Fase 6 Avaliação: A solução de ERP é avaliada, observando-se o que é necessário melhorar e o que está ou não funcionando adequadamente. Esta é apenas uma avaliação geral do projeto ERP para referências futuras. 61

62 VANTAGENS DE UM ERP Eliminar o uso de interfaces manuais Redução de custos Otimizar o fluxo da informação e a qualidade da mesma dentro da organização (eficiência) Otimizar o processo de tomada de decisão Eliminar a redundância de atividades Reduzir os limites de tempo de resposta ao mercado Melhoria em processos de manutenção 62

63 DESVANTAGENS DE UM ERP A utilização do ERP por si só não torna uma empresa verdadeiramente integrada Altos custos que muitas vezes não comprovam o custo/benefício Dependência do fornecedor do pacote Cortes de pessoal, que gera problema social Adaptação de processos ultrapassados Capacitação das equipes de trabalho 63

64 EXEMPLO DE UM ERP INFORMAÇÕES FINANCEIRAS Sistemas de Informação Financeira Administração de Caixa Administração de Investimentos Orçamentos de Capital Planejamento Financeiro 64

65 EXEMPLO DE UM ERP ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS Contratação de Pessoal Treinamento e Desenvolvimento Administração Salarial Sistemas Estratégicos Planejamento da força de trabalho Localização da força de trabalho Planejamento de sucessão Planejamento de avaliação de desempenho Apropriação de custos de contratos Previsão salarial Sistemas Táticos Análise do custo da mão-de-obra Análise da rotatividade Eficácia do treinamento Compatibilização de carreiras Eqüidade de remuneração Análise de benefícios 65 Sistemas Operacionais Recrutamento Planejamento da força de trabalho Avaliação de qualificações Avaliações de desempenho Controle da folha de pagamentos Administração de benefícios

66 66 EXEMPLO DE UM ERP ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS

67 67 EXEMPLO DE UM ERP INFORMAÇÕES CONTÁBEIS

68 EXEMPLO DE UM ERP ADMINISTRAÇÃO ESTOQUE Consulta de estoque: 68