Guia de Referência - RPD Sistema de Reembolso para Pequenas Despesas

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Victor Gabriel Peres Stachinski
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1 Guia de Referência - RPD Sistema de Reembolso para Pequenas Despesas Depósito em Conta Corrente POR MEIO INFORMATIZADO Janeiro / 2004

2 Índice Página Apresentação Como acessar o RPD Objetivo Tela Menu Situações Diversas Opções do Sistema Emitir Novo RPD Selecionando o Tipo de Despesa ou Serviço RPD Emitido pelo Usuário RPD Emitido pelo Usuário Alterar e Excluir RPD Emitido pelo Usuário Imprimir Alterar Senha Histórico do RPD Normas e Procedimentos Manual Fale Conosco Acesso Exclusivo da Gerencia Aprovação Gerencial Ver RPD(s) Emitido(s) Ficha Técnica AIS - Divisão de Sistemas de Informações Página 1 de 21

3 O que é o RPD? É um sistema eletrônico que visa substituir toda rotina manual do Sistema Reembolso para Pequenas Despesas, utilizando a Intranet de uso diverso na Empresa Quem pode utilizar o RPD? Todos os Empregados da Empresa. Quem pode aprovar o RPD? Todos os níveis hierárquico superior ao do Empregado. Diretoria Financeira Departamento de Informática AIS - Divisão de Sistemas de Informações Página 2 de 21

RPD - Sistema Reembolso para Pequenas Despesas Tabela de Referências Esta tabela tem por finalidade auxiliar os usuários do Sistema RPD nas eventualidades que surgirem quando da utilização do mesmo

4 RPD - Sistema Reembolso para Pequenas Despesas Tabela de Referências Esta tabela tem por finalidade auxiliar os usuários do Sistema RPD nas eventualidades que surgirem quando da utilização do mesmo USO DO SISTEMA RPD via Intranet O Sistema é feito através de um browser ( pelo menos MS Internet Explorer 5 ), com acesso à Intranet Cesp. a) Ligue o microcomputador b) Clique no atalho do Internet Explorer acessando o "NETCESP" c) Clique em Serviços d) Clique em Administrativo e) Clique em RPD Desta forma, acessaremos o sistema: RPD Objetivo do Sistema Reembolso para Pequenas Despesas AIS - Divisão de Sistemas de Informações Página 3 de 21

5 É um sistema corporativo que gerencia eletronicamente o registro e o ressarcimento aos empregados da CESP que efetuarem Pequenas Despesas; O ressarcimento é feito mediante a prestação de contas, de um valor aprovado eletronicamente e com depósito em conta corrente do empregado. Elimina o tramite de papéis com exceção da nota fiscal, ticket, recibo, etc. O sistema permite o acesso rápido aos dados, a elaboração de relatórios, pesquisas e intercâmbio entre áreas do Departamento Financeiro. Permite acesso a estas informações do empregado interessado e da gerência. Atende as atividades de planejamento, programação e acompanhamento da Tesouraria e de várias áreas da empresa. AIS - Divisão de Sistemas de Informações Página 4 de 21

Sistema Abrir tela Principal com Opções - digite prontuário, senha Para iniciar a utilização do recurso RPD é necessário que o usuário conecte - se ao sistema, informando sua matrícula (precedida da

6 Sistema Abrir tela Principal com Opções - digite prontuário, senha Para iniciar a utilização do recurso RPD é necessário que o usuário conecte - se ao sistema, informando sua matrícula (precedida da letra "a" mais os cinco primeiros dígitos. Ex: A34979) e senha. É utilizado a mesma base de dados do Sistema AVPC. Portanto a senha utilizada naquele Sistema é a mesma utilizada aqui. Caso a matrícula não exista ou a senha não combine com o que foi digitado, aparecerão mensagens avisando do fato. Nota: a senha é a mesma do SAV/PC, ao altera-la em um Sistema será automaticamente alterado no outro. Se esquecer a senha deve enviar para tesouraria@cesp.com.br solicitando que a senha retorne ao padrão inicial: "a" mais 5 primeiros números da matricula. Na parte superior existem 7 opções: AI Nome - Departamento Objetivo de Informática AIS Login - Divisão de Permite Sistemas que de um Informações outro usuário conecte- se ao Observações Não Página é necessário 5 de 21 sistema estar conectado Menu Mostra as opções disponíveis para o usuário Tem que estar

7 tela Opções do Sistema Emitir novo Reembolso para Pequenas Despesas AIS - Divisão de Sistemas de Informações Página 6 de 21

Esta tela traz: Nome do usuário, data de emissão automática, interessado =prontuário NOTA: O interessado sugerido a cada emissão de Reembolso para Pequenas Despesas é o próprio usuário.

8 Esta tela traz: Nome do usuário, data de emissão automática, interessado =prontuário NOTA: O interessado sugerido a cada emissão de Reembolso para Pequenas Despesas é o próprio usuário. Caso este não o seja, basta mudar para o prontuário (A + 5 dígitos) do próprio interessado Forma de pagamento =deposito em conta corrente Tipo: mostra o código do tipo de despesa, e, através da barra de rolamento pode-se acessar todos os tipos de despesas e /ou serviço, permite incluir até 5 tipos diferentes de despesas desde que não ultrapasse o valor limite. AIS - Divisão de Sistemas de Informações Página 7 de 21

9 Selecionando o tipo de Despesa ou Serviço Quantidade: indique a quantidade utilizada. NF: digite o n.º da nota fiscal Valor: digite valor utilizado Item Orçamentário: é necessário estar cadastrado no FPO, e ter conta contábil; Possibilidades : item não cadastrado = sistema avisa item cadastrado e conta não cadastrada = sistema avisa item cadastrado e conta cadastrada = sistema processa Descrição: descrever as características do produto e/ou serviço. Após digitar os dados clique Botão: Gravar = nesta fase o documento já está na chave de sua gerencia para aprovação ou Voltar = retorna a tela de Opções do Sistema. NOTA: para excluir um item RPD, basta deixar o respectivo campo valor em branco( vazio). AIS - Divisão de Sistemas de Informações Página 8 de 21

Reembolso para Pequenas Despesas Emitidos pelo Usuário (não importando o interessado) Permite que o próprio empregado faça a solicitação e/ou terceiros ex.

10 Reembolso para Pequenas Despesas Emitidos pelo Usuário (não importando o interessado) Permite que o próprio empregado faça a solicitação e/ou terceiros ex. Secretária Não é necessário utilizar a chave ou senha do interessado Mostra : o usuário atual, nome, prontuário e área Lista :prontuário, n.º de utilização, data, valor, e opções: alterar, excluir e imprimir Quem emite pode realizar as operações: Alterar, excluir e imprimir Reembolso para Pequenas Despesas Emitidos pelo Usuário Alterar AIS - Divisão de Sistemas de Informações Página 9 de 21

11 Canarinhos Emitidos pelo usuário Excluir Canarinhos Emitidos pelo usuário Imprimir AIS - Divisão de Sistemas de Informações Página 10 de 21

12 Posicionando o mouse em cima da matricula emitente Mostra detalhes da conta AIS - Divisão de Sistemas de Informações Página 11 de 21

13 Alterar senha Após a digitação da nova senha, confirmar a alteração, clicando neste botão. Digitar nova senha neste local Permite que o usuário conectado altere sua senha. NOTA: a mudança de senha neste Sistema implica na mudança de senha do Sistema AVPC AIS - Divisão de Sistemas de Informações Página 12 de 21

14 Histórico do Reembolso para Pequenas Despesas Permite visualizar: o resumo dos documentos a favor do empregado usuário, por mês /ano. Ao clicar em mês /ano, mostrará todos os Reembolso para Pequenas Despesas. AIS - Divisão de Sistemas de Informações Página 13 de 21

15 Normas e Procedimentos Estabelece os procedimentos permitidos na utilização deste recurso AIS - Divisão de Sistemas de Informações Página 14 de 21

16 Manual Permite consultar passo a passo todas as telas do Sistema é um instrumento facilitador. AIS - Divisão de Sistemas de Informações Página 15 de 21

Fale conosco O Fale Conosco é uma ferramenta de comunicação de todos os empregados com a tesouraria (FFT) e deverá ser utilizada quando: a) No esquecimento da senha de acesso; acione o fale conosco e

17 Fale conosco O Fale Conosco é uma ferramenta de comunicação de todos os empregados com a tesouraria (FFT) e deverá ser utilizada quando: a) No esquecimento da senha de acesso; acione o fale conosco e solicite o restabelecimento como descrito na pagina 5 b) Quando houver necessidade de entrar em contato com a tesouraria a respeito de Canarinho c) Quando houver necessidade de substituição de gerencia, previsto no item das Normas e Procedimentos AIS - Divisão de Sistemas de Informações Página 16 de 21

18 Acesso Exclusivo da Gerencia Esta tela só é vista por gerente tendo as seguintes opções: Emitir novo Reembolso Pequenas Despesas Reembolso emitido por... Reembolso a favor de... Aprovar Reembolso Aprovar Reembolso nível abaixo AIS - Divisão de Sistemas de Informações Página 17 de 21

19 Aprovação Gerencial Ao clicar em Aprovar,libera automaticamente o Reembolso para a tesouraria. Pode ainda Cancelar ou Ver AIS - Divisão de Sistemas de Informações Página 18 de 21

20 Ver Reembolso (s) Emitido(s) Pode ver todas as ações realizadas pelo empregado, podendo inclusive Cancelar. É prerrogativa da F a recusa de pagamento sendo que esta envia para gerente avisando do não pagamento ou ressarcimento. AIS - Divisão de Sistemas de Informações Página 19 de 21

21 Coordenação de Informática Departamento de Informática AI Divisão de Sistemas de Informação AIS Contato : Roberto Segato Fone : (011) roberto.segato@cesp.com.br Coordenação do Financeiro Departamento de Finanças F Divisão de Tesouraria FFT Contato : Dirceu Luiz Rondina Fone : (011) Janeiro / 2003 AIS - Divisão de Sistemas de Informações Página 20 de 21

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