Microsoft Access XP Módulo Um

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1 Microsoft Access XP Módulo Um Neste primeiro módulo de aula do curso completo de Access XP vamos nos dedicar ao estudo de alguns termos relacionados com banco de dados e as principais novidades do novo Access XP ou simplesmente Access O primeiro passo é definir o que é um banco de dados. Poderemos definir como sendo uma coleção de registros e arquivos claramente organizados para um determinado propósito. Um exemplo básico e típico de banco de dados seria uma agenda eletrônica, onde você terá armazenado um conjunto de informações sobre seus amigos ou clientes, como: Nome; Endereço residencial e/ou comercial; Telefone comercial; Telefone residencial; , etc... Outro exemplo básico e simples de um banco de dados seria a coleção dos documentos criados em seu editor de textos ou a coleção de planilhas. Os usuários que adotam um sistema de organização de seus arquivos provavelmente gerenciam tais documentos em diretórios e subdiretórios e, neste caso está assumindo o papel de gerenciador do banco de dados. Porém em determinadas situações e pelo volume de informações, tal administração (praticamente manual) se torna trabalhosa ou até mesmo impossível pelo tempo que deveria ser disponibilizado neste fim. Para tal finalidade temos os sistemas de gerenciamento de banco de dados (DBMS ou SGBD). Os sistemas mais modernos de gerenciamento de banco de dados adotam o modelo relacional. Este termo se dá pelo fato de que cada registro do seu banco de dados contém informações relacionadas a um único e determinado assunto, mesmo que tais dados estejam em entidades diferentes (um espaço para armazenar os clientes e outro para armazenar o volume de vendas), pois as vendas se referem a um determinado cliente. Vamos explicar melhor: Seria um erro que, para cada pedido, tivéssemos que preencher novamente todos os dados de um determinado cliente, caso este já tivesse realizado compras anteriores. Neste caso, os dados do cliente ficariam armazenados em um determinado registro e, sempre que uma nova venda fosse realizada a este cliente, estaríamos relacionando o cabeçalho da nota de venda ao registro daquele cliente. No exemplo acima relacionamos informações de duas tabelas (clientes e vendas), porém em situações consideradas comuns no dia a dia, poderemos relacionar informações de múltiplas tabelas. Para entender melhor tais procedimentos, seria interessante conhecer alguns termos comuns aos sistemas de banco de dados:

2 Relação -> informação sobre um determinado assunto. Uma relação em termos gerais, é armazenada como uma tabela em um sistema de gerenciamento de banco de dados relacional. Atributo -> Uma informação específica sobre um determinado assunto, como por exemplo o nome de um cliente ou a renda mensal do mesmo. Relacionamento -> Procedimento na qual as informações de uma determinada tabela se relacionam com as informações de uma outra tabela. No exemplo citado acima, os clientes tem um relacionamento de um para muitos pedidos, isso se deve ao fato de que um mesmo cliente poderá efetuar diversos pedidos e um determinado pedido só poderá estar relacionado a um determinado cliente. Associação -> processo na qual vinculamos tabelas em outras tabelas através de valores de seus dados relacionados. O código do cliente seria um exemplo de associação entre as tabelas de clientes e tabelas de pedidos. Um sistema utilizado para realizar o gerenciamento de banco de dados oferece a você as ferramentas necessárias para que você tenha total controle dos dados, da sua definição ao processamento, incluindo os relacionamentos e regras de integridade dos dados, em resumo, estes sistemas possuem três funções específicas: definição; gerenciamento da manipulação; controle dos dados. Estas ferramentas estão a sua disposição no Microsoft Access XP. Ao executar o sistema você terá a seguinte área de trabalho a sua disposição: A grande área cinza será ocupada quando você abrir um banco de dados ou criar o seu primeiro banco de dados. O menu principal do Access lhe oferece uma série de opções para criar um banco de dados ou gerenciar um banco de dados existente, conforme podemos observar na figura abaixo:

3 A barra de ferramentas oferece a você um acesso rápido, através de um único clique, para as principais opções do menu principal do Access: A sua esquerda temos um frame onde o usuário possui ao alcance de um clique as principais opções para criar um novo banco de dados ou abrir um banco de dados existente: Quando criamos um banco de dados no Access, vários objetos se tornam disponíveis e, cada um com uma determinada finalidade, conforme podemos observar na listagem abaixo: Tabelas -> espaço onde o Access armazena de forma organizada os dados. Consultas -> ferramenta utilizada para selecionar de forma precisa e ordenada os dados necessários para a solução de um determinado problema. Formulários -> ferramenta utilizada para personalizar a forma pela qual os dados serão visualizados e/ou disponibilizados para possibilitar a alteração dos mesmos.

4 Relatórios -> ferramenta utilizada para analisar e imprimir os dados através de uma seleção. Macros -> através de programação o desenvolvedor poderá gerar macros para automatizar formulários e relatórios. Módulos -> utilizados para armazenar os procedimentos do Microsoft Access Basic, gerados com o objetivo de construir poderosos aplicativos de banco de dados. Observe estas ferramentas na área de trabalho com um banco de dados aberto no Access XP: O Access XP traz uma grande novidade com relação as versões anteriores, o objeto PÁGINAS. Aqui temos um conjunto de ferramentas utilizadas para postar os seus dados na Web. CRIANDO UM BANCO DE DADOS NO MICROSOFT ACCESS XP Para criar um banco de dados você tem duas alternativas: 1. Criar um banco de dados em branco ; 2. Criar um banco de dados através do uso de um modelo/assistente. Iremos iniciar nossos estudados criando um banco de dados vazio (em branco), para isso, clique na opção em destaque na figura abaixo:

5 Ao clicar sobre esta opção, será aberta a seguinte janela:

6 Na janela acima, no caixa de edição Nome do arquivo você deverá digitar o nome do novo banco de dados. Aqui iremos preencher esta caixa com AGENDAELETRONICA. Após preencher o nome do novo banco de dados, clique no botão CRIAR. Sua área de trabalho passará a ter o seguinte aspecto:

7 Você acabou de criar o seu primeiro banco de dados no Access XP. No próximo módulo de aula iremos aprender a abrir um banco de dados existente e a gerar tabelas.