Manual de Uso. Sistema de Gestão Hoteleira Online. FastHotel Sistema de Gestão Hoteleira Online FastHotel.com.br

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1 Manual de Uso Sistema de Gestão Hoteleira Online

2 1) PAINEL DE RESERVAS Acessando o menu Reservas, Exibir/Painel de Reservas, você vê o painel de reservas que apresenta os quartos (linhas), as datas (colunas) e as reservas ou bloqueio alocadas à cada acomodação (setas). Na exibição inicial, o dia de hoje sempre estará visível. E o período de datas pode ser definido pelo usuário no ícone de valores padrão. Os dois campos podem ser alterados a qualquer momento. As reservas são identificadas por cores Cinza: checked-out / Azul: ocupação atual / Verde: reservas com entrada futura já confirmada* / Amarelo: reservas com entradas futuras preliminares*. Ao passar o mouse sobre uma reserva, um quadro resumo é exibido. Para ver o detalhe da reserva, basta clicar na reserva. É possível mover uma reserva de um quarto para outro, mantendo as datas originais, apenas arrastando a seta. O painel apresenta também as reservas pendentes de alocação*. Para alocá-las, basta abrir a caixa posicionada acima e à direita do painel e arrastar a reserva para o quarto desejado, respeitando as datas de entrada e saída da reserva. Para criar uma nova reserva, é necessário selecionar o quarto e o período desejado (ver próxima página). Para uma seleção múltipla de quartos, pressione a tecla Ctrl durante a seleção do primeiro quarto e solte durante a seleção do último quarto. Os bloqueios comerciais ou por manutenção serão exibidos como uma seta vermelha. Podem ser movidos para outras datas daquele quarto. Para criar um novo bloqueio, é necessário pressionar a tecla Shift durante a seleção do quarto.

3 2) CRIAR RESERVA: dados gerais e dados do quarto Esta tela é aberta após a seleção de quarto e datas arrastando o mouse no grid do painel. Deve-se selecionar o número de hóspedes e tipo de tarifa. É possível indicar a origem da reserva e um eventual número de reserva já existente. Aqui, indica-se também os dados do contratante e os hóspedes dos quartos (pelo menos 1 por quarto). Caso o contratante já exista, ao iniciar a digitação de seu nome, o sistema mostrará as opções já cadastradas com essas letras. 3) CRIAR RESERVA: dados comerciais e pagamento Ao rola a tela, devem ser lançadas as condições de pagamento e cancelamento previamente cadastradas no sistema, a forma de confirmação da reserva (que determinará se a reserva será confirmada ou preliminar) e mensagens com observações importantes sobre os hóspedes direcionadas ao hotel e/ou especificamente às camareiras. O quadro lateral apresenta um resumo dos dados da reserva para conferência antes de salvar.

4 4) CLIENTES O cliente já é automaticamente incluído no sistema quando a reserva é salva. Para completar os demais dados do cliente, você pode acessar o menu Clientes, Exibir/modificar e realizar o cadastro. 5) BLOQUEIO COMERCIAL No menu Reservas, Bloqueio comercial, é possível criar bloqueios para indisponibilizar um determinado quarto. Assim, você impedirá que uma reserva seja alocada a ele.

5 6) PESQUISA DE RESERVA Ao acessar o menu Reserva, Exibir/Modificar, é aberta uma tela com as reservas lançadas. Você pode filtrá-las de diferentes maneiras. Além disso, pode acessar todos os dados de uma determinada reserva clicando sobre uma reserva ou usando os botões de ação à esquerda (alocação, check-in, conta, check-out, cancelar). 7) EXIBIÇÃO DE UMA RESERVA Ao selecionar uma reserva é apresentada a tela de exibição de reserva. Nela são mostrados todos os dados da reserva, tendo também acesso aos botões de ação (alocação, check-in, conta, check-out, cancelar) localizados na parte superior direita.

6 8) ALOCAÇÃO Ao selecionar o botão de ação Alocação é possível selecionar se o hóspede ficará todos os dias de sua hospedagem alocado no mesmo quarto ou, se houver algum problema ou reclamação, alterar o quarto em um ou mais dias específicos. 9) CHECK-IN: revisar hóspedes Nesta tela é possível complementar os dados dos hóspedes e determinar sua alocação. Se desejar, pode solicitar a impressão da FNRH*. Na sequência, basta conferir a conta.

7 10) CHECK-IN: conferir conta Nessa tela é possível conferir a conta e exigir eventuais pagamentos pendentes. O botão pagamento dá acesso à tela onde os pagamentos podem ser lançados. Após isso, pode-se se confirmar o check-in. 11) CONTA É a tela geral que mostra a situação da conta do cliente, podendo visualizar o que já está lançado, adicionar mais itens e adicionar pagamentos.

8 12) CONTA: adicionar itens Ao acessar a conta de uma reserva pelo $ apresentado nela, a conta do hóspede é exibida. O botão adicionar itens, leva à tela acima, onde é possível lançar novas despesas dos hóspedes. DICA GERENCIAL: para ver todos os itens vendidos num determinado intervalo de datas, acesse o menu Contas ; Relatórios ; Produtos por hóspedes. 13) CONTA: adicionar pagamento Ao acessar a conta de uma reserva pelo $ apresentado nela, a conta do hóspede é exibida. O botão pagamento, leva à tela acima, onde é feito o lançamento de pagamentos. DICA GERENCIAL: para ver todos os pagamentos recebidos num determinado intervalo de datas, acesse o menu Contas ; Exibir Pagamentos.

9 14) CHECK-OUT Tela para conferência do check-out. Deve-se garantir que o valor total é zero. Para isso, é necessário lançar os pagamentos até que o valor a pagar esteja zerado. Só assim é possível fazer o check-out. DICA GERENCIAL: para comparar o total de despesas com o total de pagamentos realizados por reserva num determinado intervalo de datas, acesse o menu Contas ; Relatórios ; Relatório de Conciliação. 15) CANCELAMENTO DE RESERVA É necessário que o valor total a pagar seja R$0,00 para que o botão de cancelamento apareça. Se a data limite de cancelamento tiver sido ultrapassada, o sistema automaticamente lançará uma multa. Se o gerente optar em não aplicar a multa, deverá lançar o item de abono de multa. Pode-se ocultar os itens que já foram estornados (o lançamento original e seu estorno serão ocultados) para melhor visualização dos itens válidos.

10 17) PAINEL DE SITUAÇÃO ATUAL No menu Estadia, Painel de Ocupação Diária você visualiza todas as suas acomodações e a situação no momento da consulta. Os quartos ocupados são mostrados em azul. Ícones ao lado direito de cada quarto servem de indicadores. 1ª. posição seta azul saindo do quarto (ver quarto 17) indica checkin 2ª. posição vassoura, cama (ver quarto 2) e check mark (ver quarto 18) indicam atividades de camareira (faxina, arrumação e conferência, respectivamente) 3ª. posição lâmpada (ver quarto 12) indica atividade de manutenção sem bloqueio 4ª. posição seta verde (reserva confirmada) ou amarela (reserva preliminar) entrando no quarto indicam check-in Ao clicar em qualquer um dos ícones, você acessa o documento em questão. Na lateral esquerda do painel, você tem uma grande variedade de opções de filtros para exibição dos quartos. DICA OPERACIONAL: é possível ver e imprimir a lista de todas as atividades do dia clicando no botão PDF abaixo dos filtros.

11 19) EXIBIÇÃO / MODIFICAÇÃO DE SERVIÇOS Exemplo de uma exibição/modificação de um serviço de manutenção acessado via Painel de Ocupação Diária ou Serviços, Exibir/Modificar. DICA OPERACIONAL: em Serviços ; Exibir/Modificar, você deve filtrar os serviços desejados e concluí-los (para concluir mais de um serviço por vez, marque as caixas à esquerda de cada serviço e clique em concluir). 20) EXIBIÇÃO / MODIFICAÇÃO DE SERVIÇOS Exemplo de uma exibição/modificação de um serviço de camareira acessado via Painel de Ocupação Diária ou Serviços, Exibir/Modificar. Veja que ele mostra os dados da reserva referenciada que, nesse caso, é a reserva que está ocupando o quarto 11. A mensagem para camareira, cadastrada na criação da reserva, é exibida nesta tela. DICA OPERACIONAL: acessando o menu Serviços ; Camareira, é possível ver e imprimir todas as atividades das camareiras para o dia. Entregue a lista a camareira e peça que ela indique quais atividades foram realizadas. Depois, em Serviços ; Exibir/Modificar, você poderá filtrar as atividades desejadas e concluí-las (para concluir mais de um serviço por vez, marque as caixas à esquerda de cada serviço e clique em concluir).