Unidade IV. Processo de inventário (Típico) Definir duplas de inventários. Aguardar segunda contagem. Não. Segunda dupla?

Transcrição

1 GESTÃO DE RECURSOS PATRIMONIAIS E LOGÍSTICOS Unidade IV 4 PROCESSO DE INVENTÁRIO FÍSICO Para Martins (0), consiste na contagem física dos itens de estoque. Caso haja diferenças entre o inventário físico e os registros de controle de estoques, devem ser feitos ajustes conforme orientações contábeis e tributárias. A lei obriga uma contagem ou levantamento completo dos estoques anuais, a ser transcrito para o livro de registro do inventário da empresa. Motivo: sem levantar estoques, não se pode apurar lucros. O lucro é uma comparação entre o que se vendeu e quanto se gastou para vender e administrar. Processo de inventário (Típico) Preparação Início - definir datas, locais, setores e itens a inventariar Bloquear movimentos durante o inventário Definir duplas de inventários Gerar nova listagem das divergências para a 3ª contagem Aguardar segunda contagem Não Não Contar novamente os divergentes Valor coincide Sim Assumir o valor de empate como resultado real Assina formulário e encaminha para a administração Inventário Gerar listagem para contagem de inventário (1º e 2º) Funcionário 1 - conta itens do estoque (conforme listagem) Gerar listagem de lugares livres (também no inventário) Funcionário 2 - registra contagem na listagem, na posição correspodente ao item Segunda dupla? Sim Contar todos os itens da listagem e anotar valores Comparar resultados da contagem das duplas Finalização Encerra Corrigir o estoque contábil em função dos desvios Conciliar os resultados com o sistema Registrar todos os itens divergentes para posterior investigação das causas Fonte: Rodrigues,

2 Unidade IV 1. Início: definir data, local e itens a serem inventariados. 2. Bloquear movimentos durante inventários. 3. Definir duplas de inventários. 4. Gerar lista de contagem.. Gerar lista de lugares livres. 6. Fazer primeira contagem. 7. Fazer segunda contagem. 8. Contar e registrar valores. Caso não confira, fazer outras contagens Conciliar com dados do sistema.. Corrigir o estoque contábil. 11. Encerrar. Um ponto importante nessa operação é levantar a necessidade de pessoas para realizar essa tarefa. Isso pode ficar claro no exemplo abaixo: Uma empresa tem em seu estoque aproximadamente.000 itens diferentes. No inventário do ano anterior, verificou-se que havia, em média, quinze unidades de cada item. Supondo que uma pessoa possa contar, em média, oitenta unidades por minuto, quantas pessoas serão necessárias para contar todos os itens em dois dias de trabalho? Solução 2 1 dia de trabalho = 8 horas. Número de itens a serem contados =.000 x 1 =.000 unidades. Tempo necessário para contagem=.000/80 = 1.87 minutos. 48

3 GESTÃO DE RECURSOS PATRIMONIAIS E LOGÍSTICOS Número de pessoas necessárias = N. 2 dias x 8 horas/dia x 60 min./hora N = N = 187. N= 187/960 = 1,9 ou 2 pessoas. 4.1 Gestão de compras O setor de compras tem o papel de assegurar o suprimento de materiais necessários ao funcionamento da empresa: no tempo certo; na quantidade necessária; na qualidade requerida; no melhor preço de aquisição. Processos de compras Aquisição: compreende as atividades de seleção de fornecedores (procurement) e compras (cadastro, colocação de pedidos, negociação, auditoria de fornecedores); 1 administração de materiais: definir quais, quantos e quando os materiais devem ser comprados, controlando o estoque e ressuprimento adequados. Comprar ou fabricar Com o objetivo de ter os menores custos, decidir se vai terceirizar uma operação ou produzir internamente pode interferir diretamente na política de investimentos da empresa. Buscar a alternativa mais econômica pode ser um caminho. 49

4 Unidade IV Exemplo Ao fabricar a peça, terá que arcar com: Matéria-prima supor R$ 2,000,00 Mão de obra direta supor R$ 600,00 Mão de obra indireta supor R$ 3,000,00 Custos adicionais supor R$ 0,00 Total R$.700,00 Ao comprar a peça pronta: 1 Valor da peça R$ 4.000,00 Frete R$ 40,00 Mão de obra indireta R$ 600,00 Total R$ 4.640,00 Perceba que é mais interessante para a empresa terceirizar situação que pode mudar caso as demandas se alterem, pois o aumento de produtividade pode compensar os custos. Pontos a serem considerados na decisão de comprar ou fabricar Foco no negócio - O que é que a empresa considera estratégico? - No que a empresa tem mais experiência? Fazer o que sabe melhor - O que a empresa faz mais barato? - O que a empresa faz com melhor qualidade? 2 Custos para manter a fabricação interna - investimentos contínuos; - pesquisas contínuas em processos; - treinamentos contínuos. 0

5 GESTÃO DE RECURSOS PATRIMONIAIS E LOGÍSTICOS Deve-se considerar, ainda, para tomada de decisão final, entre produzir internamente ou comprar. Para alguns autores, a decisão entre produzir ou terceirizar deve levar em consideração: 1 demanda média: manter produção interna é melhor se a demanda tiver escala que a justifique e se for estratégico; pico de demanda: se há muita flutuação, pode ser complicado ou impossível a produção interna atendê-la; nível de estoque: será função da confiabilidade do atendimento; área necessária: tanto para produção interna como para estocagem da quantidade enviada pelo fornecedor; compra de matéria-prima e componentes: para realizar a produção interna, exige maior investimento, controles e riscos; compromisso com o futuro: qual o futuro desse produto fabricado ou dessa parte de produto fabricada? Indicadores de desempenho em compras Todas as atividades e todos os processos de fornecimento interno ou de fornecimento externo devem ser controlados com base em indicadores de performance (desempenho): Parâmetros preestabelecidos - parametrização: X (valor medido) > ou = ou < Y (preestabelecido). Evolução ao longo do tempo melhoramento contínuo. Para que serve um indicador de desempenho? Cite exemplos de indicadores econômicos Fonte: Martins, 0. 1

6 Unidade IV Em geral, os indicadores são índices medidos ao longo de um tempo determinado; por exemplo, mensal, anual, diário, etc. Qualidade: quantidade boa/total recebido (ou fabricado); quantidade: quantidade recebida/quantidade comprada; prazo: compras recebidas fora do prazo/total de compras; evolução do lead time; evolução dos preços comparativos; evolução dos tempos de resposta. Recursos patrimoniais Pode-se conceituar como as instalações, utilizadas nas operações do dia a dia da empresa, mas que são adquiridas esporadicamente. Cita-se como exemplo: 1 prédios; equipamentos; veículos; móveis, etc. Esses itens serão utilizados nas operações da empresa, e por isso sofrem desgastes; para garantir competitividade, deve-se programar reposição desses bens. Essa operação envolve muito mais recursos e pode interferir na capacidade de operação de uma empresa, motivos esses que apontam a importância de uma boa gestão desses recursos. 2 Aquisição de equipamentos Reforçando a importância da aquisição de itens patrimoniais, face a sua complexidade, exige estudos detalhados. Não é fácil 2

7 GESTÃO DE RECURSOS PATRIMONIAIS E LOGÍSTICOS escolher entre dois fornecedores, ou dois projetos uma decisão errada pode levar a empresa ao fracasso. Alguns pontos importantes a serem observados em contrato Condições de pagamentos: levar em consideração datas, valores e pré-requisitos. Responsabilidade pelo transporte e instalação: de quem é a responsabilidade de instalação e transporte do equipamento? Prazo para o equipamento atingir o desempenho especificado: período de adaptação para atingir capacidade produtiva acordada. Garantia: por parte do fabricante funcionamento trocas de reposição, etc. 1 Peças sobressalentes: quais peças e em que quantidades serão fornecidas? Já estão embutidas no preço? Manutenção pós-venda: como serão as manutenções preventivas? Quem será o responsável? A que custos? Obtenção de licença de funcionamento: autorização de órgãos de controle (Cetesb, Corpo de bombeiros, CET) de quem vai ser a responsabilidade? Manuais de operação: terá manual de orientação, ou terei que providenciar? Treinamento: como será a qualificação de mão de obra? 2 Penalidades: quais as punições para quem não cumprir alguma regra? Seguros: de quem será a responsabilidade? 3

8 Unidade IV Gestão dos recursos Codificação A atividade de controle de ativos é comum na maioria das empresas e consiste em registrar, controlar e codificar os bens considerados imobilizados e passiveis de depreciação. O controle pode ser feito por meio de ficha individual, arquivo de computador, em que são registrados data de aquisição, código, valor inicial, critérios de depreciação, centro de custo, registro de melhorias que altere o valor do bem. O conceito de depreciação pode ser aceito como perda de valor do bem, decorrente de uso, deterioração ou obsolescência tecnológica. Cada bem tem uma porcentagem legal a ser considerada: Exemplos 1 Móveis e utensílios: % ao ano. Veículos: % ao ano. Maquinários: % ao ano. Substituição de equipamentos A substituição de equipamentos constitui a análise comparativa de custos, em um horizonte predeterminado, entre o equipamento atualmente em uso e um novo equipamento. Utilizar cálculos matemáticos antecipando valores e custo de uso é um caminho a ser seguido. Referências bibliográficas BALLOU, R. H. Logística empresarial: transportes, administração de materiais e distribuição. São Paulo: Atlas,

9 GESTÃO DE RECURSOS PATRIMONIAIS E LOGÍSTICOS CORREA, Henrique Luiz; CORREA, Carlos A. Administração de produção e operações. 2. ed. São Paulo: Atlas, 06. FRANCISCHINI, Paulino G; GURGEL, Floriano do Amaral. Administração de materiais e do patrimônio. São Paulo: Pioneira Thompson, 04. MARTINS, Petrônio Garcia; ALT, Paulo Renato Campos. Administração de materiais e recursos patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 0. RODRIGUES, Paulo Roberto Ambrosio. Gestão estratégica da armazenagem. São Paulo: Aduaneiras, 03.

10 6 Unidade IV